MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL PURCHASING 2014 www.sistemrumahsakit.com
DAFTAR ISI A. MENU SURAT PESANAN... 4 1. Sub-menu SP Sementara... 4 2. Sub-menu SP Final... 10 3. Mencetak Ulang SP Final atau SP Sementara... 13 B. MENU DAFTAR REQUEST PURCHASING... 14 C. MENU MASTER ITEM/BARANG... 17 D. MENU DAFTAR SUPLIER... 21 1. Sub-menu Daftar Suplier... 21 2. Sub-menu Daftar Principal... 22 E. MENU LAPORAN... 22 1. Sub-menu Laporan Pesanan (SP)... 23 2. Sub-menu History Request Purchase... 27 Page 2
MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL PURCHASING Untuk masuk ke Modul Purchasing tekan tombol Purchasing, dan akan tampil password. Masukkan User ID dan password, kemudian klik OK. Page 3
Setelah berhasil masuk ke Modul Purchasing maka akan tampil form sebagai berikut: Modul Purchasing meliputi : 1. Surat Pesanan (SP) 2. Daftar Request Purchase 3. Master Item/Barang 4. Daftar Supplier 5. SQL Script A. MENU SURAT PESANAN Pada Menu Surat Pesanan Anda dapat - Membuat SP SEMENTARA - Membuat SP FINAL - Melakukan Setup Default untuk tanda tangan SP Sementara atau SP Final - Membuat SP Sementara 1. Sub-menu SP Sementara SP Sementara adalah daftar pesanan yang sifatnya sementara, SP jenis ini tidak akan diakui keabsahannya oleh Keuangan, dan harus di-upgrade (diubah menjadi SP Final) agar seluruh transaksi dapat diakui oleh keuangan. Untuk membuat SP Sementara ikuti langkah berikut : a. Masuk ke halaman (1) Sub-menu Surat Pesanan b. Masuk ke SP Sementara c. Kemudian tekan tombol Baru Page 4
d. Setelah tombol Baru ditekan maka pada Text No SP Sementara akan muncul No SP Sementara secara otomatis (autonumber), dan tombol Baru akan berubah nama menjadi Simpan. Page 5
e. Pilih Supplier dengan cara klik combo button Supplier, seperti contoh gambar di bawah ini: f. Apabila nama supplier tidak tersedia, Anda dapat memasukkan dengan mengetikkan secara manual, dengan cara centang pada kotak kecil Supplier, seperti contoh gambar di bawah ini: Page 6
g. Setelah nama supplier dimasukkan selanjutnya masukkan Tanggal dari SP Sementara, PPN dan Jatuh Tempo dari SP tersebut, dengan cara klik pada kotak kecil Tanggal SP Semnt, inputkan PPN, J.Tempo, seperti gambar di bawah ini: h. Klik combo button TT.Pejabat untuk memilih Mode Tanda tangannya (TT). Adapun mode dari Tanda Tangan terdiri dari 8 Pilihan yaitu : A A-B1 A-B2 A-C A-B1-C A-B2-C : TT untuk 1 orang sebelah kiri : TT untuk 2 orang sebelah kiri dan tengah kiri (orang ke-1) : TT untuk 2 orang sebelah kiri dan tengah kiri (orang ke-2) : TT untuk 2 orang sebelah kiri dan tengah kanan : TT untuk 3 orang kiri, tengah kiri (orang ke-1) dan tengah kanan : TT untuk 3 orang kiri, tengah kiri (orang ke-2) dan tengah kanan Page 7
A-B1-C-D : TT untuk 4 orang kiri, tengah kiri (orang ke-1), tengah kanan dan kanan A-B2-C-D : TT untuk 4 orang kiri, tengah kiri (orang ke-1), tengah kanan dan kanan i. Masukkan remark/notes untuk menandai SP Sementara ini bila dibutuhkan. j. Setelah data master dari SP Sementara dimasukkan selanjutnya masukkan nama barang yang hendak dipesan. k. Perhatikan gambar di atas. l. Masukkan nama barangnya. m. Kemudian pilih jenis kemasan yang digunakan (kemasan kecil, sedang atau besar). n. Lalu masukkan jumlah dan harga beli dari kemasannya beserta discountnya, o. Setelah selesai tekan Tambah, dan akan masuk ke dalam list daftar barang yang sedang dipesan di bawahnya. Page 8
p. Untuk mencetak gunakanlah Kertas Quarto atau ½ Quarto dan direkomendasikan menggunakan Rangkap 4, rumah sakit boleh menggunakan kertas tidak rangkap yang disesuaikan dengan kebutuhan. Seperti gambar di bawah ini: q. Setelah seluruh proses selesai maka tekan tombol Simpan, maka akan tampil print preview. Klik tombol Cetak untuk mencetak SP Sementara, seperti gambar di bawah ini: Page 9
r. Setelah keseluruhan proses selesai akan tampil pesan seperti di atas. 2. Sub-menu SP Final SP FINAL adalah Surat Pesanan yang akan diakui oleh keuangan, setiap SP Final harus selalu memiliki SP Sementara, oleh karena itu Anda tidak dapat membuat SP Final jika tidak diawali dengan SP Sementara terlebih dahulu. Page 10
