BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LAPORAN KEUANGAN ARUS KAS 4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang Diusulkan Pada bab ini penulis akan memberikan usulan pada rancangan sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas yang berjalan, sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah terkomputerisasi dan sistem yang diusulkan tersebut diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengolah data transaksi keuangan dan mempermudah pekerjaan agar lebih efektif dan efisien. 4.1.1 Kebijakan SIA Laporan Keuangan Arus Kas dan Pengendalian Intern yang Diusulkan Adapun kebijakan yang ada pada PT. Sinkona Indonesia Lestari Subang serta yang akan diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut: A. Penerimaan pendapatan perusahaan diperoleh dari penjualan produk garam kina. B. Jenis penjualannya yaitu kredit dengan jangka waktu pembayaran selama 30-90 hari. Pelanggan bisa negosiasi harga dengan perusahaan. C. Penjualan dilakukan kepada para pelanggan yang sudah terikat kontrak kerja dengan perusahaan. D. SP (Surat Penagihan) dibuat untuk semua no. Invoice dan dikeluarkan 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. E. SPR (Surat peringatan) dikeluarkan jika ada pelanggan yang belum bayar pada melebihi tanggal jatuh tempo. F. Bila pelanggan telat bayar akan dikenakan denda keterlambatan. Besarnya denda sesuai dengan kebijakan perusahaan. G. Bila ada pelanggan yang tidak bayar karena perusahaannya mengalami gulung tikar atau terkena bencana alam sehingga perusahaan tersebut tidak bisa bayar, maka piutangnya dihapuskan dan oleh perusahaan diakui sebagai beban piutang tak tertagih. H. Jumlah minimal pembelian barang yang dilakukan oleh pelanggan 25 Kg. 96
I. Seksi penjualan membuat laporan piutang dari transaksi penjualan yang terjadi. J. Semua penerimaan kas direkap ke dalam RPNK (Rekap penerimaan kas) dan dilakukan oleh seksi penjualan untuk memberikan informasi pada pimpinan. K. Sumber modal perusahaan didapat dari modal awal para pemegang saham yaitu PT. Perkebunan Nusantara VIII, Yayasan Kartika Eka Paksi, dan PT. Kimia Farma. L. Pengeluaran kas untuk keperluan kantor dan lainnya dikeluarkan oleh seksi tata usaha keuangan dan dicatat oleh seksi akuntansi. M. Kas keluar untuk pembayaran gaji/upah, pembelian peralatan kantor, perlengkapan, pembayaran listrik, air dan telepon, biaya buruh langsung. N. Penghitungan gaji pegawai tetap dan pegawai Outsourcing dilakukan oleh bagian umum/sdm beserta otorisasi slip gaji. 1. Untuk Pegawai Tetap a. Kehadiran tidak berpengaruh pada gaji dan tidak akan mengurangi besarnya gaji yang diterima. b. Besarnya gaji pokok dan santunan sosial ditentukan berdasarkan golongan. c. Besarnya tunjangan-tunjangan ditentukan berdasarkan tingkatan jabatan. d. besarnya potongan tetap ditentukan berdasarkan tingkatan jabatan. 2. Untuk Pegawai Outsourcing a. Kehadiran tidak berpengaruh pada gaji dan dapat mengurangi gaji/upah yang diterima. b. Besarnya gaji/upah dipengaruhi oleh besarnya UMR kab. setempat. c. Besarnya upah per hari yaitu besarnya UMR dibagi hari kerja. d. Besarnya upah lembur yaitu sebesar 5200/jam. O. Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor dilakukan oleh seksi pengadaan dan pembayarannya oleh seksi tata usaha keuangan. P. Pembelian bahan baku dan bahan penolong dilakukan oleh seksi pengadaan. Q. Memo permintaan bagian dibuat oleh seksi pengadaan untuk permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor semua bagian. 97
R. Semua pengeluaran kas direkap dalam RPLK (Rekap Pengeluaran Kas). S. Transaksi investasi pemegang saham dicatat dalam dokumen BIPS. T. Laporan pendukung yang dihasilkan yaitu LPMB, LPB, LP, LTB, RPNK dan RPLK. U. Pembuatan laporan arus kas dilakukan oleh bagian keuangan seksi akuntansi. V. Metode Pencatatan Akuntansi yang digunakan adalah Cash Basic.. W. Laporan arus kas dilaporkan setiap bulan kepada Direktur Utama oleh kepala bagian keuangan. Adapun Pengendalian Internnya pada PT. Sinkona Indonesia Lestari yaitu sebagai berikut: A. Program SIA Laporan keuangan arus kas diprotek dengan kata kunci pada setiap bagiannya untuk menghindari penyalahgunaaan program sehingga hanya orang-orang tertentu yang bisa masuk dan menggunakan aplikasi ini B. Nomor Invoice dan pengkodean lain dibuat secara otomatis. 4.1.2 Fungsi Yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi laporan arus kas yang diusulkan pada PT. Sinkona Indonesia Lestari yaitu: A. Seksi Penjualan B. Seksi Tata Usaha Keuangan C. Bagian Umum/SDM D. Seksi Pengadaan E. Direktur Utama F. Seksi Akuntansi 4.1.3 Dokumen dan Catatan yang Diusulkan Adapun dokumen dan catatan yang diusulkan adalah sebagai berikut: A. LKK (Laporan Kontrak Kerja) digunakan untuk arsip data pelanggan yang sudah melakukan kontrak kerja dengan perusahaan. B. SP (Surat Penagihan) digunakan untuk melakukan penagihan pada pelanggan dan dikeluarkan 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo 98
