LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT http://lppmunindra.ac.id PANDUAN Pengelolaan Jurnal Online (OJS) Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan website jurnal online http://journal.lppmunindra.ac.id 2015 Perhatian: Buku panduan ini khusus untuk pengelola jurnal lppm unindra bukan untuk umum. U N I V E R S I T A S I N D R A P R A S T A P G R I J A K A R T A Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 1

DAFTAR ISI 1. Pendahuluan... iii 2. Cara Membaca User Guide... iii 3. Menggunakan Website... 1 3.1.1. Alur Penerbitan Jurnal... 2 3.1.2. Uraian Alur Penerbitan Jurnal... 3 3.2.1. Penulis... 3 3.2.2. Editor... 9 3.2.3. Reviewer... 18 3.2.4. Manajer Jurnal... 25 Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 2

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Indraprasta PGRI Panduan Pengelolaan Jurnal Dokumen ini merupakan panduan bagaimana untuk memulai dan menggunakan fitur fitur yang disediakan di sistem jurnal online. Pendahuluan 1. Saat ini website resmi jurnal UNINDRA ada di http://journal.lppmunindra.ac.id yang terdiri dari kumpulan jurnal yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Indraprasta PGRI. 2. Cara Membaca User Guide Sebelum memulai membaca buku panduan/userguideini, ada baiknya pengguna mengetahui beberapa tanda yang harus diperhatikan. Tanda-tanda tersebut di antaranya adalah sebagai berikut: a. Tulisan tebal menandakan pengguna harus memberi perhatian pada bagian tersebut. Contoh: Tekan tombol Upload. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 3

b. Lingkaran atau kotak merah menandakan bahwa Anda harus fokus terhadap objek pada halaman yang ditampilkan. Contoh: 3. Menggunakan Website Bagian 3 akan menjelaskan alur penerbitan jurnal beserta fiturfitur yang disediakan di dalam website. 3.1. Alur Penerbitan Jurnal Sebelum memulai sistem jurnal online, sebaiknya user mengetahui bagaimana alur penerbitan jurnal dari mulai upload jurnal di website yang dilakukan oleh penulis sampai jurnal tersebut di-publish oleh editor. Alur penerbitan jurnal dapat dilihat pada flowmap dibawah ini: Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 4

Alur Penerbitan Jurnal Penulis Editor Reviewer Mulai Upload file jurnal dan file pendukung ke Masuk dalam daftar menu belum ditugaskan website Cek pengajuan jurnal dan menentukan editor bagian Memilih reviewer dan meneruskan file jurnal ke reviewer untuk di review Melakukan revisi dan upload ulang Mengirimkan notifikasi dan catatan untuk penulis Melakukan submit ulang untuk di review oleh reviewer dan memberikan T status Revision Masuk proses editing (copyedit, layout, scheduling) Menentukan tanggal publikasi Mempublikasikan jurnal yang telah selesai proses edit Selesai Y Mengirimkan beberapa catatan revisi required Melakukan review dan melakukan penilaian Perlu adanya revisi? Memberikan status Accept Submission Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 5

3.1. Uraian Alur Penerbitan Bagian 3.2 akan menguraikan alur penerbitan jurnal berdasarkan flowmap pada bagian 3.1. Uraian akan dijelaskan beserta capture gambar berdasarkan fitur yang disediakan oleh sistem jurnal online ini. Uraian alur dari saat penulis mulai mengajukan jurnal melalui website sampai jurnal tersebut diterbitkan adalah sebagai berikut: 3.1.1. Penulis 1. Langkah pertama adalah pendaftaran username. Penulis dapat mendaftarkan username melalui menu REGISTER.Gambar 1 memperlihatkan proses pendaftaran username. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 6

Gambar 1. Proses pendaftaran username Pastikan yang bertanda * harus diisi. Kemudian pastikan anda terdaftar juga sebagai penulis dengan checklist pada bagian Penulis Gambar 2. Daftar sebagai penulis 2. Setelah melakukan pendaftaran, penulis dapat melakukan login. Halaman login dapat dilihat pada Gambar 3. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 7

Gambar 3. Halaman Login 3. Untuk membuat pengajuan jurnal, klik link Penyerahan Naskah Baru. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Membuat pengajuan jurnal 4. Setelah dklik, maka penulis akan dihubungkan dengan halaman di mana penulis dapat memulai pengajuan jurnal. Gambar 5 menunjukkan tampilan halaman tersebut. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 8

