MODEL PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI UNTUK INDUSTRI STARTUP MENGGUNAKAN METODE WARD PEPPARD DAN SAMM Putri Nastiti 1, Eko Nugroho 2, Ridi Ferdiana 3 1,2,3 Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Email: 1 putri.cio14@mail.ugm.ac.id, 2 nugroho@ugm.ac.id, 3 ridi@ugm.ac.id ABSTRAK Berbagai industri startup yang bermunculan menjadi bagian dari era ekonomi kreatif di Indonesia. Tetapi banyak diantaranya yang mengalami kegagalan. Beberapa alasan yang muncul terkait kegagalan sebuah startup diantaranya adalah tidak menyediakan kebutuhan pasar, investasi TI yang kurang matang, konflik internal startup, model bisnis yang tidak sesuai, dan sifat fleksibilitas startup yang rendah. Makalah ini mengajukan suatu konsep model perencanaan strategis SI/TI untuk industri startup dengan menggunakan kolaborasi antara kerangka kerja Ward Peppard dimana akan dilakukan analisis lingkungan internal dan eksternal baik dari sisi bisnis maupun TI, dengan model SAMM (Strategic Alignment Maturity Model) untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi pemicu dan penghambat keselarasan strategi bisnis dan TI. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah Critical Success Factor, Value Chain, Politik Ekonomi Sosial Teknologi, Portofolio McFarlan Strategic Grid. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu model perencanaan strategis SI/TI yang dapat menciptakan keselarasan strategi antara bisnis dan TI dan sesuai dengan budaya industri startup. Kata Kunci: Startup, Perencanaan Strategis, Ward and Peppard, SAMM 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang kian meningkat berdampak terhadap pertumbuhan ekonomi di Indonesia. Hal ini dapat ditandai dengan meningkatnya aktifitas bisnis di dalam negeri baik dalam skala kecil, menengah, maupun besar. Indonesia pun sudah memasuki era ekonomi kreatif, dimana keberadaan ilmu pengetahuan dan ide sebagai motor dalam perkembangan ekonominya [1]. Seperti yang dilansir dalam sebuah artikel pada The Jakarta Globe berjudul Indonesia Seen Leading SE Asian Online Shopping Boom Indonesia telah dipersiapkan untuk memimpin tren belanja online di kawasan Asia Tenggara karena akses internet yang semakin meningkat dan para investor berinvestasi ke perusahaan startup yang mulai berkembang pesat di dalam negeri [2]. Berbagai ide baru yang diciptakan oleh perusahaan startup akan mengendalikan bisnis transaksi elektronik di tingkat dunia [3]. Startup merupakan suatu organisasi yang dirancang untuk menemukan model bisnis yang tepat agar dapat menghasilkan keuntungan yang maksimal. Berangkat dari definisi tersebut, para pelaku bisnis diharapkan memahami bagaimana cara membuat perusahaan mengurangi tingkat kegagalan. Keberhasilan dari startup dapat diusahakan melalui proses yang tepat yang dapat dipelajari, serta dapat diajarkan [4]. Pengembangan sebuah sistem informasi yang tidak direncanakan secara sistematis akan mengakibatkan organisasi tersebut tidak memiliki skala prioritas proyek pengembangan TI. Hal ini akan berdampak pada penurunan produktivitas organisasi [5]. Perencanaan strategis sistem informasi adalah pendekatan sistematis untuk menentukan cara mana yang paling efektif dan efisien berkaitan dengan kepuasan pemenuhan kebutuhan informasi [6]. Perencanaan tersebut dibutuhkan untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi agar seirama dengan perkembangan organisasi untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa yang akan datang [7]. Keselarasan strategi bisnis dan TI juga diperlukan dalam setiap organisasi. Keselarasan antara strategi bisnis dan TI tersebut akan mengarahkan organisasi untuk dapat merealisasikan manfaat dari investasi TI dalam rangka menciptakan keunggulan kompetitif bisnis yang berkesinambungan [8]. Maka dari itu diperlukan adanya suatu perencanaan strategis TI yang tepat untuk diimplementasikan pada bisnis startup. Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dalam pengembangan bisnis startup yang selaras dengan strategi bisnisnya. Tinjauan Pustaka Ada beberapa penelitian tentang perencanaan strategis yang sudah terlebih dahulu dilakukan. Diantaranya adalah: Linda Parker [9] dalam publikasi ilmiah berjudul Strategic Planning with Critical Success Factors and Future Scenarios: An Integrated Strategic Planning Framework berisi uraian tentang penelitian yang dilakukan oleh SEI. Pada tahun 2005, SEI (Software Engineer Institute) mulai menerima gagasan untuk menggabungkan metode CSF dengan metode future scenario dalam konteks perencanaan strategis. Hasil dari penelitian ini mengeksplorasi nilai dari meningkatkan teknik perencanaan strategis yang khas dengan metode CSF dan future scenario dan menyajikan suatu kerangka terpadu untuk perencanaan strategis. 101
Kedua metode tersebut dapat memperjelas situasi organisasi saat ini, potensi masa depan, dan kontribusi terhadap kerangka kerja perencanaan strategis yang kuat. Ade [10] melakukan penelitian dengan menggunakan metode Ward and Peppard dan IT Balanced Scorecard. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah rancangan rencana strategis sistem informasi yang menyelaraskan fungsi dari SI/TI dengan visi misi Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika Kabupaten Cilacap. Pada penelitian ini disebutkan bahwa ternyata penggunaan SI/TI masih belum optimal, dan belum menunjukkan efisiensi proses kerja bisnis, maka dirumuskan suatu strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI untuk Dishubkominfo Kabupaten Cilacap. Wulandari [11] melakukan penelitian untuk mengukur tingkat kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI. Penelitian ini membahas pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kematangan keselarasan strategi bisnis dan strategi teknologi informasi sehingga dapat diketahui posisi tingkat kematangannya. Metode pengukuran yang dilakukan adalah metode Luftman (Luftman s Strategic Alignment Maturity Model). Dengan menggunakan metode ini, gap atau kesenjangan yang ada dapat diketahui sehingga dapat disusun rekomendasi berupa langkah yang lebih baik sehingga dapat mewujudkan tingkat keselarasan yang lebih baik pula. 2. METODE 2.1. PSSI Menggunakan Kerangka Kerja Ward dan Peppard Dalam merancang suatu perencanaan strategis diperlukan metode yang sesuai dengan obyek penelitian. Suatu kerangka kerja diperlukan dalam perencanaan strategis untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan [12]. Metode Ward Peppard terdiri dari tahapan masukan dan keluaran. Pada tahapan masukan yang dilakukan adalah analisis lingkungan bisnis internal (mencakup aspek strategi bisnis saat ini, sumber daya, tujuan, proses bisnis, budaya organisasi), analisis lingkungan bisnis eksternal (mencakup aspek ekonomi, industri dan iklim bersaing perusahaan), analisis lingkungan SI/TI eksternal (mencakup tren teknologi saat ini dan peluang pemanfaatannya), penggunaan SI/TI oleh kompetitor, lingkungan SI/TI internal (mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya, kontribusi TI terhadap bisnis, keterampilan sumber daya menggunakan TI, portofolio SI/TI saat ini). Setelah dilakukan analisis lingkungan maka tahapan selanjutnya adalah penyusunan strategi. Hasil dari proses penyusunan strategi berupa strategi SI, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI. 2.2. Strategic Alignment Maturity Model Persamaan matematika dinomori dengan angka Arab di dalam tanda kurung buka-tutup pada model SAMM diperkenalkan oleh Luftman. Model ini dibuat berdasarkan pengembangan dari 12 komponen pada model SAM oleh Henderson dan Venkatraman. Hasil penelitian Luftman ini mengidentifikasikan faktor-faktor yang menjadi pemicu (enabler) dan penghambat (inhibitor) terhadap keselarasan antara bisnis dan TI. Tingkat kematangan suatu organisasi digambarkan dalam enam dimensi model [11] seperti Gambar 1. Gambar 1. Strategic alignment maturity model [11]. 102
