MANUAL APLIKASI SIUDA (Sistem Informasi Wisuda) Oleh wppti UB Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Informasi Universitas Brawijaya Oktober 2012
PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI WISUDA Setelah login ke SIUDA di siakad.ub.ac.id/wisuda (Gambar 1), Anda akan menjumpai halaman utama berisi beberapa menu di bagian kiri dengan penjelasan seputar menu tersebut di bagian kanan bawah. Halaman utama berisi Home, Validasi Syarat, Daftar Yudisium, Daftar Ijazah, Daftar Antrian, Daftar Wisudawan, Set Syarat, Upload Kelengkapan, Buku, Keuangan, Laporan, Panduan dan Logout. Sedangkan pada bagian tengah terdapat informasi user atau admin yang login (username, nama, dan fakultas) dan informasi wisuda dalam beberapa periode yang berisi informasi waktu pelaksanaan, kuota, jumlah wisuda yang terdaftar dan sisa (Gambar 2). Gambar 1. Halaman login Gambar 2. Halaman utama
Berikut penjelasan pada masing-masing menu: A. HOME Menu Home merupakan menu awal yang Anda jumpai setelah login pada halaman utama. Berisi informasi user, informasi wisuda, dan penjelasan pada menu-menu yang ada (Gambar 2). B. Validasi Syarat Validasi Syarat berfungsi untuk verifikasi syarat-syarat calon peserta wisuda seperti foto, jurnal, dan data skripsi. Pertama masukkan NIM mahasiswa dan klik Lanjut (Gambar 3). Kemudian beri tanda centang ( ) pada syarat yang sudah dilengkapi, kemudian klik Validasi jika sudah selesai dan klik Batal jika batal melakukan verifikasi (Gambar 4). Gambar 3. Pencarian mahasiswa untuk validasi syarat
Gambar 4. Verifikasi syarat wisuda C. Daftar Yudisium Menu ini untuk mendaftarkan mahasiswa pada yudisium jika syarat validasinya sudah lengkap. Untuk mendaftarkan masukkan NIM dan klik Lanjut (Gambar 5). Gambar 5. Pencarian mahasiswa untuk pendaftaran yudisium Kemudian pada data mahasiswa, lengkapi datanya dan jika sudah lengkap klik Daftar (Gambar 6).
Gambar 6. Pendaftaran yudisium
D. Data Ijazah Menu ini berfungsi untuk melihat data ijazah mahasiswa sebagai calon wisudawan. Pada Filtering Anda bisa melakukan pencarian data berdasarkan fakultas, jenjang, tahun, dan semesternya, kemudian klik Tampil. Anda juga bisa mencari data perorangan dengan memasukkan NIM/ nama pada Searching, kemudian klik Cari (Gambar7). Hasil pencarian ada di Daftar Calon Wisudawan. Gambar 7. Data ijazah Kemudian pada Daftar Calon Wisudawan, untuk melihat data mahasiswa klik ikon ( ) dan untuk cetak klik ikon ( ) serta untuk validasi klik ( ). Gambar 7. Melihat data mahasaiswa
Gambar 8. Mencetak bukti tanda validasi Gambar 9. Validasi Pada validasi, isi data yang masih kosong, seperti tanggal lahir dan judul skripsi kemudian klik Validasi (Gambar 9). E. Daftar Antiran Untuk melihat daftar antrian, Anda bisa mencari datanya berdasarkan fakultas dan jenjang-nya (Filtering), atau langsung berdasarkan NIM/Nama (Searching) dengan hasil pencarian ditunjukkan pada Daftar Calon Wisudawan (Gambar 10).
Gambar 10. Daftar antrian Untuk verifikasi data calon wisudawan klik ikon verifikasi ( sudah lolos verifikasi (Gambar 11). ) dan klik Proses jika Gambar 11. Proses verifikasi mahasiswa
F. Daftar Wisudawan Daftar wisudawan menampilkan daftar mahasiswa yang telah divalidasi oleh masing-masing operator fakultas (Gambar 12). Pada menu ini juga terdapat dua pencarian data wisudawan. Yaitu dengan Filtering: pencarian berdasarkan fakultas, jenjang pendidikan, dan periode wisuda (pilih fakultas, jenjang, dan periodenya lalu klik Tampil) atau dengan Searching: pencarian berdasarkan nim/nama mahasiswa (ketikkan nim atau nama mahasiwa dan klik Cari). Gambar 12. Tampilan menu daftar wisudawan Pada daftar wisudawan juga terdapat informasi nama, nim, angkatan, fakultas, prodi, dan periode serta tanggal validasi. Klik ikon Print Bukti Pendaftaran ( ) untuk mencetak bukti pendaftaran (Gambar 13) dan ikon Print Surat Pernyataan ( ) untuk mencetak surat pernyataan (Gambar 14).
Gambar 13. Tampilan pencetakan bukti pendaftaran Gambar 14. Tampilan pencetakan surat pernyataan
G. Set Syarat Pada bagian ini Anda bisa melihat, merubah, dan menambah syarat wisuda pada masing-masing fakultas dan jenjang pendidikan (Gambar 15). Klik ikon pencil untuk mengedit (Gambar 16), klik ikon merah untuk menghapus, dan klik tambah untuk menambah syarat (Gambar 17). Gambar 15. Set syarat Gambar 16. Edit syarat Gambar 17. Tambah syarat H. Upload Kelengkapan Pada bagian ini Anda bisa mengupload data mahasiswa berupa ijazah sma, foto dan skripsi. Untuk melakukannya pilih upload berupa ijazah sma/foto/skripsi, kemudian masukkan NIM untuk mencari mahasiswanya dan pilih Status sebagai calon wisudawan atau wisudawan dan klik Cari. Kemudian klik Browse dan pilih file ijazah/foto/dsb dari komputer (Gambar 18). Jangan lupa klik Simpan setelah upload selesai.
Gambar 18. Upload kelengkapan calon wisudawan I. Buku Wisuda Pada bagian ini Anda bisa mencari data buku wisuda berdasarkan fakultas, dan periodenya. Pilih kategorinya dan klik Lihat (Gambar 19). Gambar 19. Buku wisuda J. Keuangan Pada bagian ini Anda bisa melihat data keuangan mahasiswa (secara lengkap pada setiap semesternya, dari semester awal s/d akhir) dengan cara memasukkan nim-nya dan klik Cari (Gambar 20), hasilnya pada Gambar 21.
Gambar 20. Mencari data keuangan mahasiswa Gambar 21. Data keuangan mahasiswa hasil pencarian K. Laporan Menu laporan berfungsi untuk melihat daftar antrian, peserta wisuda, keuangan, dan yudisium. Pilih fakultas, jenjang, tahun, dan periodenya, kemudian klik Lihat (Gambar 22). Selanjutnya akan tampil tabel daftar hasil laporannya (Gambar 23). Klik Download ( ) untuk mendownload laporan dalam bentuk Ms. Excel.
Gambar 22. Tampilan menu laporan Gambar 23. Tampilan tabel laporan L. Panduan Pada bagian ini Anda bisa men-download panduan aplikasi SIUDA ini beserta informasi lainnya (Gambar 24). Gambar 24. Panduan
M. Log out Klik tombol/menu Log Out untuk Keluar darib aplikasi SIUDA (gambar 25). Gambar 25. Lot Out