Gambar 5. Langkah pertama memulai pengajuan jurnal Penjelasan Gambar 5 adalah sebagai berikut: a. Bagian 1 merupakan langkah-langkah yang harus diikuti oleh penulis dalam melakukan proses pengajuan jurnal. b. Bagian 2 merupakan indikator bahwa jurnal siap diajukan dan dipertimbangkan. Penulis wajib menceklis semua check box. c. Terdapat text box, berfungsi untuk penulis memberikan pesan atau catatan untuk editor. d. Setelah semua langkah pada langkah pertama ini sudah diikuti, maka penulis dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dengan menekan tombol Save and Continue. 5. Langkah berikutnya adalah upload file yang akan diajukan. Petunjuk dan langkah dalam meng-upload file sudah disediakan pada halaman ini. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 6. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 9

Gambar 6. Proses Upload file jurnal Penjelasan Gambar 6 adalah sebagai berikut a. Bagian 1 merupakan petunjuk proses upload file. b. Bagian 2merupakan tempat upload file. c. Pada bagian 3, setelah file berhasil diupload, penulisdapat melanjutkan ke langkah berikutnya dengan dengan menekan tombol Save and Continue. 6. Langkah berikutnya adalah memasukan meta datasebagai informasi suatu jurnal. Penulis hanya mengisi data pada field field yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7. Proses memasukkan metadata Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 10

7. Langkah selanjutnya adalah meng-uploadfile file tambahan usulan jurnal jika ada, jika tidak lanjutkan proses selanjutnya dengan klik Simpan dan Lanjutkan Gambar 8. Proses upload file tambahan 8. Langkah terakhir adalah konfirmasi. Gambar 9 menunjukkan tampilan halaman konfirmasi. Gambar 9. Tampilan halaman konfirmasi Jika penulis sudah selesai mengikuti semua langkah, selanjutnya penulismenekan tombol Penyerahan Selesai untuk mengirimkan file-file tersebut ke editor. File yang sudah berhasil di-submit akan ada pada halaman Penyerahan Aktif. Pada halaman ini, penulis dapat melihat status jurnal tersebut dari mulai Menunggu penugasan, proses review, proses editing sampai akhirnya terbit. Tampilan yang menunjukkan halaman ini dapat dilihat pada Gambar 10. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 11

Gambar 10. Tampilan halaman penyerahan aktif 3.1.2. Editor 1. Editor login menggunakan username dan password yang sudah didaftarkan. 2. Jika sudah login editor akan diarahkan ke halaman Editor Home. Terdapat beberapa menu pada halaman ini, gambar 11 menunjukkan menu-menu yang disediakan pada halaman ini. Gambar 11. Menu-menu pada halaman beranda editor Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 12

Penjelasan gambar 11 adalah sebagai berikut: a. Bagian 1 merupakan bagian menu-menu dan notifikasi jurnal berada. Belum ditugaskan: Jurnal yang baru di-upload oleh penulis akan masuk pada menu ini. Dalam review: Jurnal yang sedang di-review oleh editor dan reviewer akan berada pada menu ini. Dalam pengeditan: Jurnal yang sedang dalam proses edit berada pada menu ini. menu ini. Arsip: Jurnal yang sudah siap di-publish berada pada b. Bagian 2 merupakan pencarian jurnal yang mencakup tanggal submit, penulis, judul, dan status jurnal. c. Bagian 3 merupakan bagian untuk membuat terbitan dan melihat melihat terbitan terbitan yang ada. Pada bagian ini, terbitan yang baru dibuat dapat diberitahukan kepada para penulisyang sudah memiliki akun. 3. Di dalam alur penerbitan jurnal, jurnal yang baru saja diupload oleh penulis akan masuk pada notifikasi menu Belum ditugaskan. Gambar 12 memperlihatkan tampilan halaman menu Belum ditugaskan. Gambar 12. Tampilan halaman Belum diterbitkan Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 13

Penjelasan gambar 12 adalah sebagai berikut: a. Pada bagian 1, editor dapat memilih editor lain untuk ditugaskan dan memilih bagian apakah jurnal tersebut (article, section, title) b. Bagian 2 merupakan bagian pencarian jurnal. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan judul, penulis, editor, tanggal upload, dan lain-lain. c. Bagian 3 merupakan link untuk menuju proses selanjutnya, yaitu proses pre-review. 4. Tahap berikutnya adalah tahap pre-review. Namun sebelumnya, editor dihubungkan pada halaman Ringkasan untuk melihat informasi jurnal yang diupload oleh penulis. Gambar 13 memperlihatkan tampilan halaman Ringkasan. Gambar 13. Tampilan halaman Ringkasan Penjelasan Gambar 13 adalah sebagai berikut: a. Bagian 1 merupakan bagian informasi pengajuan jurnal yang di-upload oleh penulis. b. Pada bagian 2, editor harus mendaftarkan editor lain ataupun dirinya sendiri untuk memeriksa jurnal. Ketika editor klik link Tambah Editor editor dihubungkan pada halaman yang ditunjukkan oleh gambar 14. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 14

