Bab 2 Landasan Teori 2.1 Teori Manajemen Kualitas Jepang adalah salah satu negara yang sangat berhasil dalam menerapkan manajemen kualitas yang berorientasi pada kemanusiaan. Pola manajemen kualitas yang dianggap paling efektif tersebut mampu menjadi strategi kompetisi yang paling dapat diandalkan. Adapun teori mengenai manajemen kualitas menurut Yamit (2004:180) adalah upaya perbaikan kualitas yang dilakukan oleh perusahaan yang dilakukan secara terus menerus dengan cara memperbaiki proses dan kemampuan sumber daya manusia akan mengurangi produk cacat dan pada akhirnya akan meningkatkan output. Hal ini menyebabkan perusahaan semakin efisien dalam operasinya yang berarti daya saing perusahaan akan meningkat. Untuk dapat mencapai kualitas produk yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, perusahaan harus mampu hanya menghasilkan produk yang bermutu. Usaha menghasilkan produk yang bermutu hanya dapat dicapai bila proses yang bermutu dapat dicapai. Perbaikan-perbaikan yang dapat dilakukan dengan penghematan diberbagai bidang hanya dapat dilakukan dalam suatu proses yang berlangsung secara terus menerus dan berkesinambungan, atau dalam istilah Jepang menyebutnya dengan Kaizen. 2.1 Konsep Gemba Kaizen Menurut Imai (1998:xviii), terdapat dua macam pendekatan dalam memecahkan masalah, yaitu: a. Pendekatan dengan inovasi, yang menerapkan teknologi dan berbiaya tinggi. Seperti : komputer canggih dan beberapa perangkat kerja lainnya yang disertai pembelanjaan dengan dana yang besar. 10
b. Pendekatan dengan akal sehat, teknik-teknik sederhana yang tidak melibatkan banyak biaya. Pendekatan seperti ini dinamakan Kaizen. Kaizen menurut Shinmura (1998:439) adalah 悪いところを改めてよくすること Artinya adalah memperbaiki hal yang buruk. Kaizen berarti penyempurnaan yang berkesinambungan baik dalam kehidupan pribadi, dalam keluarga, lingkungan sosial maupun di tempat kerja, apabila diterapkan pada lingkungan kerja kaizen berarti penyempurnaan berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan (Imai, 1992:4). Menurut Magee (2007:41), untuk melakukan budaya kaizen di tempat kerja: 1. Ketahui permasalahan. 2. Temukan akar permasalahan. 3. Lakukan solusinya. 11
Kaizen tidak memerlukan investasi yang besar untuk melaksanakannya tetapi kaizen memerlukan usaha yang berkesinambungan dan tanggung jawab, dan kaizen akan menghasilkan perubahan secara bertahap (Imai, 1992:23). Segmentasi Kaizen ( 改善 ) terbagi menjadi tiga, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu: 1. Kaizen ( 改善 ) yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral. 2. Kaizen ( 改善 ) yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi ( 人種監視 )atau manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar atau prosedur baru. 3. Kaizen ( 改善 ) yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras. Gambar 2.1 11
KAIZEN PROCESS FLOW I. Observation of Current Condition & Analysis II. Root Cause Analysis III. Study of Countermeasure IV. Improvement Schedule V. Action for Improvement VI. Confirmation of Improvement Result No Effect VII. Standardization Sumber: Inoue, 2005 12
