ANALISIS, PERANCANGAN, DAN IMPLEMENTASI SISTEM PERPUSTAKAAN SMK BINA HARAPAN Naskah Publikasi diajukan oleh Dyah Siska Galih Prakasiwi 07.11.1788 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS, DESIGN AND IMPLEMENTATION OF LIBRARY SISTEM IN SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PERPUSTAKAAN PADA SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA Dyah Siska Galih Prakasiwi 07.11.1788 Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the computer world, one medium that can be used for a variety of needs iscomputerized, a system in the processing of the data used as a source of information that can be used as an appropriate decision makers. SMK Bina Harapan Yogyakarta is one of the schools who want the ease of borrowingand repayment process of circulation of books and lending transactions and reports onlibrary fines. Services that have been done manually can be overcome with theapplication programs that can help expedite the processing and can improve the quality of the service to produce a report quickly, accurately, effectively and more efficiently. Information system design of the library data processing is designed to process data effectively and efficiently in every process of borrowing and repayment is done, in addition to optimizing the use of existing computers. In this study,researchers tried to analyze those issues and the result is a library system can display the report in the form of officer reports,member reports, category reports,publisher reports, report author, report title, report the circulation of books and reports Keywords: analysis, design, implementation, system libraries,
1. PENDAHULUAN SMK Bina Harapan Yogyakarta adalah salah satu sekolah yang menginginkan adanya kemudahan proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku dan transaksi peminjaman serta la 1 poran denda. Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dapat diatasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan kualitas dalam pelayanannya sehingga menghasilkan laporan yang cepat,akurat,efektif dan lebih efisien. Dalam dunia komputer, salah satu media yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah sistem dalam pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena itu ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PERPUSTAKAAN PADA SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA dirancang dan disusun sebagai judul dalam skripsi ini. Perancangan sistem informasi dari pengolahan data tersebut dirancang agar dapat mengolah data secara efektif dan efisien dalam setiap proses peminjaman maupun pengembalian yang dilakukan, selain itu untuk mengoptimalkan pemakaian komputer yang sudah ada di SMK Bina Harapan Yogyakarta. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya antara lain : 1. Batasan (boundary) 2. Lingkungan (environment) 3. Masukan (input) 4. Keluaran (output) 5. Komponen (component) 1 Hanif Al Fatta. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Hal 5.
6. Penghubung (Interface) 7. Penyimpanan (storage) 3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis kelemahan sistem Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). 3.2 Analisis kebutuhan sistem 3.2.1 Analisis fungsional sistem a. Sistem dapat menampilkan fitur sesuai dengan hak akses. b. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan pendataan buku. c. Sistem harus dapat menginputkan data anggota dan data petugas perpustakaan. d. Sistem dapat menampilkan dan melakukan pencatatan data anggota dan petugas perpustakaan. e. Sistem dapat melakukan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku. 3.2.2 Analisis non-fungsional sistem 1. Kebutuhan perangkat keras. Memori PC V-Gen 2 GB PC 5300 / PC 6400 Intel Pentium 4 2.8 Ghz Toshiba 2.5'' 250 GB Sata Monitor Samsung 18.5'' B1930 Wide Casing VenomRx ASP (NO PSU) w/ Acrylic Side Window + 2 Fan Keyboard Keyboard Logitech K100 (PS2) Mouse Optic Logitech USB / PS2 DVD-RW Lite-On 24x Sata (OEM) 2. Kebutuhan perangkat lunak. Windows XP Profesional Visual Basic 6.0 SQL Server 2000 3. Kebutuhan pengguna Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan
kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer. 3.3 Analisis kelayakan sistem Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut. Kelayakan teknis Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Dari yang sebelum sebelumnya, sudah banyak yang menerapkan sistem informasi perpustakaan di sekolah sekolah tertentu. Dari uraian tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan. Kelayakan operasional Sumber daya manusia untuk menjalankan sistem belum siap untuk mengoperasikan sistem informasi perpustakaan ini karena sumber daya manusia tersebut belum terbiasa menjalankan / mengoperasikan aplikasi komputer Maka dari itu, perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional sistem ini dikatakan layak. Kelayakan hukum Sistem perpustakaan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang berlaku di Indonesia terutama dala hal perijinan pemakaian aplikasi sistem. Dalam sistem perpustakaan ini perangkat lunak yang digunakan bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem perpustakaan ini dikatakan layak. Kelayakan ekonomi Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat.
