ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI JABATAN: STUDI KASUS DI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA dan ORGANISASI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN BANDUNG PROYEK AKHIR Oleh : JOEHERDI MUHAMMAD YUSUF NIM: 29106325 Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI JABATAN: STUDI KASUS DI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA dan ORGANISASI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN BANDUNG JOEHERDI MUHAMMAD YUSUF NIM: 29106325 Tanggal Lulus Ujian Akhir : 23 Mei 2008 Tanggal Wisuda : 19 Juli 2008 Program Pascasarjana. Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Aurik Gustomo, ST, MT Abstrak PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB) merupakan penyedia jasa distribusi tenaga listrik di wilayah Jawa Barat dan Banten. Sejalan dengan visinya yaitu menjadi perusahaan berkelas dunia dengan bertumpu pada potensi insani, PT PLN (persero) menyusun Strategi Implementasi Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (MSDM-BK). Penelitian Proyek akhir ini bertujuan untuk melakukan analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi jabatan yang difokuskan pada bagian SDM di PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB). Analisis ini bertujuan untuk mengetahui program pelatihan apa yang cocok untuk pemegang jabatan sesuai dengan kompetensi jabatan sehingga dapat mencapai kinerja terbaik. Kerangka kerja menggunakan pendekatan alur kerja (work flow approach), yaitu pendekatan yang ditentukan oleh bentuk dan sifat produk yang dihasilkan, sehingga memberikan petunjuk tentang urutan atau aliran pekerjaan. Tahap pertama adalah pengumpulan data, tahap kedua adalah analisis data yang berupa pengelompokan kompetensi dan penentuan materi pelatihan yang sesuai dengan kompetensi pegawai dan kompetensi jabatan mereka, tahap selanjutnya adalah validasi. Validasi sebagai tahap akhir dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak manajerial dari perusahaan untuk menilai rancangan program dan materi pelatihan. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mengimplementasikan programprogram pelatihan yaitu : penilaian kebutuhan, kepastian kesediaan pegawai untuk mengikuti pelatihan, penciptaan lingkungan pembelajaran, kepastian dalam penggunaan ilmu di dalam pelatihan, pemilihan metode pelatihan, evaluasi program pelatihan. Peneliti juga merekomendasikan agar PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB) agar perusahaan mencoba untuk menerapkan penggunaan metode pelatihan dengan menggunakan metodee-learning. Kata Kunci: MSDM, Analisa Kebutuhan Pelatihan, profil kompetensi Jabatan i
TRAINING NEED ANALYSIS BASED ON JOB COMPETENCE: CASE STUDY AT HUMAN RESOURCES and ORGANIZATION DIVISION OF PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN BANDUNG JOEHERDI MUHAMMAD YUSUF NIM: 29106325 Date of Final Examination: May 23 rd 2008 Date of Graduation: July 19 th, 2008 Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2008 Thesis Advisory: Aurik Gustomo, ST, MT PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB) is an electricity provider for community in West Java and Banten. In the line with the company`s vision that is to be a world class company driven by human potent, hence PT PLN (persero) compiles Competency- Based Human Resources Management Strategy aimed to develop professionalism in competition era and also to improve the added value for customers, employees, and stakeholders. The training program is one of key success factor to create competency-based human resources. This research attempted to conduct a training need analysis based on job competence that focused on Human Resources division at PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB). This analysis aimed to knew what training that match for employee base their job competency