Manual Prosedur Skripsi Dan Ujian Akhir Studi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Skripsi Dan Ujian Akhir Studi Kode Dokumen : 00203 06012 Revisi : 4 Tanggal : 30 Agustus 2012 Diajukan oleh : Staf Akademik Jurusan Akuntansi Ttd. Lutfi Haris, M.Ak, Ak. Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Ttd. Dr. Rosidi, MM, Ak. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Akuntansi Ttd. Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak i
Daftar Isi Tujuan... 3 Ruang Lingkup... 3 Definisi... 6 Rujukan... 8 Garis Besar Prosedur... 8 Bagan Alir... 17 1. Prosedur Pendaftaran Proposal Skripsi dan Penentuan Dosen Pembimbing... 17 2. Prosedur Pembimbingan... 19 3. Prosedur Ujian Akhir Studi... 19 Lampiran... 20 1. Tata Tertib Pelaksanaan Pembimbingan (00203 06012 01)... 20 2. Formulir Pengajuan Skripsi (00203 06012 02)... 21 3. Lembar Konsultasi bimbingan Skripsi (00203 06012 03)... 22 4. Laporan Tingkat Penyelesaian Skripsi Mahasiswa (00203 06012 04)... 24 5. Lembar Evaluasi Mahasiswa Terhadap Proses Pembimbingan Skripsi (00203 06012 05)... 25 6. Persyaratan Administrasi Ujian Akhir (00203 06012 06)... 26 7. Persetujuan Ujian Akhir (00203 06012 07)... 27 i
8. Penilaian Skripsi dan Penetapan Status Kelulusan Ujian Skripsi (00203 06012 08)... 28 9. Formulir Permintaan Revisi I (00203 06012 09)... 30 10. Formulir Permintaan Revisi II (00203 06012 10)... 31 11. Formulir Permintaan Revisi III (00203 06012 11)... 32 12. Lembar Evaluasi Mahasiswa Terhadap Proses Ujian Akhir (00203 06012 12)... 33 i
Tujuan Tujuan penyusunan Manual Prosedur Skripsi dan Ujian akhir adalah untuk pedoman bagi elemen akademik di jurusan dalam rangka pelaksanaan ujian akhir studi sebagai penentu kelulusan mahasiswa Ruang Lingkup Manual prosedur Skripsi dan Ujian Akhir Studi meliputi keseluruhan ketentuan dan prosedur atas proses pelaksanaan skripsi dan ujian akhir studi. Adapun prosedur-prosedur terkait tersebut meliputi prosedur pendaftaran skripsi, prosedur penentuan dosen pembimbing, prosedur pembimbingan, prosedur ujian akhir studi (UJAS), serta prosedur yudisium dan kelulusan. Beberapa ketentuan umum terkait dengan prosedur skripsi dan ujian akhir studi adalah sebagai berikut: 1. Ujian Akhir Studi dilaksanakan oleh Majelis Penguji yang terdiri dari satu dosen pembimbing dan 2 (dua) dosen penguji dalam 1 (satu) majelis ujian akhir studi. 2. Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan dapat meminta dosen lain untuk menjadi dosen penguji ketiga jika: 3
a. Terjadi ketidaksepakatan tentang penilaian dan kelulusan diantara anggota majlis penguji b. Terdapat dosen penguji yang tidak memberikan nilai c. Dosen penguji yang ditentukan tidak hadir 3. Pergantian dosen pembimbing dapat dilakukan dengan pertimbangan sebagai berikut ini: a. Dosen pembimbing tidak bersedia melakukan pembimbingan dengan dibuktikan oleh Surat Pernyataan Ketidaksanggupan Pembimbingan b. Permohonan penggantian dosen pembimbing oleh mahasiswa c. Hasil evaluasi proses pembimbingan oleh Jurusan 4. Dosen pembimbing bertindak sebagai ketua majelis penguji 5. Pemrograman Skripsi dilakukan 1 (satu) kali dalam satu semester 6. UJAS dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh jurusan. Pelaksana Ujian Akhir Studi (PUJAS) yang terdiri dari Staf Jurusan dan Staf Administrasi Akademik JAFEB UB membuat pengumuman tentang jadwal UJAS di papan pengumuman dan atau media lain. 4