a. Kematangan komunikasi Pertukaran ide, pengetahuan dan informasi antara elemen bisnis dan TI, sehingga memiliki pemahaman yang jelas tentang strategi perusahaan, mampu beradaptasi dengan lingkungan bisnis dan TI yang serba dinamis, memahami prioritas, dan langkah langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. b. Kematangan pada kompetensi Tolak ukur antara nilai bisnis dan TI dalam memberikan kontribusi TI terhadap bisnis. c. Kematangan pada tata kelola Sejauh mana kewenangan untuk membuat keputusan TI didefinisikan dan diatur dalam organisasi serta bagaimana manajemen bisnis dan TI menerapkan prioritas TI dan alokasi sumber daya TI. d. Kematangan pada hubungan kerja Hubungan antara manajemen bisnis TI dan rekan bisnis, termasuk keterlibatan manajemen TI dalam menentukan strategi bisnis, tingkat kepercayaan antara keduanya dan bagaimana masing-masing merasakan kontribusi dari yang lain. e. Kematangan pada ruang lingkup dan arsitektur Sejauh mana TI mampu menyediakan infrastruktur yang fleksibel, mengevaluasi dan menerapkan teknologi yang sedang berkembang, mengaktifkan atau mendorong proses bisnis, dan menyediakan solusi khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan kebutuhan internal. f. Kematangan pada keahlian Praktek-praktek seperti pelatihan, laporan kinerja, dorongan berinovasi, memberikan peluang karir, kesiapan organisasi TI untuk perubahan, kemampuan untuk belajar, dan kemampuan untuk memanfaatkan ide-ide baru. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan studi literatur dan beberapa penelitian sebelumnya, sebuah model konseptual diajukan pada penelitian ini. Dimensi pada model konseptual ini diadopsi dari beberapa penelitian yang menggunakan metode Ward dan Peppard sebagai kerangka kerja dalam perencanaan strategis SI/TI, dan metode SAMM sebagai acuan untuk mengukur keselarasan strategi bisnis dan strategi TI. Penelitian ini akan membutuhkan empat startup sebagai obyek penelitian. Startup yang akan diteliti disini adalah startup yang sudah beroperasi kurang dari 4 tahun dan masuk dalam asosiasi digital kreatif Indonesia. Keempat startup tersebut adalah Gongsin International Transindo, Tonjoo, Javan labs, dan Amagine Interactive. Pengumpulan data dilakukan dengan cara diskusi, wawancara dengan founder atau CEO beserta beberapa staff startup, dilanjutkan dengan pengisian kuesioner keselarasan oleh staff, total 20 responden (bersifat kualitatif). Jalannya penelitian digambarkan dalam model seperti terlihat pada Gambar 2. 103
Mulai Identifikasi Masalah Pengambilan Data (Primer & Sekunder) Bisnis SI / TI Eksternal : PEST Eksternal : Tren SI/TI Internal : CSF SWOT Value Chain Internal : Aset SI/TI SDM TI Jaringan komputer Portofolio SI SAMM : Komunikasi Kompetensi Tata Kelola Hubungan Kerjasama Arsitektur Keahlian Penyusunan Strategi Strategi SI Strategi TI Strategi Manajemen SI/TI Portofolio Masa Depan Verifikasi Hasil Selesai Gambar 2. Model penelitian. Penelitian akan dilakukan dalam lima tahapan, yaitu: 1) Identifikasi masalah dan pengambilan data 2) Analisis lingkungan organisasi 3) Penyusunan strategi 4) Penentuan portofolio masa depan 5) Verifikasi hasil 104
Analisis Lingkungan Internal Bisnis dibagi menjadi tiga, yaitu: Value chain Analisis rantai nilai (value chain) dikemukakan oleh Michael Porter pada tahun 1984. Menurut Porter, setiap perusahaan adalah kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk produksi, pemasaran, pegiriman, dan dukungan terhadap produk. Keseluruhan kegiatan ini dapat direperentasikan dengan menggunakan value chain. Porter juga menjelaskan bahwa teknologi informasi adalah salah satu pendukung utama dari value chain [13]. Analisis value chain untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. CSF Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI [14]. SWOT Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Analisis ini akan memetakan hasil penelitian di lingkungan internal bisnis [15]. Identifikasi strength (kekuatan) bertujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Identifikasi weak (kelemahan) bertujuan untuk mengetahui apa saja kelemahan organisasi yang masih ada, sehingga dengan memahami kelemahan yang dimiliki, organisasi dapat melakukan perbaikan agar menjadi lebih baik. Identifikasi opportunity (peluang) bertujuan untuk mengetahui peluang, baik yang ada tersedia saat ini ataupun di masa depan sehingga organisasi dapat mempersiapkan diri untuk mencapai peluang tersebut. Identifikasi threat (ancaman) bertujuan untuk mengetahui ancaman apa saja yang harus siap dihadapi oleh organisasi, sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis ini berfungsi untuk memahami lingkungan eksternal organisasi dan mengetahui posisi serta daya saing organisasi terhadap para kompetitor. Selain itu juga dapat digunakan untuk menemukan peluang apa saja yang dapat menciptakan competitive advantage organisasi. Dalam melakukan analisis ini, metode yang digunakan adalah PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi). Analisis ini merupakan alat yang cukup efektif untuk digunakan sebagai pengukur kondisi dari segi eksternal organisasi yang mungkin mempengaruhi organisasi [16]. Analisis PEST mempunyai kemampuan dalam mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, sehingga organisasi akan mampu mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang. Analisis Lingkungan Internal SI/TI Analisis ini mencakup semua sumber daya SI/TI yang dimiliki oleh organisasi. Sumber daya tersebut termasuk sistem, teknologi, serta manajemen informasi yang ada dan dimanfaatkan oleh organisasi untuk keperluan bisnis dan teknis. Analisis ini bertujuan untuk mengetahui posisi, keadaan, dan kekuatan SI/TI organisasi. Ketiga hal tersebut menjadi patokan dan pertimbangan melakukan sebuah perencanaan strategis SI/TI bagi organisasi di saat mendatang [12]. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis ini bertujuan untuk mengetahui adanya perkembangan teknologi saat ini dan apakah teknologi tersebut dapat dimanfaatkan oleh organisasi dalam mendukung strategis bisnisnya di masa depan. Beberapa poin penting dalam mengidentifikasi perkembangan teknologi saat ini adalah: 1) Mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi. Pada poin ini yang perlu dilakukan adalah mengumpulkan data teknologi apa saja yang digunakan organisasi saat ini, kemudian dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis organisasi, mencari dampak positif atau dampak negatif dalam menggunakan SI/ TI tersebut serta mengevaluasi dengan sumber daya SI/TI yang ada. Hasil dari proses ini didapatkan daftar SI/TI yang digunakan saat ini dalam organisasi. 2) Mengetahui peluang keunggulan kompetitif terhadap pesaing. Pada poin ini yang perlu dilakukan adalah menentukan prosedur yang akan digunakan, arah penggunaannya, modus strategi penggunaan secara ofensif atau defensif; kemudian berdasarkan jawaban pertanyaan tersebut maka kesimpulan keunggulan kompetitif akan didapatkan, menentukan pengguna akhir, kemudian yang terakhir adalah membuat prioritas usulan pemanfaatan. Hasil dari 105
analisis tersebut berupa daftar rincian keunggulan kompetitif teknologi dan daftar prioritas pemanfaatan teknologi [12]. Analisis Portofolio Aplikasi Analisis portofolio aplikasi menggunakan metode McFarlan Strategic Grid. Analisis ini bertujuan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap organisasi. Terdapat empat kategori utama dalam analisis ini, yaitu strategic, high potential, key operation, dan support. Kategori strategic yaitu aplikasi yang sangat diperlukan untuk keberlanjutan strategi bisnis pada masa mendatang, kategori high potential yaitu aplikasi yang mempunyai peranan sangat penting untuk mencapai keberhasilan di masa mendatang, kategori key operation yaitu untuk mencapai suatu keberhasilan, organisasi sangat bergantung pada aplikasi tersebut, kategori support yaitu aplikasi yang sangat berharga, tetapi tidak terlalu mempunyai peran penting dalam keberhasilan organisasi [5]. Analisis Keselarasan Strategi Keselarasan strategi bisnis dan TI ditunjukkan melalui hubungan dua arah yang saling mendukung. Keselarasan antara strategi bisnis dan TI akan mengarahkan organisasi untuk dapat merealisasikan manfaat dari investasi TI dalam rangka menciptakan keunggulan kompetitif organisasi yang berkelanjutan [8]. Analisis ini menggunakan model SAMM oleh Luftman. 