Gambar 14. Halaman untuk menambah editor Ketika editor klik Menugaskan maka secara otomatis akan masuk pada notifikasi akun editor yang bersangkutan. Dan pada saat itulah satus jurnal berubah menjadi Dalam review. c. Bagian 3 memperlihatkan status jurnal. Ketika status jurnal berubah, secara otomatis status yang ada pada akun penulis ikut berubah. Untuk memudahkan editor, notifikasi juga dapat dilihat pada menu sidebaryang ada di sebelah kanan halaman. Gambar 15 memperlihatkan menu sidebar. Gambar 15. Menu sidebar Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 15

Editor dapat melihat notifikasi di mana jurnal sedang diproses pada bagian yang diberi kotak merah. Pada Gambar 15 dapat dilihat bahwa jurnal sedang dalam proses Dalam review. 5. Tahap selanjutnya adalah tahap review. Halaman yang menunjukkan tahap ini ditunjukkan oleh Gambar 16. Gambar 16. Tampilan halaman tahap review Penjelasan Gambar 16 adalah sebagai berikut: a. Pada bagian 1, editor dapat memilih editor lain untuk ditugaskan dan memilih bagian apakah jurnal tersebut (article, section title) b. Bagian 2 merupakan bagian pencarian jurnal. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan judul, penulis, editor, tanggal upload, dan lain-lain. c. Bagian 3 merupakan link untuk menuju proses selanjutnya, yaitu proses review. 6. Menu review yang lebih detil ditunjukkan oleh Gambar 17. Pada menu ini editor dapat memilih reviewer dan dapat menentukan keputusan. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 16

Gambar 17. Tampilan halaman review yang lebih detil Penjelasan Gambar 17 adalah sebagai berikut: a. Bagian 1 merupakan bagian Naskahjurnal. Jika jurnal tersebut telah di-review dan membutuhkan revisi, maka editor dapat uploadjurnal tersebut pada field Unggah versi review yang sudah direvisi b. Bagian 2 merupakan termpat untuk memilih reviewer. Pada bagian ini juga file jurnal dikirimkan ke akun reviewer. Gambar 18. Mengirim permintaan review jurnal melalui email Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 17

Pada Gambar 18, bagian yang diberi kotak merah merupakan bagian untuk mengirim permintaan review jurnal melalui email. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 19. Gambar 19. Permintaan review jurnal melalui email Setelah editor menekan tombol Kirim maka notifikasi akan muncul pada email reviewer. Gambar 20. Mengirimkan file ke reviewer Pada Gambar 20, klik link Akan Melakukan Review untuk mengirimkan file ke halaman akun reviewer. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 18

c. Pada bagian 3 editor dapat membuat keputusan berdasarkan hasil review dari reviewer. Jika jurnal membutuhkan revisi, penjelasannya akan dibahas pada bagian Reviewer. (Untuk bagian reviewer, silahkan lihat pada halaman 17) 7. Tahap selanjutnya adalah tahap editing. Untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya. Pada Gambar 21, ubah keputusan menjadi Terima Langganan lalu tekan tombol Rekam Keputusan. Maka status akan berubah menjadi In Editing. Gambar 21. Kirim file ke halaman Editing Setelah itu tekan tombol Kirim ke Copyediting untuk mengirim file ke halaman Editing. Tampilan awal halaman detil editing dapat dilihat pada Gambar 22. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 19

Gambar 22. Tampilan detil halaman editing Penjelasan Gambar 22 adalah sebagai berikut: a. Pada halaman ini editor dapat melakukan copyediting. Jika memang jurnal tersebut sudah benar-benar selesai maka editor hanya tinggal link SELESAI. Setelah itu, upload file yang sudah siap tersebut pada field upload. Untuk melakukan copyediting dapat dilihat pada INSTRUKSI COPYEDIT. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 20

b. Bagian penjadwalan merupakan bagian penjadwalan kapan jurnal ini diterbitkan, dan di bagian terbitan mana jurnal ini disimpan. c. Bagian layout merupakan bagian untuk upload file jurnal yang telah selesai di-layout. Versi Layout merupakan bagian untuk menyimpan file jurnal yang telah selesai dilayout.format Galleymerupakan bagian untuk menentukan format file yang akan diterbitkan nantinya. Singkatan File Tambahan merupakan bagian untuk menyimpan file-file tambahan. d. Bagian proofreading dapat dilihat lebih jelas pada INSTRUKSI PROOFING. Bagian paling penting di sini adalah pada bagian penjadwalan. Tahap akhir dalam penerbitan jurnal. Pada bagian ini, editor dapat memilih jadwal publikasi, termasuk menentukan terbitan dan tanggal publikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 23. Gambar 23. Bagian publish Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 21

Tekan tombol Rekam pada Gambar 23 untuk menyimpan jadwal publikasi jurnal. Klik link Daftar Isi ketika masuk pada halaman Daftar Isi, pastikan jurnal yang akan dipublish terdaftar pada halaman tersebut. Tekan tombol Terbitan Umum kemudian Simpan, maka jurnal sudah berada pada halaman Arsip. Editor Membuat Terbitan Baru a. Login sebagai editor, kemudian klik pada buat terbitan baru pada jurnal yang tersedia. Gambar 24 memperlihatkan tampilan buat terbitan baru. Gambar 24. Tampilan menu buat terbitan baru Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 22

b. Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar 25. Gambar 25. Tampilan halaman isi buat terbitan baru c. Kemudian klik tombol d. Akan tampil halaman seperti pada gambar 26. Gambar 26. Tampilan halaman terbitan akan datang 3.1.3. Reviewer 1. Setelah melakukan login, reviewer akan langsung diarahkan pada halaman Reviewer Home. Seperti halnya editor, untuk menuju halaman yang lebih detil, Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 23

reviewer hanya tinggal klik link judul jurnal yang tersedia. 2. Tampilan halaman detil reviewer dapat dilihat pada Gambar 27. Gambar 27. Tampilan halaman detil reviewer Penjelasan Gambar 27 adalah sebagai berikut: a. Pada bagian 1, reviewer dapat menuliskan hasil review terhadap jurnal yang sedang di-review. Gambar 28 memperlihatkan halaman hasil review. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 24

Gambar 28. Tampilan halaman hasil review b. Bagian 2 merupakan tempat untuk upload file yang sudah di-review oleh reviewer. c. Pada bagian 3, reviewer memberikan rekomendasi atas hasil review. Apabila membutuhkan revisi, maka pilihan jatuh pada Revisi dibutuhkan. Setelah tombol Serahkan Review kepada Editor ditekan, maka akan tampil form kirim email seperti terlihat pada Gambar 29. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 25

Gambar 29. Kirim email rekomendasi Kemudian pada halaman editor Tinjauanbagian Peer Review akan ada status Revisi dibutuhkan beserta file yang telah di-upload oleh reviewer. Gambar 30 memperlihatkan status tersebut. Gambar 30. Status permintaan dari reviewer d. Setelah mendapat pesan dari reviewer, editor mengubah keputusan menjadi dibutuhkan revisi yang dapat dillihat pada Gambar 31. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 26

Gambar 31. Mengubah statuspada bagian Keputusan Editor Pada Gambar 31, terlihat bagian yang dilingkari, untuk menuliskan pesan-pesan perbaikan dari reviewer untuk disampaikan pada penulis. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 32. Gambar 32. Pesan perbaikan dari editor untuk penulis Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 27

Ketika tombol Rekam Keputusan ditekan, maka penulis akan menerima pesan dari editor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 33. Gambar 33. Status Revisi dibutuhkan pada halaman home penulis Setelah bagian yang dikotaki merah ditekan, maka penulis akan menuju pada halaman revisi yang ditunjukkan oleh Gambar 34. Gambar 34. Halaman revisi pada penulis Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 28

Pesan dari editor dapat dibuka oleh penulis pada bagian yang dilingkari di Gambar 34. Gambar 35. Tampilan halaman pesan dari editor untuk revisi penulis Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa penulis tidak harus mengikuti semua langkah-langkah dalam meng-upload file jurnal dari awal. Penulis hanya tinggal upload file pada bagian yang dilingkari di Gambar 36. Gambar 36. Tempat upload file yang telah direvisi e. Setelah penulis meng-upload, maka secara otomatis akanmuncul pada bagian Keputusan Editor>> Versi Penulis dan terdapat notifikasi pada account email editor. Langkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 37. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 29

