TUGAS AKHIR MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN URGENSI MAINTENANCE SOFTWARE ATAU SISTEM INFORMASI DIDALAM PERUSAHAAN DOSEN Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc ANGKATAN E-47 Noni Noerkaisar P056131797.E47 2014
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini dilatarbelakangi oleh kemajuan teknologi khususnya pada bidang IT, sehingga harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur dari seluruh elemen yang ada, baik individu, hardware, software maupun jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi bertujuan untuk mendukung kinerja perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan memperkuat posisi kompetitif perusahaan. Banyaknya manfaat yang diberikan oleh sistem informasi membuat perusahaan berbondong bondong berinvestasi dan beralih menggunakan teknologi informasi untuk membantu memecahkan masalah mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Seiring dengan meningkatnya penggunaan sistem informasi di perusahaan yang semakin pesat dan sangat terkait dengan penggunaan software, menjadikan issue mengenai sustainability ikut turut berkembang. Resiko dari pengabaian mengenai issue ini akan berpotensi merusak stabilitas, peningkatan dan umur hidup sistem yang ada di lapangan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi. 1.2 Tujuan Penulisan Berdasarkan uraian diatas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah mengetahui urgensi maintenance didalam software atau sistem informasi. untuk
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2010). Sementara itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki definisi sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Adapun tujuan umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar. Keempat tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansidibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
2.2 Software Maintenance Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu : 1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations). 2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision) 3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition). Dengan beragamnya tujuan perawatan perangkat lunak, maka jenis perawatan perangkat lunak dapat dibagi menjadi empat pula, yaitu perawatan perbaikan (correction), perawatan peningkatan kinerja (improvement), perawatan penyesuaian (adaptation), dan perawatan pencegahan (prevention). Akan tetapi, secara umum, jenis perawatan perangkat lunak dapat dikelompokkan kedalam dua kategori besar, yaitu perawatan perbaikan (correction) dan perawatan peningkatan (enhancement). Perawatan jenis kedua mencakup perawatan improvement, adaptation, dan prevention. 2.3 Aspek Kegiatan Maintenance Aktivitas pemeliharaan yang pertama terjadi karena asumsi yang salah pada saat uji coba yaitu kesalahan-kesalahan tersembunyi pada perangkat lunak yang cukup besar. Menurut O Brien (2005) bahwa dibutuhkan pembagian kegiatan maintenance ke dalam empat aspek. Pemeliharaan perangkat lunak dapat dibedakan menjadi: Adaptive, diartikan sebagai modifikasi sistem untuk mengatasi perubahan lingkungan software. Aktivitas yang kedua ini terjadi karena pertumbuhan atau perkembangan perangkat lunak atau perangkat keras sehingga memerlukan modifikasi dari perangkat lunak yang telah dibuat. Perfective, diartikan sebagai tindakan baru implementasi atau perubahan pengguna peralatan yang mana memperhatikan fungsi tambahan untuk software. Aktivitas ini terjadi pada saat perangkat lunak yang telah dibuat dan dilakukan uji cobs kemudian dipergunakan oleh user. Setelah dipergunakan oleh user mungkin timbul permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai. Corrective, diartikan sebagai deteksi dan perbaikan masalah, yang ditemukan oleh pengguna. Aktivitas ini terjadi pada saat produk dipakai dan hasil yang didapat oleh pamakai baik berupa kesalahan yang timbul maupun kesalahan dalam bentuk keluaran yang tidak sesuai.
Preventive, diartikan sebagai peningkatan kemampuan software atau reabilitas untuk menghindari masalah di masa yang akan datang. Pemeliharaan yang terakhir dilakukan untuk menghadapi kemajuan perangkat lunak atau perangkat keras di masa mendatang, umpamanya penambahan fungsifungsi atau melengkapi fungsi-fungsi yang telah ada. 2.4 Maintenance Planning Activity Aktivitas penting untuk maintenance perangkat lunak adalah perencanaan. Jika tahap development berlangsung 1-2 tahun, maka fase maintenance berlangsung selama bertahuntahun. Memperkirakan secara akurat sumber daya yang digunakan adalah elemen kunci dalam rencana maintenance. Sumber daya yang didalamnya termasuk biaya harus dimasukkan dalam rencana anggaran proyek. Rencana maintenance harus dimulai dengan membuat atau menentukan tujuan kualitas perangkat lunak. Konsep dan perencanaan maintenance : Mengandung ruang lingkup (scope) maintenance perangkat lunak. Proses setelah perangkat lunak selesai. Harus diketahui siapa yang akan melakukan maintenance. Perkiraan biaya maintenance siklus hidup perangkat lunak. 2.5 Teknik-teknik Maintenance: Software maintenance yang efektif dilakukan dengan teknik yang spesifik atau khusus untuk maintenance. Beberapa teknik praktis yang biasa diapakai maintener akan dijelaskan di bawah ini. 1. Program Comprehension Programmers menghabiskan banyak waktu untuk membaca dan mengerti program dalam rangka mengimplementasikan perubahan. Code browsers merupakan tools kunci dalam program comprehension. Dokumentasi yang singkat dan jelas dapat membantu dalam program comprehension. Berdasarkan atas pentingnya subtopic ini, maka IEEE Computer Society mengadakan pelatihan yang diadakan setiap tahunnya mengenai program comprehension. 2. Re-engineering Reengineering biasanya tidak dilakukan untuk meningkatkan kemudahan melakukan maintenance (maintainability) namun untuk mengganti legacy system yang sudah berumur. Arnold [Arn92] membahas topic ini secara luas meliputi konsep, tools,
teknik, studi kasus, dan resiko dan keuntungan re-engineering. Refactoring atau transformasi program yang mengorganisasi ulang (reorganisasi) tanpa mengubah perilaku sistem sekarang digunakan dalam reverse engineering untuk meningkatkan struktur program berorientasi objek. 3. Reverse engineering Reverse engineering adalah proses menganalisa subjek sistem untuk mengindentifikasi komponen sistem dan hubungan yang terjadi di dalamnya untuk di representasikan dalam bentuk lain atau pada level abstraksi yang lebih tinggi. Reverse engineering dilkukan secar pasif, artinya tidak mengubah sistem atau menghasilkan sistem yang baru. Sebuah usaha reverse engineering sederhana mungkin menghasilkan sesuatu yang disebut graphs dan control flow graphs dari source code. Jenis dari reverse engineering antaralain redocumentation dan design recovery [DT97]. Date Reverse Engineering mempunyai pengaruh penting beberapa tahun belakangan. Topic Reverse engineering menjadi bahan diskusi dalam acara tahunan Working Conference on Reverse Engineering (WCRE). 4. Impact Analysis Impact analysis mengidentifikasi keseluruhan sistem dan produk sistem yang dipengaruhi oleh permintaan perubahan (change request) dan membuat perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perubahan. Dilakukan setelah permintaan perubahan (change request) diterima oleh configuration management process. Beberapa hal penting tentang impact analisis: Menentukan ruang lingkup perubahan untuk perencanaan dan implementasi. Membuat perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan kegiatan secara akurat. Menganalisa untung / rugi perubahan yang diminta. Melkukan komunikasi dengan bagian lain tentang kompleks tidaknya perubahan yang dilakukan.