a. Komponen Biaya 1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri dari: Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem, Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras. Hardware dan software tidak disediakan oleh pembuat sistem. 2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari: Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik). b. Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang. Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. 4. Perancangan sistem 4.1 Perancangan proses Flowchart
Data User Data Siswa Data Kategori Buku Data Penerbit Data Pengarang Data Judul Buku Data Buku Data Sirkulasi Data Setting Denda Data Setting Libur Input Data User Input Data Siswa Input Data Kategori Buku Input Data Penerbit Input Data Pengarang Input Data Judul Buku Input Data Buku Input Data Sirkulasi Input Data Setting Denda Input Data Setting Libur Data User Data Siswa Data Kategori Buku Data PEnerbit Data Pengarang Data Judul Buku Data Buku Data Sirkulasi Data Setting Denda Data Setting Libur User Siswa Kategori Buku Penerbit Pengarang Judul Buku Buku Sirkulasi Detail Sirkulasi Setting Denda Setting libur Olah Data Laporan User Olah Data Laporan Siswa Olah Data Laporan Kategori Buku Olah Data Laporan Penerbit Olah Data Laporan Pengarang Olah Data Laporan Judul Buku Olah Data Laporan Buku Olah Data Laporan Sirkulasi Laporan User Laporan Siswa Laporan Kategori Buku Laporan Penerbit Laporan Pengarang Laporan Judul Buku Laporan Judul Buku Laporan Sirkulasi Gambar 1 Flowchart DFD level 0 Operator Data Sirkulasi Sistem Informasi Perpustakaan Data petugas Data anggota Data kategori buku Data pengarang Data penerbit Data judul buku Data buku Data sirkulasi Data setting denda Data setting libur Admin Pembuatan Laporan Gambar 2 DFD level 0 Keterangan Admin :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses informasi Operator :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses informasi Kepala sekolah : Entitas luar login yang menerima berbagai laporan. Data anggota : Data anggota buku perpustakaan Data penerbit : Data penerbit buku Data Pengarang : Data pengarang buku Data kategori buku : Data kategori buku perpustakaan Data Judul buku : Data judul buku Data Buku : Data-data buku perpustakaan Data Setting Denda : Data Pengaturan Denda
Data Setting Libur : Data pengaturan denda pada saat hari libur Data Petugas : Data Pengguna Program Data Sirkulasi : Data-data peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan Laporan-laporan : Laporan-laporan sirkulasi buku perpustakaan. 4.2 Perancangan basis data ERD Kode_penerbit Nama_penerbit penerbit 1 memiliki Kode_kategori Kategori Kode_pengarang Nama_pengarang n Kategori buku memiliki Judul buku memiliki 1 n n 1 1 pengarang jumlah Kode_pengarang No_ISBN Kode_penerbit Kode_kategori Judul_buku memiliki NIS Nama Alamat Anggota 1 No_ISBN n Buku Kode_buku memiliki 1 n Kode_buku Status buku Detail sirkulasi n Kode_sirkulasi melakukan n Sirkulasi 1 memiliki Tanggal_harus_dikembalikan 1 1 n Kode_sirkulasi melakukan 1 Petugas Tanggal_peminjaman Denda NIS Tanggal_kembali NIP Nama_petugas berisi berisi n Setting_libur n Setting denda Kode_libur Ket_libur Kode_denda Lama_pinjam Tanggal Denda Gambar 3 ERD 4.3 Perancangan interface Perancangan form utama PETUGAS MASTER DATA BUKU SIRKULASI CETAK Data Petugas Logout Data Anggota Data Buku Judul Buku Kategori Buku Penerbit Pengarang Buku Pengembalian Peminjaman Laporan Anggota Laporan Buku Laporan Sirkulasi SMK Bina Harapan Sinduharjo Jl Kaliurang km 9,7 Gentan Sinduharjo Ngaglik Sleman Yk Gambar 4 rancangan form utama
5. Implementasi dan Pembahasan 5.1 Pemrograman Pembuatan database Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database terdapat table, view, stored procedure dan trigger. Pembuatan form / interface Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi. Pembuatan tabel Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data valuenya. 5.2 Tes program Syntax error Run time error Logical error 5.3 Instalasi sistem Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (system requirement). 5.4 Tes sistem White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Black box testing Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan.
