PERTEMUAN 16 SISTEM APLIKASI TERPADU

Transkripsi

1 PERTEMUAN 16 SISTEM APLIKASI TERPADU A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Sistem Aplikasi Terpadu, Mahasiswa diharapkan mampu: a. Menjelaskan Konsep Software Akuntansi b. Mengetahui tentang Software akuntansi untuk berbagai level perusahaan c. Mengetahui Software ERP B. URAIAN MATERI 1. Software Akuntansi Pekerjaan berulang merupakan hal yang sering dilakukan didalam akuntansi, sehingga tidak heran beberapa hal telah dilakukan otomasi, dengan perkembangan teknologi hardware dan software, software akuntansi menjadi lebih komplek untuk industry tertentu Program atau software merupakan perangkat lunak yang berada di dalam komputer. Program akuntansi adalah perangkat lunak yang ada di dalam komputer dengan tujuan untuk mempermudah proses akuntansi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Program akuntansi merupakan sebuah program yang diciptakan dengan dasar akuntansi. Semua perhitungan yang biasa dilakukan dalam akuntansi sudah ada di dalam program yang satu ini, sehingga sangat memudahkan bagi penggunanya. Bisa dikatakan kehadiran software tersebut mampu memangkas pekerjaan seorang akuntan menjadi lebih cepat. Proses pembuatan laporan keuangan, neraca laba, dan rugi menjadi lebih cepat dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi. Hal ini dikarenakan program tersebut telah dibekali dengan berbagai database yang mampu menerjemahkan data yang dimasukkan sehingga diolah menjadi sebuah perhitungan yang akurat. Perhitungan yang akurat tersebut diproses lagi menjadi sesuatu sesuai dengan keinginan penggunanya seperti lapoan keuangan atau neraca rugi dan laba.

2 Pengembangan atau pembuatan program akuntansi terkadang dibuat atau dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Namun ada juga yang menggunakan jasa orang lain atau orang ketiga untuk menggunakan program akuntansi tersebut. Program tersebut dikembangkan sendiri oleh perusahaan dengan tujuan agar beberapa poin penting yang ada di dalam program tersebut sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Jadi pembuatan program sendiri oleh perusahaan lebih menguntungkan jika dibandingkan membeli program tersebut dalam bentuk jadi. Biasanya hanya perusahaan besar yang membuat program sendiri untuk perusahaan tersebut, sedangkan perusahaan kecil atau menengah kebanyakan menggunakan program yang sudah jadi atau merupakan gabungan dari keduanya. Hal ini bisa terjadi demikian, karena ongkos atau biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan program sendiri yang dibutuhkan oleh perusahaan terbilang cukup mahal. Jika dibandingkan membeli yang sudah dalam bentuk jadi, harganya jauh berbeda. Selain itu, waktu yang dibutuhkan untuk membuat program sendiri juga relatif lebih lama jika dibandingkan bentuk jadi. Untuk program yang sudah jadi, kita tingal menginstal atau memasangnya di komputer saja, sedangkan program yang masih membuat sendiri membutuhkan waktu hingga program tersebut layak untuk digunakan. Dalam rentan waktu tersebut, tentunya perusahaan tidak dapat beroperasi dengan baik karena program yang ingin digunakan masih dalam proses pembuatan. Hal inilah yang terkadang menjadikan seseorang lebih memilih program yang sudah jadi daripada membuatnya sendiri. Kedua software tersebut bukan berarti tanpa kelemahan ataupun kelebihan. Keduanya memiliki sisi unggul dan kekurangannya. Untuk program yang harus membuat sendiri, kita sudah tahu bahwa kelemahannya adalah biaya cukup mahal dan membutuhkan waktu cukup lama. Sementara menggunakan program yang sudah dalam bentuk jadi keuntungannya adalah tinggal memasangnya langsung ke dalam komputer. Keuntungan yang lainnya adalah harganya yang relatif lebih murah dan mudah untuk digunakan. Adapun kekurangan dari program yang sudah jadi adalah masih ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan keinginan kita. Maksudnya adalah beberapa