C. SPR (Surat Peringatan) digunakan untuk peringatan pada pelanggan yang telat bayar melebihi tanggal jatuh tempo. D. Daftar Gaji Peg. Tetap digunakan untuk merekap semua gaji pegawai tetap. E. Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing digunakan untuk merekap semua gaji/upah pegawai Outsourcing. F. Slip Gaji Peg. Tetap digunakan untuk bukti pembayaran gaji yang diterima oleh pegawai tetap. G. Slip Gaji Peg. Outsourcing digunakan untuk bukti pembayaran gaji yang diterima oleh pegawai Outsourcing. H. Kartu Gaji Peg. Tetap digunakan sebagai bukti bahwa pegawai sudah menerima gaji. Semua pegawai tetap tanda tangan pada kartu gaji I. Kartu Gaji Peg. Outsourcing digunakan sebagai bukti bahwa pegawai sudah menerima gaji. Semua pegawai Outsourcing tanda tangan pada kartu gaji. J. SPP Gaji/Upah (Surat Permintaan pembayaran Gaji/Upah) digunakan untuk permintaan pembayaran gaji/upah setiap bulan. K. SPPBP (Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan) digunakan untuk permintaan pembayaran beban perusahaan seperti listrik, air, telepon yang ditujukan kepada bagian keuangan perusahaan oleh bagian umum/sdm. L. TPBP yaitu transaksi pembayaran beban perusahaan kepada rekanan. M. BK TPBP (Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan) digunakan sebagai bukti pengeluaran kas. N. SPPPBB (Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong) yaitu digunakan untuk permintaan pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong yang dibuat oleh seksi pengadaan dan ditujukan untuk seksi tata usaha keuangan. O. TPBBP yaitu transaksi pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong kepada Supplier. P. BK TPBBP yaitu bukti kas transaksi pembayaran pembelian bahan baku dan bahan penolong dan digunakan sebagai bukti pengeluaran kas. 99
Q. BK PPPK (Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor) yaitu bukti kas yang dikeluarkan oleh seksi tata usaha keuangan sebagai bukti pengeluaran kas untuk pembelian peralatan dan perlengkapan kantor untuk seksi pengadaan. R. RPLK (Rekap Pengeluaran Kas) digunakan untuk merekap semua transaksi pengeluaran kas perusahaan. S. Data Pemegang Saham digunakan untuk arsip di perusahaan. T. TIPS yaitu transaksi investasi (modal) dari pemegang saham. U. BKM (Bukti Kas Masuk) digunakan sebagai bukti penerimaan modal dari pemegang saham. V. RPNK (Rekap Penerimaan Kas) digunakan untuk merekap semua penerimaan dari piutang dan modal. W. Jurnal Umum digunakan untuk mencatat semua transaksi kas masuk dan kas keluar perusahaan selama satu periode. X. Buku Besar Umum digunakan untuk memposting semua akun yang ada di jurnal umum. Y. Laporan yang dihasilkan 1. LKK (Laporan Kontrak Kerja) digunakan untuk mencatat semua pelanggan yang sudah terikat kontrak kerja dengan perusahaan. 2. LPMB (Laporan Pemesanan Barang) digunakan untuk mencatat semua data pemesanan barang perbulan dan pertahun. 3. LPB (Laporan Pengiriman Barang) digunakan untuk mencatat data pengiriman barang pada pelanggan. 4. LP (Laporan Piutang) digunakan untuk mencatat transaksi piutang baik yang sudah bayar maupun belum bayar. 5. LTB (Laporan Telat Bayar) digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran piutang yang melebihi tanggal jatuh tempo. 6. Laporan Keuangan Arus Kas. 100
4.1.4 Account dan Code Account yang Diusulkan Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account Account Name Code Account Kas 111 Piutang Dagang 112 Piutang Tak Tertagih 611 Perlengkapan 114 Peralatan 121 Modal 311 Dividen 312 Penjualan 411 Pendapatan Lain-lain 412 Persediaan Bahan Baku 115 Persediaan Bahan Penolong 116 Beban Gaji & Upah 521 Utang Gaji 213 Beban Listrik 522 Beban Air 523 Beban Telepon 524 4.2 Perancangan Model Sistem Yang Diusulkan 4.2.1 Data Flow Diagram Yang Diusulkan 4.2.1.1 Diagram Konteks Yang Diusulkan Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar yang saling berhubungan. Diagram konteks sebagai transformasi suatu sistem yang dapat mentransformasikan data flow input menjadi output. Diagram konteks usulan dapat dlihat pada gambar di bawah ini: 101
Direktur Utama Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji, SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon, SPPPBB, BPB, MPB Otorisasi, Uang, SS Otorisasi Seksi Tata Usaha Keuangan Uang, ND Otorisasi, Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji, SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon, OP, SPPPBB, BPB, MPB Otorisasi, KPPPK, Uang, SS Otorisasi MPB, Uang, SS, BIPS, LPMB, LPB, LP, LTB, L/K Arus Kas SKEP, MPB, Uang, SS Otorisasi ND Otorisasi, Daftar Gaji Peg. Tetap, Daftar Upah Peg. Outsourcing, BK Gaji/Upah, BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP, BPB, BK TPBBP, KPPPK, BK PPPK ND Otorisasi, Daftar Gaji Peg. Tetap, Daftar Upah Peg. Outsourcing, BK Gaji/Upah, BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP, BPB, BK TPBBP, KPPPK, BK PPPK Seksi Akuntansi Seksi Penjualan Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas, PO, Uang, INV SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LAPORAN KEUANGAN ARUS KAS Barang, BPB, MPB Otorisasi, KPPPK Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas, PO, Uang, INV Kartu Stok, BPB, Daftar Barang Kebutuhan Kantor, MPB Otorisasi, KPPPK Seksi Pengadaan Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon, BP Listrik, Air & Telepon Kartu Gaji Rekanan Uang Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji Pegawai Bag. Umum/SDM Supplier RDHP, Data UMR, Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon SKEP, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi, Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Barang, BPB, KPPPK OP, Uang SS, Uang SS Otorisasi Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas, PO, INV, Uang SKPJP, INV, SJ, Barang, SP, ND Otorisasi Pemegang Saham Pelanggan Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan Keterangan : SKPJP : Surat Kontrak Perjanjian Jangka Panjang PO : Purchases Order INV : Invoice SJ : Surat Jalan SP : Surat Penagihan SPR : Surat Peringatan ND : Nota Debet LPMB : Laporan Pemesanan Barang LPB : Laporan Pengiriman Barang LP : Laporan Piutang LTB : Laporan Telat Bayar SKEP : Surat Keputusan Direksi RDHP : Rekap Daftar Hadir Pegawai SPP : Surat Permintaan Pembayaran SPPBP : Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan BP : Bukti Pembayaran BPB : Bukti Penerimaan Barang 102
BK TPBBP BK TPBP OP SPPPBB MPB KPPPK BK PPPK SS BIPS L/K : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan bahan Penolong : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan : Order Pembelian : Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong : Memo Permintaan Bagian : Kwitansi Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor : Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor : Surat Saham : Bukti Investasi Pemegang Saham : Laporan Keuangan Penjelasan dari sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas dari data flow diagram di atas yaitu dimulai dari seksi penjualan yang melakukan kesepakatan kerja dengan pelanggan, jika kedua belah pihak sepakat maka dibuatkan SKPJP rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 diserahkan pada pelanggan. Setelah pelanggan menjadi pelanggan tetap perusahaan, maka pelanggan sudah bisa melakukan transaksi pemesanan barang pada perusahaan. Pelanggan bernegosiasi harga dengan perusahaan, jika sepakat maka mengirimkan PO pada perusahaan. Seksi penjualan mengecek barang, jika barang tidak tersedia maka pengiriman ditunda dan jika barang tersedia maka membuat INV & SJ dan mengirimkan barang kepada pelanggan bersama INV dan SJ. INV & SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pelanggan bayar dibuatkan ND berdasarkan INV dan mengotorisasi ND. Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat, LPB, LP dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data Upah Minimum Regional. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPP lalu otorisasi slip 103
gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. Jika dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Bagian Umum/SDM untuk diperbaiki, bila sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji harus tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah sebagai bukti bahwa pembayaran gaji telah dilaksanakan. Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi. Rekanan menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada Bagian Umum/SDM. Bagian Umum/SDM membuat SPP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi. 104
Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB dan MPB otorisasi diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen, jika sesuai maka permohonan diterima dan jika tidak sesuai maka dokumen dikembalikan ke seksi pengadaan untuk diperbaiki. MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk dip roses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK, BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK rangkap 2 diarsipkan. Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada direktur utama. Direktur utama mengotorisasi SS. SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan. 4.2.1.2 Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara entitas yang terkait dalam sistem pada perancangan sistem informasi kas. 105
L/K Arus Kas L/K Arus Kas JU JU BBU File TPBBP BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP Daftar Barang Kebutuhan Kantor, MPB Otorisasi, KPPPK MPB Otorisasi, Barang, KPPPK BK PPPK Barang, KPPPK OP, Uang File TPBBP Rekanan KPPPK BK PPPK Supplier File TPBP OP KPPPK OP MPB Otorisasi Seksi Pengadaan MPB Otorisasi KPPPK, BK PPPK 6.0 Pembelian Peralatan & Perlengkapan Kantor Barang, BPB OP, Uang Kartu Stok, BPB Barang, BPB MPB MPB 5.0 Pembelian Bahan Baku & Bahan Penolong SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon Direktur Utama SPPBP, BP Listrik, Air & Telepon Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon, BP Listrik, Air & Telepon 4.0 Pengeluaran Beban Uang Operasional Perusahaan LPMB, LPB, LP, LTB File BK KPPPK File BK KPPPK OP SPPPBB SPPPBB OP File TPBP File TPBP MPB Otorisasi, KPPPK MPB Otorisasi, Uang OP, SPPPBB, BPB SPPPBB, BPB BK TPBP BK TPBP SPPBP L/K Arus Kas SPPBP LTB Uang, SS Otorisasi Uang, SS, BIPS LPMB LPB LP INV File TIPS BPB, BK TPBBP PO LPB LTB INV LP SJ LPMB ND Otorisasi File TIPS File TIPS 7.0 Penanaman Modal Seksi Tata usaha Keuangan File SJ PO SJ ND Otorisasi 9.0 Membuat L/K Arus Kas File SJ Uang, ND Otorisasi Uang, SS Otorisasi SS Otorisasi File ND File ND 2.0 Transaksi Pemesanan Barang File INV BK, Uang SS Otorisasi BIPS SS otorisasi SJ, INV, Barang, SP, ND Otorisasi PO, Uang, INV Seksi Akuntansi Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji 3.0 Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji Pembayaran Gaji Pegawai File PK SS, Uang PO, Uang, INV BIPS Daftar Gaji/Upah PO, INV, Uang SS Otorisasi BIPS Pemegang Saham BK, Uang 8.0 Pembayaran Dividen Daftar Gaji/Upah BK Gaji/Upah BK BK Gaji/Upah Kartu Gaji Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah ND Otorisasi Pelanggan Seksi Penjualan File BK Gaji/Upah File BK Gaji/Upah File ND, File PK SKPJP SKPJP File BK Gaji/Upah SKPJP SKEP Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji Kartu Gaji SKEP, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi RDHP, Data UMR Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas 1.0 Melakukan Perjanjian Kontrak Kerja LKK LKK Pegawai Bag. Umum/SDM Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas dari data flow diagram di atas yaitu dimulai dari seksi penjualan yang melakukan kesepakatan kerja dengan pelanggan, jika kedua belah pihak sepakat maka dibuatkan SKPJP rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 diserahkan pada pelanggan. Setelah pelanggan menjadi pelanggan tetap perusahaan, maka pelanggan sudah bisa melakukan transaksi pemesanan barang pada perusahaan. Pelanggan bernegosiasi harga dengan perusahaan, jika sepakat maka mengirimkan PO pada perusahaan. Seksi penjualan mengecek barang, jika barang tidak tersedia maka pengiriman ditunda dan jika barang tersedia maka membuat INV & SJ dan mengirimkan barang kepada pelanggan bersama INV dan SJ. INV & SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. 106
Jika pelanggan bayar dibuatkan ND berdasarkan INV dan mengotorisasi ND. Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat, LPB, LP dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data Upah Minimum Regional. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPP lalu otorisasi slip gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. Jika dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Bagian Umum/SDM untuk diperbaiki, bila sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji harus tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah sebagai bukti bahwa pembayaran gaji telah dilaksanakan. Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi. Rekanan menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada Bagian Umum/SDM. Bagian Umum/SDM membuat SPP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi. 107
Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB dan MPB otorisasi diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen, jika sesuai maka permohonan diterima dan jika tidak sesuai maka dokumen dikembalikan ke seksi pengadaan untuk diperbaiki. MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk dip roses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK, BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK rangkap 2 diarsipkan. Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada direktur utama. Direktur utama mengotorisasi SS. SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi. 108
Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan. 4.2.1.3 Data Flow Diagram Level 2 4.2.1.3.1 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 1.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 1.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses terjadinya kesepakatan kerja dengan pelanggan. Pelanggan Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas 1.1 Mengajukan jadi Pelanggan tetap Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas Seksi Penjualan SKPJP LKK LKK SKPJP SKPJP Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas 1.5 Menyerahkan SKPJP SKPJP 1.4 Membuat LKK SKPJP 1.3 Membuat SKPJP Foto Copy Pendirian Perusahaan, Kartu Identitas 1.2 Menerima Pengajuan dari pelanggan Gambar 4.3 DFD Level 2 dari Proses 1.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari pelanggan mengajukan untuk jadi pelanggan tetap, jika terjadi kesepakatan maka dibuatkan SKPJP rangkap 2. Rangkap 1 untuk perusahaan dan rangkap 2 untuk pelanggan. 4.2.1.3.2 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 2.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 2.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses terjadinya penjualan barang kepada pelanggan. 109
Uang, INV 2.5 Melakukan Pelunasan piutang Uang, INV ND Otorisasi Pelanggan PO 2.1 Pesan Barang PO Seksi Penjualan Uang, INV INV, SP Barang, INV, SJ SJ SJ INV INV PO PO PO File ND File ND ND Otorisasi ND Otorisasi 2.4 Buat SP INV 2.3 Mengirimkan Pesanan Barang Barang, INV, SJ File SJ 2.2 Menyiapkan Barang dan Buat INV, SJ LP LP ND 2.6 Buat ND dan Otorisasi ND ND Otorisasi File JU File SKPJP File PK File PK 2.8 Putus Kontrak File SJ Direktur Utama File INV File INV SJ INV LPMB, LPB, LP, LTB 2.7 Buat LPMB, LPB, LP & LTB LPMB LTB Uang, ND Otorisasi Seksi Tata Usaha Keuangan Seksi Akuntansi LPB LTB File INV LPB LPMB Gambar 4.4 DFD Level 2 dari Proses 2.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari pelanggan melakukan negosiasi harga dengan perusahaan, jika keduanya sepakat maka pelanggan mengirimkan PO ke seksi penjualan. Seksi penjualan membuat INV dan SJ, INV dan SJ rangkap 1 diserahkan ke pelanggan bersama barang pesanan. INV dan SJ rangkap 2 diarsipkan. Seksi penjualan membuat SP 10 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Pelanggan melakukan pembayaran pada waktu tanggal jatuh tempo, seksi penjualan membuat ND sebagai bukti pelunasan piutang dari pelanggan. ND di otorisasi oleh seksi penjualan, rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama dengan uang dan rangkap 3 diserahkan ke seksi akuntansi. Seksi penjualan membuat LPMB, LPB, LP, dan LTB untuk memberikan informasi bagi management yang membutuhkan. LPMB, LPB, LP dan LTB dilaporkan kepada direktur utama 4.2.1.3.3 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 3.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 3.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembayaran gaji pegawai 110