Pengertian gemba menurut Shinmura (1998:867) adalah 物事が現在行われている または実際に行われたその場所 Artinya: Tempat dimana sesuatu sedang atau sudah dilaksanakan. Dalam konteks yang lebih khusus gemba adalah tempat dimana produk atau layanan dibuat (Imai, 1998: 11). Adapun teori mengenai gemba kaizen menurut About Gemba Kaizen dalam National Productivity and Competitiveness Council atau NPCC (2007) dalam bahasa Inggris, yang berbunyi Gemba Kaizen is Kaizen activities at the Gemba which is the workplace - the real place where action is going on and that can make an organization perform better, artinya, gemba kaizen adalah kegiatan atau aktifitas kaizen di gemba atau tempat kerja, tempat sesungguhnya dimana sebuah kejadian berlangsung dan itu membuat sebuah organisasi bisa berjalan lebih baik.. Orang dapat mengubah pola pikirnya segera setelah mereka melakukan kaizen. Gemba kaizen sering sekali menghasilkan perbaikan dramatis dan mengesankan. Gemba kaizen di Jepang selalu menekankan tindakan dan perbuatan. Berikut ini adalah sepuluh aturan dasar mempraktekkan kaizen di gemba: 1. Tinggalkan gagasan konvensional yang serba kaku. 2. Pikirkan bagaimana caranya, bukan mengapa tak dilakukan. 3. Jangan berdalih. 4. Jangan mencari kesempurnaan. Lakukan segera, meskipun kemungkinan berhasilnya hanya 50%. 5. Lakukan koreksi segera bila ada kesalahan. 13
6. Jangan terlalu mengandalkan dana material untuk kaizen, gunakan hikmat dan kebijaksanaan. 7. Kebijakan berkembang bila menghadapi tekanan dan tantangan. 8. Bertanyalah mengapa? 5 kali sampai sumber masalah utama ditemukan. 9. Kebijaksanaan dari sepuluh orang adalah lebih baik dari pengetahuan satu orang. 10. Ingatlah, peluang kaizen tidak ada batasnya. Pada penerapan gemba kaizen yang dilakukan oleh PT. Nippon Ceramics Indonesia, dalam mengatasi masalah yang terjadi terdapat beberapa konsep yang dilakukan, adapun konsep-konsep tersebut adalah: 1. Lima (5) Aturan emas. 2. Empat M (Manusia, Mesin, Metode dan Material). 3. Kegiatan Pasar Pagi atau asaichi. 4. Lima R (5R) atau 5S. 5. Standarisasi. 2.2 Lima (5) Aturan Emas Gemba Memahami dan menjaga kontak dengan gemba atau tempat kerja adalah langkah pertama dalam mengelola tempat produksi secara efektif, dalam manajemen gemba ada yang dikenal sebagai lima aturan emas. Kelima butir aturan tersebut merupakan sekumpulan kata kunci dalam penerapan kaizen di gemba, lima aturan emas dalam manajemen gemba, yaitu: 14
1. Bila ada masalah muncul, langkah pertama pergilah ke gemba. Ada satu tempat yang secara pasti dapat disebut bukan gemba, yaitu meja kerja manajer. Bila manajer mengambil keputusan hanya berdasarkan data tertulis semata, manajer tersebut bukan berada di gemba. Banyak data yang dikumpulkan hanya untuk menyenangkan hati atasan dan seringkali pengukuran dihasilkan oleh peralatan yang mengandung kesalahan. Manajer harus menjadi orang yang memahami keadaan di gemba secara langsung. Informasi yang didapatkan dari dalam gemba adalah paling dapat diandalkan. Setelah melakukan kebiasaan pergi ke gemba, manajer akan menggunakan kebiasaan tersebut untuk memecahkan masalah. 目で見る管理とは 現場の仲間は当然ですが 現場をよく知らない地部間の人でも現場を見るだけで生産の進捗状況や部品の在庫状況正常か異常かの判断ができ 異常があればお互いに即 指摘できるような管理の仕方です Terjemahan: Manajemen melihat langsung adalah salah satu metode pengawasan. Bagi orang dari departemen lain pun hanya dengan melihat gemba, dia dapat menyimpulkan cocok atau tidaknya keadaan stok barang, kemajuan produksi dan lain-lain (Shinoda, 2007:132). 2. Periksalah keadaan gembutsu (objek atau benda yang relevan). Dalam bahasa Jepang, gembutsu adalah sesuatu yang berwujud dan secara fisik nyata. Dalam konteks gemba, istilah ini dapat berarti produk gagal atau produk yang dikembalikan, alat bantu kerja, mesin, atau bahkan keluhan konsumen. Pada saat munculnya suatu masalah atau ketidakwajaran, manajer harus pergi ke gemba dan memeriksa gembutsu, hal ini untuk mempelajari barang yang cacat dan memperhatikan proses produksi yang menghasilkannya. 15