3 kegiatan akuntansi perusahaan masih belum tertangani dengan baik oleh program tersebut. Hal ini dikarenakan program tersebut memang dibuat demi memenuhi kebutuhan akan akuntansi secara umum dan tidak dikhususkan untuk perusahaan tertentu. Oleh karena itu, program ini bagi perusahaan yang cukup komplek masih belum cukup atau bagus. Kelemahan yang lainnya adalah dari segi keamanan. Banyaknya pengguna program yang sama menyebabkan faktor keamanan menjadi terbuka. Oleh karena itu, rahasia perusahaan menjadi sedikit terancam. 2. Spesifikasi Software Akuntansi Aplikasi komputer atau yang lebih dikenal dengan perangkat lunak (software) memiliki berbagai macam bentuk. Ada yang digunakan untuk mengedit foto seperti photoshop dan lainnya. Software akuntansi sendiri adalah perangkat lunak yang digunakan untuk memudahan pencatatan dan aktivitas lain dari akuntansi. Software akuntansi ini memanfaatkan konsep modularitas dimana serangkaian akitvitas yang serupa diubah kedalam modul-modul yang spesifik. Seperti misalnya pembelian (account payable), penjualan (account receivable), penggajian, buku besar dan lainnya. Perusahaan besar biasanya memiliki bagian sendiri untuk mengembangkan aplikasi akuntansi ini. Namun tidak jarang perusahaan ataupun UKM yang menggunakan pihak ketiga untuk mendapatkan software akuntansi. Pihak ketiga ini menyediakan software yang akan digunakan sering kali juga perusahaan tersebut bekerja sama dengan pihak ketiga tadi. Karena perbedaan lingkup penggunaan aplikasi ini seperti perusahaan hingga UKM maka kompleksitas dan kapabilitas aplikasi ini pun bermacam-macam tergantung lingkungan perusahaan atau UKM yang akan menggunakan.

4 Namun dari keberagaman nya tersebut, aplikasi akuntansi ini selalu menyediakan fitur-fitur standar yang selalu ada dalam setiap aplikasi entah itu buatan dalam negeri ataupun luar negeri 3. Manfaat Software Akuntansi Tujuan dan manfaat paling besar dari software akuntansi ini adalah membantu akuntan untuk menghasilkan laporan akuntansi keuangan seperti Neraca (Balance Sheet), Rugi Laba (Profit Lost Statement), Cash Flow dan Laporan Akhir Keuangan. Laporan tersebut diperoleh dari langkah awal seperti menyusun perkiraan atau account atau ledger atau buku besar. Setiap ledger ini kode dan nama tertentu yang biasa digunakan serta memiliki pos-pos yang jelas dalam posisi laporan keuangan seperti misalnya pos ledger untuk Neraca, rugi laba, biaya pabrikasi dan manufaktur (pabrik). Nah jika kita menggunakan software akuntansi hal-hal yang diatas tadi dapat dilakukan dengan sangat cepat sehingga menghemat waktu. Bayangkan misalnya untuk laporan keuangan sebuah perusahaan besar dilakukan secara manual yang rentan kesalahan dan juga lama tentu akan sangat kerepotan. Selain itu dengan software akuntansi ini kita dapat menjurnal segala aktifitas akuntasi seperti transaksi penjualan, pembelian, produksi barang dan lainnya secara otomatis. Sehingga dapat terintegrasi dengan berbagai macam laporan lain yang mendukung dalam aktifitas perusahaan. Jadi intinya adalah software akuntansi sangat membantu kita dalam membuat managemen keuangan yang efektif.

5 4. Jenis-jenis Software Akuntansi Software akuntansi yang beragam bentuknya terbagi menjadi 3 jenis berdasarkan cara pembuatannya. Yaitu software paket, software customize dan software paket yang dapat dikustomisasi 1. Software paket Software akuntansi jenis ini sudah terpaket artinya software yang didapatkan tidak bisa di otak-atik dengan kata lain apa yang ada pada software merupakan setingan pabrik yang sudah paten. Software jenis ini memiliki kelebihan karena harganya yang murah dan terjangkau. Selain itu karena apa yang ada dalam sotfware tidak dimodifikasi software jenis ini dibuat sangat mudah untuk digunakan. Karena harga nya yang relatif murah itu basis pengguna nya pun sangat banyak. Alasan lain adalah software ini relatif lebih stabil dibanding dengan software yang lainnnya. Tapi ada juga beberapa kekurangan software jenis ini. Diantaranya adalah pengguna harus menyesuaikan kebutuhan dan kegiatan ekonomi nya sesuai dengan keadaan software. Sehingga terkadang kebutuhan pengguna tidak sesuai dengan apa yang disediakan software. 2. Software Customize Dari namanya sudah terlihat software ini dapat dimodifikasi dari keadaan awal nya untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna nya. Modifikasi ini dapat dilkukan setelah ataupun saat membeli aplikasi di software housenya. Biasanya software jenis ini dikembangkan sendiri oleh perusahaan namun tidak jarang oleh perorangan.

6 Keuntungan dari software customize adalah software ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan anda tanpa ada bagian yang mubadzir tidak pernah digunakan, sehingga penggunaan nya dapat lebih fleksibel. Namun Software ini lebih mahal dibandingkan software paket. Karena software ini dikembangkan sendiri risiko yang ada pun besar. Selain itu dukungan purna jual nya tidak bisa diandalkan ditambah lagi stabilitas software sangat rendah karena basis pengguna yang rendah juga. 3. Software paket custom Software ini merupakan software paket dengan modul standar yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan jika ada aktifitas lain diluar modul standar yang disediakan. Ada beberapa keuntungan yang didapat dari software jenis ini. Harga nya relatif lebih terjangkau dibanding software yang dimodifikasi dari awal. Karena berasal dari software paket maka stabilitasnya lebih terjaga selain itu implementasi dari software dapat digunakan secara cepat karena sesuai dengan kebutuhan yang digunakan. Tapi software ini memerlukan waktu customisasi yang lama jika tidak mendefinisikan apa saja hal yang dibutuhkan dari software. Ditambah lagi dukungan purna jual yang lebih sulit karena perbedaan modifikasi dari masing-masing user yang menggunakan. Perangkat lunak-perangkat lunak akuntansi tersebut sebagian besar tidak gratis. Harganya berkisar puluhan ribu sampai ratusan juta rupiah. Namun tidak sedikit juga software yang bisa diunduh (download) secara gratis dengan fitur yang tidak kalah dengan program akuntansi berbayar. 5. Software Akuntansi Untuk Perusahaan Kecil Macam Program Akuntansi Program akuntansi yang ada di pasaran sangatlah banyak. Setiap program memiliki beberapa keunggulan dan kekurangannya masing-masing. Seperti halnya kelimat program akuntansi yang ada di pasaran tersebut juga memiliki beberapa kelemahan dan

7 keunggulan. Adapun beberapa kelemahan dan keunggulan dari beberapa program tersebut adalah sebagai berikut. MYOB Kelebihan dari program MYOB adalah sebagai berikut. Mudah untuk digunakan oleh siapa saja. Program MYOB memiliki kemampuan akuntansi yang sudah tidak diragukan lagi. Hal ini dikarenakan program ini telah lama ada di pasaran sehingga terus mengalami penyempurnaan. Memiliki fitur yang mampu digunakan untuk mengerjakan pekerjaan akuntansi setiap departemen. Dengan demikian, kita bisa mengetahui efektivitas dari masing-masing departemen yang ada di dalam perusahaan. Proses pemasangan dan perbaikan yang cukup mudah dan cepat. Sudah banyak orang yang menggunakan program ini sehingga untuk mencari tenaga kerjanya sangat mudah. Kekurangan dari MYOB adalah sebagai berikut. Memiliki sistem database yang dikunci sehingga sulit untuk melakukan modifikasi. Tidak memiliki sistem perpajakan. Tidak bisa digunakan untuk mengelolah sebuah perusahaan dengan banyak cabang. MOAE Kelebihan dari program MOAE adalah sebagai berikut. Sangat mudah dioperasikan, bahkan oleh orang yang tidak mengerti akuntansi. Tidak perlu melakukan perjurnalan tetapi hanya memasukkan data berupa faktur, slip, dan nota yang lainnya. Mampu menghasilkan laporan keuangan setiap saat. Memiliki fitur untuk mengelolah data klien.

8 Kekurangan dari program MOAE adalah program dari luar negeri sehingga masalah pajak Indonesia masih menjadi kendala bagi program ini. Accurate Accounting Kelebihan dari progam ini adalah sebagai berikut. Sangat mudah untuk digunakan. Telah tersedia fitur pajak yang sesuai dengan perpajakan Indonesia. Kebanyakan program tidak memiliki fitur ini tetapi accurate accounting mampu menyediakannya. Sudah menggunakan standart akuntansi yang digunakan di Indonesia. Mampu menghitung nilai transaksi hingga 15 digit. Artinya transaksi yang mampu dihitung berkisar 920 triliun. Kelemahan dari program ini adalah harganya yang sangat mahal. Daceasy Accounting Kelebihan dari program ini adalah sebagai berikut. Memiliki respons yang cukup cepat ketika digunakan. Kemampuan menyimpan data secara otomatis ketika terjadi hahal yang tidak diduga seperti lampu mati. Kelemahan dari program ini adalah sebagai berikut. Tampilan yang tidak menarik karena masih hitam dan putih. Sangat sulit untuk dimodifikasi. Masih menggunakan printer dot matrix. Zahir Accounting Kelebihan program ini adalah sebagai berikut. Tampilan yang cukup bagus. Mudah sekali digunakan. Laporan dan faktur dapat di secara langsung. Bisa melihat detil setiap transaksi dalam laporan. Kelemahan program ini adalah sebagai berikut. Harganya yang cukup mahal. Tidak mampu menghitung biaya setiap jam.

9 6. Software ERP Perlu Anda ketahui bahwa software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan. Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar menjadi lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti : penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation). 7. Sejarah Terciptanya ERP Software dan Perkembangannya Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal terbentuknya ERP software ini dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan Company Production. Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning) pada tahun 1980 dan terciptalah ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an. Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ERP ini antara lain : ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

10 ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan Bagaimana keadaan kita? tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan Apa yang harus kita kerjakan untuk menjadi lebih baik? ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya. Seiring dengan perkembangan teknologi, kini ERP sudah dapat digunakan di berbagai perusahaan, namun sayangnya kesadaran akan pentingnya sistem ERP masih tergolong rendah. Padahal untuk dapat bersaing di pasar sistem tersebut perlu diterapkan. Penerapan ERP pada suatu perusahaan, Perusahaan tersebut akan memperoleh keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen persediaan, pengiriman maupun keuangan sehingga dapat mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan dan Anda bisa lebih fokus kedalam proses strategi bisnis. 8. IMPLEMENTASI ERP Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP:

11 Mengidentifikasi data yang akan di migrasi Menentukan waktu dari migrasi data Membuat template data Menentukan alat untuk migrasi data Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi Menentukan pengarsipan data KELEBIHAN ERP Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. Rancangan Perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti KELEMAHAN ERP Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

12 Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan Definisi dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. C. LATIHAN SOAL/TUGAS 1. Apakah yang dimaksud dengan Software Akuntansi? 2. Sebutkan beberapa Software Akuntansi? 3. Sebutkan 3 Jenis Software Akuntansi? 4. Sebutkan dan jelaskan Mengenai ERP? D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 4. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 5. MULYADI SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.