7. Ketentuan mengenai syarat-syarat pendaftaran dan syarat UJAS diatur dalam Ketentuan dan Persyaratan UJAS (Lihat Ketentuan dan Persyaratan UJAS) 8. Penentuan kelulusan diatur dengan Ketentuan Penilaian dan Kelulusan UJAS. 9. UJAS dapat dibatalkan dan diganti di hari lain bila dosen pembimbing tidak hadir. Pembatalan dilakukan oleh Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan. Apabila dalam keadaan sangat terpaksa dosen pembimbing tidak dapat hadir dalam UJAS maka Ketua/Sekretaris Jurusan mengambil alih kewenangan dosen pembimbing dalam UJAS dengan terlebih dahulu meminta persetujuan tertulis dari dosen pembimbing. 10. Ujian teori dapat dilaksanakan apabila majelis penguji menyatakan bahwa mahasiswa lulus dalam ujian skripsi. 11. Komponen penilaian secara detail dapat dilihat pada dokumen penilaian skripsi dan penetapan status kelulusan ujian akhir skripsi. 5
Definisi 1. Skripsi adalah karya tulis yang harus diselesaikan oleh mahasiswa S-1 dalam bentuk penelitian (lihat buku pedoman akademik FEB UB) 2. Ujian Akhir Studi adalah ujian yang ditujukan untuk menilai kelayakan mahasiswa untuk lulus pada program sarjana. 3. Ujian Akhir Studi terdiri dari ujian skripsi dan ujian teori yang relevan dengan bidang ilmu akuntansi 4. Dosen pembimbing adalah dosen yang diberi tugas untuk membimbing mahasiswa dalam penyelesaian skripsi berdasarkan surat tugas dekan sesuai dengan usulan Ketua Jurusan berdasarkan Ketentuan Dosen Pembimbing Skripsi (lihat detail ketentuan dosen pembimbing dan penguji pada buku pedoman akademik FEB UB pada sub bab Majelis Penguji). 5. Dosen Penguji adalah dosen yang diberi tugas untuk melakukan ujian akhir studi berdasarkan surat tugas Dekan. 6
6. Pelaksana Administrasi Skripsi (PAS) adalah staf jurusan dan staf administrasi akademik JAFEB UB yang diberi tugas mengadministrasikan pengelolaan skripsi di jurusan. 7. Pelaksana Administrasi Ujian Akhir Studi (PUJAS) adalah staf jurusan dan staf administrasi akademik JAFEB UB yang diberi tugas mengelola administrasi UJAS di jurusan. 8. Tahapan ujian akhir dibagi menjadi 2 yaitu: a. Ujian skripsi yaitu ujian atas isi skripsi mahasiswa dan kemampuan mahasiswa dalam mempertahankan isi tersebut. Hasil ujian skripsi dikategorikan dalam 3 jenis yaitu: Lulus tanpa revisi Lulus dengan revisi Tidak lulus b. Ujian teori adalah ujian terhadap pemahaman mahasiswa atas teori-teori keilmuan akuntansi dan keilmuan lain yang relevan. 7