Untuk membuat SP Final ikutilah langkah berikut : a. Masuklah ke Tab Purchase Order b. Masuklah ke Tab SP Final, dan akan keluar seperti gambar di atas. c. Masukkan No SP Sementara-nya terlebih dahulu, apabila Anda lupa No SP Sementaranya tekan tombol Cari Sementara. yang lokasinya di samping kotak text No SP d. Setelah No SP Sementara dimasukkan maka tekan tombol Load SP Sementara, dan data yang ada di SP Sementara akan tampil seperti gambar di bawah ini: Page 11
e. Pada tahap selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah memeriksa kebenaran data barang yang ditampilkan harus sama dengan SP Sementara (nama barang, kemasan, jumlah, harga dan disc). f. Apabila ada ketidaksamaan Anda dapat melakukan koreksi yaitu dengan menghapus item yang salah terlebih dahulu dan memasukkan Item yang benar. g. Untuk melakukan koreksi Anda harus menekan tombol Unlock terlebih dahulu, proses unlock hanya dapat dilakukan bila anda adalah Supervisor dari Purchasing. h. Lengkapi data dari SP Final, seperti No Faktur Supplier (jika sudah ada, namun jika belum ada, isi dengan tanda dash ( - ) i. Lengkapi No Faktur Pajak (jika ada). j. Lama Jatuh temsp dan PPN harus diisi. k. Kemudian setelah anda memasukkan seluruh list barang pada SP Final tekan tombol Simpan maka akan muncul tampilan print preview, jika untuk melanjutkan klik Cetak untuk melanjutkan print, pilih OK print SP FINAL (lihat gambar di bawah) Page 12
l. Selanjutnya Anda dapat mencetak SP Final tersebut. 3. Mencetak Ulang SP Final atau SP Sementara Anda juga dapat melakukan pencetakan ulang SP Final dan SP Sementara caranya sebagai berikut : a. Masuklah ke Tab SP Sementara (jika ingin mencetak ulang SP Sementara) b. Masuklah ke Tab SP Final (jika ingin mencetak ulang SP Final) c. Lalu pada text No SP Sementara masukkan No SP Sementara atau SP Final yang hendak dicetak ulang, kemudian tekan tombol Koreksi Page 13
d. Tekan tombol Cetak SP Sementara B. MENU DAFTAR REQUEST PURCHASING a. Daftar Request Purchasing digunakan untuk menampilkan request yang dikirim oleh Unit Kerja ke Bagian Purchasing. Untuk menampilkan daftar request, tekan tombol Refresh maka akan tampil permintaan dari unit kerja, seperti gambar di bawah ini: Page 14
b. Untuk menampilkan isi dari request tersebut yaitu dengan klik item dari request darri unit kerja, (Contoh Unit Kerja Gudang), seperti gambar di bawah ini: c. Pastikan isi dari item yang diminta sama dengan yang hendak dicetak, lihat tampilan di bagian bawah d. Ketikkan nama, tanda tangan (TT) dari Bagian Purchasing dan nama direktur Page 15
e. Tekan tombol Cetak Form Request yang ada di sisi bawah. f. Maka akan muncul print preview, klik Cetak untuk melanjutkan print permintaan, jika sudah klik OK, seperti gambar di bawah ini: g. Setelah proses pelayanan ke unit bersangkutan tersebut selesai maka tekan tombol Tutup Permintaan, jika muncul pesan kotak klik OK untuk melanjutkan, seperti gambar di bawah ini: Page 16
C. MENU MASTER ITEM/BARANG 1. Master Barang Seluruhnya Petugas purchasing dapat melihat daftar barang, seluruh barang yang di Master Barang dengan cara pilih semua kategori, seperti gambar di bawah ini: Page 17
2. Kategori Jika user ingin mengelompokkan master barang dengan kategori dengan cara klik combo Kategori, pilih kategori yang dibutuhkan, jika sudah dipilih kategori klik Refresh/Cari, (Contoh Kategori yang dipilih Kategori Alat Kesehatan ), seperti gambar di bawah ini: 3. Sort By Jika user ingin mengklompokan master barang dengan Sort By dengan cara klik combo Sort By, pilih Sort By Nama, Kemasan Kecil, Sedang, Besar dan Type, jika sudah dipilih Sort By klik Refresh/Cari. (Contoh Sort By yang dipilih Kemesan Kecil ), seperti gambar di bawah ini: Page 18
4. Opsi Pencarian Fitur ini digunakan untuk memilih cara pencarian nama obat, dengan menggunakan 3 huruf. Ada 2 macam: a. Di depan (AMO) sehingga akan tampil nama depan-nya (Contoh AMOXAN dan AMOXICILIN) b. Di tengah (XIL) sehingga akan tampil nama tengah-nya (Contoh AMOXIL dan AMOXILIN) c. Dengan cara klik Opsi Pencarian pilih pencarian yang akan dibutuhkan, jika sudah dipilih inputkan 3 huruf yang sesuai dengan kebutuhan, jika sudah klik Refresh, seperti gambar di bawah ini: 5. Tambah Item Fitur ini digunakan untuk menambahkan item master barang. Dengan cara: a. Klik Tambah Item, Maka akan tampil gambar seperti di bawah ini: Page 19
b. Tentukan barang yang akan dimasukkan Sedian atau Non Sedian c. Klik combo Kategori d. Input-kan Nama e. Klik combo Kemasan Terkecil f. Input Kemasan Sedang untuk ampul dalam dengan cara klik combo Ampul Dalam jika diperlukan g. Input Kemasan Besar untuk ampul dalam dengan cara klik combo Ampul Dalam jika diperlukan h. Input Penyimpanan jika diperlukan i. Input No. Barcode jika diperlukan j. Input Principal jika diperlukan k. Jenis l. Nama Generik m. Bentuk Sedian n. Dosis Sedian o. Mode Unit p. Limit di Apotek q. Limit di Gudang Page 20
Jika semua barang sudah diinput tekan tombol Tambah, seperti gambar di bawah ini: D. MENU DAFTAR SUPLIER Pada menu ini Anda dapat melihat atau melakukan perubahan (menambah atau menghapus) data Suplier dan Principal. 1. Sub-menu Daftar Suplier a. Double klik pada daftar supplier yang dikehendaki, maka akan muncul identitas supplier b. Anda dapat mengubah data tersebut dengan mengetikkan pada kolom yang hendak diubah, selanjutnya klik Update untuk menyimpan hasil perubahan data c. Klik Hapus bila Anda hendak menghapus seluruh identitas supplier tersebut d. Klik Refresh jika semua sudah selesai
2. Sub-menu Daftar Principal a. Anda dapat pula melakukan perubahan Data Principal dengan klik tombol Daftar Principal Obat/Alkes, akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Lakukan Input data yang dikehendaki, klik Tambah bila Anda menambahkan Principal baru, klik Hapus bila Anda melakukan penghapusan data Principal. Untuk mengedit Principal tidak difasilitasi jika Principal tidak digunakan dihapus jika kurang ditambahkan. c. Klik Refresh jika semua sudah selesai E. MENU LAPORAN Page 22
Untuk menampilkan Laporan Surat Pesanan ada 2 jenis sebagai berikut : 1. Sub-menu Laporan Pesanan (SP) a. SP Sementara Jika ingin mengetahui laporan pesanan sementara dengan cara, 1) Klik combo Jenis, pilih SP Sementara, seperti gambar di bawah ini: 2) Pilih Periode yang ditentukan dengan klik Kotak Kecil Tanggal, jika sudah ditentukan, seperti gambar di bawah ini: Page 23
3) Tentukan pencarian nama dengan kategori Supplier, NO. SP Sementara dan Nama Barang, jika sudah diinput yang dibutuhkan, seperti gambar di bawah ini: 4) Lalu pilih periode yang hendak ditampilkan, 5) Setelah itu tekan tombol OK. 6) Pada list ada tabel dengan tanda hijau atau merah : 7) Tanda Hijau berarti SP Sementara jumlah realisasi di SP Final jumlahnya lebih besar. 8) Tanda Merah berarti SP Sementara jumlah realisasi di SP Final jumlahnya lebih sedikit. 9) Untuk mencetak tekan tombol Cetak. b. Surat Pesanan Final. Jika ingin mengetahui laporan pesanan final dengan cara, 1) Klik combo Jenis, pilih SP final, seperti gambar di bawah ini: Page 24
2) Pilih Periode yang dikehendaki dengan klik Kotak Kecil Tanggal, jika sudah ditentukan, seperti gambar di bawah ini: Page 25
3) Tentukan pencarian nama dengan kategori Supplier, NO. SP Sementara dan Nama Barang, jika sudah diinput yang dibutuhkan, seperti gambar di bawah ini: c. Menghapus SP sementara atau SP final Pada tab Laporan Anda juga dapat melakukan pembatalan SP, yaitu : 1) Tampilkan terlebih dahulu list dari SP-nya Sementara atau Final. 2) Kemudian pilih SP yang hendak dihapus. 3) Lalu tekan tombol Hapus. 4) Akan keluar tombol konfirmasi seperti di atas, jika Anda yakin akan menghapus tekan tombol OK dan data akan dihapus. Page 26
2. Sub-menu History Request Purchase Pada Menu Laporan, Sub-menu History Request Purchase Anda dapat menampilkan riwayat dari request ke Bagian Purchasing, caranya yaitu : a. Masuk tab Laporan / sub-menu history request b. Pilih periode request-nya dengan cara klik Kotak Kecil Tanggal, seperti gambar di bawah ini: Page 27
c. Kemudian pilih status dari request : d. Tentukan dengan pencarian dengan Unit, Catatan dan Nama barang, dengan cara Klik combo Pencarian, seperti gambar di bawah ini: e. Klik tombol Refresh, maka akan tampil Histori yang dicari, seperti gambar di bawah ini: Page 28