PANDUAN PENGGUNAAN SIAT AGENDA Direktorat Teknologi dan Sistem Informasi UNIVERSITAS PADJADJARAN 1
Daftar Isi A. Kalender Kegiatan di Portal Staff... 1 I. Kalender Kegiatan... 1 II. Tambah Agenda Kegiatan... 3 III. Pengelolaan Agenda Kegiatan... 5 B. Integrasi SIAT Agenda dengan Google Calendar/Aplikasi Kalender Lainnya... 7 I. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar sebagai icalendar Feed... 7 II. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar dengan import file icalendar... 11 III. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar lewat email... 14 IV. Menambahkan Kalender Akun Lain... 16 C. Kalender Kegiatan di SIAT Office... 17 D. Integrasi SIAT Agenda Dengan Tablet Mobile... 21 E. Embed Kalender Kegiatan Kedalam Website... 25 2
Panduan Penggunaan SIAT Agenda A. Kalender Kegiatan di Portal Staff I. Kalender Kegiatan 1. Login di staff.unpad.ac.id menggunakan PAuS ID. 2. Setelah berhasil login, jika scroll ke bawah ada Kalender Kegiatan untuk pribadi. 1
3. Bisa juga melihat Kalender Kegiatan melalui menu E-Office > Agenda Kegiatan > Kalender Kegiatan. 4. Perbedaan dari Kalender Kegiatan yang ada di Beranda dan yang ada di menu E-Office adalah Kalender yang ada di Beranda menampilkan agenda pribadi (baik dibuat sendiri maupun undangan kegiatan dari orang lain), perkuliahan, kalender akademik dan hari libur nasional. Sedangkan Kalender yang ada di menu E-Office menampilkan agenda semua unit kerja seluruh Unpad. 2
II. Tambah Agenda Kegiatan 1. Untuk menambah agenda kegiatan klik menu E-Office > Agenda Kegiatan > Tambah Agenda Kegiatan. 2. Kemudian lengkapi form Data Kegiatan. Apabila agenda tersebut akan dilakukan rutin, maka beri ceklis pada menu checkbox Pengulangan Rutin. Nanti akan tampil dialog box baru, pilih apakah agenda tersebut akan diulang harian, mingguan, bulanan, tahunan. Klik OK. 3
3. Setelah Data Kegiatan diisi, kemudian di bawahnya bisa diisi Detail Kegiatan, Peserta/Undangan, Peminjaman Ruangan dan Surat. Jangan lupa klik tombol Simpan. 4
III. Pengelolaan Agenda Kegiatan 1. Untuk mengelola semua agenda kegiatan yang telah dibuat silakan masuk ke menu Pengelolaan Agenda Kegiatan. Klik menu E-Office > Agenda Kegiatan > Pengelolaan Agenda Kegiatan. 2. Di tampilan Pengelolaan Agenda Kegiatan ada kotak Filter yang berfungsi menyaring agenda berdasarkan kriteria tertentu. 3. Di pojok kanan bawah di samping tombol filter tekan tombol untuk pencarian agenda yang lebih detail. 4. Di bawah kotak filter pencarian, tampil daftar agenda kegiatan. 5
5. Contoh di atas dengan nama kegiatan Rapat Pengembangan Website, dengan Status: Publikasikan. Berarti kalender tersebut hanya tampil di kalender pribadi. Untuk menampilkannya sebagai kalender Unit Kerja berarti harus diubah statusnya. 6. Untuk mengubah status kegiatan, klik ceklis di samping Nama Kegiatan (bisa lebih dari satu agenda kegiatan). Lalu klik menu > Ubah menjadi KALENDER UNIT KERJA yang dipilih. Nanti akan muncul warning, klik OK. 6
B. Integrasi SIAT Agenda dengan Google Calendar/Aplikasi Kalender Lainnya Untuk mengintegrasikan SIAT Agenda dalam format icalendar ke dalam aplikasi kalender lain dapat dilakukan dengan tiga cara sebagai berikut: 1. Copy/paste tautan icalendar ke dalam aplikasi kalender lain sebagai icalendar Feed. 2. Download file *.ics untuk di-import ke dalam aplikasi kalender lain. 3. Untuk pengguna email UNPAD/Google Mail (GMail), kirim file icalendar ke email anda kemudian buka email tersebut dari aplikasi web email UNPAD/Google, kemudian klik tombol "Add to Google Calendar" atau "Tambahkan ke Google Kalender" di bagian atas email tersebut. I. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar sebagai icalendar Feed 1. Pada tampilan Kalender Kegiatan di Portal Staff, klik tombol ical yang berada di atas Kalender. 7
