MYOB Accounting Versi 15

MYOB Accounting Versi 15 Oleh : Harto Subekti, SE Page i

MYOB Accounting Versi 15 Harto Subekti, SE Penyunting: Tim LP3I Disain Sampul: AanKhan.com Penerbit: LENTERA ILMU CENDEKIA Gedung Sentra Kramat Blok A-15 Jl. Kramat Raya Senen No. 7-9 Jakarta, Indonesia Telp.: 021-3156126 Email: ilmulentera@gmail.com Dicetak oleh: LENTERA PRINTING Jakarta Page ii

Kata Pengantar Myob Accounting Versi 15 Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT karena hanya berkat pertolongan-nya buku ini dapat diselesaikan tepat waktu. Buku ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa, pelajar, praktisi maupun kalangan umum yang sedang mempelajari komputer akuntansi dengan menggunakan program aplikasi akuntansi Myob Accounting Versi 15. Myob Accounting Versi 15 merupakan program aplikasi akuntansi yang relatif banyak digunakan oleh dunia usaha di Indonesia. Bagi mahasiswa akuntansi dan praktisi di bidang akuntansi menguasi Myob Accounting Versi 15 tentu saja akan meningkatkan nilai tambah dan memperbesar peluang untuk memperoleh pekerjaan yang diinginkan. Program aplikasi ini relatif mudah untuk dipelajari. Dengan mengikuti pembahasan dan latihan kasus yang diuraikan dalam buku ini diharapkan pembaca akan dapat mengoperasikan dengan baik program aplikasi Myob Accounting Versi 15. Banyak pihak yang sangat membantu dalam proses penulisan buku ini. Secara khusus penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada LP3i yang telah mendukung penerbitan dan penggunaan buku ini sebagai buku pegangan bagi mahasiswa dan mahasiswi LP3i. Demikian juga kepada semua pihak di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi MH Thamrin Kampus B yang telah memberikan bantuan dan menyediakan sarana yang diperlukan dalam penyelesaian buku ini. Tentu saja buku ini masih jauh dari sempurna. Penulis mengharapkan kritik dan saran untuk perbaikan buku ini di Page iii

masa yang akan datang. Semoga buku ini memberi manfaat kepada penulis dan pembacanya. Jakarta, Agustus 2008 Penulis Page iv

DAFTARISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI Myob Accounting Versi 15 iii v BAB I PENDAHULUAN 1 A. Tentang MYOB 1 B. Apa Yang Bisa Dilakukan Oleh MYOB 1 C. Memulai Program MYOB 2 BAB II MENYIAPKAN FILE BARU 5 A. Membuat File Baru 5 B. Menyiapkan Daftar Akun (Account List) 10 C. Isi Saldo Awal Akun 23 D. Linked Accounts 24 E. Tax Codes 29 F. Menyiapkan Kartu Piutang (Customer Card) 32 G. Menyiapkan Kartu Hutang (Supplier Card) 39 H. Menyiapkan Kartu Persediaan (Item List) 46 I. Jobs 54 J. Categories 58 K. Anggaran 62 BAB III JURNAL UMUM 67 A. Mencatat Transaksi Dengan Menggunakan Jurnal Umum (General Journal) 67 B. Edit Jurnal Umum 71 C. Menghapus Jurnal Umum 72 D. Jurnal Berulang 73 BAB IV PEMBELIAN 77 Page v

A. Tahapan Pembelian 77 B. Layout Form Pembelian 78 C. Mencatat Transaksi Pembelian 80 D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Bill 85 E. Mengubah Order Menjadi Bill 87 F. Edit Transaksi Pembelian 88 G. Menghapus Transaksi Pembelian 89 H. Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang Usaha 89 I. Retur Pembelian BAB V TRANSAKSI PENJUALAN 95 A. Tahapan Penjualan 95 B. Layout Form Penjualan 96 C. Mencatat Penjualan 97 D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Invoice 99 E. Mengubah Order Menjadi Invoice 101 F. Edit Transaksi Penjualan 101 G. Menghapus Transaksi Penjualan 102 H. Mencatat Transaksi Pelunasan Piutang Usaha 103 I. Retur Penjualan 106 BAB VI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS 111 A. Penerimaan Kas 111 B. Pengeluaran Kas 115 C. Rekonsiliasi Bank 117 BAB VII PERSEDIAAN 123 A. Inventory Adjustment 123 B. Perakitan Persediaan (Build Inventory) 124 C. Penghitungan Fisik Persediaan (Stock Opname) 129 Page vi

BAB VIII LAPORAN DAN FORMULIR 133 A. Laporan 133 B. Formulir 154 BAB IX TUTUP BUKU DAN BACK UP DATA 161 A. Tutup Buku 161 B. Back Up Data 165 BAB X PENGATURAN 169 A. Password 169 B. Format Mata Uang 174 C. Menampilkan Simbol Mata Uang 178 KASUS UNTUK LATIHAN 181 RIWAYAT HIDUP PENULIS 195 Page vii

BAB - I PENDAHULUAN A. Tentang MYOB MYOB Accounting Versi 15 merupakan program aplikasi yang dibuat khusus untuk membantu akuntan dalam melakukan pengolahan data akuntansi. Diproduksi oleh perusahaan pengembang perangkat lunak MYOB Technology PTY LTD Australia. MYOB sendiri merupakan singkatan dari "Mind Your Own Business". Untuk selanjutnya dalam buku ini penulis akan menyingkat MYOB Accounting Versi 15 dengan menyebut "MYOB" saja. B. Apa Yang Bisa Dilakukan Oleh MYOB Seperti terlihat pada gambar lbl kegiatan akuntansi secara manual dari suatu entitas dimulai dari pencatatan transaksi pada bukti transaksi. Informasi yang tercatat pada bukti transaksi kemudian dicatat pada jurnal dan seterusnya sampai akhirnya dihasilkan laporan keuangan. 1

MYOB mengotomatisasi sebagian besar dari kegiatan akuntansi tersebut. Pada hampir semua jenis transaksi kita cukup mencatat data transaksi tersebut ke dalam formulir bukti transaksi yang telah disediakan oleh MYOB, seperti formulir pembelian, formulir penjualan dsb. Jurnal, buku besar dan seterusnya sampai laporan keuangan otomatis telah tersedia. Tentu saja ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan pengolahan data akuntansi. Informasi yang dihasilkan juga lebih akurat, waktu dan tenaga yang dibutuhkan jauh lebih sedikit jika dibandingkan dengan kegiatan pengolahan data akuntansi secara manual. C. Memulai Program MYOB Untuk memulai program MYOB lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik icon MYOB Accounting vl5 yang ada di desktop atau melalui start > All Program > MYOB Accounting vl5 seperti terlihat pada gambar lcl. 2

2. Setelah langkah di atas akan muncul tampilan seperti pada gambar lc2. Seperti terlihat dalam gambar kita diberi lima pilihan yaitu: Open Klik icon ini untuk membuka file Myob yang sudah ada Create Klik icon ini untuk membuat file baru Explore Klik icon ini untuk melihat file database perusahaan contoh What's New Klik icon ini untuk melihat hal-hal baru yang disediakan oleh Myob. Exit Klik icon ini untuk keluar dari program Myob. 3

3. Jika kita telah memliki file MYOB dan kita buka dengan memilih Open maka akan muncul jendela Command Centre dengan tampilan seperti pada gambar lc3. 4

Myob Accounting Versi 15 BAB - II MENYIAPKAN FILE BARU Data-data mengenai suatu entitas/perusahaan dan transaksinya oleh Myob disimpan dalam suatu file database dengan ekstensi "myo".pada bab ini akan diuraikan mengenai hal-hal yang harus dilakukan untuk mempersiapkan file database baru untuk suatu entitas. Langkah-langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan file database baru adalah sbb: Membuat file Mengha'pus tax codes yang tidak dipakai Membuat daftar akun Edit Linked Account Menyiapkan kartu piutang Menyiapkan kartu hutang Menyiapkan kartu persediaan Membuat Jobs List Membuat Categories List Mengisi saldo awal Mengisi Anggaran 1. Membuat File Baru Untuk membuat file baru lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela dengan tampjlan seperti terlihat pada gambar 2al klik Open. 5

Myob Accounting Versi 15 2. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a2. Klik Next 3. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a3. Isi nama perusahaan, alamat dan informasi lainnya kemudian klik Next. Nama perusahaan secara deafault akan menjadi nama file dengan tambahan extension "myo". 6

Myob Accounting Versi 15 4. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a4. Isi kotak "Current Financial Year" dengan tahun buku sekarang. Kotak "Last Month of Financial Year" diisi bulan terakhir dari tahun buku. Kotak "Conversion Month" diisi bulan pertama dari tahun buku. Kotak "Number of Accounting Period" diisi jumlah bulan dalam tahun buku. Klik Next. 7

Myob Accounting Versi 15 5. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a5, berisi konfirmasi terkait data-data yang diisi pada jendela sebelumnya. Klik Next 6. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a6, berisi tiga pilihan cara untuk membuat account list (daftar akun), terdiri dari: Menggunakan account list yang disediakan MYOB Import account list Membuat account list sendiri Pilih salah satu dari tiga pilihan di atas kemudian klik Next 8

Myob Accounting Versi 15 7. Akan muncul jendela terakhir sebelum file dibuat dengan tampilan seperti pada gambar 2a7. Kita bisa mengubah lokasi folder dengan melakukan klik pada "Cange". Klik Next jika folder sudah sesuai keinginan. 8. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a8 yang menyatakan bahwa proses pembuatan file telah selesai. 9

Myob Accounting Versi 15 2. Menyiapkan Daftar Akun (Account List) Dalam MYOB akun dibedakan menjadi dua jenis yaitu: Header Akun header tidak dapat digunakan dalam pencatatan jurnal. Saldo dari akun tipe ini merupakan penjumlahan dari akun-akun yang termasuk dalam kelompoknya. Misalnya Akun Aktiva Lancar merupakan akun header yang saldonya merupakan penjumlahan dari semua saldo akun-akun yang termasuk dalam kelompok aktiva lancar. Detail Akun jenis ini dapat digunakan dalam pencatatan jurnal. Akun detail kelompok asset dibedakan lagi menjadi lima tipe yaitu: Bank Account Receivable Other Current Asset Fixed Asset Other Asset Sedangkan akun detail kelompok liability dibedakan menjadi lima tipe yaitu: Credit Card Account Payable Other Current Liability Long Term Liability / Other Liability Untuk kepentingan penyusunan Statement of Cash Flows semua akun detail neraca selain tipe banking harus ditentukan klasifikasinya dengan memilih salah satu dari tiga klasifikasi berikut: Operating Investing Financing 10

Myob Accounting Versi 15 Nomor akun dalam MYOB terdiri dari lima digit. Digit pertama dari nomor akun menunjukan golongan akun tersebut. MYOB menggolongkan akun menjadi delapan golongan yaitu: Assets (aktiva), dengan digit pertama 1 Liabilities(hutang), dengan digit pertama 2 Equity(ekuitas), dengan digit pertama 3 Income(pendapatan), dengan digit pertama 4 Cost Of Sales(harga pokok penjualan), dengan digit pertama 5 Expenses(beban operasional), dengan digit pertama 6 Other Income(pendapatan non operasional), dengan digit pertama 8 Other Expense(beban non operasional), dengan digit pertama 9 Seperti telah dijelaskan pada bagian A di atas, kita diberi tiga pilihan cara untuk membuat daftar akun. Berikut diuraikan masing-masing ketiga cara tersebut. 1. Menggunakan Daftar Akun Yang Telah Disediakan Oleh MYOB 11

Myob Accounting Versi 15 Untuk membuat daftar akun dengan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB lakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat samapai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2bll, pilih "I would Like to start with one of the list provided by MYOB Accounting". Klik Next. 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2bl2. 12

Myob Accounting Versi 15 1.3 Pilih klasifikasi industri dengan meng-klik drop down menu pada kotak "Industry Calssification" seperti terlihat pada gambar 2bl3. 1.4 Pilih tipe bisnis dengan meng-klik drop down menu pada kotak 'Type of Business" seperti terlihat pada gambar 2bl4. 1.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2bl5. Klik Next. Daftar akun telah selesai dibuat. 13

Myob Accounting Versi 15 2. Melakukan Impor Dari Daftar Akun Yang Sudah Ada Untuk membuat daftar akun dengan melakukan impor dari daftar akun yang sudah ada lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat sampai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b21, pilih "I would Like to import a list of accounts provided by my accountant after I'm done creating my company file". KlikNext. 2.2 Masuk ke jendela Command Centre seperti pada gambar 2b22. Pada menu bar klik File > Import Data > Accounts 14

