Modul yang disediakan oleh E-accounting adalah sebagai berikut: 1. Purchase (Pembelian) 2. Penjualan (Sales) 3. Hutang (Account Payable) 4. Piutang (Account Receivable) 5. Persediaan (Inventory) Pembelian dari supplier akan dicatat dalam fitur PEMBELIAN. Transaksi ini akan terhubung dengan sistem persediaan barang dan secara otomatis akan menambah jumlah stok dalam gudang, sekaligus akan mencatat timbulnya HUTANG pada supplier. Pada saat hutang jatuh tempo, maka dilakukan pembayaran melalui menu PAYMENT. Pembayaran ini dapat dilakukan secara penuh ataupun parsial. Dari sisi laporan, tersedia laporan pembelian, saldo hutang, kartu hutang dan hutang jatuh tempo. Penjualan dilakukan dengan mencatat penjualan ke customer. Transaksi ini terhubung dengan sistem persediaan barang dan secara otomatis akan mengurangi jumlah stok dalam gudang. Ada dua jenis penjualan yang dapat digunakan dalam aktifitas ini, yaitu PENJUALAN dan Point Of Sales. Transaksi penjualan jenis pertama (PENJUALAN) menggunakan invoice dan terhubung dengan sistem PIUTANG. Ketika membuat penjualan maka sekaligus akan menimbulkan piutang pada customer. Sedangkan penjualan jenis kedua (Point Of Sales) tidak menimbulkan piutang pada customer karena sudah langsung dilakukan pembayaran ketika transaksi penjualan terjadi. Dari sisi laporan, tersedia laporan penjualan by barang, laporan penjualan by pelanggan, Kartu Piutang, Saldo Piutang, Piutang Jatuh Tempo, Cara Bayar, Laba / Rugi per Barang, Laba / Rugi Penjualan. Untuk kepentingan penyesuaian persediaan, sistem menyediakan menu KOREKSI STOK. Sistem juga sudah mendukung untuk menggunakan banyak lokasi atau gudang sehingga antar gudang / lokasi dapat melakukan TRANSFER STOK untuk melakukan pemindahan barang / stok. Laporan yang tersedia untuk sistem persediaan ini
meliputi Kartu Stok, Saldo Stok, Stok Barang Masuk, Stok Barang Keluar. MEMULAI BEKERJA DENGAN E-ACCOUNTING Sebelum masuk ke kegiatan transaksi, maka diperlukan untuk menyiapkan data yang akan dipergunakan, yaitu Data Supplier, Data Barang serta Data Pelanggan. Berikut ini adalah keterangannya : A. Master Supplier Supplier adalah perusahaan atau perseorangan dimana kita melakukan pembelian barang atau jasa. Apabila kita melakukan pembelian secara kredit maka kita akan mempunyai hutang terhadap supplier. Data supplier harus dimasukkan terlebih dahulu untuk bisa kita melakukan transaksi pembelian. Berikut ini adalah cara untuk memasukkan data supplier: 1. Klik pada menu Master Supplier pada menu disebelah kiri, seperti berikut ini: 2. Maka akan tampil list sebagai berikut: 3. Untuk menambah data klik tombol, sehingga tampil sebagai berikut:
Keterangan Info Personal Kode Supplier : merupakan kode spesifik dari data Nama Supplier : Nama supplier Alamat : Alamat supplier Status : Status dari perusahaan Perusahaan Kota : Kota supplier tinggal Negara : Negara domisili supplier Kode Pos : Kode pos supplier No Telp : Telepon supplier, dapat diisikan lebih dari saru dengan menambahkan karakter koma (,) No. HP : Nomor handphone supplier, dapat diisikan lebih dari satu dengan menambahkan karakter koma (,) No. Fax : Nomor Fax supplier E-mail : Email yang dimiliki supplier No. NPWP : Nomor NPWP supplier Jatuh Tempo : Default jatuh tempo pembayaran ke supplier PPn : Default PPn, ada tiga plihan yang disediakan yaitu : a. None : barang tidak ada pajaknya b. Include : barang sudah termasuk pajak c. Exclude : barang belum termasuk pajak Keterangan : keterangan tambahan yang berhubungan dengan supplier Setelah memasukkan data pada info personal, masukkan data pada tab Daftar Bank. Kegunaannya adalah menambahkan nomor rekening untuk memudahkan melakukan transaksi melalui Bank.
Nama Sales No Telepon Keterangan : Nama sales dari supplier : Nomor telepon sales : Keterangan yang berhubungan dengan sales dari supplier Untuk menambahkan akun bank klik tombol tampil seperti berikut : maka akan Keterangan pada tab Daftar Bank Nama Bank No Rekening Nama Lengkap : Nama Bank supplier : Nomor Rekening Supplier : Nama pemilik rekening bank Supplier Untuk menyimpan klik tombol Tab Gambar: Untuk menambahkan gambar supplier klik tombol 4. Untuk melakukan koreksi, adalah dengan cara pilih data pada list, dan kemudian klik tombol.