Rujukan 1. Pedoman Akademik Jurusan Akuntansi 2. SK Dekan Garis Besar Prosedur a. Prosedur Pendaftaran Proposal Skripsi dan Penentuan Dosen Pembimbing 1. Mahasiswa mendaftar dengan membawa 1 eksemplar proposal skripsi kepada PAS (Staf administrasi akademik JAFEB UB) dan memenuhi beberapa kriteria berikut: b. KRS Terakhir dan Transkrip Nilai Terakhir c. Telah menempuh minimal 129 SKS d. Telah Lulus Metodologi Penelitian 2. PAS (Staf administrasi akademik JAFEB UB) memverivikasi persyaratan dan menyerahkan proposal skripsi kepada PAS (Staf Jurusan) pada hari yang sama saat mahasiswa mendaftar untuk selanjutnya di-ploting dosen pembimbing (waktu pelayanan: 5 menit). 3. PAS memeriksa daftar dosen pembimbing yang memenuhi syarat untuk membimbing skripsi sesuai dengan Ketentuan Dosen 8
Pembimbing Skripsi dalam Buku Pembimbing Skripsi (waktu pelayanan: 15 menit). 4. PAS mengisi nama dosen pembimbing pada BPS (Buku Pembimbing Skripsi) dan Kartu Kuning dan DPS (Daftar Pembimbing Skripsi) serta mengajukan kepada Ketua Jurusan dan dosen pembimbing (waktu pelayanan: 5 menit). 5. Apabila setuju, Ketua Jurusan menandatangani DPS (yang sudah terisi nama dosen pembimbingnya). 6. Proposal skripsi yang telah di-ploting dosen pembimbing oleh PAS (Staf Jurusan) diserahkan kembali ke mahasiswa dengan disertai Formulir Pengajuan Skripsi (FPS) dan Kartu Kuning (yang telah tertera nama dosen pembimbing) yang nantinya akan dilengkapi isiannya (identitas mahasiswa dan judul tentative skripsi) oleh mahasiswa serta diajukan ke Dosen Pembimbing. Proses ploting dosen pembimbing harus diselesaikan maksimal dalam jangka waktu satu minggu setelah mahasiswa 9
mendaftar dan menyerahkan proposal skripsinya (waktu pelayanan: 1 minggu). 7. PAS meng-copy DPS 3 (tiga) eksemplar dan mengisi buku bimbingan skripsi. Lembar asli diarsip oleh jurusan, copy-1 ditempel di papan pengumuman, dan copy-2 dipakai sebagai lampiran pada saat mengajukan surat tugas dosen pembimbing skripsi, dan copy-3 dikirim bersama Surat Tugas (waktu pelayanan: 5 menit). 8. PAS mengajukan Surat Tugas Dosen Pembimbing Skripsi kepada dekan (paraf ketua jurusan terlebih dahulu) (waktu pelayanan: 1 hari). 9. PAS mengirimkan Copy DPS kepada Dosen Pembimbing beserta Surat Tugas Pembimbingan (waktu pelayanan: 1 hari). 10. Prosedur penggantian dilakukan dengan tahapan sebagai berikut ini: - PAS mengisi Daftar Penggantian Pembimbing Skripsi (DP2S) dengan terlebih dahulu berkomunikasi dengan dosen pembimbing lama. 10
- PAS mengisi (DP2S) dan mengajukan ke Ketua Jurusan. - Apabila setuju, Ketua Jurusan menandatangani DP2S (yang sudah terisi nama dosen pembimbing penggantinya). - PAS mencatat DP2S dalam BPS dan meng-copy 4 kali. Lb 1 untuk lampiran pembuatan Surat Tugas, Lb 2 untuk dikirim ke pembimbing lama, Lb 3 untuk mahasiswa, Lb 4 untuk arsip jurusan. PAS mengirim Surat Tugas Pembimbing Pengganti kepada Dosen Pembimbing baru. e. Prosedur Pembimbingan 1. Mahasiswa yang telah ditentukan dosen pembimbingnya berdasarkan DPS paling lambat 2 (dua) minggu setelah tanggal pengumuman harus menemui dosen pembimbing dengan membawa Draft Proposal, Formulir Pengajuan Skripsi dan Lembar Konsultasi Bimbingan Skripsi (LKBS). 2. Mahasiswa mengisi Formulir Pengajuan Skripsi dan ditandatangani oleh Dosen 11
Pembimbing sebagai bukti persetujuan proses pembimbingan oleh Dosen Pembimbing. 3. Formulir Pengajuan Skripsi yang telah ditandatangani Dosen Pembimbing diserahkan kembali ke PAS (Staf Administrasi Akademik JAFEB UB). 4. Pengaturan jadwal bimbingan merupakan kesepakatan bersama antara Dosen dan Mahasiswa. 5. Dosen mengisi dan menandatangani LKBS setiap proses bimbingan sebagai bukti berjalannya proses bimbingan skripsi. Perkembangan pembimbingan juga dicatat dalam dokumen laporan tingkat penyelesaian skripsi mahasiswa. 6. PAS wajib mengontrol perkembangan tingkat penyelesaian skripsi minimal 4 (empat) bulan sekali dengan berdasarkan laporan tingkat penyelesaian skripsi mahasiswa (LTPS). f. Prosedur Ujian Akhir Studi (UJAS) 1. Mahasiswa yang berhak mengikuti UJAS adalah mahasiswa yang telah dinyatakan layak oleh pembimbing skripsi untuk 12
dilanjutkan ke ujian akhir studi serta memenuhi syarat-syarat ujian akhir studi yang tercantum dalam persyaratan administrasi ujian akhir studi. 2. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengajukan UJAS dan memenuhi persyaratan yang ada pada Persyaratan Administrasi Ujian Akhir Studi mengajukan pelaksanaan ujian akhir kepada PAS dan dicatat dalam Buku Pendaftaran Ujian Akhir Studi (BPUJAS). 3. PUJAS merekap pengajuan ujian akhir studi dalam Buku Ujian Akhir Studi (BUJAS). Pengelolaan ini dalam rangka mengatur jadwal ujian berdasarkan pendaftar ujian yang masuk 4. PUJAS mengatur Dosen Penguji sesuai dengan Ketentuan Dosen Penguji (detail ketentuan ada pada buku pedoman akademik FEB UB) dengan memberikan dokumen persetujuan ujian akhir (PUA) yang telah diploting dua dosen penguji kepada mahasiwa. 5. Mahasiswa selanjutnya meminta persetujuan kepada dosen penguji yang telah di-ploting 13
oleh PUJAS dengan bukti persetujuan berupa tandatangan dosen penguji di dokumen persetujuan ujian akhir. 6. Setelah dokumen persetujuan ujian akhir telah ditandatangani oleh dosen pembimbing dan dua dosen penguji yang ditetapkan PUJAS, maka mahasiswa menyerahkan kembali dokumen tersebut ke PUJAS. 7. PUJAS mengumumkan Jadwal dan Penguji Ujian Akhir Studi (JPUJAS) di papan pengumuman/media lainnya dan mengirim undangan beserta skripsi mahasiswa kepada dosen pembimbing dan penguji paling lambat 3 hari sebelum ujian berlangsung. 8. PUJAS menyiapkan dokumen kepada penguji dalam satu map yang berisi: - Formulir Penilaian Skripsi dan Penetapan Status Kelulusan Ujian Akhir Skripsi (FPUJAS) - Lembar Revisi Skripsi (LRVS) - Kutipan Daftar Nilai Terakhir (KDNT) 9. PUJAS menyiapkan peralatan-peralatan yang diperlukan selama ujian berlangsung. 14
10. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan hadir 15 menit sebelum ujian berlangsung dengan mengenakan kemeja putih, celana/rok kain berwarna hitam, berdasi hitam polos, serta mengenakan jas almamater. 11. Ujian skripsi berlangsung. 12. Setelah ujian selesai, dosen penguji mengisi Formulir Penilaian Skripsi dan Penetapan Status Kelulusan Ujian Akhir Skripsi dan Lembar Revisi Skripsi serta menyerahkannya kembali ke PUJAS. 13. Mahasiswa mengisi Lembar Evaluasi Mahasiswa terhadap proses ujian akhir yang telah berlangsung secara online dalam website www.accounting.feb.ub.ac.id. 14. PUJAS mencatat di dalam Buku Ujian Akhir Studi (BUJAS) tentang hasil ujian tersebut. 15. Formulir Penilaian Skripsi dan Penetapan Status Kelulusan Ujian Akhir Skripsi yang telah diisi oleh majelis penguji digandakan 2 kali oleh PUJAS. Satu untuk diarsip dan yang lainnya diserahkan ke recording untuk proses entry nilai ke SISKA (Sistem Informasi Akademik). 15
16. PUJAS merekap hasil evaluasi ujian dan menyerahkannya kepada Ketua/Sekretaris Jurusan paling lambat 3 hari setelah ujian berlangsung. 17. Apabila mahasiswa tidak lulus ujian maka diperkenankan mengikuti ujian kembali dan setelah revisi (bila ada) dilakukan sesuai dengan lembar revisi skripsi. 18. Apabila mahasiswa lulus dengan revisi, maka nilai akan diumumkan dan dimasukkan ke dalam SISKA setelah ada keterangan bahwa mahasiswa telah melakukan revisi sebagaimana tercantum lembar revisi skripsi. 19. Revisi skripsi paling lambat diselesaikan 1 (satu) bulan setelah ujian berlangsung. Apabila melebihi itu, maka mahasiswa yang bersangkutan wajib mengikuti ujian lagi sesuai dengan persyaratan ujian akhir studi. 16
Bagan Alir Prosedur Pendaftaran Proposal Skripsi dan Penentuan Dosen Pembimbing MULAI Mahasiswa Mendaftar Skripsi Proposal Skripsi Transkrip Nilai KRS Terakhir Proses Ploting Dosen Pembimbing Verifikasi Persyaratan Oleh PAS Mengisi BPS dan Membuat DPS BPS DPS Pengumuman Dosen Pembimbing Disetujui oleh Kajur Penyerakan proposal & FPS ke mahasiswa Proposal Skripsi Formulis Pengajuan Skripsi (FPS) 17
Prosedur Pembimbingan MULAI Mahasiswa Menghadap Dosen Pembimbing Proposal Skripsi LKBS FPS FPS Ditandatangani Dosen Pembimbing FPS Diserahkan Kembali ke PAS Proses Pembimbingan Mahasiswa & Dosen mengisi LKBS LKBS Pengendalian Perkembangan Pembimbingan oleh PAS LTPS 18
Prosedur Ujian Akhir Studi MULAI Persetujuan Dosen Pembimbing Mahasiswa mendaftar Ujian Akhir Studi BPUJAS PUJAS Merekap dan memploting Dosen Penguji BUJAS PUA Meminta Persetujuan Dosen Penguji Diserahkan Ke Mahasiswa Menyerahkan PUA yang telah disetujui pembimbing & penguji ke PUJAS PUA PUJAS mengirim undangan & skripsi ke pembimbing & penguji Undangan Draft Skripsi PUJAS menyiapkan pelaksanaan UJAS FPUJAS KDNT LRVS UJAS Berlangsung Majelis Penguji mengisi FPUJAS dan LRVS FPUJAS LRVS PUJAS merekap nilai & menggandakan FPUJAS Majelis Penguji menyerahkan ke PUJAS FPUJAS 1 FPUJAS 2 Diarsip PUJAS Diserahkan ke Recording untuk entry nilai ke SISKA PUJAS merekap hasil evaluasi ujian Disetujui Kajur/ Sekjur 19
Lampiran 1: 20
Lampiran 2: 21
Lampiran 3: 22
23
Lampiran 4: 24
Lampiran 5: 25
Lampiran 6: 26
Lampiran 7: 27
Lampiran 8: 28
29
Lampiran 9: 30
Lampiran 10: 31
Lampiran 11: 32
Lampiran 12: 33