2. Akan muncul icalendar feed URL. block kemudian copy URL tersebut. 3. Lalu login ke Google Calendar. Buka calendar.google.com kemudian login, atau bisa lewat bento menu di atas jika sudah login di Google. 8
4. Klik tombol di sebelah menu Other calendars, lalu pilih Add by URL. 5. Muncul jendela baru Add by URL. Pada kolom URL klik kanan, lalu paste. Kita akan mem-paste link dari Kalender Kegiatan yang kita copy tadi. Lalu klik tombol Add Calendar. 9
6. Setelah tombol Add Calendar diklik, akan muncul pesan Importing calendar from URL yang menandakan sinkronisasi sedang berlangsung. Tunggu beberapa saat. 7. Apabila sinkronisasi berhasil, maka akan tampil nama-nama kegiatan di kalender tersebut. 10
II. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar dengan import file icalendar 1. Klik tombol ical seperti tadi. 2. Akan tampil dialog box, lalu klik tombol Download yang ada di pojok kanan bawah. 3. Jika memakai browser Chrome, maka di bawah jendela browser ada file *.ics hasil download tadi. 4. Masuk ke aplikasi Google Calendar lewat browser (calendar.google.com), atau bisa lewat bento menu seperti pada langkah sebelumnya. Setelah masuk Google Calendar, di samping menu Other Calendar klik pilih Import calendar. 11
5. Akan muncul dialog box untuk meng-upload file icalendar (*.ics) yang kita download tadi. 6. Klik tombol Choose File, lalu browse file *.ics tadi di komputer kita. 12
7. Setelah ketemu filenya, pilih kemudian klik Open. Lalu klik tombol Import di jendela Import Calendar. 8. Jika ada pesan sukses seperti ini, berarti import kalender kegiatan telah berhasil. Klik tombol Close. 9. Pada aplikasi Google Calendar akan tampil agenda-agenda kegiatannya. 13
III. Kalender Kegiatan Unpad di Google Calendar lewat email Cara ketiga untuk mengintegrasikan Kalender Kegiatan Unpad dengan Google Calendar adalah lewat email dengan sekali tombol Add to Google Calendar. Berikut langkahnya. 1. Klik tombol ical seperti biasa. 2. Akan tampil dialog box, lalu klik tombol Kirim ke Email yang ada di pojok kanan bawah. 3. Kemudian masukan alamat akun email yang ingin di-sinkronkan dengan kalender kegiatan Unpad. 4. Nanti akan masuk email di Inbox akun email tersebut. 14
5. Isi email tersebut adalah seperti ini. 6. Langsung saja klik tombol Add to Google Calendar untuk mulai mensinkronkan. 7. Apabila sinkronisasi berhasil, kotak Events tersebut akan menampilkan status berikut. 15
8. Lihat di aplikasi Google Calendar, dan agenda tanggal 1 Juni tersebut berhasil ditambahkan. IV. Menambahkan Kalender Akun Lain 1. Untuk menambahkan agenda kegiatan dari orang lain atau dari pimpinan bisa dilakukan lewat menu Other calendars > Add a friend s calendar. 2. Nanti akan muncul kotak dialog box yang meminta kontak email yang bersangkutan. Isi dengan alamat email yang sesuai, kemudian klik Add. 16
C. Kalender Kegiatan di SIAT Office Agenda yang ada pada SIAT e-office diperuntukan untuk admin, dalam hal ini sekretaris unit. Pengelolaan SIAT Agenda yang ada pada e-office ini secara garis besar hampir sama pengelolaannya dengan Kalender Kegiatan yang ada di Portal Staff, yakni terdiri dari menambah agenda, mengelola agenda dan melihat kalender kegiatan. 1. Untuk memulai, silahkan login di siat.unpad.ac.id/eoffice kemudian login dengan menggunakan akun sekretaris. 2. Setelah login di menu Agenda Kegiatan ada 3 menu: Tambah Agenda Kegiatan, Pengelolaan Agenda Kegiatan, Kalender Kegiatan. 17