5.5 Pelatihan Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses data, menampilkan laporan. Personil yang dilatih sebagai calon pengoprasian sistem baru adalah petugas perpustakaan. 5.6 Konversi sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama. 5.7 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem pada aplikasi perpustakaan ini tergolong mudah, karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk. 5.8 Manual program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam penggunaan sistem yang diusulkan penulis. 1. Form login Form login adalah form yang diproses pertama kali untuk menuju form menu utama dalam sistem perpustakaan ini, form login berfungsi untuk membatasi siapa saja yang dapat mengakses data data yang ada pada aplikasi.
2. Form Menu Utama Gambar 5 Form Login Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Gambar 6 Form Menu Utama 3. Form Data User Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, dan menghapus data petugas. Gambar 7 Form Data User 4. Form Data Siswa Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data anggota/siswa.
Gambar 8 Form Data Anggota 5. Form Data Kategori Buku Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data kategori buku. Gambar 9 Form Data Kategori Buku 6. Form Data Pengarang Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data pengarang. Gambar 10 Form Data Pengarang 7. Form Data Penerbit Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data penerbit.
Gambar 11 Form Data Penerbit 8. Form Data Judul Buku Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data judul buku. Gambar 12 Form Data Judul Buku 9. Form Data Buku Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data buku. Gambar 13 Form Data Buku
10. Form Data Sirkulasi Dalam form ini terdapat 2 sirkulasi yaitu : Sirkulasi Peminjaman Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data peminjaman. Gambar 14 Form Data Peminjaman Sirkulasi Pengembalian Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data pengembalian. Apabila ada anggota/siswa mengalami keterlambatan dalam pengembalian buku maka dikenakan denda. Gambar 15 Form Data Pengembalian
6. Penutup 6.1 Kesimpulan Untuk membuat Sistem Informasi Perpustakaan dilakukan dengan tahap identifikasi, analisis, perancangan, implementasi, uji coba dan pemeliharaan. Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program, hingga tahap implementasi sistem perpustakaan SMK Bina Harapan Yogyakarta, maka secara garis besar penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : Pembuatan sistem informasi perpustakaan dapat untuk memudahkan proses peminjaman atau pengembalian pada SMK Bina Harapan Yogyakarta Sistem Informasi Perpustakaan dapat menampilkan laporan perpustakaan yang berupa laporan petugas, laporan anggota, laporan kategori buku, laporan penerbit, laporan pengarang, laporan judul buku, laporan buku dan laporan sirkulasi. 6.2 Saran Dalam penerapan sistem perpustakaan ini penulis memberikan saran, antara lain Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem baru adalah melakukan perawatan terhadap perangkat lunak dan perangkat keras dengan baik sehingga sistem bisa berjalan dengan baik. Seiring berkembangnya organisasi dan teknologi maka akan terjadi pula peningkatan kebutuhan sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak yang terkait. Maka dari itu pada saatnya nanti sistem juga perlu dilakukan evaluasi dan pengembangan lebih lanjut. Sistem yang baru masih kurang sempurna sehinga dibutuhkan pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem sirkulasi data perpustakaan yang lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Anonim. 2002. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat lanjut. Semarang: Andi Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta:Andi Yogyakarta. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Mangkulo, Hengky Alexander. 2003. Aplikasi Database menggunakan ADO VB 6.0 dan SQL Server 2000. Surabaya: Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta.