KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SMK PI AMBARRUKMO 1 YOGYAKARTA Naskah Publikasi Diajukan oleh Lina Purniawati 06.02.6230 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
Computerization of Library Data Processing in SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta Komputerisasi Pengolahan Data Perpustakaan Pada SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta Lina Purniawati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT With the development of the current era of technology demands intense competition between the schools with other schools. And how to improve the data processing system which still manual library into a computerized system that provides time efficiency and accuracy of data. One by creating a new system, computerized. Processing applications for designing computer-based data which will help the process of data processing in large numbers with the use of a library system, especially students in SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta.
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Teknologi merupakan salah satu variabel lingkungan dunia bisnis yang mempunyai andil besar terhadap perkembangan suatu sekolahan. Perkembangan informasi dan teknologi yang begitu cepat dan tidak mengenal batas wilayah dan waktu telah berkembang secara pesat dalam segenap kehidupan masyarakat, khususnya teknologi informasi yang banyak mempengaruhi proses memorial didalam mengembangkan suatu produktifitas sekolahan terutama didalam pengembangan informasi tentang sistem pengolahan data perpustakaan. Untuk itu diperlukan informasi yang berkualitas guna mendukung pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Informasi merupakan suatu data mentah yang mengalami proses pengolahan sehingga memiliki arti dan daya guna bagi penerimanya. Informasi yang berkualitas yaitu cepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Supaya informasi dapat sesuai dengan yang dibutuhkan maka analisis haruslah mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperkirakan khususnya pada bagian pengolahan data perpustakaan. 2. Dasar Teori 2.1 Pengertian Dasar Sistem Sebelum mempelajari sebuah sistem terlebih dahulu kita harus mengerti apakah sistem itu. Menurut teori sistem berasal dari bahasa inggris yaitu system, yang berarti susunan atau tata cara dalam pendekatan sistem terbagi menjadi dua kelompok : 1. Definisi sistem secara pendekatan prosedur sistem merupakan jaringan kerja dan saling berhubungan, berkumpul bersama suatu kegiatan untuk menyelesaikan. 2. Definisi sistem secara pendekatan komponen, yaitu: Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. (Raymond McLeod, 1981). 2.2 Karakteristik Sistem Berdasarkan definisi sistem diatas, suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu :
1. Subsistem (Subsystem) Merupakan bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (Boundary) Adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) 2.3 Konsep Dasar Informasi 2.3.1 Definisi Informasi Sebelum mendefinisikan informasi, terlebih dahulu akan diterangkan mengenai sumber dari informasi, yaitu data yang merupakan bentuk jamak dari datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian (event) dan suatu kenyataan nyata (fact and entitiy). Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu, sedangkan nyata (fact and entitiy) adalah berupa suatu obyek nyata yaitu benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan sumber bagi informasi yang masih bersifat mentah sehingga belum memiliki kegunaan. Dengan kata lain, informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya dalam mengambil keputusan saat ini maupun masa mendatang. 2.3.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum memiliki arti, sehingga perlu diolah agar memiliki arti. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burc disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklusini disebut juga dengan siklus pengolahan (date processing cycle).
2.3.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi yang akurat (accurate), tepat pada wakunya (timeliness) dan relevan (relevance). a. Akurat. Akuratnya, Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi juga harus jelas untuk penerimanya. b. Tepat pada waktunya. Berarti, Informasi yang diterima oleh penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah lama, tidak akan mempunyai nilai lagi. c. Relevan. Artinya, Infomasi tersebut memiliki manfaat bagi penerimanya. 2.3.4 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi memiliki nilai apabila manfaatnya lebih berguna dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Tetapi perlu diperhatikan, bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya dinikmati oleh pihak didalam perusahaan. 3. Tinjauan Umum 3.1. Gambaran Umum 3.1.1 Sejarah Berdirinya SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta SMK PI Ambarrukmo 1 dengan status swasta yang didirikan pada tahun 1988 oleh pemerintah Nomor : 0274/I13.5/H/1988 tanggal 26 Desember 1984 di JL. Cendrawasih 125 Mancasan Lor Condong Catur Depok Sleman, Yogyakarta. Lembaga pendidikan ini berada dibawah Yayasan Pengembang Ilmu Ambarrukmo Yogyakarta. Kepala sekolah sebagai pelaksana berjalannya pendidikan di sekolah bekerja sama dengan pemerintah setempat dan komite sekolah.