3. Masuk ke menu Agenda Kegiatan > Tambah Agenda Kegiatan, untuk menambah agenda kegiatan baru. Kemudian isi Data Kegiatan. setelah data kegiatan terisi, maka bisa dilanjutkan ke Detail Kegiatan, Peserta/Undangan, Peminjaman Ruangan dan Surat. Jika sudah selesai klik tombol Simpan. 4. Untuk mengelola agenda kegiatan yang telah dibuat masuk menu Agenda Kegiatan > Pengelolaan Agenda Kegiatan. Kemudian isi filter yang sesuai. 18
klik tombol Filter. Nanti di jendela bawah akan tampil agenda-agenda dari unit kerja yang difilter. Di paling kanan nama agenda kegiatan ada 4 tombol, yaitu Lihat Detail, Lihat Kalender, Edit dan Hapus. Catatan: Semua Agenda Kegiatan yang dibuat oleh staff yang berada di unit kerja bisa dilihat dan diedit oleh Sekretaris. Agenda Kegiatan unit kerja akan tampil di laman Kalender jika status agenda kegiatan Kalender Unit Kerja. Status Kalender Unit Kerja hanya bisa diberikan oleh Sekretaris. Sekretaris bertugas memoderasi semua agenda kegiatan yang dibuat oleh staff yang berada di unit kerjanya. Kegiatan yang layak dimasukkan ke laman Kalender Unit Kerja bias diberikan status Kalender Unit Kerja oleh Sekretaris. 5. Menu Agenda Kegiatan > Kalender Kegiatan hampir sama dengan yang ada di Portal Staff. Kalender Kegiatan secara default akan menampilkan agenda kegiatan se-unpad. Agar Kalender Kegiatan menampilkan agenda kegiatan dari spesifik unit kerja tertentu, bisa memilih tombol Filter di atas Kalender. 19
20
D. Integrasi SIAT Agenda Dengan Tablet Mobile Kalender kegiatan Unpad dapat juga disinkronkan dengan tablet mobile dengan cara sebagai berikut. 1. Klik tombol ical. 2. Akan tampil dialog box, lalu klik tombol Kirim ke Email yang ada di pojok kanan bawah. 3. Kemudian masukan alamat akun email yang ingin di-sinkronkan dengan kalender kegiatan Unpad. Alamat email yang dimasukkan adalah alamat email yang dipakai di tablet mobile tersebut. 21
4. Buka aplikasi Gmail, cek inbox kemudian buka email yang dikirimkan dari SIAT Agenda. 5. Isi email dari SIAT Agenda adalah sebagai berikut. 22
6. Di paling bawah ada lampiran file *.ics. Klik file tersebut. 7. Ketika diklik, biasanya tablet akan menanyakan akan membuka file tersebut dengan aplikasi yang mana (aplikasi yang muncul tergantung yang ter-install pada tablet). Pada panduan ini kita pilih aplikasi Google Calendar. Jika belum ada Google Calendar bisa memilih aplikasi Calendar yang lain atau mendownload aplikasinya di Play Store. Bisa memilih Just Once atau Always. 8. Begitu diklik, otomatis langsung muncul di aplikasi Google Calendar. 23
24
E. Embed Kalender Kegiatan Kedalam Website Kalender kegiatan yang berada di Portal Staff maupun SIAT e-office bisa juga ditampilkan ke dalam website unit kerja yang bersangkutan atau ingin menampilkan di website pribadi agar tampil untuk publik. Berikut langkah-langkahnya: 1. Klik tombol HTML diatas Kalender kegiatan. 2. Akan muncul dialog box HTML Link & Embed. 25
URL Kalender : Penggunaannya bisa langsung copy paste di address bar browser untuk melihat kalender kegiatan. Dan URL ini juga bisa dishare lewat email atau social media. Link Kalender : Untuk dimasukan kedalam format.html atau yang sejenis. Embed Kalender : Untuk disisipkan kedalam halaman website. 3. Untuk menyisipkan ke dalam website, pilih Embed lalu block kemudian copy. 4. Login sebagai admin website. Dalam hal ini akan memakai contoh CMS WordPress. Ketika sudah login silakan buat Post atau Page baru, kemudian paste Embed tadi. Kemudian klik tombol Publish. Jangan lupa juga atur dimana Kalender Kegiatan tersebut akan tampil di halaman website. 26
5. Pada tampilan Page yang sudah disetting tadi akan tampil Kalender Kegiatan Unpad di website tersebut. 27
28