profile especially in non technical competency (core and leadership competency) as requirements in order to reach the best performance. The data was collected by a direct survey using interview method and take a several data and journal books from company. Using workflow approach as conceptual framework has three step which are : (1) Data collection; (2) analysis of job description of each level, making a group of core and leadership competencies and make a training module; and finally (3) validation. The validation step done by interviewing the management to assess the training and the module of training. This step that company should do to implement the programs are : need assessment, ensuring readiness for training, creating a learning environment, ensuring transfer of training, selecting the training method and evaluating the training program. The recommendation of this research is PT PLN (persero) Distribusi Jawa barat dan Banten (DJBB) should try to implement the E-Learning training methods. Key Words: HR, Training Need Analysis, Job competency profile ii
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI JABATAN: STUDI KASUS DI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA dan ORGANISASI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN BANDUNG Oleh: JOEHERDI MUHAMMAD YUSUF IM: 29106325 Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Akademik: (Aurik Gustomo, ST, MT.) iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya kepada penulis sehingga penulisan laporan proyek akhir yang berjudul - ini dapat terselesaikan sebagai salah satu persyaratan kelulusan Program Magister Administrasi Bisnis (MBA) di Institut Teknologi Bandung. Pada proses penyusunan laporan proyek akhir ini, penulis mendapatkan banyak bimbingan dan dukungan yang sangat berarti dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Dermawan Wibisono selaku Direktur Program MBA-ITB, atas izin dan kesempatan yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan proyek akhir 2. Bapak Aurik Gustomo, ST, MT selaku dosen pembimbing dan dosen wali angkatan 36 reguler, atas segala ilmu, pengalaman, bimbingan, dan waktunya 3. Bapak Iyus Kusmayadi, selaku Manajer Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. Bapak Dwinanto Wibowo, selaku pembimbing penelitian proyek akhir ini. Juga kepada Bapak Andi, Bapak Izaak, Ibu Ai, dan Ibu Rika 4. Seluruh dosen program dan staf MBA ITB, atas ilmu dan pengetahuan yang diberikan kepada penulis. Mba Yani, Mas Minar perpus, Pak Epson, Mas Dian, Mba Fitri. Tidak ketinggalan Ibu kantin yang selalu menyajikan makan bergizi. 5. Keluarga tercinta, Papah, Mamah serta kakak-kakak yang aneh, yang selalu memberikan dorongan semangat dan motivasi kepada penulis 6. Teman-teman MBA ITB angkatan 35,36,37,38, dan anak-anak MARCOS. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan proyek akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih terdapat kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan penulis. Kritik dan saran sangat diharapkan dan semoga proyek akhir ini bermanfaat bagi seluruh pihak. Bandung, 20 Mei 2008 Penulis iv
DAFTAR ISI ABSTRAK... ABSTRACT. LEMBAR PENGESAHAN... KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR.. DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN.. i ii iii iv v vii viii ix BAB I PENDAHULUAN. 1 1.1 Latar Belakang Proyek Akhir... 1 1.2 Sejarah Perusahaan 2 1.2.1 PT. PLN (Persero) 2 1.2.2 PT PLN (persero) Distribusi Jabar dan Banten.. 3 1.3 Ruang Lingkup Usaha. 5 1.4 Visi, Misi, dan Nilai PT PLN (persero) Distribusi Jabar dan Banten 6 1.4.1 Visi Perusahaan.. 6 1.4.2 Misi Perusahaan. 6 1.4.3 Nilai nilai Perusahaan 7 1.4.4 Motto Perusahaan.. 7 1.5 Struktur Organisasi. 7 1.6 Sumber Daya. 8 1.6.1 Sumber Daya Manusia.. 8 1.6.2 Sumber Daya Fisik... 10 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS 11 2.1 Conceptual Framework.. 13 2.2 Analisis Situasi Bisnis. 16 2.3 Analisis Perusahaan... 19 2.3.1 Jenis Jabatan dan Jenjang Jabatan.. 19 2.3.2 Kompetensi Pegawai.. 20 2.3.3 Penilaian atau Pengukuran Kompetensi Pegawai.. 22 2.3.4 Siklus Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) 22 2.4 Akar Masalah.. 24 v