Myob Accounting Versi 15 2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b23. Klik Continue. 2.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b24. Pilih file berisi daftar akun yang akan diimpor kemudian klik Open. 15

Myob Accounting Versi 15 2.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b25. Berisi pilihan field-field yang akan diimpor. Klik field yang akan diimpor pada cell dalam kolom "Import Field" kemudian pilih field padanannya pada cell dalam kolom "Matching Import Field". Setelah semua field yang akan diimpor sudah kita pilih kemudian klik Import. 2.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b26. Berisi informasi bahwa proses impor telah dilakukan. Klik OK. 16

Myob Accounting Versi 15 3. Membuat Sendiri Daftar Akun Untuk membuat sendiri daftar lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat sampai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b31, pilih "I would Like to build my own accounts list once I begin using MYOB". Klik Next. 3.2 Masuk ke jendela Command Centre seperti pada gambar 2b32. Klik Account > Accounts List 17

Myob Accounting Versi 15 3.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b33. Akun ditampilkan menurut golongannya. Kita bisa memilih golongan akun dengan meng-klik tab yang mewakili golongan akun tersebut. Jika misalnya kita akan membuat akun asset maka kita pilih tab Asset sehingga akan muncul tampilan seperti pada gambar 2b33. Klik New 3.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b34. Tekan Enter. 18

Myob Accounting Versi 15 3.5 Akan muncu] jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b35. Pilih tipe akun kemudian isi data-data lainnya. 3.6 Klik tab Details sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b36. Pilih klasifikasi akun kemudian isi data-data lainnya. Tekan OK 19

Myob Accounting Versi 15 4. Edit Akun Untuk menyunting akun lakukan langkah-langkah berikut: 4.1 Masuk ke jendela Accounts List. Sorot akun yang akan di edit seperti terlihat pada gambar 2b41. Klik Edit 4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b42. Lakukan perubahan yang diperlukan, misalnya nama akun diubah menjadi Laba Ditahan dan nomor akun diganti menjadi 3.8000. Klik OK. 20

Myob Accounting Versi 15 4.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b43. Nama akun sekarang telah berubah menjadi Laba Ditahan dengan nomor akun telah berubah menjadi 3.8000. 5. Hapus Akun Agar suatu akun dapat dihapus maka tiga syarat berikut harus terpenuhi: Harus bersaldo nol Bukan merupakan "linked account" Tidak digunakan oseh "tax codes" Untuk menghapus akun lakukan langkah-langkah berikut: 5.1 Masuk ke jendela Accounts List. Sorot akun yang akan di delete seperti terlihat pada gambar 2b51, Klik Edit 21

Myob Accounting Versi 15 5.2 Akan muncul jendela Edit Account dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b52. 5.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Account seperti terlihat pada gambar 2b53. Sekarang akun telah terhapus. 22

Myob Accounting Versi 15 3. Isi Saido Awal Akun Untuk mengisi saldo awal akun lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada menu bar klik Setup > Balance > Account Opening Balance seperti terlihat pada gambar 2c 1. 2. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2c2. Isi saldo awa! masing-masing akun. Klik OK. 23

Myob Accounting Versi 15 4. Linked Accounts Seperti dijelaskan pada bagian awal buku ini bahwa cukup dengan mengetikan data pada bukti transaksi seperti invoice dan bill secara otomatis jurnal atas transaksi tersebut akan tersedia. Untuk itu MYOB meminta kita untuk mengaitkan akun-akun tertentu dengan suatu transaksi. MYOB menyebutnya sebagai Linked Accounts. Linked accounts dikelompokan ke dalam empat kelompok yaitu: Accounts & Banking Accounts Sales Accounts Purchases Accounts Payroll Accounts Untuk masuk ke jendela link accounts pada menu bar klik Setup > Linked Accounts > kelompok Linked Accounts yang akan dibuka seperti terlihat pada gambar 2d01. 24

Myob Accounting Versi 15 Jika misalnya kita klik Accounts & Banking Linked Accounts seperti pada gambar 2d01 maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2d02. Untuk menentukan linked accounts klik tanda panah pada list box sehingga muncul nama-nama akun seperti terlihat pada gambar 2d03. Sorot akun yang akan kita pilih kemudian klik Use Account. 25

Myob Accounting Versi 15 Klik OK setelah semua linked accounts ditentukan. Berikut diuraikan penjelasan dari masing-masing kelompok linked accaunt. 1. Accounts & Banking Accounts Seperti terlihat pada gambar 2dl linked accounts yang termasuk dalam kelompok Accounts & Banking Accounts terdiri dari: Equity Account for Current Earnings, akun untuk menampung laba periode berjalan. Equity Account for Retained Earnings akun untuk menampung akumulasi laba sampai dengan periode sebelum periode berjalan. Equity Account for Historical Balancing akun untuk menampung selisih saldo awal yang belum seimbang. Cheque Account for Electronic Payments akun untuk menampung cek-cek yang dikeluarkan perusahaan tetapi belum dicairkan oleh pemasok. 26

Myob Accounting Versi 15 Cheque Account for Undeposited Funds akun untuk menampung cek-cek dari pelanggan yang belum dicairkan. 2. Sales Accounts Seperti terlihat pada gambar 2d2 linked accounts yang termasuk dalam kelompok Sales Accounts terdiri dari: Asset Account for Tracking Receivable, akun untuk menampung piutang yang timbul dari transaksi penjualan. Cheque Account for for Customer Receipt, akun untuk menampung pembayaran dari pelanggan. Income Account for Freight, akun untuk menampung ongkos angkut yang diterima dari pelanggan Liability Account for Customer Deposits, akun untuk menampung uang muka yang diterima dari pelanggan. Expense or Cost of Sales Account for Discounts, akun untuk menampung potongan harga yang diberikan kepada pelanggan. Income Account for Late Charges, akun untuk menampung denda keterlambatan pelunasan piutang yang diterima dari pelanggan. 27

Myob Accounting Versi 15 3. Purchases Accounts Seperti terlihat pada gambar 2d3 linked accounts yang termasuk dalam kelompok Purchases Accounts terdiri dari: Liability Account for Tracking Payable, akun untuk menampung hutang yang timbul dari transaksi pembelian. Cheque Account for for Paying Bills, akun untuk menampung pelunasan hutang kepada pemasok. 28