3.1.2 Visi dan Misi a. Mencetak sumber daya manusia beriman, bertaqwa dan professional sesuai tujuan pendidikan nasional. b. Misi SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta Mempersiapkan peserta didik menjadi tenaga kerja tingkat menengah yang tampil dan mandiri serta dapat mengisi lapangan kerja yang tersedia dalam upaya mempercepat dan memperkokoh pembangunan nasional. 3.2.1 Gambaran Umum Perpustakaan Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam membantu proses belajar mengajar di SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta. Perpustakaan ini mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya untuk mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial, budaya dan disiplin. 3.2.2 Struktur Organisasi SMK PI Ambarrukmo 1Yogyakarta Struktur organisasi pada suatu instalasi atau organisasi pada umumnya menggambarkan luas sempitnya tugas yang ada dalam instalasi atau organisasi tersebut. Selain itu juga menggambarkan arus perintah dan tujuan mulai dari pucuk pimpinan sampai denga para pegawai. Adapun stuktur organisasi SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta adalah sebagai berikut :
KETUA YAYASAN PI KEPALA SEKOLAH KOMITE SEKOLAH KA. TATA USAHA WKS KESISWAAN WKS. KURIKULUM HUMAS/SAR PRAS KETUA PROGRAM KEAHLIAN BP/BK/BKK WALI KELAS/ GURU SISWA / PESERTA DIDIK
3.2.3 Mekanisme Operasi Sistem 3.2.3.1 Sistem Operasional. Sistem pelanyanan terbuka kepada anggota perpustakaan. 3.2.3.2 Pemakai Pustaka. 1. Siswa. 3.2.3.3 Keanggotaan. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMK PI Ambarrukmo1 Yogyakarta anatara lain : 1. Setiap siswa yang diterima di SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta langsung diakui menjadi anggota perpustakaan. 2. Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masingmasing siswa. 3.2.3.4 Jenis Layanan dan Sanksi. Pelayanan Sirkulasi 1. Buku tidak boleh dibawa pulang (kecuali buku cerita atau komik) 2. Maksimal pinjam 2 buku dengan judul berbeda 3. Lama pinjam 1 minggu 4. Keterlambatan pengembalian dikenakan denda Rp100/buku/haari 5. Merusak, merobek atau menghilangkan buku yang dipinjam harus diganti denga buku yang sama namun kalau tidak ada buku yang sama maka boleh diganti dengan buku yang sejenis. 3.2.3.5 Sistem yang Berjalan. Prosedur Peminjaman 1. Peminjam masuk membawa kartu perpustakaan. 2. Mencari buku di rak dan meminjam buku maksimal 2 buah. 3. Petugas mengisi kartu buku dan kartu peminjam. 4. Petugas mengecek nomor buku kembali sesuai buku diserahkan peminjam dan kartu peminjam di tahan jika tidak sesuai dengan identitas buku petugas mencatat pada buku besar untuk laporan. Prosedur Pengambilan 1. Buku diserahkan kepada petugas perpustakaan sesuai dengan jumlah buku yang di pinjam. 2. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota yang ditahan.
3. Kartu anggota diserahkan pada anggota yang megembalikan buku, sedangkan kartu buku dimasukkan kembali pada kantongnya. 4. Petugas menandai pada data peminjam dan tanggal kembali. 5. Bila terlambat peminjam mengisi buku denda dan membayar uang denda sesuai dengan banyaknya hari keterlambatan. 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah rancangan model logika (logical model), gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik dari sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut berada. 4.2 Implementasi Program 4.3.2 Pembahasan Program Pada pembahasan program, penulis hanya akan menjelaskan secara garis besar mengenai sistem informasi yang telah dibuat termasuk cuplikan tampilan form dan kode programnya. 4.7.1 Halaman Login Gambar 4.8.1 Tampilan form login
4.7.2 Halaman Utama Gambar 4.8.3 Tampilan halaman utama 4.7.3 Form Input Penerbit Digunakan untuk mengolah data Penerbit. Untuk mnampilkan form input Penerbit pilih menu Input->Kategori->Penerbit, sebagai berikut: Gambar 4.8.4 Tampilan form input data Penerbit 4.7.4 Form Input Pengarang Digunakan untuk mengolah data Pengarang. Untuk mnampilkan form input pengarang pilih menu Input->Kategori->Pengarang, sebagai berikut:
Gambar 4.8.8 Tampilan form input data Pengarang 4.7.5 Form Input Buku Digunakan untuk mengolah data Buku.untuk mnampilkan form input buku pilih menu Input->Buku, sebagai berikut : Gambar 4.8.12 Tampilan form input data Buku 4.7.6 Form Input Data Anggota Digunakan untuk mengolah data Anggota. Untuk menampilkan pilih menu Input-> Anggota.