Gambar 37. Hasil upload ulang penulis setelah melakukan revisi Jika hasil revisi sudah muncul pada halaman editor, maka langkah untuk review ulang adalah sebagai berikut: 1. Pada bagian Pilih Keputusan pilih Penyerahan Kembali Untuk Review lihat pada Gambar 38. Gambar 38. Penyerahan ulang file revisi untuk di-review ulang oleh reviewer 2. Akan terlihat radio button di sebelah kanan link file jurnal. Pilih radio button pada bagian Versi Penulis. Lihat pada Gambar 39. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 30

Gambar 39. Mengirim file revisi pada reviewer 3. Pastikan pada bagian Pilih Keputusan pilih Penyerahan Kembali Untuk Review 4. Tekan tombol Rekam Keputusan. 5. Notifikasi terkirim ke accountemail reviewer, file hasil revisi pun terkirim ke account. 6. Proses selanjutnya sama seperti pada Gambar 27 dan seterusnya. 3.2.4. Manajer Jurnal Manajer jurnal bertugas mengelola keseluruhan sistem dalam penerbitan jurnal. Manajer jurnal tidak ada kaitannya dengan isi jurnal, dan tidak juga berkaitan dengan role Redaksi, Bagian Redaksi, Copyeditor, Redaksi Layout, dan pemeriksa. Jadi menejer jurnal hanya sebatas mengelola jurnal secara umum. Langkah pertama adalah melakukan login dengan menggunakan user dan password yang berperan sebagai Manajer Jurnal. Setelah berhasil login makan akan tampil nama jurnal yang dikelola oleh manajer jurnal. Pilih Journal Manager atau Manajer Jurnal yang berada dibawah nama jurnal dan nanti akan tampil halaman Manajer Jurnal. Didalam manajemen jurnal terdapat Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 31

berbagai menu seperti Halaman Manajemen, Pengguna, dan Peran.Gambar 40 memperlihatkan tampilan halaman jurnal manajemen: Gambar 40. Tampilan Manajemen Jurnal Mengatur Jurnal Baru Pilih pada bagian Halaman Manajemen. Pilih pada bagian Setup dan ikuti 5 langkah untuk mengatur jurnal. Lengkapi informasi yang diperlukan, namun manajer jurnal juga masih dapat melengkapi kembali pengaturan tambahan apabila informasi belum bisa dilengkapi. Dalam 5 langkah pengaturan jurnal, diawali dengan mengisi informasi pertama yang paling penting dahulu yaitu nama jurnal, nomor ISSN, kontak utama, kontak dukungan teknis. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 32

Gambar 41. Tampilan Setup Jurnal Detail Dalam menu ini diberikan form yang terkait informasi umum tentang jurnal, termasuk nama jurnal, singkatan jurnal, alamat, nomor ISSN. Kebijakan Pada bagian ini akan mengatur mengenai kebijakan yang berlaku terhadap jurnal. Dalam menu policy yang perlu diisi adalah informasi sebagai berikut: Fokus dan Cakupan Jurnal Tinjauan Kebijakan Petunjuk Review Petunjuk ini akan tersedia untuk reviewer pada saat waktu review. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 33

Penyerahan Naskah Petunjuk untuk penulis Persiapan Penyerahan Merupakan daftar prasyarat yang harus dipenuhi penulis apabila akan melakukan penyerahan ke dalam jurnal dengan melakukan checklist pada daftar pernyataan yang telah ditentukan. Manajemen Pengaturan akses dan keamanan Fungsi menu ini untuk mengatur status hak akses jurnal, apakah akses jurnal akan dibuka secara penuh, atau melalui langganan jurnal, atau OJS tidak melakukan penerbitan secara online. Registrasi Pengguna Dalam menu ini dimungkinkan pilihan apakah user baru dapat melakukan registrasi sendiri atau harus melalui persetujuan manajer jurnal terlebih dahulu. Tampilan Langkah terakhir dalam setup jurnal adalah mengatur tampilan jurnal agar terlihat menarik. Manajer jurnal dapat menambahkan gambar header, logo, footer yang nanti akan tampil pada jurnal. Dalam menu ini, manajer jurnal dapat menambahkan informasi yang bisa dibaca oleh penulis, pembaca, dan pustakawan. Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 34

Penyusun Puput Irfansyah, M.Kom irfandot@gmail.com 085810373925 Sekretaris Pusat Penelitian Fakultas Teknik, Matematika dan IPA Wisma UNINDRA Lembaga Penenlitian dan Pengabdian Masyarakat 021-78835283 Modul Pengelolaan Jurnal Online UNINDRA 35