4. SIMPULAN Sebuah perencanaan strategis diperlukan agar perusahaan startup mempunyai keunggulan kompetitif. Kerangka kerja Ward Peppard sesuai dengan proses bisnis yang terjadi di industri startup karena mencakup sejumlah aspek penting organisasi, seperti strategi bisnis saat ini, aspek ekonomi, industri, iklim bersaing organisasi, kondisi SI/TI dari perspektif bisnis, tingkat kematangan SI/TI, kontribusi SI/TI pada bisnis, keterampilan sumber daya manusia, infrastruktur teknologi, portofolio SI/TI saat ini, serta tren teknologi. Penelitian ini juga memperhitungkan aspek kematangan keselarasan strategi organisasi. Penilaian dengan menggunakan metode SAMM mencakup beberapa aspek yaitu komunikasi yang baik antara bisnis dengan TI, pengukuran manfaat dan kompetensi TI yang lebih terintegrasi dengan bisnis, penerapan tata kelola TI yang efektif, kemitraan bisnis dengan TI yang terkelola, perencanaan ruang lingkup dan arsitektur TI yang baik dan SDM TI yang berkualitas. Penelitian selanjutnya adalah melakukan analisis lingkungan startup. Setelah itu hasil analisis tersebut menjadi acuan untuk penyusunan strategi SI, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI. Dengan demikian industri startup diharapkan mempunyai suatu perencanaan strategis yang mendukung terciptanya keselarasan antara strategi bisnis dan TI. 5. REFERENSI [1] Liang, I. C. S. 2013. Industri Kreatif Dan Ekonomi Sosial Di Indonesia: Permasalahan Dan Usulan Solusi Dalam Menghadapi Tantangan Global. Prociding The 5th International Conference on Indonesian Studies: Ethnicity and Globalization. 304-322. [2] Revees, S. 2014. Indonesia Seen Leading SE Asian Online Shooping Boom.(Online), (http://jakartaglobe.beritasatu.com/business/indonesia-seen-leading-se-asian-online-shoppingboom/, diakses 20 Desember 2014). [3] Chenoweth dan Steve. 2008. Undergraduate Software Engineering Students in Startup Businesses. 21st Conference on Software Engineering Education and Training. [4] Blank dan Steve. 2013. Why The Lean Start-Up Changes Everything. Harvard Business Review.. [5] Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning For Information Systems 2nd Ed. John Wiley & Sons, New York. [6] Ward, J. dan Griffiths, P. 2003. Strategic Planning For Information Systems 2nd Ed. John Wiley & Sons, Chicester. [7] Fatchur dan Rochim. 2003. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi : Studi Kasus Universitas Diponegoro Semarang.(Online), (http://directory.umm.ac.id/sip/binus.pdf, diakses 1 September 2015). [8] Luftman, J. 2003. Measure Your Business-IT Alignment: The Longstanding Business-IT Gap can be Bridge with an Assessment Tool to Rate Your Effort. Optimize Magazine Issue 22.(Online), (http://davidjf.free.fr/new/xgov_luftman_align.pdf, diakses 17 Januari 2015). [9] Gates, L. P. 2010. Strategic Planning with Critical Success Factors and Future Scenarios : An Integrated Strategic Planning Framework.(Online), (www.sei.cmu.edu/reports/10tr037.pdf, diakses 11 Desember 2014). 106
[10] Wibowo, A. A. 2015. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Pendekatan Ward And Peppard Dan IT Balanced Scorecard (Studi Kasus: Dinas Perhubungan, Komunikasi Dan Informatika Kabupaten Cilacap). Tesis. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. [11] Wulandari, I. 2012. Pengukuran Tingkat Kematangan Keselarasan Strategi Bisnis Dan Strategi Teknologi Informasi Pada Badan Perijinan Terpadu (BPT) Kabupaten Sragen. Tesis. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. [12] Maryani, Darudianto, dan Suparto. 2010. Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi (SI/TI): Studi Kasus STMIK XYZ. CommIT Vol. 4. [13] Pant, S. dan Hsu, C. 1995. Strategic Information Systems Planning: A Review., 1995 Information Resources Management Association International Conference, May 21-24, Atlanta, Georgia. [14] Nugroho, A. 2005. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Informatika, Bandung. 107
108