TUGAS MAKALAH SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI TEKNIK INDUSTRI PENGARUH IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) TERHADAP PERBAIKAN PROSES BISNIS DAN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN DISUSUN OLEH: DWI HANDAYANI BUDI WIBOWO ALINA HASNA R THEOFILUS B.D (10/308834/PTK/07016) (09/292458/PTK/------) (08/268754/TK/34041) (11/323236/PTK/7574) PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK INDUSTRI JURUSAN TEKNIK MESIN DAN INDUSTRI UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2011
BAB I PENDAHULUAN Komputer telah digunakan di kalangan bisnis sejak pertengahan tahun 1950-an. Sejak saat itu, teknologi piranti keras maupun piranti lunak mendapatkan kemajuan yang dramatis. Komputer dan bagaimana teknologi tersebut diterapkan untuk berbagai masalah bisnis telah mengalami perubahan yang dramatis. Perubahan terbesar dalam piranti keras adalah adanya tren ke arah sistem yang lebih kecil sedangkan perubahan piranti lunak (software) ke arah yang lebih mudah (McLeod dan Schell, 2009). Begitu pula dengan perkembangan ERP ke arah perluasan integrasi yang dimulai dari EOQ (Economic Order Quantity) pada awal tahun 1950-an, Kemudian berkembang menjadi MRP (Materials Requirements Planning), selanjutnya menjadi MRP II yang kemudian menjadi ERP. Kemudian sejak tahun 2000-an ERP mulai berkembang menjadi ERM (Enterprise Resource Management) (Indrajit dan Permono, 2005). Menurut Tarigan (2010), teknologi informasi dapat mengatasi keterbatasan dari para manajer untuk mengelola sumber daya yang dimiliki dengan lebih cepat. Dalam melakukan proses implementasi teknologi informasi maka diperlukan peranan semua komponen yang ada pada perusahaan yakni manajemen puncak, para manajer sebagai manajemen menengah dan seluruh karyawan. Implementasi ERP tidak hanya dapat membuahkan keberhasilan bagi manajemen, implementasi ERP yang tidak tepat dapat menimbulkan kegagalan yang menyebabkan kerugian perusahaan. Apabila terjadi kegagalan, perusahaan akan mengalami dampak signifikan terhadap keuangannya. Selain itu, kegagalan implementasi ERP dapat memberikan pengaruh yang mengganggu kegiatan atau budaya operasional sehari-hari (Tarigan, 2010). Penulisan makalah ini bertujuan untuk menguraikan pengaruh implementasi ERP bagi perbaikan proses bisnis dan perubahan budaya perusahaan. Uraian 1
dilengkapi dengan studi kasus tentang kegagalan dan keberhasilan implementasi ERP pada sebuah industri, terkait dengan proses bisnis dan budaya perusahaan. 2
BAB II PENGERTIAN ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010). Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan.erp adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005). Menurut O Leary, ERP systems are computer based systems designed to process an organization s transactions and facilitate integrated and real-time planning,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristic (Indrajit dan Permono, 2005). ERP MRP II CLOSED- LOOP MRP MRP Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001) 3
Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan. 4
BAB III PENGARUH ERP TERHADAP PERBAIKAN PROSES BISNIS Terdapat dua kemungkinan di dalam penerapan ERP yaitu keberhasilan dan kegagalan yang berdampak bagi perusahaan. Tidak dipungkiri bahwa penerapan ERP membutuhkan biaya yang sangat mahal. Namun semuanya dapat terbayar dengan hasil yang sangat memuaskan. Keberhasilan ERP dapat dicapai dengan komitmen untuk berubah, dalam hal ini manajemen yang harus menyesuaikan ERP, bukan ERP yang menyesuaikan manajemen. Dengan diaplikasikannya ERP tentunya dapat membawa perubahan perbaikan proses bisnis, karena perkembangan teknologi informasi bertujuan untuk memperbaiki sistem. Dari waktu ke waktu perkembangan teknologi tumbuh sesuai dengan kebutuhan manusia. MIS (Management Information System) berkembang dari yang sifatnya sistem informasi tiap unit kerja misalnya accounting information system, marketing information system, HRD information system dan production information system dimana di dalamnya belum adanya hubungan antar fungsi kerja sampai pada akhirnya diperkenalkan ERP (Enterprise Resource Planning). Contohnya ada pada perbaikan proses bisnis yang dialami para pengguna software SAP, dengan adanya SAP yang merupakan salah satu contoh perangkat lunak sistem ERP, sistem informasi menjadi terintegrasi, tiaptiap bagian dalam suatu perusahaan dapat saling bertukar informasi, tidak hanya itu, dengan SAP memungkinkan antar perusahaan yang tergabung dalam pengguna SAP dapat bertukar informasi. Dengan adanya modul (SCM) Supply Chain Management, memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya penyimpanan, seorang pelanggan SAP yang sedang memerlukan pasokan material tertentu maka, melalui modul SAP dapat melakukan pencarian di database melalui internet daftar perusahaan penyedianya.dari daftar tersebut dapat diperoleh informasi lengkap dan rinci mengenai harga, spesifikasi dan waktu pengiriman jika Anda memesannya langsung dari pabrik/perusahaan penyedianya.pelanggan 5
tinggal memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan secara real-time dan on-line. Contoh lainnya dapat dilihat dalam pengaplikasian e-commerce. E- Commerce telah tumbuh sebagai aspek yang sangat penting dalam aktivitas bisnis dewasa ini. Untuk banyak perusahaan tidak ada pemisahan lagi antara e- commerce dan perdagangan reguler dapat dirasakan bahwa perkembangan e- commerce hampir bersamaan dengan perkembangan ERP, keduanya saling bergantung dan mendukung. ERP mendapatkan perannya dalam kegiatan utama e- commerce seperti pelacakan pesanan, penempatan pesanan, pengendalian persediaan, hubungan dengan anggota, supply chain, angkutan bersama dan sebagainya. Pengimplementasian ERP dan e-commerce dapat dilihat dimana satu perusahaan satu dengan beberapa perusahaan lainnya dapat bertukar informasi tentang barang yang akan dipesan baik ketersediaan barang tiap perusahaan maupun spesifikasi dari barang yang akan dibeli, hal ini tentunya dapat membantu perbaikan proses bisnis perusahaan. Dengan mengimplemantasikan ERP sangat besar penghematan waktu, biaya dan sumber daya lainnya, dengan dukungan SCM tersebut, Perusahaan tidak perlu repot mengelola gudang yang besar, penghematan arus uang yang mengendap, karena tersimpan dalam bentuk cadangan pasokan material, dan sebagainya. 6
BAB IV PENGARUH ERP TERHADAP PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN Selain berpengaruh terhadap perbaikan proses bisnis, ERP juga berpengaruh terhadap budaya perusahaan. Dalam sistem lama, contohnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara biasa yang dilakukan adalah setelah pelanggan melakukan pesanan yang umumnya masih menggunakan formulir kertas, formulir tersebut berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan ke dalam komputer bagian satu kemudian dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya. Proses ini dapat mengakibatkan kelambatan, kehilangan atau kekacauan data. Dengan penerapan ERP budaya seperti itu menjadi hilang, terganti dengan budaya baru yang lebih moderen dan terintegrasi. Secara umum, Teknologi Informasi memerlukan kesadaran, perbedaan budaya dan kebutuhan perkembangan Teknologi Informasi ditujukan untuk menghadapi homogenitas lingkungan sekitar. ERP dikonsepkan sebagai sistem teknologi yang terkonstruksi secara sosial yang tercermin dari perilaku, nilai, kepercayaan dan norma pengguna ERP (Molla dan Loukis, 2005). Molla dan Loukis (2005) menjelaskan dalam makalahnya mengenai kesesuaian budaya dalam sistem perusahaan dan budaya karyawan yang dapat mempengaruhi proses dan hasil implementasi ERP. Petunjuk persiapan implementasi penting dalam kesejajaran budaya antara sistem ERP dan organisasi perusahaan. Kesadaran untuk menerima budaya ERP dan mengenalkan mekanisme untuk meredakan budaya yang tidak sesuai mungkin dapat meningkatkan kesuksesan proses dan hasil ERP. 7