3. Lakukan penanggulangan sesaat langsung di tempat kejadian. Penanggulangan sesaat hanya mengobati gejala, tidak pernah menyentuh akar penyebabnya. Kemauan dan disiplin pribadi yang kuat tidak akan berhenti mengupayakan kaizen pada tahap ketiga saja (penanggulangan sesaat), tapi juga berlanjut ke tahap berikutnya menemukan akar masalahnya dan melakukan tindakan penanggulangannya secara permanen. 4. Temukan akar penyebab masalah. Dengan pengamatan serius terhadap gembutsu di tempat munculnya masalah, dan juga tekad untuk menemukan penyebabnya, sebagian besar penyebab masalah di gemba dapat diselesaikan segera dan langsung di tempat kejadian, sebagian masalah mungkin memerlukan persiapan khusus dan perencanaan. 5. Standarisasi guna mencegah terulangnya masalah. Ketidakwajaran dapat menjadi pemicu proyek kaizen, yang selanjutnya akan membawa perubahan serta penciptaan standar baru atau peningkatan dari standar yang sudah ada. Standarisasi merupakan jaminan bagi kesinambungan dampak kaizen. 2.3 Empat M (4M) Empat M (4M) merupakan empat sumber daya utama yang terdapat di gemba. Empat M (4M) terdiri dari manusia ( 作業者 ), mesin ( 機械 ), material ( 材料 ) dan metode ( 方法 ). 16
2.4 Pasar pagi ( 朝市 ) Pasar pagi atau asaichi ( 朝市 ) adalah kegiatan yang dibudayakan pada perusahaan Jepang sebagai bagian dari kegiatan harian guna mengurangi tingkat produksi cacat dan gagal di gemba. Dalam bahasa Jepang, asaichi juga berarti hal pertama di pagi hari. Pasar pagi gemba umumnya digunakan untuk memperagakan produk cacat atau gagal dari hari sebelumnya, dengan cara ini penanggulangan dapat dipikirkan dan dijalankan (Imai, 1998:109). Penyebab terjadinya produk gagal antara lain: a. Gangguan mesin. b. Pemaksaan produksi dengan peralatan usang yang menghasilkan benda kerja di luar spesifikasi. c. Kegagalan mematuhi standar kerja. d. Material atau komponen yang menyimpang dari spesifikasi. e. Tidak menerapkan 5R. f. Kesalahan karena lupa, kurang hati-hati atau lalai. 2.5 Lima R (5R) Penataan atau 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) merupakan unsur penting bagi manajemen yang baik. Melalui 5R karyawan mempelajari dan mempraktekkan disiplin diri. Karyawan tanpa disiplin diri tidak mungkin akan menghasilkan produk maupun layanan yang berkualitas bagi konsumen (Imai, 1998:xviii). 17
Lima R (5R) adalah budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar, bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Industri tanpa 5R tak akan mampu berprestasi secara layak (Kristianto, 1999:4). Lima R (5R) merupakan singkatan dari lima istilah Jepang yang berkaitan dengan pemeliharaan tempat kerja. Lima langkah pemeliharaan tempat kerja dalam bahasa Jepang disebut dengan 5S Seiri ( 整理 ), seiton ( 整頓 ), seisou ( 清掃 ), seiketsu ( 清潔 ), sitsuke ( 躾 ). 2.5.1 Ringkas atau Seiri ( 整理 ) 整理 : 要る物と要らない物を区別して 要らない物を撤去する Artinya: Seiri ( 整理 ) atau Ringkas yaitu membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan (Shinoda, 2007:128). Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 1992:13). Ringkas adalah langkah awal dari 5R, langkah ini merupakan langkah yang sangat strategis. Tanpa diawali dengan langkah ini kegiatan kebersihan dan penataan hanya berlangsung di permukaan saja. Penerapan Rapi, Resik, Rawat dan Rajin akan sia-sia apabila masih banyak barang yang tidak berguna di tempat kerja (Kristianto, 1999:22). 2.5.2 Rapi atau Seiton ( 整頓 ) 18
整頓 : 要るものをいつでも必要な時に取り出せ 使える状態に正しく置く Artinya : Seiton ( 整頓 ) atau rapi adalah menyusun barang-barang yang diperlukan dengan rapi agar bisa digunakan setiap saat diperlukan (Shinoda, 2007:128). Kata Jepang seiton ( 整頓 ) secara harafiah berarti menyusun benda dengan cara yang menarik (rapi). Dalam konteks 5S, ini berarti mengatur barang-barang sehingga setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Untuk mencapai langkah ini, pelat penunjuk digunakan untuk menetapkan nama tiap barang dan tempat penyimpanannya (Yasuhiro,1995:249). Kegiatan membawa, membongkar, maupun memindahkan barang di tempat kerja dapat mencapai lebih dari 60% dari waktu kerja yang ada. Dengan penerapan rapi di tempat kerja, kegiatan tersebut banyak dikurangi (Kristianto, 1999:25). Penerapan rapi di tempat kerja adalah kemudahan dalam mencari dan mendapatkan barang yang dibutuhkan pada saat yang tepat. Sebaliknya setelah menggunakan alat kerja, pemakai juga mendapatkan kemudahan dalam mengembalikannya. 2.5.3 Resik atau Seisou ( 清掃 ) 清掃 : 職場をゴミなし 汚れなしの状態にする Artinya: Resik atau seisou ( 清掃 ) adalah menjadikan lingkungan kerja bebas dari sampah dan kotoran (Shinoda, 2007:128). Termasuk di dalamnya mesin dan alat kerja, lantai tempat kerja, dan berbagai daerah di dalam tempat kerja (Imai, 1998:65). 19
Keadaan tempat kerja yang kotor dan kumuh berdampak pada kesulitan pemeriksaan mesin ataupun peralatan kerja. Di tempat kerja yang seperti itu, gangguan mesin dapat mudah terjadi karena tak terpelihara. Resik di tempat kerja berarti segala potensi gangguan dapat terpantau dan tertanggulangi sedapat mungkin karena membersihkan berarti memeriksa (Kristianto, 1999:36). 2.5.4 Rawat atau Seiketsu ( 清潔 ) 清潔 : 職場をゴミなし 汚れなしの状態に保つ Artinya: Rawat atau seiketsu ( 清潔 ) adalah menjaga lingkungan kerja yang bebas dari sampah dan kotoran (Shinoda, 2007:128). Seiketsu ( 清潔 ) atau Rawat dalam bahasa Jepang adalah tertib pribadi, seperti mengenakan pakaian yang pantas dan bersih, kacamata pengaman, sarung tangan, sepatu dan selalu menjaga keadaan lingkungan kerja yang bersih dan sehat. Pengertian lain dari rawat adalah mempertahankan keadaan yang sudah ringkas, rapi, dan resik setiap hari secara terus-menerus (Imai, 1998:66). Seiketsu ( 清潔 ) atau rawat, pada prinsipnya mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Pada tempat kerja yang dirawat, kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin (Kristianto, 1999:47). Antara seisou dengan seiketsu sangat berkaitan erat. Seiketsu atau pemeliharaan kerapihan secara terus-menerus dalam pabrik, bergantung kepada seisou yang melakukan kegiatan pembersihan sehingga tindakan ini spesifik dan mudah dikerjakan (Yasuhiro, 1995:265). 20