Bag. Umum/SDM SKEP 3.1 Mengeluarkan SKEP SKEP Direktur Utama BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi RDHP, Data UMR 3.2 Menghitung gaji pegawai Perhitungan Gaji 3.3 Buat Daftar Gaji/ Upah, Slip Gaji, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji 3.9 Menyerahkan Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah, Kartu Gaji Otorisasi Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/ Upah, Kartu Gaji Otorisasi 3.4 Otorisasi Slip Gaji 3.8 Otorisasi kartu gaji Seksi Tata usaha Keuangan Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji 3.5 Verifikasi/Validasi Dokumen Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah 3.7 Membuat BK Gaji/Upah Daftar Gaji/Upah Daftar Gaji/Upah Daftar Gaji/Upah, Slip Gaji Otorisasi, SPP Gaji/ 3.6 Upah, Kartu Gaji Menyiapkan Uang untuk BK Gaji/Upah Pembayaran gaji pegawai Daftar Gaji/Upah, SPP Gaji/Upah, Kartu Gaji Seksi Akuntansi Daftar Gaji/Upah, BK Gaji/Upah Kartu Gaji File BK Gaji/Upah File BK Gaji/Upah BK Gaji/Upah Kartu Gaji Kartu Gaji Pegawai Slip Gaji Otorisasi, Uang, Kartu Gaji Gambar 4.5 DFD Level 2 dari Proses 3.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Direktur Utama mengeluarkan SKEP untuk Bagian Umum/SDM, lalu Bagian Umum/SDM menghitung gaji pegawai berdasarkan RDHP, golongan, tingkat jabatan dan data UMR. Bagian Umum/SDM membuat Daftar Gaji/Upah pegawai tetap dan Outsourcing, Slip gaji pegawai tetap dan Outsourcing, kartu gaji pegawai tetap dan Outsourcing dan SPP lalu otorisasi slip gaji pegawai dan menyerahkan Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP ke seksi tata usaha keuangan. Daftar Gaji/Upah, Slip gaji otorisasi, Kartu Gaji dan SPP di verifikasi/validasi oleh seksi tata usaha keuangan. seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang untuk pembayaran gaji pegawai. Slip gaji otorisasi bersama uang diserahkan ke pegawai. Pegawai yang sudah menerima gaji tanda tangan di kartu gaji. Seksi tata usaha keuangan membuat BK Gaji/Upah, Kartu gaji yang sudah di otorisasai oleh semua pegawai dan BK Gaji/Upah rangkap 1 diserahkan ke bagian Umum/SDM, BK rangkap 2 bersama daftar gaji/upah diserahkan ke seksi akuntansi. 4.2.1.3.4 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 4.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 4.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembayaran pengeluaran beban operasional perusahaan kepada rekanan. 111
Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Rekanan 4.1 Menginformasikan Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon Uang BP Listrik, Air & Telepon Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon 4.5 Melakukan pembayaran beban perusahaan File SPPBP Bag. Umum/SDM SPPBP Uang 4.6 Menyerahkan BP Listrik, Air & Telepon 4.3 Verifikasi SPPBP dan menyiapkan uang Informasi Daftar Tagihan Listrik, Air & Telepon SPPBP BP Listrik, Air & Telepon 4.2 Membuat SPPBP SPPBP Seksi Tata usaha Keuangan BP Listrik, Air & Telepon Seksi Akuntansi BP Listrik, Air & Telepon, BK TPBP 4.7 Membuat BK TPBP BK TPBP BK TPBP File TPBP File TPBP Gambar 4.6 DFD Level 2 dari Proses 4.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari rekanan yang menginformasikan daftar tagihan listrik, air dan telepon kepada bagian umum/sdm, Bagian Umum/SDM membuat SPPBP untuk permintaan pembayaran beban perusahaan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan memverifikasi SPPBP, jika tidak sesuai dikembalikan ke Bagian Umum/SDM, jika sesuai seksi tata usaha keuangan menyiapkan uang dan melakukan pembayaran beban perusahaan ke rekanan dan menerima bukti pembayaran dari rekanan yaitu BP Listrik, Air dan Telepon. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBP, BP listrik, Air, Telepon dan BK TPBP diserahkan ke seksi akuntansi. 4.2.1.3.5 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 5.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 5.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembelian bahan dan bahan penolong ke Supplier. 112
Barang, BPB 5.3 Mengirimkan Barang & BPB Barang, BPB Seksi Pengadaan Kartu Stok 5.1 Cek Persediaan bahan baku & bahan penolong Kartu Stok 5.2 Membuat OP OP Supplier BPB SPPPBB SPPPBB OP OP 5.4 Buat SPPPBB SPPPBB, BPB Seksi Tata usaha Keuangan File TPBBP OP Uang SPPPBB, BPB File TPBBP 5.5 Menyiapkan uang & melakukan pembayaran BPB, Uang 5.6 Membuat BK TPBBP Seksi Akuntansi BPB, BK TPBBP Gambar 4.7 DFD Level 2 dari Proses 5.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi pengadaan mengecek persediaan bahan baku dan bahan penolong, jika stok banyak maka tidak mengajukan OP, jika stok habis maka seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan BPB dari Supplier, jika barang sudah diterima maka seksi pengadaan membuat SPP. rangkap 1 dan BPB diserahkan ke seksi tata usaha keuangan dan rangkap 2 diarsipkan. SPP dan BPB diverifikasi oleh seksi tata usaha keuangan, jika tidak sesuai OP maka dikembalikan ke seksi pengadaan dan jika sesuai OP maka seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier. Seksi tata usaha keuangan membuat BK TPBBP sebagai bukti pengeluaran kas, BK TPBBP rangkap 2 diarsipkan dan BK TPBBP rangkap 1 bersama BPB diserahkan ke seksi akuntansi. 113
4.2.1.3.6 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 6.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 6.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses Pembelian Peralatan & Perlengkapan Kantor ke Supplier. OP Barang, KPPPK Daftar Barang Kebutuhan Kantor 6.1 Membuat MPB MPB Direktur Utama 6.7 Menyerahkan Barang bersama KPPPK Barang, KPPPK Supplier Uang KPPPK 6.9 Melakukan pembayaran dan membuat BK PPPK KPPPK OP OP File BK KPPPK Uang BK PPPK 6.5 Membuat OP OP 6.6 Melakukan Pembelian Peralatan& Perlengkapan File BK KPPPK Seksi Tata usaha Keuangan MPB Otorisasi MPB Otorisasi MPB Otorisasi MPB Otorisasi MPB Otorisasi 6.3 Menyerahkan MPB Otorisasi Seksi Pengadaan MPB Otorisasi 6.4 Permohonan diterima dan Menyerahkan MPB Otorisasi MPB Otorisasi KPPPK KPPPK 6.8 Menyerahkan KPPPK 6.2 Otorisasi MPB Seksi Akuntansi MPB MPB Otorisasi BK PPPK KPPPK, BK PPPK Gambar 4.8 DFD Level 2 dari Proses 6.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi pengadaan mengecek inventaris kantor berdasarkan Daftar Barang Kebutuhan Kantor, jika habis/rusak maka membuat MPB. MPB diserahkan ke direktur utama, Direktur utama mengotorisasi MPB lalu diserahkan ke seksi pengadaan. MPB otorisasi diserahkan ke seksi tata usaha keuangan untuk permohonan permintaan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor. Seksi tata usaha keuangan mengecek dokumen dan MPB Otorisasi diserahkan kembali ke seksi pengadaan untuk diproses lebih lanjut. Seksi pengadaan membuat OP dan melakukan pembelian peralatan/perlengkapan kantor ke Supplier. Seksi pengadaan menerima barang dan KPPPK dari Supplier. KPPPK diserahkan ke seksi tata usaha keuangan. Seksi tata usaha keuangan melakukan pembayaran ke Supplier dan membuat BK PPPK yang rangkap 2 diarsipkan BK PPPK rangkap 1 dan KPPPK diserahkan ke seksi akuntansi dan BK PPPK. 114