BAB V STUDI KASUS ERP (Enterprise Resource Planninng) mulai diaplikasikan di industri semen PT.Semen Gresik pada bulan juni tahun 2001. PT. Semen Gresik yang didirikan pada tahun 1957 menyadari bahwa walaupun bergerak hanya di industri semen perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang kompleks untuk meningkatkan kinerja perusahaannya. Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek : 1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di PT. Semen Gresik harus diubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. 2. Budaya, implementasi ERP menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data). 3. Karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Dan selama penerapan ERP, ada beberapa perbaikan yang diperoleh, diantaranya : 1. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen. 2. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. 3. Meningkatkan keakuratan informasi 8
4. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. 5. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas. (Thamrin, 2010). 9
BAB VI KESIMPULAN ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Tidak semua perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP hal ini perlu dimengerti bahwasanya penerapan aplikasi sistem baru yang didukung perangkat lunak, selalu menghadapi kesulitan dalam implementasi, khususnya dalam bentuk kelambatan, melampaui anggaran, dan masalah kinerja. Namun pada umumnya kegagalan penerapan ERP pada umumnya disebabkan karena faktor manusia misalnya kebiasaan para key user (manajer) yang tidak terbiasa menggunakan perangkat lunak, mereka yang kurang komit dan kurang menyisihkan waktu dalam melakukan analisis dan para manajer yang kurang memperhatikan pendidikan dan pelatihan karyawan dapat menyebabkan gagalnya ERP. Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Perubahan budaya perusahaan lebih terfokus pada berubahnya perilaku, komunikasi dan penambahan beban kerja karyawan. Siap tidaknya karyawan menerima sistem baru memberikan beban kerja yang lebih kepada karyawan terutama berhubungan dengan job description dan kesadaran untuk lebih terkomputerisasi. 10
DAFTAR PUSTAKA Indrajit, Eko., dan Permono, Ajar., 2005, Manajemen Manufaktur, Pustaka Fahima, 295-349. Mc.Leod, Jr, dan Schell. P, George., 2009, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Salemba Empat, 4-6, 59-63. Molla, A., dan Loukis, I, 2005, Success and Failure of ERP Technology Transfer : A Framework For Analysing Congruence of Host and System Cultures,Development Informatics Group, No. 24. Setiabudi, Sebenarnya Apasih ERP Itu?Plus Apa Manfaatnya, [Online accesed 10 Oktober 2010], URL : http://www.setiabudi.name/archieves/389. Setiabudi, Tinjauan Beberapa Pemimpin Produk ERP, [Online accesed 10 Oktober 2010], URL : http://www.setiabudi.name/archieves/389. Thamrin, Afryan., 2010, Implementasi ERP Pada PT.Semen Gresik, [Online accesed 28 Oktober 2010], URL : http://www.semengresik.com. Tarigan, Z. J. H., 2010, Pengaruh Key User Terhadap Kinerja Perusahaan dalam Implementasi ERP, Penelitian Ilmu Manajemen Universitas Brawijaya Malang. Tarigan, Z. J. H., Teknologi ERP, Data ERP, 2008, Desain Proses Implementasi ERP, Proses Manajemen Organisasi Perusahaan terhadap Kinerja Perusahaan Melalui Para Manajer Departemen (Key User ERP)., Grand DIKTI Penelitian Dosen Muda, Ilmu Manajemen Unibraw. Wallace, T. F., dan Kremzar, M. H., 2001, ERP: Making It Happen, The Implementers Guide To Success with Enterprise Resource Planning, www.willey.com. Wikipedia, Perencanaan Sumber daya Perusahaan, [ Online accesed 10 Oktober 2010], URL : http://id, wikipedia. Org. html. 11