Myob Accounting Versi 15 Expense or Cost of Sales Account for Freight, akun untuk menampung ongkos angkut yang yang dibayarkan kepada pemasok. Assets Account for Supplier Deposits, akun untuk menampung pembayaran uang muka ke pemasok. Expense (or Contra) Account for Discounts, akun untuk menampung potongan harga yang diperoleh dari pemasok. Expense Account for Late Charges, akun untuk menampung denda keterlambatan pembayaran hutang kepada pemasok. 5. Tax Codes Myob menyediakan tax codes sebanyak jenis pajak yang berlaku di negara Australia. Kita bisa menghapus tax codes yang tidak diperlukan dan mengganti nama tax codes sesuai keinginan kita. 1. Hapus Tax Codes Yang Tidak Dipakai Untuk menghapus Tax Codes lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Tax Codes seperti terlihat pada gambar 2el. 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e2. 29

Myob Accounting Versi 15 1.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Tax Codes seperti terlihat pada gambar 2e3. 2. 30 gambar 2e3 Edit Tax Codes Untuk menyunting Tax Code lakukan langkahlangkah berikut: 2.1. Pada menu bar klik List > Tax Codes sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2e21. Sorot tax code yang akan diedit kemudian klik edit.

Myob Accounting Versi 15 2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e22 2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e23. Isi data-data yang diperlukan. Klik OK. 31

Myob Accounting Versi 15 2.4Gambar 2e24 adalah contoh data-data yang diisikan untuk tipe pajak PPN (Goods & Services Tax). 6. Menyiapkan Kartu Piutang (Customer Card) 32

Myob Accounting Versi 15 1. Membuat Kartu Piutang Baru Untuk membuat kartu piutang baru lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Card, seperti terlihat pada gambar 2fl 1. 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl2. Klik tab Customer. 1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl3. Klik New. 33

Myob Accounting Versi 15 1.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl4. Tekan Enter. 1.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl5. Isi data-data pelanggan kemudian klik OK. 34

Myob Accounting Versi 15 2. Edit Kartu Piutang Untuk menyunting kartu piutang lakukan langkahlangkah berikut: 2.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Customer sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2f21. Sorot nama pelanggan yang akan kita edit. Klik Edit. 35

Myob Accounting Versi 15 2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f22. Lakukan perubahan yang diinginkan. Klik OK. 3. 36 Menghapus Kartu Piutang Untuk menhapus kartu piutang lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Customer sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2f23. Sorot nama pelanggan yang akan kita hapus. Klik Edit.

Myob Accounting Versi 15 1.2 Pada menu bar klik Edit> Delete Card, seperti terlihat pada gambar 2f23. 2. Mencatat Saldo Awal Kartu Piutang 2.1 Pada menu bar klik Setup> Balance > Customer Balance, seperti terlihat pada gambar2f41. 2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f42. Klik Add Sale. 37

Myob Accounting Versi 15 2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f43. Tekan Enter. 2.4 Klik tanda panah pada list box Customer Name seperti pada gambar 2f44. Pilih nama pelanggan kemudian klik Use Customer. 38

Myob Accounting Versi 15 2.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f45. Isi data-data piutang pelanggan. Pengisian dilakukan per faktur. Tekan Record. 7. Menyiapkan Kartu Hutang (Supplier Card) 1. Membuat Kartu Hutang Baru 39

Myob Accounting Versi 15 Untuk membuat kartu hutang Jakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Supplier sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2gl 1. Klik New. 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2gl2. Tekan Enter. 40

Myob Accounting Versi 15 1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2gl3. Isi data-data pemasok. 1.4 Setelah data-data pemasok diisi tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 2gl4. Klik OK. 41

Myob Accounting Versi 15 Edit Kartu Hutang Untuk menyunting kartu Hutang lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Supplier sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2g21. Sorot nama pemasok yang akan diedit. Klik Edit. 2 1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g22. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Klik OK. 42

Myob Accounting Versi 15 Menghapus Kartu Hutang Untuk menghapus kartu langkah berikut: 3.1 Masuk ke jendela Card List sehingga muncul jendela terlihat pada gambar 2g31. akan dihapus. 3. Hutang lakukan langkahkemudian klik tab Supplier dengan tampilan seperti Sorot nama pemasok yang 3.2 Pada menu bar klik Edit > Delete Card, seperti terlihat pada gambar 2g32. 4. Mencatat Saldo Awal Kartu Hutang Untuk mencatat saldo kartu hutang lakukan langkahlangkah berikut: 43

Myob Accounting Versi 15 4.1 Pada menu bar klik Setup> Balance > Supplier Balance, seperti terlihat pada gambar 2g41. 4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g42. 4.3 Klik tanda panah pada list box Supplier Name seperti pada gambar 2g43. Pilih nama pemasok kemudian klik Use Supplier. 44

Myob Accounting Versi 15 4.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g44. Klik Add Purchase. 4.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g45. Tekan Enter. 45

Myob Accounting Versi 15 4.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g46. Tekan Record. 8. Menyiapkan Kartu Persediaan (Item List) 1. Mencatat Persediaan Baru Untuk mencatat saldo kartu hutang lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik Setup> List > Items, seperti terlihat pada gambar 2hl 1. 46

Myob Accounting Versi 15 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl2. Klik New. 1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl3. Isi nomor persediaan pada kotak Item Number. Klik OK. 47

Myob Accounting Versi 15 1.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl4. 1.5 Lengkapi data-data yang diperlukan sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2hl5. Klik tab Buying Detail. 48

Myob Accounting Versi 15 1.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl6. Lengkapi data-data yang diperlukan. Klik tab Selling Detail. 1.7 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl7. Lengkapi data-data yang diperlukan. Klik OK. 49

Myob Accounting Versi 15 2. Edit Persediaan Untuk menyunting data persediaan lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Items List seperti terlihat pada gambar 2h21. Klik Edit. 2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gamhar 2H12. Lakukan pembahan yang diperlukan. Klik OK. 50

Myob Accounting Versi 15 3. Hapus Persediaan Untuk menyunting data persediaan lakukan langkahlangkah berikut: 3.1 Masuk ke jendela Items List seperti terlihat pada gambar 2h31. Klik Edit. 3.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2h32. 51