Gambar 4.8.16 Tampilan form input data Anggota 4.7.7 Form Input Data Transaksi Peminjaman Digunakan untuk mengolah data transaksi peminjaman Buku.untuk menampilkannya pilih menu di bagian paling kiri pada menu Transaksi Gambar 4.8.18 Tampilan form input data Transaksi Pinjaman buku 4.7.8 Form Input Data Transaksi pengembalian buku Digunakan untuk mengolah data riwayat pekerjaan sebelum karyawan yang bersangkutan bekerja di Mirota Batik. untuk menampilkannya pilih menu di bagian paling kiri pada menu Transaksi
Gambar 4.8.19 Tampilan form input data pengembalian buku 4.7.9 Form Daftar Buku Digunakan untuk melihat data keseluruhan buku dengan model grid.form ini juga berfungsi untuk mencari data buku atau sebatas melakukan checking.menu ini berada di bagian sebelah kiri pada bagian menu data tabel -> Daftar Buku Gambar 4.8.20 Tampilan form Daftar buku 4.7.10 Form Data Anggota Gambar 4.8.21 Tampilan form Data Anggota
4.7.11 Form Data Peminjam Gambar 4.8.22 Tampilan form input data training 4.7.12 Form Data History / Pengembalian buku Gambar 4.8.23 Tampilan form Rincian Pengembalian buku 4.7.13 Laporan-laporan Laporan merupakan hasil akhir siap cetak dalam kertas yang akan memudahkan instansi jika membutuhkan informasi yang dimaksud sehingga tidak perlu mengetik dan menyusunnya karena sudah tersusun otomatis. Berikut ini merupakan contoh laporan yang dimaksud : 1. Laporan data Anggota Pada laporan Data anggota akan ditampilakn dalam data keseluruhan dengan metode tabel.
Gambar 4.8.26 Tampilan laporan data Anggota 2. Laporan Data buku Pada laporan Data Buku akan ditampilakn dalam data keseluruhan dengan metode tabel. Gambar 4.8.27 Tampilan laporan Buku 3. Laporan Transaksi Pilih menu Laporan->Laporan Transaksi. Pada laporan transaksi ada dua macam kriteria yaitu peminjaman dan pengembalian dengan metode pencetakan perhari, pertanggal. Gambar 4.8.28 Tampilan form laporan Transaksi Sebagai contoh pada transaksi pengembalian pertanggal pada tanggal awal dipilih dahulu kemudian dipilih tanggal akhir sehingga data yang akan ditampilkan sesuai dengan tgl yang dipilih tadi :
Gambar 4.8.29 Tampilan laporan Transaksi 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi Perpustakaan ini dapat diambil kesimpulan, antara lain : 1. Kekurangan yang ada pada sistem lama sudah dapat tertutupi dengan adanya sistem yang baru. 2. Sistem ini layak digunakan oleh pihak SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta untuk mengolah data perpustakaan. Sistem informasi Perpustakaan ini memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, diantaranya : 1. Kelebihan a. Sudah berbasis visual sehingga lebih mudah dimengerti dan dapat menampilkan foto anggota. b. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data. c. Sistem ini dapat mencetak Laporan. d. Keamanan sistem dan data lebih terjamin. e. Informasi yang dihasilkan lebih lengkap dan akurat. 2. Kekurangan a. Belum tersediannya fasilitas convert database ke database lainnya seperti Ms Excel, SQL dan sebagainya. b. Tidak mendukung sistem client-server.
5.2 Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, penulis dapat memberikan saran untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem informasi ini adalah : 1. SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta dapat mempertimbangkan penggunaan sistem informasi ini untuk mengolah data pembukuan, data peminjaman buku serta mencetak laporan. 2. Diperlukan dukungan dari semua pihak agar sistem informasi ini dapat berjalan dengan baik dan lancar. 3. Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belumlah sempurna. Apabila sistem yang diusulkan belum bisa mewakili kebutuhan SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta, maka hendaknya sekolah bisa mengembangkannya. DAFTAR PUSTAKA Hadi, Rahadian. 2001. Pemrograman Windows API dengan Visual Basic 6.0. Jakarta:PT Elex Media Komputindo Jogianto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andy offset. Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 Jakarta:PT Elex Media Komputindo Ladjamudin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu