Rumus dan Fungsi I 5.1. Rumus dan Fungsi Microsoft merupakan perangkat lunak spreadsheet yang diposisikan untuk mengolah angka yang mengharuskan pemakai berhadapan dengan penggunaan rumus dan fungsi untuk menyelesaikan masalah. Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel / range dalam lembar kerja dengan operator matematik : +, -, /, *, dan ^. Kalau Fungsi merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial, lookup dan sebagainya. Fungsi siap pakai pada Excel dapat anda aktifkan dengan mengklik icon Function yang terdapat dalam toolbar standard seperti pada gambar berikut Selanjutnya Excel menampilkan kotak dialog Paste Function seperti gambar di bawah : 1
5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif Sebelum kita menginjak pada pemakaian rumus lebih baik kita mengerti tentang definisi sel relatif dan sel absolut karena bisa mempermudah dalam pengerjaan untuk rumus-rumus yang akan datang. 5.2.1 Sel Relatif Sel relatif ( sel bebas ) adalah alamat sel jika disalin akan menyesuaikan dengan tempat lokasi yang baru. Perhatikan contoh di bawah : Pada gambar diatas akan dihitung jumlah dari perkalian unit terjual dengan harga satuan barang.rumus pada sel G5 adalah =E5*F5. Pengisian data pada sel G6 dilakukan dengan menyalin rumus dari G5, sehingga rumus sel bersangkutan =E6*F6. Anda perhatikan saat menyalin rumus ke bawah, posisi baris akan menyesuaikan dengan baris yang baru yaitu lima menjadi enam. 5.2.2 Sel Absolut berarti sel tersebut baik kolom maupun barisnya terkunci ( absolut baris dan kolom ), sebagai contoh $B$4 jika sel tersebut disalin maka posisi kolom dan barisnya tetap. Seperti di bawah : 2
Penjelasan studi kasus di atas adalah membuat daftar harga bensin dengan perkalian antara jumlah liter dengan harga perliternya. Maka anda membuat daftar jumlah liternya ( range B8 : B17 ), sel C8 diisi dengan rumus =$B$5*B8 selanjutnya salin ke range C9 : C17. Jika anda perhatikan maka referensi sel B5 selalu tetap akan disalin sehingga jika anda klik sel C17 maka tampil rumus =$B$5*B17. 5.3. Rumus Sederhana 5.3.1 Aritmetika Penulisan rumus pada Excel kebanyakan menggunakan referensi sel, misalnya pada sel E5 terdapat rumus =C5*D5. artinya sel E5 berisi data yang mengacu ke alamat sel C5 dan D5, jika terjadi perubahan angka pada sel tersebut maka hasil perhitungan akan diperbaharui. Penulisan rumus dengan menunjuk referensi sel sangat dianjurkan untuk mengurangi kemungkinan salah ketik, sehingga penulisan rumus pada sel E5 dilakukan dengan langkah berikut ini : 1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan, dalam contoh sel E5. 2. Ketik tanda sama dengan ( = ), dilanjutkan dengan klik sel E5. 3. Ketik tanda kali ( * ), dilanjutkan dengan klik sel C5. 4. Tekan Enter. Dan penggunaan rumus aritmetika dapat anda lakukan dengan operator matematik seperti : OPERATOR ARTI ( CONTOH ) + (plus) Penjumlahan (3+3) (min) Pengurangan (3 1) Negatif ( 1) 3
* (asterisk) Perkalian (3*3) / (slash) Pembagian (3/3) % (persen) Persen (20%) ^ (caret) Pangkat (3^2) 5.3.2 Teks Gunakan tanda dan (&) untuk menggabungkan atau menyambung satu, atau lebih string test untuk menghasilkan satu kata. OPERATOR ARTI ( CONTOH ) & (ampersand) Menyambung dua nilai teks untuk menghasilkan satu kata ("North"&"wind") 5.3.3 Komparasi Rumus yang menggunakan perbandingan antara cell satu dengan cell yang lain dan menggunakan operator <, =, >, <=, >=, <>. Dan biasanya mengembalikan dua nilai saja jika bernilai benar maka hasilnya TRUE, dan kalau salah hasilnya FALSE. Misalnya ingin membandingkan cell A1 dengan A2 dan ingin dibandingkan apakah A1 > B1 dan hasilnya diletakkan pada C1. Langkah-langkahnya adalah : 1. Isikan 5 pada sel A1 2. Isikan nilai 3 pada sel B1 3. Kemudian letakkan pointer pada C1. 4. Masukkan rumus =A1>B1. 5. Tekanlah Enter maka hasilnya adalah TRUE. OPERATOR ARTI ( CONTOH ) = Sama dengan (A1=B1) > Lebih besar dari (A1>B1) < Lebih kecil dari (A1<B1) >= Lebih besar sama dengan (A1>=B1) <= Lebih kecil sama dengan (A1<=B1) <> Tidak sama dengan (A1<>B1) 4
5.4. Paste Special Gunanya adalah untuk menyalin suatu sel tetapi tidak ingin formulanya ikut disalin, jadi kita ingin menyalin nilainya saja, formulanya saja, format selnya saja, validation saja, commentsnya saja dan lain-lain (lihat gambar). Caranya cukup dengan mengklik sel yang akan kita salin dan klik tombol Copy lalu kita arahkan pointer mouse ke sel yang kita inginkan lalu klik kanan mouse dan pilihlah Paste Special. Langkah ini juga bisa dilakukan dengan cara : 1. Klik tombol Copy 2. Pilih menu Edit Paste Special. 3. Kita pilih apa saja yang akan kita salin misalnya saja nilainya maka kita pilih radio button Value. 4. Klik OK. 5.5. Toolbar Auditing Pada Microsoft excel 2010, toolbar auditing ada pada tab group Formula seperti pada gambar berikut : Trace Precedents digunakan untuk menandai sel-sel yang masuk ke dalam suatu formula. Trace Dependents dipakai untuk menunjukkan letak formula yang memakai sel tersebut sebagai referensinya. Sedamgkan Trace Error dipakai bila muncul pesan kesalahan, yang membuat anda perlu mencari letak sel yang dipakai sebagai referensi formula tersebut. 5
Untuk mengaktifkan operasi-operasi tersebut sangat mudah, anda tinggal mengklik sel yang akan diperiksa lalu klik tombol-tombol operasi auditing yang terdapat dalam toolbar auditing. Sebagai contoh, perhatikan gambar di bawah: Sel B5 berisi formula =B1+B2+B3+B4. Klik sel B5 tersebut, lalu klik tombol Trace Precedents pada toolbar auditing. Pada lembar kerja akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel B5, dan di tiap sel yang dipakai sebagai referensi formula akan diberi titik, dalam hal ini adalah sel B1, B2, B3, dan B4. Contoh Lain, sel D11 berisi formula =(B11+C11)/2. Sekarang klik sel B11, lalu klik tombol Trace Dependents. Ternyata akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel D11, dan sel B11 diberi titik. Ini menunjukkan sel B11 dipakai sebagai referensi oleh formula yang ada pada sel D11. Dalam toolbar auditing juga terdapat tombol New Comments. Ini merupakan fasilitas yang berguna untuk membuat catatan pada sel-sel tertentu. Jika anda mengklik sel tersebut akan muncul sebuah text box yang berisi catatan. 5.6. Penamaan Sel Bila data yang diolah cukup banyak, boleh jadi anda merasa kesulitan menentukan posisi sebuah data. Untuk mengatasinya Anda bisa menamai range tertentu sehingga saat membuat formula anda tinggal mengetikkan nama range untuk dipakai sebagai referensi formula. Caranya : 1. Klik sel atau range data yang akan diberi nama, kemudian klik name box yang ada di sudut kiri atas lembar kerja. Masukkan nama yang anda inginkan 2. Anda juga bisa menamai range menggunakan teks yang telah ada pada lembar kerja. Caranya pilih range sel terdapat teks di dalamnya, lalu klik Define Name seperti pada gambar dibawah : 6
Tandai lokasi teks yang akan dipakai sebagai nama range. 3. Bila sudah tidak butuh. Anda bisa menghapus nama range. Caranya klik Tombol Name Manager. Kotak dialog Define Name akan muncul di layar. Pada daftar Names in WorkBook, klik nama sel yang akan dihapus lalu tekan tombol Delete. Klik OK. Contoh sederhana pemanfaatan nama range seperti Gambar di bawah. Formula pada sel C10 merupakan total penjualan di bulan Januari, tidak lagi memakai nama sel ( C7 sampai C9 ) sebagai referensi, tapi langsung memakai nama range ( Sedan_Kancil, Minibus_Rusa, dan Bus_Simba ). 7