Myob Accounting Versi 15 3.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Inventory Item seperti terlihat pada gambar 2h33. 4. 52 Isi Saldo Awal Persediaan Untuk mengisi saldo awal persediaan lakukan langkahlangkah berikut:

Myob Accounting Versi 15 4.1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 2h41. Klik Inventory > Adjust Inventory. 4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2h42. 4.3 Isi nomor dan nama persediaan yang ada beserta jumlah satuan dan harga beli per unitnya sehingga 53

Myob Accounting Versi 15 tampilan jendela menjadi seperti pada gambar 2h43. Kolom Account diisi dengan nomor akun persediaan tersebut. Klik OK. 9. Jobs Jika perusahaan mengerjakan suatu proyek dan menginginkan informasi mengenai laba rugi dari proyek tersebut maka bisa digunakan fasilitas Jobs. Pertama proyek tersebut harus dicatat dulu pada job lists kemudian tiap kali dilakukan pencatatan atas transaksi yang terkait dengan proyek tersebut kita harus mencantumkan nama proyek pada kotak jobs, yang tersedia pada form tersebut. 1. Mencatat Jobs Untuk mencatat Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik Li st > Jobs seperti terlihat pada gambar 2i 11. 54

Myob Accounting Versi 15 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2il2. Klik New. 1.3 Akan muncul jendela New Jobs dengan tampilan seperti pada gambar 2il3. Isi nomor jobs pada kotak jobs number. Klik Enter. 55

Myob Accounting Versi 15 1.4 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2il4. Isi data-data yang diperlukan pada kotak yang disediakan seperti nama job, tanggal mulai dan data-data lainnya. 1.5 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2il5. Klik Ok. 56

Myob Accounting Versi 15 1.6 Seperti terlihat pada gambar 2il6 pada jendela jobs list sekarang sudah tercatat jobs dengan nomor JB01. 2. Edit Jobs Untuk melakukan penyuntingan Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada menu bar klik List > Jobs sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar2il6. 57

Myob Accounting Versi 15 2.2 Sorot Jobs yang akan disunting kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il5. Lakukan perubahan yang diperlukan kemudian klik Ok. 3. Hapus Jobs Untuk menghapus Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Pada menu bar klik List > Jobs sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il6. 3.2 Sorot Jobs yang akan dihapus kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il5. 3.3 Pada menu bar klik edit > delete job seperti terlihat pada gambar 2i3. Sekarang jobs telah terhapus. A. Categories Jika perusahaan memiliki beberapa divisi/bagian dan menginginkan informasi laba rugi dan neraca dari masingmasing divisi maka bisa digunakan fasilitas Categories. Seperti halnya pada fasilitas jobs pertama divisi yang ada harus dicatat dulu pada categories list kemudian tiap kali 58

Myob Accounting Versi 15 dilakukan pencatatan atas transaksi yang terkait dengan suatu divisi kita harus mencantumkan nama divisi pada kotak categories yang tersedia pada form tersebut. 1. Mencatat Categories Untuk mencatat Categories lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Categories seperti terlihat pada gambar 2j 11. 1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2jl2. Klik New. 1.3 Akan muncul jendela Edit Categories dengan tampilan seperti pada gambar 2jl3. Isi nomor 59

Myob Accounting Versi 15 categories pada kotak categories ID. Klik Enter. 60 1.4 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2jl4. Isi nama categories dan keterangan jika diperlukan. 1.5 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2jl5. Klik Ok.

Myob Accounting Versi 15 1.6 2. Seperti terlihat pada gambar 2jl6 pada jendela categories list sekarang sudah tercatat categories dengan nomor DV01. Edit Categories Untuk melakukan penyuntingan Categories lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada menu bar klik List > Categories sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar2jl6. 61

Myob Accounting Versi 15 2.1 Sorot Categories yang akan disunting kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2jl5. Lakukan perubahan yang diperlukan kemudian klik Ok. 3. Menghapus Categories Untuk menghapus Categories lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Pada menu bar klik List > Categories sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2j 16. 3.2 Sorot Categories yang akan dihapus kemudian pada menu bar klik edit > delete category seperti terlihat pada gambar 2j3. Sekarang categories telah terhapus. B. Anggaran Anggaran diperlukan oleh manajemen terutama untuk keperluan pengendalian. Dalam Myob anggaran untuk masing-masing akun dibuat secara bulanan. 1. Anggaran dengan angka perubahan bulanan yang tidak terstruktur 62

Myob Accounting Versi 15 Jika perubahan jumlah anggaran dari bulan ke bulan tidak mempunyai pola tertentu atau berubah secara acak maka pengisian anggaran dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1.1 Pada command center klik Accounts > Accounts List seperti terlihat pada gambar2kll. 1.2 Akan muncul jendela Accounts List dengan tampilan seperti pada gambar 2kl2. Klik Edit 63

Myob Accounting Versi 15 64 1.3 Akan muncul jendela Edit Accounts dengan tampilan seperti pada gambar 2kl3. Klik tab Budget. 1.4 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2kl4. Isi jumlah anggaran untuk masing-masing bulan pada kolom budget.

Myob Accounting Versi 15 1.5 Setelah terisi semua tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2kl5. Klik Ok. 1.6 Ulangi langkah-langkah di atas untuk akun-akun lainnya. 2. Anggaran dengan angka perubahan bulanan yang terstruktur Jika perubahan jumlah anggaran dari bulan ke bulan mengikuti pola tertentu yaitu berubah dengan angka absolut tertentu atau dengan prosentase tertentu maka pengisian anggaran dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah berikut: 2.1 Lakukan langkah 1.1 sampai dengan langkah 1.4 di atas sehingga tampilan menjadi seperti terlihat pada gambar 2kl4. Klik Shortcuts sehingga muncul jendela Budget Shortcuts seperti terlihat pada gambar 2k21. 65

Myob Accounting Versi 15 2.2 Isi data-data yang diperlukan. Perubahan jumlah anggaran bisa dengan angka absolut atau dalam angka prosentase. Setelah semua data terisi klik Ok sehingga tampilan menjadi seperti terlihat pada gambar 2k22. Pada kolom Budget terisi anggaran dengan jumlah anggaran yang meningkat 10% tiap bulannya. 2.3 Ulangi langkah-langkah di atas untuk akun-akun lainnya. 66