4.2.1.3.7 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 7.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 7.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses penanaman modal dari pemegang saham. Pemegang Saham Uang, SS 7.1 Menyerahkan modal awal & SS Uang, SS Direktur Utama Uang, SS Otorisasi 7.2 Otorisasi SS Seksi Akuntansi SS Otorisasi BIPS BIPS BIPS 7.4 Menyerahkan SS Otorisasi & BIPS File TIPS File TIPS SS Otorisasi, BIPS BIPS 7.3 Membuat BIPS SS otorisasi SS Otorisasi SS Otorisasi Uang, SS Otorisasi Seksi Tata usaha Keuangan Gambar 4.9 DFD Level 2 dari Proses 7.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Pemegang saham menyerahkan modal awal bersama SS kepada Direktur utama. Direktur utama lalu mengotorisasi SS dan SS otorisasi rangkap 3 di arsipkan, rangkap 2 diserahkan ke seksi tata usaha keuangan bersama uang dan rangkap 1 diserahkan ke para pemegang saham. Seksi tata usaha keuangan mencatat transaksi investasi pemegang saham ke dalam BIPS. BIPS rangkap 1 diserahkan ke direktur utama dan rangkap 2 diserahkan ke seksi akuntansi. 4.2.1.3.8 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 8.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 8.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses Pembayaran Dividen. Seksi Tata usaha Keuangan Informasi Laba Bersih 8.1 Menghitung Dividen Uang, BK Pemegang Saham BK BK BK Seksi Akuntansi BK 8.2 Menyerahkan BK Gambar 4.10 DFD Level 2 dari Proses 8.0 Sistem yang Diusulkan 115
Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi tata usaha keuangan menghitung dividen pada akhir periode dan menyerahkan dividen kepada para pemegang saham dan membuat Bukti Kas, rangkap 1 diserahkan kepada para pemegang saham bersama Uang dan rangkap dua diserahkan ke seksi akuntansi untuk diarsipkan 4.2.1.3.9 Data Flow Diagram Level 2 dari Proses 9.0 Sistem yang Diusulkan Pada level 2 proses 9.0 ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 1 sistem yang diusulkan yaitu proses pembuatan laporan keuangan arus kas. File ND File BK Gaji/Upah BK Gaji/Upah File TPBP File TPBBP File BK PPPK File TPBP File TPBBP File BK PPPK File TIPS File TIPS File PK ND Otorisasi PK 9.1 Dicatat kedalam Jurnal Umum File JU File JU L/K Arus Kas L/K Arus Kas BBU BBU JU 9.2 Posting ke Buku Besar Umum Direktur Utama L/K Arus Kas 9.4 Menyerahkan L/K Arus Kas L/K Arus Kas 9.3 Membuat L/K Arus Kas BBU Gambar 4.11 DFD Level 2 dari Proses 8.0 Sistem yang Diusulkan Penjelasan dari gambar diatas dimulai dari Seksi akuntansi membuat jurnal umum berdasarkan transaksi yang terjadi dan bukti-bukti transaksi yang didapat dari beberapa bagian lalu di posting ke buku besar umum dan di proses ke laporan keuangan arus kas. Laporan keuangan arus kas dicetak, rangkap 1 dilaporkan kepada direktur utama dan rangkap 2 diarsipkan. 116
4.2.2 Kamus Data Yang Diusulkan Tabel 4.2 Kamus Data Usulan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan SKPJP - Dokumen Proses 1.0 ke pelanggan Surat Kontrak Perjanjian Jangka panjang LKK - Dokumen Seksi penjualan ke proses 1.0 Laporan Kontrak Kerja PO - Dokumen INV - Dokumen 1. Pelanggan ke proses 2.0 2. Proses 2.0 ke seksi penjualan 3. Seksi penjualan ke proses 2.0 1. Seksi Penjualan ke proses 2.0 2. Proses 2.0 ke pelanggan 3. Proses2.0 ke seksi penjualan Purchases Order Invoice SJ - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Jalan SP - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Penagihan ND - Dokumen 1. Proses 2.0 ke pelanggan 2. Proses 2.0 ke seksi tata usaha keuangan 3. Proses 2.0 ke seksi akuntansi Nota Debet SPR - Dokumen Proses 2.0 ke pelanggan Surat Peringatan LPMB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama LPB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Barang Laporan Barang Pemesanan Pengiriman LP - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Piutang LTB - Dokumen Proses 2.0 ke direktur utama Laporan Telat Bayar SKEP - Dokumen Direktur utama ke proses 3.0 Surat Keputusan Direksi RDHP - Dokumen Bagian Umum/SDM ke proses 3.0 Rekap Daftar Hadir Pegawai 117
Tabel 4.3 Lanjutan Kamus Data (1) Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan 1. Proses 3.0 ke seksi tata usaha keuangan 2. seksi tata usaha keuangan ke proses 3.0 3. Proses 4.0 ke seksi tata usaha SPP Gaji Upah keuangan Surat Permintaan SPPBP - Dokumen 4. Proses 5.0 ke seksi tata usaha Pembayaran SPPPBB keuangan 5. Seksi tata usaha keuangan ke proses 4.0 6. Seksi tata usaha keuangan ke proses 5.0 Daftar Gaji/Upah - Dokumen 1. Proses 3.0 ke seksi tata usaha Daftar Gaji Upah 2. Seksi tata usaha keuangan ke Pegawai Tetap dan proses 3.0 Pegawai Outsourcing 3. Proses 3.0 ke seksi akuntansi 1. Proses 3.0 ke seksi tata usaha keuangan Slip Gaji Pegawai Tetap Slip Gaji - Dokumen 2. Proses 3.0 ke pegawai dan Pegawai 3. Proses 3.0 ke seksi tata usaha keuangan Outsourcing Kartu Gaji - Dokumen 1. Proses 3.0 ke seksi tata usaha keuangan 2. Seksi tata usaha keuangan ke proses 3.0 3. Proses 3.0 ke bag. Umum/sdm 4. Proses 3 ke pegawai Kartu Gaji Karyawan 1. Proses 3.0 ke bag. Umum/sdm BK Gaji/Upah 2. Proses 3.0 ke seksi akuntansi BK TPBP - Dokumen 3. Proses 4.0 ke seksi akuntansi BK TPBBP 4. Proses 5.0 ke seksi akuntansi BK PPPK 5. Proses 6.0 ke seksi akuntansi Bukti Pengeluaran Kas BP - Dokumen 1. Rekanan ke proses 4.0 2. Proses 4.0 ke seksi tata usaha keuangan 3. Proses 4.0 ke seksi akuntansi 4. Seksi tata usaha keuangan ke Proses 4.0 Bukti Pembayaran 118
Tabel 4.4 Lanjutan Kamus Data (2) Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan 1. Supplier ke Proses 5.0 2. Proses 5.0 ke seksi pengadaan 3. Seksi pengadaan ke proses 5.0 BPB - Dokumen 5. Seksi tata usaha keuangan ke proses 5.0 6. Proses 5.0 ke seksi akuntansi 4. Proses 5.0 ke seksi tata usaha Bukti Penerimaan keuangan Barang 1. Proses 5.0 ke Supplier OP - Dokumen keuangan 2. Proses 6.0 ke Supplier 3. Proses 5.0 ke seksi tata usaha Order Pembelian 1. Proses 6.0 ke direktur utama 2. Direktur utama ke proses 6.0 3. Proses 6.0 ke seksi pengadaan MPB 4. Seksi pengadaan ke proses 6.0 Memo Permintaan - Dokumen MPB Otorisasi 5. Proses 6.0 ke seksi tata usaha Bagian keuangan 6. Seksi tata usaha keuangan ke proses 6.0 1. Supplier ke proses 6.0 KPPPK - Dokumen 2. Proses 6.0 ke seksi pengadaan Kwitansi Pembelian 3. Seksi pengadaan ke proses 6.0 Peralatan dan 4. Proses 6.0 ke seksi tata usaha Perlengkapan Kantor keuangan 5. Proses 6.0 ke seksi akuntansi 1. Pemegang saham ke proses 7.0 2. Proses 7.0 ke direktur utama 3. Direktur utama ke proses 7.0 SS 4. Proses 7.0 ke pemegang saham - Dokumen SS Otorisasi 5. Proses 7.0 ke seksi tata usaha Surat Saham keuangan 6. Seksi tata usaha keuangan ke proses 7.0 BIPS - Dokumen 1. Proses 7.0 ke seksi akuntansi Bukti Investasi 2. Proses 7.0 ke direktur utama Pemegang Saham Jurnal Umum - Dokumen Jurnal umum ke proses 8.0 Jurnal 119
Tabel 4.5 Lanjutan Kamus Data (3) Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Buku Besar Umum - Dokumen Jurnal umum ke proses 8.0 Buku Besar Laporan Keuangan Arus Kas - Dokumen Proses 8.0 ke direktur utama Laporan Keuangan Arus Kas 4.2.3 Bagan Alir (Flowchart) Sistem yang Diusulkan Bagan alir sistem yang membentuk Sitem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan Arus Kas dapat digambarkan sebagai berikut ini: SEKSI PENJUALAN Mulai Melakukan kesepakatan kontrak kerja dengan pelanggan Kedua Belah Pihak Sepakat? SKPJP 2 Ya Kartu Identitas Wakil Pihak 2 SKPJP Buat SKPJP Cetak SKPJP SKPJP 1 Ke Pelanggan Buat dan Cetak LPMB Tidak LPMB 1 LPMB 2 Tidak Foto Copy Membuat Pendirian SKPJP Perusahaan SKPJP LKK LPMB T Menginput Data Pelanggan yang akan menjalin kerjasama Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan INV 1 INV 2 Barang Ke Pelanggan SP Melakukan Negosiasi Harga dengan pelanggan SP Cetak SP T Kedua Belah Pihak Sepakat? Pelanggan Mengirimkan PO ke perusahaan PO Barang Tersedia? Rekam Pemesanan Barang Cetak INV SP Ya Tidak Ya Tidak Tidak ada Transaksi Tampilan Data Barang Transaksi Pemesanan Barang Tunda Pengiriman Pemesanan Barang Buat SJ & Cetak SJ SJ SJ 1 2 Ke Pelanggan Buat dan Cetak LPB SJ LPB 1 LPB T LPB 2 9 1 List Barang Data Pegawai Data Barang Data Barang Data Barang SPR SPR Cetak SPR Ke Pelanggan Buat dan Cetak LP LP 1 LP 2 Menerima uang pembayaran & INV dari pelanggan setelah 30-90 hari INV 1 Buat ND ND Cetak ND ND 1 LP Uang ND 2 SPR PK PK ND ND 3 6 Ke Pelanggan Otorisasi ND 1 ND Otorisasi 4 2 3 2 ND Otorisasi Uang LTB Cetak LTB LTB 1 3 ND Otorisasi 5 LTB 2 LTB T Ke Pelanggan T T 7 T Gambar 4.12 Bagan Alir Sistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (1) 120
SEKSI TATA USAHA KEUANGAN 10 14 17 18 24 Menginput Data pemegang Saham 4 2 ND Otorisasi Simpan Uang Uang T 30 1 Daftar Gaji Peg. TetapDaftar Gaji Peg. Tetap 1 2 Daftar Upah Peg. Daftar Upah Peg. Outsourcing Outsourcing 2 Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi Slip Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi Kartu Gaji Peg. Tetap Kartu Gaji Peg. Outsourcing SPP Gaji/Upah SPPBP Verifikasi/ Validasi dokumen Sesuai Ya Menyiapkan Uang dan Melakukan Pembayaran beban perusahaan ke rekanan TidakDikembalikan ke Bag. Umum/ SDM OP 2 Uang T SPPPBB 1 Sesuai OP Ya BPB Melakukan Pembayaran ke Supplier BPB Tidak Dokumen dikembalikan ke Seksi Pengadaan Ke Supplier Uang T MPB Otorisasi MPB Otorisasi Sesuai 1 Permohonan diterima MPB Otorisasi Ya 2 Tidak 2 Dokumen dikembalikan ke Seksi Pengadaan Data Pemegang Saham SS Otorisasi Uang 2 Verifikasi/ Validasi dokumen Menerima Bukti Pembayaran dari rekanan Ke Rekanan Menginput Data Rekanan Input TPBBP 20 26 25 Informasi Laba Bersih Pada Akhir Periode Transaksi Pembayaran Dividen Pembayaran Dividen Cetak BK dan Mengeluarkan Uang Simpan Data Pemegang Saham Data Pemegang Saham Pembayaran Dividen TIPS TIPS Cetak BIPS TIPS BKM 1 31 BKM 2 Sesuai Ya Menyiapkan uang untuk pembayaran gaji karyawan 1 Daftar Gaji Peg. Tetap Daftar Gaji Peg. Tetap TidakDikembalikan ke Bag. Umum/ SDM 1 2 Daftar Gaji/Upah Peg. Daftar Gaji/Upah Outsourcing Peg. Outsourcing 2 T 16 BP Listrik BP Air BP Telepon TPBP TPBP Data Rekanan Data Rekanan Data Rekanan TPBBP Cetak BK TPBBP 1 BK TPBBP BK TPBBP 21 T TPBBP 19 2 KPPPK Melakukan Pembayaran ke Supplier KPPPK BK PPPK Ke Supplier Uang BK 1 BK 2 Uang Ke Para Pemegang Saham 35 34 32 3 ND Buat RPNK 33 Semua Karyawan yang Sudah menerima Gaji Tanda Tangan di Kartu Gaji Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi Slip Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi Kartu Gaji Peg. Tetap Kartu Gaji Peg. Outsourcing SPP Gaji/Upah Ke Pegawai Uang BK Gaji/Upah Cetak BK TPBP 1 BK TPBP BK TPBP T 2 TPBP 15 28 BK PPPK Cetak BK PPPK BK PPPK 1 BK PPPK 2 BK PPPK T 27 Cetak RPNK RPNK Daftar Gaji Peg. Tetap 1 13 Buat BK Gaji/Upah BKK Gaji/ Upah RPLK 36 RPNK 1 RPNK 1 T 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing Kartu Gaji Peg. Tetap Otorisasi Kartu Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi 11 Cetak BK Gaji/Upah 1 BK Gaji/Upah 2 BK Gaji/Upah BK Gaji/Upah 3 12 RPLK RPLK 1 RPLK 2 RPLK T 29 T Gambar 4.13 Bagan Alir Sistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (2) 121
BAGIAN UMUM/SDM Rekap Daftar Hadir Pegawai RDHP SKEP 8 11 BK Gaji/Upah 1 Menerima Daftar Tagihan listrik, air & Telepon dari Rekanan Kartu Gaji Peg. Tetap Otorisasi Informasi Daftar Tagihan Menerima Informasi data UMR Data UMR Data Pegawai Data Pegawai Data Gaji Tetap Data Gaji Tetap Data Tunjangan Jabatan Data Tunjangan Jabatan Data Potongan Tetap Data Potongan Tetap Kartu Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi T SPPBP SPPBP Cetak SPPBP SPPBP Data UMR & Upah Lembur Data Pegawai Data Gaji Tetap Data Tunjangan Jabatan Data Potongan Tetap SPPBP 9 14 Perhitungan Upah Peg. Outsourcing Perhitungan Gaji Pegawai Tetap Perhitungan Gaji Pegawai Tetap Buat Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing Buat Slip Gaji Outsourcing Perhitungan Gaji/Upah Peg. Outsourcing Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing Buat Daftar Gaji Pegawai Tetap Buat Slip Gaji Daftar Gaji Peg. Tetap SPP Cetak SPP SPP Gaji/ Upah Cetak Daftar Gaji/Upah & Slip Gaji Outsourcing Slip Gaji Peg. Outsourcing Cetak Daftar Gaji Peg. Tetap & Slip Gaji Slip Gaji Peg. Tetap SPP Gaji/Upah 1 Daftar Gaji/Upah Outsourcing Daftar Gaji/Upah Outsourcing Slip Gaji Peg. Outsourcing 2 Kartu Gaji Peg. Outsourcing Cetak Kartu Gaji Peg. Outsourcing Kartu Gaji Peg. Outsourcing 1 Daftar Gaji Peg. Tetap 2 Daftar Gaji Peg. Tetap Slip Gaji Peg. Tetap Kartu Gaji Peg. Tetap Cetak Kartu Gaji Peg. Tetap Kartu Gaji Peg. Tetap Otorisasi Slip Gaji Kartu Gaji Peg. Outsourcing Otorisasi Slip Gaji Kartu Gaji Peg. Tetap 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing 2 Slip Upah Peg. Outsourcing Otorisasi 1 Daftar Gaji/Upah 2 Daftar Gaji/Upah Slip Gaji Peg. Tetap Otorisasi 10 Gambar 4.14 Bagan Alir Sistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (3) 122
SEKSI PENGADAAN DIREKTUR UTAMA 25 MPB Otorisasi 2 Mengecek Persediaan bahan baku dan bahan penolong Kartu Stok Menginput Data Supplier Mengecek Inventaris Kantor Daftar Barang Kebutuhan Kantor Mengeluarkan SKEP SKEP Menerima modal awal dari para pemegang saham bersama SS SS 3 SS 2 Uang 22 MPB 1 MPB 2 Kosong Ya Tidak Tidak Membuat OP Data Supplier Data Supplier Habis/ Rusak Ya Tidak Tidak Membuat MPB 8 SS 1 Otorisasi Dokumen Tidak Dikembalikan ke seksi pengadaan Input OP Data Supplier Input MPB Otorisasi SS Ya OP Cetak OP Simpan OP Cetak OP OP 1 Simpan MPB Cetak MPB MPB 1 MPB SS Otorisasi 2 SS Otorisasi 1 SS Otorisasi 3 Uang T 1 MPB Otorisasi MPB Otorisasi 2 OP 1 OP 2 MPB 2 30 23 Supplier Menerima Barang dan KPPPK dari Supplier OP 2 T Melakukan pembelian bahan baku dan bahan penolong ke supplier OP 3 T 17 Input SPPPBB 22 Membuat List Barang Ke Para Pemegang Saham 7 LPMB 1 29 RPLK 1 32 BKM 1 36 RPNK 1 KPPPK 26 Barang OP 1 BPB Menerima barang dan BPB dari Supplier Ke Supplier Barang SPPPBB Cetak SPPPBB SPPPBB SPPPBB 1 SPPPBB 2 BPB List Barang 1 23 1 MPB Otorisasi MPB Otorisasi 2 LPB 1 LP 1 LTB 1 Analisa Dokumen T Analisa Dokumen 37 L/K Arus Kas 1 Sesuai Tidak Dikembalikan ke seksi Akuntansi u/ Diperbaiki Ya 18 T 24 T Selesai Gambar 4.15 Bagan Alir Sistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (4) 123
SEKSI AKUNTANSI 2 6 12 15 19 27 31 34 5 13 16 ND PK BK Gaji/ Upah TPBP TPBBP BK PPPK TIPS Pembayaran Dividen 3 ND Otorisasi Daftar Gaji Peg. Tetap 1 Daftar Gaji/Upah Peg. Outsourcing 1 BP Listrik BP Air BK Gaji/Upah 2 BP Telepon Jurnal Umum Pencocokan Transaksi BK TPBP 1 Buku Besar Umum JU Sesuai Tidak Ya Dokumen diarsipkan T T 21 BK TPBBP 1 37 L/K Arus Kas Cetak L/K Arus Kas L/K Arus Kas KPPPK 1 L/K Arus Kas 28 T BK PPPK 1 T BBU L/K Arus Kas 2 33 BPB BKM 2 Dikonfirmasikan ke bagian yang bersangkutan T 20 T 35 BK 2 KETERANGAN SKPJP : Surat Kontrak Perjanjian Jangka Panjang LKK : Laporan Kontrak Kerja PO : Purchases Order SJ : Surat Jalan INV : Invoice SP : Surat Penagihan SPR : Surat Peringatan ND : Nota Debet PK : Putus Kontrak LPMB : Laporan Pemesanan Barang LPB : Laporan Pengiriman Barang LP : Laporan Piutang LTB : Laporan Telat Bayar SKEP : Surat Keputusan Direksi RDHP : Rekap Daftar Hadir Pegawai SPP : Surat Permintaan Pembayaran SPPBP : Surat Permintaan Pembayaran Beban Perusahaan BP : Bukti Pembayaran BPB : Bukti Penerimaan Barang TPBBP : Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong BK TPBBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong TPBP : Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan BK TPBP : Bukti Kas Transaksi Pembayaran Beban Perusahaan RPNK : Rekap Penerimaan Kas OP : Order Pembelian SPPPBB : Surat Permintaan Pembayaran Pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong MPB : Memo Permintaan Bagian KPPPK : Kwitansi Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor BK PPPK : Bukti Kas Pembelian Peralatan dan Perlengkapan Kantor RPLK : Rekap Pengeluaran Kas SS : Surat Saham BIPS : Bukti Investasi Pemegang Saham TIPS : Transaksi Investasi Pemegang Saham JU : Jurnal Umum BBU : Buku Besar Umum L/K : Laporan Keuangan Gambar 4.16 Bagan Alir Sistem dari Sistem Informasi Laporan Keuangan Arus Kas yang Diusulkan (5) 124