2.5.5 Rajin atau Sitsuke 躾 : 決められたことを正しく守る習慣をつける Artinya: Rajin atau sitsuke ( 躾 ) adalah membiasakan menjaga dengan benar ketentuan yang telah dibuat (Shinoda,2007:128). Sitsuke atau rajin berarti disiplin pribadi. Orang yang mempraktekkan ringkas, rapi, resik dan rawat secara terus menerus dan menjadikan kegiatan ini sebagai kebiasaan dalam kehidupan sehari-harinya dapat menyebut dirinya memiliki disiplin pribadi (Imai, 1998:66). Rajin berkaitan dengan kebiasaan karyawan yang harus dibina agar dapat menjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik. Seperti budaya antri, bersih, tepat waktu, tepat janji dan sebagainya harus dibina (Kristianto, 1999:62). 2.6 Standarisasi Banyak masalah yang terjadi di gemba berkaitan dengan masalah yang sederhana, seperti keterampilan kerja, menangani kesulitan, menekan variabilitas yang bisa muncul setiap hari seperti standar kerja yang kurang memadai serta kesalahan karena kelalaian operator. Unsur lain penerapan gemba kaizen adalah standarisasi. Kata standar menunjukkan besaran nilai yang diukur dengan menggunakan metodologi yang telah disepakati oleh semua pihak yang berkepentingan. Upaya untuk menetapkan nilai standar tersebut dinamakan standarisasi (Ogawa, 1984:93). 21
Standar dapat dirumuskan sebagai cara terbaik dalam melaksanakan suatu tugas. Standar tertentu harus dipatuhi pada setiap proses guna menjamin kualitas. Menjaga standar adalah cara yang terbaik dalam menjamin kualitas pada setiap proses dan mencegah terjadinya masalah yang berulang (Imai, 1998:XXI). Ciri-ciri pokok standar sebagai berikut: 1. Merupakan cara yang terbaik, termudah dan paling aman dalam melakukan suatu tugas. 2. Memberikan cara terbaik dalam melestarikan pengetahuan dan kepuasan kemampuan. 3. Sebagai cara untuk mengukur kinerja. 4. Menentukan kaitan antara sebab dan akibat. 5. Menjadi dasar untuk memelihara dan memperbaiki proses. 6. Memberikan arah sasaran tugas dan petunjuk sasaran latihan. 7. Merupakan dasar untuk melakukan pelatihan. 8. Dasar untuk audit dan diagnotis. 9. Standar sebagai sarana untuk mencegah pengulangan kesalahan dan memperkecil variabilitas. Menurut Definisi dan Dasar Hukum dalam Departemen Pekerjaan Hukum (2006), standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan, menerapkan dan merevisi standar, yang dilaksanakan secara tertib dan berkerjasama dengan semua pihak. 22
Keuntungan standarisasi adalah mengurangi macam, tipe, dan ukuran berbagai bahan mentah yang harus dibeli dan berbagai barang yang harus diproduksi (Ogawa, 1984:48). Bila terjadi kesalahan di gemba, seperti menghasilkan produk cacat atau mengecewakan konsumen, manajemen harus mencari akar penyebabnya, mengambil tindakan untuk mengatasi keadaan tersebut, dan mengubah prosedur kerja guna menghapuskan masalah tersebut. Dengan standar yang ada, petugas melakukan tugasnya dengan mematuhi standar tersebut. Bila semuanya berjalan tanpa ada ketidakwajaran, maka proses terkendali. Langkah berikutnya adalah menyesuaikan keadaan yang ada dan meningkatkan standar ke tingkat yang lebih tinggi. 2.7 Kontaminasi Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:591), kontaminasi mengandung dua arti yaitu: 1. Pengotoran, pencemaran khususnya karena kemasukan unsur-unsur luar. 2. Penggabungan beberapa bentuk yang menimbulkan bentuk baru yang tidak lazim. 23