BAB III PEMBAHASAN Suatu software atau sistem informasi dibeli atau dibuat oleh suatu organisasi dengan harga yang tinggi sehingga ketika suatu software rusak maka akan membutuhkan biaya tambahan jika harus mengganti software tersebut. Software maintanence juga menjadi bagian dari keberlangsungan sebuah software (software sustainment). Software yang dapat di maintenance akan mendukung perusahaan dalam memecahkan solusi sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis. Bila suatu software tidak dapat di maintenance maka sofrware tersbut tidak dapat mendukung kinerja dari perusahaan atau pengguna. Oleh karena itu, software maintenance menjadi sangat penting karena memberikan porsi yang besar dalam biaya lifecycle keseluruhan dan ketidakmampuan untuk melakukan perubahan software secara cepat dan reliable, yang berarti bahwa jika hal tersebut tidak dapat terpenuhi, maka perusahan akan kehilangan peluang bisnis yang dimiliki. Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat beberapa alasan pentingnya pemeliharaan software atau system maintenance: 1. Mengurangi pengeluaran dalam bidang investasi teknologi. 2. Dapat membantu perusahaan memecahkan masalah dengan tetap mengikuti perubahan lingkungan dan prosedur yang terjadi. 3. Membuat software tersebut menjadi kategori software berkualitas. 4. Agar dapat mengambil peluang bisnis yang ada, dengan maintenance software atau sistem informasi, akan mengevaluasi sistem yang ada dan memodifikasinya, bila sebuah sistem usang atau rusak maka organisasi tidak akan dapat mengambil peluang bisnis yang ada dengan proses yang efektif dan efisien. 5. Memperbaiki Kesalahan, maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki. 6. Menjamin dan meningkatkan kinerja sistem, kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user
menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik. 7. Menjaga system update dengan modifikasi sistem, selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan. 8. Menjaga agar software tidak menjadi using. Keusangan software atau sistem informasi akan merugikan organisasi, organisasi menjadi tidak optimal dalam memanfaatkan software pun menghasilkan kinerja yang tidak optimal, sehingga proses maintenance menjaga hal ini agar keusangan tidak terjadi. 9. Mencegah error disaat pengoperasian, karena bila kerusakan saat pengoperasiaan akan mengeluarkan biaya hingga 200 kali lipat atau 1000 kali lipat. 10. Untuk memfasilitasi kebutuhan maintenance di masa mendatang agar biayanya tidak terlalu mahal, segala sesuatunya dipersiapkan dari sekarang, misal; coding, database restructuring
BAB IV KESIMPULAN Biaya pemeliharaan perangkat lunak telah terus menerus naik selama 25 tahun terakhir. Membuat beberapa perusahaan membelanjakan 80% atau lebih dari anggaran sistem mereka pada pemeliharaan perangkat lunak. Melihat besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun sebuah sistem informasi baru, membuat perusahaan harus bisa memelihara atau maintenance sistem informasi yang telah dimiliki atau dibeli untuk dapat memberikan penghematan bagi perusahaan dalam hal biaya. Dengan adanya proses maintenance yang dilakukan secara rutin dan berkala, perusahaan dapat dengan mudah melakukan penyesuaian terhadap lingkungan bisnis yang terus berkembangan dan memanfaatkan peluang bisnis yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu pentingnya pemeliharaan (maintenance) dan pengembangan suatu software atau sistem bertujuan agar software selalu dalam keadaan siap pakai.
DAFTAR PUSTAKA O Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. Management Information Systems, 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin : New York. Analisa. 2010. Urgensi Maintaibility dari Suatu Software. http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/apa-urgensi-maintainability-dari-suatusoftware/. Diakses 2 Februari 2014. Hertati, komala. 2013. Urgensi Maintenance Software (Dalam Konteks Implementasi Suatu Sistem Informasi Di Organisasi). http://komala.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/10/03/urgensi- Maintenance Software Dalam-Konteks-Implementasi-Suatu-Sistem Informasi-Di-Organisasi/. Diakses 2 Februari 2014. Aknesia, Vharessa. 2013. Urgensi Maintenance didalam Software atau Sistem Informasi. Http://Vharessa.Blogstudent.Mb.Ipb.Ac.Id/2013/10/03/ Urgensi-Maintenance-Didalam- Software-Atau-Sistem /. Diakses 2 Februari 2014.