Pendahuluan Panduan Penggunaan MAKIN Document Center Tujuan Dokumen Panduan Dokumen ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi para pengguna MAKIN Document Center untuk bisa menjalankan dan melakukan proses dokumentasi secara digital, dimana panduan ini menyediakan rincian langkah-langkah cara penggunaan, gambar ataupun perangkat pendukung yang diperlukan. MAKIN Document Center Dibangun dengan menggunakan aplikasi Open Source yaitu Alfresco Document Management yang memang didesain untuk Enterprise Content Management (ECM) yang memberikan kemudahan dalam Document Management, Collaboration, Records Management, Knowledge Management, Web Content Management dan Imaging. Hal ini memungkinkan sebuah perusahaan untuk memiliki sistem pengarsipan data terpusat. Dan yang menjadi keunggulan adalah dimungkinkan terjadi integrasi antara drive hard disk dengan sistem ini. Jadi dapat dikatakan para userfile ke drive O atau P misalnya, yang sebenarnya dia menyimpannya dalam file folder dalam MAKIN Document Center. 2 P a g e
Memulai MAKIN Document Center Identifikasi Pengguna Dashboard Manajemen Setelah berhasil login ke dalam Makin Document Center akan terbuka Dashboard Manajemen Untuk dapat membuka Makin Document Center diperlukan sebuah web browser, maka aktifkan/buka Mozilla Firefox untuk memulai Makin Document Center. Ketikkan http://document.makingroup.com:8080/alfresco pada url browser, kemudian tekan tombol Enter. Dashboard ini terdiri dari Toolbar pada bagian atas, Sidebar di sebelah kiri dan dan Working Area. Toolbar Masukkan UserName dan Password email makingroup (mail-zimbra), lalu tekan tombol Login, untuk dapat mengakses MAKIN Document center. Toolbar berisi tombol navigasi yang membawa kita ke Company Home atau My Alfresco dashboard jika seorang pengguna sudah berhasil login. Toolbar juga dapat digunakan untuk membantu pencarian dan bantuan. Kita juga dapat menampilkan dan menyembunyikan Sidebar menggunakan ikon, ikon bantuan dan ikon identifikasi pengguna. 3 P a g e 4 P a g e
Side Bar/Navigator Sidebar berisi beberapa fitur untuk membantu Anda menavigasi, mencari dan bekerja dengan konten, seperti Navigator, Clipboard, Shortcuts, Recent Spasi dan opensearch Di dalam Navigator terdapat dua menu : 1. My Alfresco jika anda mengklik maka anda akan kembali ke halaman depan saat anda pertama kali Login 2. Company Home berisi link-link yang jika di klik akan membawa anda ke halaman lain yaitu: a. Dokumen Perusahaan berisi dokumen-dokumen perusahaan. Memungkinkan anda untuk melihat atau mencari dokumendokumen perusahaan yang telah tersimpan. b. User Homes berisi space yang sesuai dengan nama user anda. Di space tersebut memungkinkan anda untuk mengedit atau menambah dokumen. Karena anda mempunyai wewenang yang lebih tinggi untuk mengatur space tersebut. 5 P a g e 6 P a g e
Working Area Add content digunakan untuk mengambil serta mengupload data/dokumen yang ingin anda simpan pada Makin Document Center. Create dapat membantu anda untuk membuat content, space atupun space wizard baru. More Action digunakan untuk membantu anda jika ingin menghapus, mengcopy, mengimport atau yang lainya pada sebuah dokumen. Icon View digunakan untuk merubah tampilan dashboard, apakah anda ingin hanya menampilkan icon saja atau dengan detailnya. Wilayah kerja yang akan berubah tergantung pada informasi apa yang kita lihat atau tugas kita adalah melaksanakan apa. Bagian atas area kerja akan selalu memiliki navigasi tertentu yang memungkink an kita untuk pindah ke salah satu bagian path tertentu. Untuk informasi dilihat biasanya kita akan memiliki sebuah kawasan bersama-sama dengan tindakan atau pandangan alternatif. Rincian dan tampilan itu akan berubah tergantung pada apa yang kita pilih. atau bisa merubah tampilan wilayah kerja dengan mengklik ikon untuk tampilan tertentu. 7 P a g e 8 P a g e
Membuat Tempat Dokumen Sebelum meletakkan data/dokumen ada baiknya dibuat sebuah folder tempat dokumen. Hal ini untuk mengelompokkan jenis dokumen yg akan digunakan sehingga memudahkan proses pencarian. klik My Document Web untuk masuk ke dalam folder. pilih/klik Create Space untuk membuat folder, ketikan nama folder & pilih ikon untuk folder tersebut Memasukan Data/Dokumen Tentukan/klik tempat data/dokumen akan diletakkan/ diupload, kemudian klik Add Content setelah selesai klik tombol Create Space 9 P a g e 10 P a g e
akan tampil form Add Content Dialog, klik tombol Browse untuk mengambil file yang akan diupload, setelah itu klik tombol Upload kemudian ketikkan Nama judul dokumen itu, pilih Type, Encoding, dan Content Type yang sesuai dengan dokumen yang diupload. setelah data diisikan dirasa sudah benar, klik tombol OK. Mengubah Description File pada Content Item dokumen yang akan diubah ikon (View Details) akan tampil form lain, pilih pada bagian Propeties, klik icon (Modify) untuk merubah properti yang akan diubah, yaitu Description. pastikan data yang diisikan sudah benar, centang Modify untuk merubah properti Content, lalu klik OK. Lalu akan tampil form Modify Content Properties, untuk merubah properti Content dalam isian yang lebih detil/ lengkap. Ketikan Name (jika ingin diubah) pilih Content Type, Encoding, ketik Title (jika ingin diubah), Description (ketik deskripsi yang berhubungan dengan dokumen), Author (pembuat dokumen), Email ID pengguna. 11 P a g e 12 P a g e
Membuka/Mengambil Dokumen pastikan anda sudah berada pada Content Item, file dokumen yang akan digunakan. Klik ikon file yang akan diambil/download. kemudian klik tombol Browse dan cari file yang akan diupdate Kemudian tentukan folder lokal untuk menyimpan file tersebut, lalu klik tombol Save. klik tombol Cancel untuk membatalkan atau klik tombol Upload melanjutkan proses. Menghapus File klik ikon (Delete) pada file yang berada di Content Item, setelah itu akan ada konfirmasi penghapusan setelah ada teks was uploaded successfully. klik tombol Update. klik tombol OK untuk menghapus dan tombol Cancel membatalkan penghapusan. Untuk melihat history file yang didokumentasikan sudah berapa versi, klik ikon (View Details), cari tab Version History Versioning File tentukan file yang akan dilakukan peng-update-an, klik ikon (More Action) untuk melihat menu lainnya, lalu pilih/klik pilih/klik versi dokumen yang akan dilihat. 13 P a g e 14 P a g e