5. Master supplier dapat dapat dihapus selama supplier tersebut belum digunakan untuk melakukan melakukan transaksi. Klik tombol data supplier. untuk menghapus B. Master Barang Product adalah item barang yang dibeli dari supplier dan kemudian dijual kembali ke customer. Selain penjualan barang, sistem dapat juga mencatat penjualan services / non-inventory. Untuk mencatat dan menambah barang atau jasa yang digunakan dalam sistem, dapat dilakukan dengan memilih menu Master Barang pada sisi kanan, sehingga tampil daftar barang & jasa seperti pada berikut ini:
Klik pada tombol sehingga menampilkan data seperti berikut ini: Tab Info : Kode Barang Nama Barang Nama Alias Kategori : Kode product / service, tiap product / service mempunyai SKU yang berbeda dan tidak boleh ada yang sama : Nama product / service, nama ini akan muncul di form transaksi pembelian ataupun penjualan : Nama lain dari product / service Supplier Company atau personal yang menjual product / service, atau dengan kata lain company atau personal dimana kita membeli product / service : Kelompok atau Kategori dari Product atau Services. Kategoti dapat disetting di menu Pengaturan -> Kategori seperti pada berikut ini :
Sehingga akan tampil seperti berikut ini: Kode : Kode Kategori, tidak boleh sama untuk setiap kategori Nama : Nama Kategori Klik tombol untuk menambahkan kategori baru, untuk melakukan koreksi atau editing pada kategori yang sudah ada dengan cara pilih dari daftar kategori dan klik tombol.kita dapat menghapus data kategori dengan cara pilih dari daftarlist kategori dan klik tombol. Kategori barang tidak dapat dihapus apabila sudah digunakan dalam setting Products dan Services.
Varian : Varian adalah jenis barang tersebut. Varian disini adalah sub dari kategori. Contoh : Kategori Baju memiliki Varian Baju anak-anak. Varian dapat disetting di menu Pengaturan -> Master Varian seperti pada berikut ini : Merk : Merk dari product Merk ini dapat disetting di menu Pengaturan -> Merk seperti pada berikut ini : Type Barang Dimensi Berat Barang Serial Number Status Barang Bisa Dijual Bisa Dibeli Uraian Singkat : Ada 3 Type yaitu products, services dan group, gunakan type barang untuk produk yang mempujasa untuk yang tidak mempunyai stok : Ukuran product : Berat dari product : Serial number menunjukan bahwa product tersebut memiliki kode unik sendiri, Seperti Handphone memiliki serial number / imei : Status barang menunjukkan barang ditampilkan atau tidak. : Status barang menunjukkan barang apakah bisa digunakan pada transaksi penjualan atau tidak : Status barang menunjukkan barang apakah bisa digunakan pada transaksi pembelian atau tidak. : Penjelasan / keterangan dari product atau jasa
Tab Unit Satuan : Fitur multisatuan adalah fitur standart dari sistem. Secara default akan selalu ada satu satuan terkecil dengan nilai conversion adalah 1 dan tidak dapat diubah. Untuk menambahkan satuan yang lain, maka yang harus diperhatikan adalah conversion-nya harus berdasarkan dari satuan terkecilnya. Contoh: Barang A mempunyai 3 satuan, yaitu PCS, BOX dan BAL. 1 BAL = 5 BOX 1 BOX = 10 PCS Untuk kasus ini maka - Unit terkecil adalah PCS dengan Conversion sama dengan 1 - Unit kedua adalah BOX dengan Conversion sama dengan 10 - Unit ketiga adalah BALL dengan Conversion sama dengan 50 Dari kasus diatas maka dapat disimpulkan bahwa Conversion adalah berdasarkan dari satuan terkecil yang mempunyai Conversion sama dengan 1. Dengan demikian maka Price (Harga Jual) dan Barcode dapat dibedakan berdasarkan satuan yang berbeda. Untuk menambahkan data unit satuan klik tomblol tampil seperti berikut : maka akan
Nama Unit Qty Satuan Harga Beli Harga Jual Margin : Nama unit satuan. Contoh : PCS (packs), LSN (lusin), dll : Jumlah dalam 1 unit satuan : Harga yang didapatkan dari supplier : Harga yang digunakan pada saat transaksi penjualan : Selisih harga antara harga jual dikurangi harga beli C. Data Pelanggan Pelanggan (Customers) : company atau personal yang membeli Products & Services yang kita jual. Apabila pelanggan membeli Products & Services yang kita jual secara kredit maka akan timbul piutang kepada pelanggan tersebut. Kita harus menambahkan data pelanggan (customers) terlebih dahulu agar dapat menggunakan transaksi penjualan. Caranya adalah pilih menu seperti berikut ini: Untuk menambah data pelanggan (customers) tekan tombol, sehingga tampil seperti berikut ini:
Tab Info Personal Kode Pelanggan : merupakan kode spesifik dari data Nama : Nama pelanggan, bisa nama badan usaha atau personal Alamat : Alamat pelanggan No Telp : Nomor telepon pelanggan No HP : Nomor handphone pelanggan Fax : No Fax pelanggan Email : Email dari pelanggan No. NPWP : Nomor NPWP dari pelanggan Jabatan : Jabatan pekerjaan pelanggan Tab Other Setting Perkiraan piutang : Account untuk menyimpan piutang customer Jatuh tempo : Default jatuh tempo customer Salesman : Salesman yang akan secara otomastis terpilih pada saat penjualan Disc1 (%), Disc2 (%), : Disc1 (%) dan Disc2 (%) adalah discount item yang otomastis terisi,
Untuk melakukan editing / koreksi adalah dengan cara pilih data pada list dan tekan tombol. Sedangkan untuk menghapus data pelanggan adalah dengan cara memilih pada list dan tekan tombol. Pelanggan (customer) yang sudah digunakan dalam transaksi tidak dapat dihapus. Setelah kita memasukkan data Supplier, Barang serta Pelanggan maka kita siap melakukan transaksi yang ada di E-accounting. Secara garis besar modul transaksi yang disediakan terbagi menjadi 3 kelompok besar, yaitu Pembelian, Penjualan, dan Gudang.