BAB III SOLUSI BISNIS 25 3.1 Analisis Solusi Bisnis. 28 3.1.1 Tahap I : Pengumpulan Data dan Persiapan ( Gathering Data and Preparation).. 28 3.1.2 Tahap II : Analisis Data (Data Analysis).. 28 3.1.2.1 Pengelompokan kompetensi... 29 3.1.2.2 Perancangan Program Pelatihan dan Materi Pelatihan.. 30 3.1.3 Tahap III : Validasi (Validation) 41 3.2 Aplikasi Analisa Terhadap Jabatan di Bagian Sumber Daya Manusia dan Organisasi PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.. 41 3.2.1 Jabatan Manajer Sumber Daya Manusia dan Organisasi 42 3.2.2 Jabatan Deputi Manajer Pengembangan SDM.. 43 3.2.3 Jabatan Ahli Muda Pratama Pendidikan dan Pelatihan.. 44 3.2.4 Jabatan Ahli Muda Utama Pengolahan Data Administrasi SDM. 45 3.2.5 Jabatan Ahli Muda Pratama Pengolahan Data Administrasi SDM... 46 BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN REKOMENDASI. 47 4.1 Rencana Implementasi.. 47 4.2 Rekomendasi.. 51 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Gambar 1.2 Gambar 1.3 Gambar 1.4 Gambar 1.5 Peta Lokasi Kantor PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 5 Struktur Organisi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 8 Komposisi Pegawai PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008 Berdasarkan Pendidikan 9 Komposisi Pegawai PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008 Berdasarkan Usia. 9 Komposisi Pegawai PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008 Berdasarkan Jenis Kelamin 10 Gambar 2.1 Karakteristik Kompetensi 14 Gambar 2.2 Model Gunung Es. 15 Gambar 2.3 Tahapan Pengembangan Kompetensi.. 16 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Direktori Kompetensi pada PT PLN (persero) distribusi Jawa Barat dan Banten... 21 Siklus diklat PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten 24 Gambar 3.1 Komposisi Pegawai Berdasarkan Umur.. 25 Gambar 3.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan... 26 vii
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Tabel 1.2 Tabel 2.1 Tabel 2.2 Komposisi Pelanggan PT PLN (persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008 6 Daftar APJ dan APD di lingkungan distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008... 11 Jenis Jabatan dan Jenjang Jabatan pada PT PLN (persero) distribusi Jawa Barat dan Banten Tahun 2008. 20 Level Kompetensi pegawai PT PLN (persero) distribusi Jawa Barat dan Banten... 22 Tabel 3.1 Kompetensi Inti PT PLN (Persero). 27 Tabel 3.2 Kompetensi Kepemimpinan PT PLN (Persero)... 27 Tabel 3.3 Kelompok Kompetensi PT PLN (Persero) 29 Tabel 3.4 Kelompok Pengenalan Diri. 31 Tabel 3.5 Kelompok Membangun Motivasi.. 32 Tabel 3.6 Kelompok Mengelola Perubahan.. 33 Tabel 3.7 Kelompok Pengambil Keputusan Individu. 34 Tabel 3.8 Kelompok Komunikasi Efektif.. 35 Tabel 3.9 Kelompok Membangun Kelompok.. 36 Tabel 3.10 Kelompok Mengelola Konflik 37 Tabel 3.11 Kelompok Kekuasaan dan Politik. 38 Tabel 3.12 Kelompok Pengambilan Keputusan. 39 Tabel 3.13 Kelompok Kepemimpinan. 40 Tabel 3.14 Jabatan Manajer Sumber Daya Manusia dan Organisasi... 42 Tabel 3.15 Jabatan Deputi Manajer Pengembangan SDM. 43 Tabel 3.16 Jabatan Ahli Muda Pratama Pendidikan dan Pelatihan. 44 Tabel 3.17 Tabel 3.18 Jabatan Ahli Muda Utama Pengolahan Data Administrasi SDM 45 Jabatan Ahli Muda Pratama Pengolahan Data Administrasi SDM 46 viii
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A PENJABARAN VISI, MISI, DAN NILAI NILAI PT PLN (PERSERO) LAMPIRAN B DAFTAR REFERENSI NAMA-NAMA PROGRAM PELATIHAN LAMPIRAN C DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA ix