BAB - III JURNAL UMUM MYOB telah menyediakan ayat jurnal secara otomatis pada sebagian besar transaksi. Pada transaksi penjualan misalnya kita hanya perlu mengisikan data-data penjualan pada form invoice. Setiap kali invoice dicatat otomatis akan tersedia jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas atas penjualan tersebut. Hal yang sama juga terjadi pada transaksi penjualan, pelunasan hutang, pelunasan piutang dsb. Transaksi-transaksi tertentu seperti penyesuaian perlengkapan, beban penyusutan dsb perlu kita buatkan jurnalnya dengan mengetikan ayat jurnal tersebut pada MYOB. A. Mencatat Transaksi Dengan Menggunakan Jurnal Umum (General Journal) Untuk mencatat transaksi dengan menggunakan jurnal umum lakukan langkah-langkah berikut: 1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 3al. Klik Account > Record Journal Entry. 67

2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3a2. 3 Isi nomor jurnal, tanggal, memo, nomor dan nama akun serta jumlah yang di debet dan jumlah yang dikredit. Isi juga data lainnya jika diperlukan. Untuk mengisi nomor dan nama akun klik cell pada kolom Acct# kemudian klik pada tanda tanah yang muncul 68

sehingga tampilan jendela menjadi seperti pada gambar 3a3. Sorot akun yang akan dipakai kemudian klik Use Account. 4 Setelah data-data diisi tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 3a4. Klik Record. 69

5 Setelah proses pencatatan jurnal selesai akan kembali muncul jendela Record Journal Entry yang siap diisi seperti pada gambar 3a5. 6 Kita bisa melihat hasil dari proses pencatatan jurnal tersebut dengan meng-klik Journal yang berada di bagian kiri bawah pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 3a5. Akan ditampilkan ayat jurnal dengan tampilan seperti pada gambar 3a6. 70

B. Edit Jurnal Umum 1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 3bl. Klik Account > Transaction Journal. 2 Akan muncul jendela Transaction Journal seperti pada gambar 3b2. Klik pada tanda panah disebelah kiri jurnal yang akan kita edit. 71

3 Akan muncul jendela Record Journal Entry seperti pada gambar 3b3. Lakukan perubahan yang diiginkan. Klik Record. C. Menghapus Jurnal Umum Untuk menghapus jurnal lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jurnal yang akan dihapus seperti terlhat pada gambar 3b3. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete General Journal Transaction seperti terlihat pada gambar 3c 1. 72

D. Jurnal Berulang Untuk menghemat tenaga dan waktu jurnal tertentu yang sering terjadi bisa kita simpan template-nya sehingga bisa kita pakai pada saat dibutuhkan. 1. Menyimpan Jurnal Berulang Untuk menyimpan jurnal berulang lakukan langkah-langkah berikut: l.ltampilkan jurnal yang 73

akan kita simpan template-nya seperti terlihat pada gambar 3dll. Klik Save Recurring. 1.2 Akan muncul jendela Save Recurring Template seperti pada gambar 3dl2. Isi nama jurnal dan data lainnya. Klik Save Template. 2. Menggunakan Jurnal Berulang Untuk menggunakan jurnal berulang lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Tampilkan jendela Record Journal Entry seperti terlihat pada gambar 3d21. Klik Use Recurring. 74

2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3d22. Sorot nama jurnal yang akan kita pakai. Klik OK. 2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3d23. Ubah data-data yang diperlukan, misalnya tanggal, angka debit dan angka kredit. Klik Record. 75

76 Myob Accounting Versi 15

BAB - IV TRANSAKSI PEMBELIAN Myob Accounting Versi 15 Untuk mencatat transaksi yang terkait dengan kegiatan pembelian masuk ke jendela Command Centre kemudian klik Purchases seperti terlihat pada gambar 41. A. Tahapan Pembelian Kegiatan pembelian oleh MYOB dibagi menjadi tiga tahap pembelian,yaitu: Quote (permintaan pembelian), merupakan tahap awal kegiatan pembelian. Order (pesanan pembelian), merupakan tahap kedua dari kegiatan pembelian. 77

Bill (tagihan pemb elian), merupakan tahap akhir dari kegiatan pembelian. Pada tahap ini pertukaran barang telah terjadi. Kita tidak harus melewati tiga tahap pembelian tersebut. Kita bisa langsung ke tahap Order atau tanpa melalui Quote atau langsung ke tahap Bill tanpa melalui Quote dan Order. Pemilihan tahapan pembelian dapat dilakukan dengan meng-klik List Box di sebelah kiri atas dari jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 4al. B. Layout Form Pembelian MYOB menyediakan empat jenis layout form pembelian yang terdiri dari: Service, untuk mencatat transaksi pembelian jasa. Form pembelian dengan layout Service dapat dilihat pada gambar 4bl. 78

Item, untuk mencatat transaksi pembelian barang dan jasa yang terdaftar dalam Item List. Form pembelian dengan layout Item dapat dilihat pada gambar 4b2. Professional, untuk mencatat transaksi pembelian jasa profesional seperti akuntan, pengacara, konsultan pajak dll. Dengan menggunakan layout ini kita dapat mencatat beberapa transaksi jasa sekaligus dengan 79

tanggal yang berbeda-beda. Form pembelian dengan layout Professional dapat dilihat pada gambar 4b3. Miscelaneous, untuk mencatat transaksi pembelian lainnya. Form pembelian dengan layout Miscelaneous dapat dilihat pada gambar 4b4. C. Mencatat Transaksi Pembelian 80

Proses pencatatan transaksi pembelian untuk tahap Quote, Order dan Bill adalah sama saja. Pencatatan transaksi pembelian dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Purchases > Enter Purchases. 2. Akan muncul jendela Purchases sepeni terlihat pada gambar 4c 1. Klik Layout. 3. Akan muncul jendela Select Layout seperti terlihat pada gambar 4c2. Pilih jenis layout. Klik OK. 81

4. Akan muncul jendela form pembelian dengan layout sesuai pilihan kita. Jika dalam harga belum termasuk PPN maka klik pada kotak Tax Inclusive di bagian kanan atas form untuk menghilangkan tanda centang. Jika dalam harga sudah termasuk PPN biarkan kotak Tax Inclusive dengan tanda centang. Pilih tahapan pembelian quote, order atau bill dengan mengklik tanda panah di sebelah kanan kotak isian. 5. Klik tanda panah pada list box Supplier untuk memilih nama pemasok seperti terlihat pada gambar 4c3. Pilih jenis nama pemasok. Klik Use Supplier. 82

6. Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 4c4. Jendela ini memberikan pilihan apakah akan menggunakan transaksi pembelian yang sudah ada atau transaksi baru. Klik New. 7. Akan kembali muncul jendela Purchase. Klik tanda panah pada list box Term sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 4c5. 83

8. Akan kembali muncul jendela Purchase. Letakan kursor pada cell Item Number seperti terlihat pada gambar 4c6. Tekan Enter. 9. Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 4c7. Sorot item (jenis barang) yang kita pilih. Klik Use Item. 84

10. Akan kembali muncul jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 4c8. Isi data-data lainnya seperti tanggal, jumlah item harga per unit, ongkos angkut. Jika semua data telah diisikan maka tampilan jendela akan menjadi seperti terlihat pada gambar 4c8. Klik Record. D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Bill Untuk mengubah Quote menjadi Order atau Bill lakukan langkah-langkah berikut: 85

1. Tampilkan jendela Command Centre klik Purchases kemudian klik Purchases Register seperti terlihat pada gambar 4dl. 2. Akan muncul jendela Purchase Register klik tab Quote seperti terlihat pada gambar 4d2. Sorot quote yang akan diubah menjadi order atau Bill. Klik Change to Order kalau kita mau mengubahnya menjadi order atau Klik Change to Bill kalau kita mau mengubahnya menjadi Bill. 86

3. Jika kita memilih Change to Order maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 4d3. Lakukan perubahan data yang diperlukan seperti tanggal jumlah barang dsb. Klik Record. E. Mengubah Order Menjadi Bill 87

Langkah untuk mengubah order menjadi bill sama dengan langkah untuk mengubah quote menjadi order seperti yang telah dijelaskan di atas. F. Edit Transaksi Pembelian Untuk menyunting transaksi pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela Purchases Register seperti terlihat pada gambar 4fl. Klik tanda panah di sebelah kiri transaksi pembelian yang akan kita edit. 2. Akan muncul jendela Purchases-Edit Item seperti terlihat pada gambar 4f2. Lakukan perubahan yang diperlukan. Klik OK. 88

G. Menghapus Transaksi Pembelian Untuk menghapus transaksi pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela transaksi pembelian yang akan dihapus. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete Purchase seperti terlihat pada gambar 4gl. H. Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang Usaha Untuk mencatat transaksi pelunasan hutang lakukan langkah-langkah berikut: 89

1. Tampilkan jendela Command Centre. Klik Purchase > Pay Bills seperti terlihat pada gambar 4h 1. 2. Akan muncul jendela Pay Bills dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 4h2. 90

3. Pilih sumber dana dengan meng-klik list box Pay from Account seperti terlihat ada gambar 4h3. Sorot sumber dana yang akan kita pilih. Klik Use Account. 4. Pilih nama pemasok dengan meng-klik list box Supplier sehingga tampilan jendela menjadi seperti terlihat pada gambar 4h4. Klik Use Supplier. 91

5. Jendela Pay Bills akan menjadi seperti terlihat pada garabar 4h5. Isi jumlah uang yang dibayarkan pada kotak Amount, alokasikan jumlah tersebut pada masing-masing transaksi pada kolom Amount Aplied, isi jumlah diskon jika ada pada kolom Discount. Jika kita dikenakan denda keterlambatan isi jumlahnya pada kotak Finance Charge. Isi juga data-data lainnya yang diperlukan. 6. Setelah semua data yang diperlukan telah diisi maka jendela Pay Bills akan menjadi seperti terlihat pada gambar 4h6. Klik Record. 92

I. Retur Pembelian Untuk mencatat transaksi retur pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Lakukan langkah-langkah yang sama dengan pencatatan pembelian. Kolom jumlah item pada kolom Received diisi dengan angka negatif sebesar jumlah barang yang dikembalikan seperti terlihat pada gambar 4i 1. 93

2. Tampilkan jendela Purchase Register kemudian klik tab Returns & Debits seperti terlihat pada gambar 4i2. Klik Receive Return jika barang yang dikembalikan berasal dari pembelian tunai. 3. Akan muncul jendela Settle Returns & Debits seperti terlihat pada gambar 4i3. Isi data-data yang diperlukan. Klik Record. 4. Jika barang yang dikembalikan berasal dari pembelian kredit maka pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 4i2. Klik Apply to Purchase. 94

BAB - V TRANSAKSI PENJUALAN Myob Accounting Versi 15 Untuk mencatat transaksi yang terkait dengan kegiatan penjualan masuk ke jendela Command Centre kemudian klik Sales seperti terlihat pada gambar 51. A. Tahapan Penjualan Kegiatan penjualan oleh MYOB dibagi menjadi tiga tahap penjualan,yaitu: Quote (permintaan penjualan), merupakan tahap awal kegiatan penjualan. Order (pesanan penjualan), merupakan tahap kedua dari kegiatan penjualan. 95

Invoice (tagihan penj ualan), merupakan tahap akhir dari kegiatan penjualan. Pada tahap ini pertukaran barang telah terjadi. Kita tidak harus melewati tiga tahap penjualan tersebut. Kita bisa langsung ke tahap Order atau tanpa melalui Quote atau langsung ke tahap Invoice tanpa melalui Quote dan Order. Pemilihan tahapan penjualan dapat dilakukan dengan meng-klik List Box di sebelah kiri atas dari jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 5al. B. Layout Form Penjualan Sama dengan layout form pembelian layout form penjualan juga terdiri dari empat macam yaitu: Service Item Professional Miscelaneous 96

Fungsi dari masing-masing jenis layout dan cara pemilihannya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian pembelian di atas. C. Mencatat Penjualan Proses pencatatan transaksi penjualan untuk tahap Quote, Order dan Invoice adalah sama saja. Pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Sales > Enter Sales. 2. Akan muncul jendela Sales. Pilih jenis layout dengan cara yang sama dengan pemilihan layout pada form pembelian. 3. Akan muncul jendela form penjualan dengan layout sesuai pilihan kita. Jika dalam harga belum termasuk PPN maka klik pada kotak Tax Inclusive di bagian kanan atas form untuk menghilangkan tanda centang. Jika dalam harga sudah termasuk PPN biarkan kotak Tax Inclusive dengan tanda centang. Pilih tahapan penjualan 97

quote, order atau invoice dengan mengklik tanda panah di sebelah kanan kotak isian. 4. Klik tanda panah pada list box Customer untuk memilih nama pelanggan seperti terlihat pada gambar 5c2. Pilih nama pelanggan. Klik Use Customer. 5. Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 5c3. Jendela ini memberikan pilihan 98

apakah akan menggunakan transaksi penjualan yang sudah ada atau transaksi baru. Klik New. 6. Akan kembali muncul jendela Sales. Isi data-data yang diperlukan dengan cara yang sama dengan pengisian form pembelian. Setelah semua data diisi tampilan jendela akan menjadi seperti terlihat pada gambar 5c4. Klik Record. D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Invoice Untuk mengubah Quote menjadi Order atau Invoice lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jendela Command Centre klik Sales kemudian klik Sales Register seperti terlihat pada gambar 5dl. 99

2. Akan muncul jendela Sales Register klik tab Quote seperti terlihat pada gambar 5d2. Sorot quote yang akan diubah menjadi order atau Invoice. Klik Change to Order kalau kita mau mengubahnya menjadi order atau Klik Change to Invoice kalau kita mau mengubahnya menjadi Invoice. 3. Jika kita memilih Change to Invoice maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 5d3. 100

Lakukan perubahan data yang diperlukan seperti tanggal jumlah barang dsb. Klik Record. E. Mengubah Order Menjadi Invoice Langkah untuk mengubah order menjadi invoice sama dengan langkah untuk mengubah quote menjadi order seperti yang telah dijelaskan di atas. F. Edit Transaksi Penjualan Untuk menyunting transaksi penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela Sales Register seperti terlihat pada gambar 5fl. Klik tanda panah di sebelah kiri transaksi penjualan yang akan kita edit. 101

2. Akan muncul jendela Sales-Edit Item seperti terlihat pada gambar 5f2. Lakukan perubahan yang diperlukan. Klik OK. G. Menghapus Transaksi Penjualan Untuk menghapus transaksi penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 102

1. Tampilkan jendela transaksi penjualan yang akan dihapus. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete Order (transaksi yang akan dihapus adalah order penjualan) seperti terlihat pada gambar 5gl. H. Mencatat Transaksi Pelunasan Piutang Usaha Untuk mencatat transaksi pelunasan piutang usaha lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jendela Command Centre. Klik Sales > Receive Payments seperti terlihat pada gambar 5hl. 103

2. Akan muncul jendela Receive Payments dengan tampilan seperti terlihat pada gambar5h2. 3. Pilih sumber dana dengan meng-klik list box Pay from Account seperti terlihat ada gambar 5h2. Sorot sumber dana yang akan kita pilih, Klik Use Account. 104

4. Pilih nama pelanggan dengan meng-klik list box Customer sehingga tampilan jendela menjadi seperti terlihat pada gambar 5h3. Klik Use Customer. 5. Akan muncul kembali jendela Receive payments. Isi jumlah uang yang diterima pada kotak Amount, alokasikan jumlah tersebut pada masing-masing transaksi pada kolom Amount Aplied, isi jumlah diskon jika ada pada kolom Discount. Jika kita kenakan denda keterlambatan isi jumlahnya pada kotak Finance Charge. Isi juga data-data lainnya yang diperlukan. 6. Setelah semua data yang diperlukan telah diisimaka jendela Reqeive Payments akan menjadi seperti terlihat pada gambar 5h4. Klifc Record. 105

I. Retur Penjualan Untuk mencatat transaksi retur penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 1. Lakukan langkah-langkah yang sama dengan pencatatan penjualan. Kolom jumlah item pada kolom Ship diisi dengan angka negatif sebesar jumlah barang yang dikembalikan seperti terlihat pada gambar 5il. 106

2. Tampilkan jendela Sales Register kemudian klik tab Returns & Credits seperti terlihat pada gambar 5i2. Klik Pay Refund jika barang yang dikembalikan berasal dari penjualan tunai. 107

3. Akan muncul jendela Settle Returns & Credits seperti terlihat pada gambar 5i3. Isi data-data yang diperlukan. Klik Record. 4. Jika barang yang dikembalikan berasal dari penjualan kredit maka pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 5i2. Klik Apply to Sale. 5. Akan muncul tampilan jendela seperti pada gambar 5i4. Alokasikan nilai barang yang dikembalikan pada transaksi terkait pada kolom Amount Applied. 108

6. Setelah proses pencatatan retur selesai maka tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 5i5. Transaksi retur hilang dari register. 109

110 Myob Accounting Versi 15

BAB - VI TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang tidak terkait dengan pelunasan hutang piutang yang timbul dari kegiatan penjualan dan pembelian barang dagangan dicatat melalui Banking seperti terlihat pada gambar 61. A. Penerimaan Kas Untuk mencatat penerimaan kas lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Banking > Receive Money seperti terlihat pada gambar6al. 111

2. Akan muncul jendela Receive Money seperti terlihat pada gambar 6a2. Klik tanda panah pada list box Deposit to Account untuk memilih akun yang akan digunakan untuk menampung penerimaan uang. 112

3. Akan muncul jendela Select from List seperti terlihat pada gambar 6a3. Sorot akun yang akan kita pilih. Klik Use Account. 4. Akan kembali muncul jendela Receive Money. Klik tanda panah pada list box Payor untuk memilih nama pembayar. Sorot nama pembayar. Klik Use Payor. 113

5. Akan kembali muncul jendela Receive Money. Klik cell pada kolom Acct#. Akan muncul jendela Select from List seperti terlihat pada gambar 6a4. Pilih akun yang akan dikredit atas penerimaan uang ini. Sorot akun yang akan kita pilih. Klik Use Account. 6. Isi data-data lainnya seperti tanggal, jumlah uang yang diterima. Setelah terisi lengkap tampilan akan menjadi seperti pada gambar6a5. Klik Record. 114

B. Pengeluaran Kas Untuk mencatat pengeluaran kas lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Banking > Spend Money seperti terlihat pada gambar 6b 1. 2. Akan muncul jendela Spend Money seperti terlihat pada gambar 6b2. 3. Pilih pada list box Pay from Account untuk memilih akun yang akan digunakan untuk menampung pengeluaran uang. Caranya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian penerimaan uang di atas. 4. Pilih pada list Card untuk memilih nama penerima pembayaran. Caranya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian penerimaan uang di atas. 115