Apakah ISO 9001 bermanfaat?? Hasil Survey: Survey yang dilakukan oleh Engineering Quality Forum, di Inggris, menyatakan bahwa 68 % perusahaan yang sudah ISO 9001, tidak merasakan manfaatnya Survey lain yang dilakukan oleh salah satu badan sertifikasi pada tahun 2001 terhadap 220 perusahaan, menyatakan bahwa improvement pada dokumen merupakan manfaat no 1, sedangkan improve quality menempati urutan ke 5 (??) dan improve kepuasan pelanggan menempati urutan ke 6 (??). Padahal ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu (bukan sistem manajemen arsip!!), dimana tujuan akhir dari ISO 9001 adalah meningkatkan kualitas produk / jasa dan kepuasan pelanggan. 1
Apakah ISO 9001 bermanfaat?? Komentar dari masyarakat: ISO 9001 meningkatkan biaya perusahaan, karena harus membayar konsultan/ training, badan sertifikasi dan biaya-biaya lain untuk pengurusan ISO 9001 ISO 9001 membuat sistem jadi birokratis, tidak flexible ISO 9001 mengurusi dokumen, membuat prosedur, membuat instruksi kerja. Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis Perusahaan saya menerapkan ISO 9001 karena dituntut oleh customer, jika tidak dapat ISO 9001 tidak bisa bisnis dengan mereka. Saya tahu perusahaan yang sudah ISO 9001 dan perusahaan yang belum ISO 9001, tapi kenapa yang belum ISO 9001 perusahaanya justru lebih baik dari pada yang belum ISO 9001? Jika ISO 9001 bisa membantu perusahaan menjadi lebih baik, kenapa banyak perusahaan yang sudah ISO 9001, tapi kinerja perusahaannya tidak bagus, sering kirim barang reject, sering kirim barang terlambat, dicomplain susah, dll. Jika ISO 9001 bagus, kenapa Konsultan ISO 9001 tidak menerapkan/ punya ISO 9001?? 2
Kalau begitu dimana letak kesalahannya?? Sehingga banyak perusahaan yang sudah ISO 9001 gagal mendapatkan manfaatnya? ISO 9001: 1. ISO 9001 berisi persyaratan, apa yang harus ada/ dimiliki oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001 2. Badan sertifikasi akan memeriksa apakah persyaratan tersebut ada/ dimiliki oleh perusahaan. Jika tidak ada, maka dikatakan perusahaan tersebut melanggar persyaratan ISO 9001 3. ISO 9001 tidak menjelaskan How to (bagaimana cara untuk menjalankan persyaratan tersebut) Kendala / ilustrasi Peraturan lalu lintas mengharuskan pengendara sepeda motor menggunakan helm. Polisi melakukan pemeriksaan, dan menemukan pengendara sepeda motor menggunakan helm (PERSYARATAN TERPENUHI). Fungsi dari helm adalah untuk melindungi pengendara sepeda motor, sehingga ketika terjadi kecelakaan, kepala pengendara motor terlindungi. Tetapi sebenarnya apa alasan seorang pengendara motor menggunakan helm? Supaya tidak ditilang oleh polisi? Atau untuk melindungi kepala mereka? Kesalahan bukan terletak pada peraturannya tetapi pada penerapannya. 3
Bukan Fokus pada sistem dokumentasi, (Mendokumentasikan cara kerja sesuai standard ISO 9001:2000) Akan tetapi Fokus Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan (Bagaimana performa mutu perusahaan meningkat dengan tujuan akhir Kepuasan Pelanggan) 4
Compliance VS Performance Persyaratan IS0 9001 Prosedur Performance 7.4.1. Perusahaan harus mengevaluasi dan memilih supplier berdasarkan kemampuannya untuk mensupply poduk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kriteria pemilihan, evaluasi, dan evaluasi ulang/ re-evaluasi harus ditetapkan 5.4.1. Top manajemen harus menjamin bahwa sasaran kualitas/ quality objectives, telah ditetapkan pada fungsi dan level yang relevan di dalam perusahaan Sistem pada purchasing PT ABC adalah melakukan seleksi berdasarkan questionaire/ angket yang dikirimkan ke supplier. Jika nilai hasil survey < 6, maka supplier tidak boleh digunakan, jika hasil survey > 6, maka supplier boleh digunakan. Pembelian dilakukan sesuai sistem, proses pembelian hanya dilakukan kepada supplier yang nilainya > 6. SISTEM COMPLIANCE PT ABC, perusahaan jasa perbaikan komputer, menetapkan bahwa standard lama perbaikan suatu komputer untuk spare part yang harus import adalah 25 hari dan sudah digunakan sejak 5 tahun yang lalu, PT ABC mereview pencapaian standard secara rutin dan ternyata mereka berhasil mencapai standard perusahaan. SISTEM COMPLIANCE Berdasarkan input dari produksi, sering terjadi stop line, yang disebabkan oleh material dari supplier yang datangnya terlambat. Hal ini mengindikasikan adanya kelemahan pada proses purchasing. SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (PERFORMA TIDAK BAGUS) Kondisi saat ini, ketidaktersediaan komputer menjadi suatu masalah besar. Kompetitor lain mempunyai standard lama perbaikan 15 hari jika lebih dari 15 hari, mereka meminjamkan komputer kepada client SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (CUSTOMER TIDAK PUAS) 5
Sistem Manajemen Mutu Yang Efektif Berdasarkan Proses dan Performa Prosedur dibuat berdasarkan proses (bukan aktifitas atau bukan berdasarkan pekerjaan per departemen) Setiap proses mempunyai objectives proses, sehingga bisa diketahui apakah proses (prosedur) sudah efektif atau belum. Jika objectives proses tidak tercapai, berarti proses masih kurang baik. Jika objectives proses sudah tercapai, berarti proses (prosedur) sudah baik 6
Proses/ prosedur dinyatakan efektif bila objectives proses tercapai Awal proses Input : Problem Proses Corrective action Output: CAR (problem terselesaikan) Akhir proses Penting Untuk mengukur Efektifitas proses Mencatat masalah pada lembar permintaan tindakan perbaikan Meregistrasi problem dan minta perbaikan ke dept asal masalah Melakukan Tindakan perbaikan Bla bla bla Standarisasi proses Objectives proses : Problem dianalisa dengan baik, hingga ke akar masalah, sehingga masalah yang sama tidak terulang Objectives Terukur -Repeat problem < 10 % dari total masalah 7
Pencapaian performa proses dipengaruhi oleh Input dan Proses 1. Performa dipengaruhi oleh input Jika : Input Identifikasi lot produk yang bermasalah tidak jelas TRANSFORMASI PROSES Tindakan Perbaikan Maka : Output akan sulit menelusuri waktu kejadian masalah, sehingga tindakan perbaikan sering tidak efektif 2. Performa dipengaruhi oleh output Jika : Input Identifikasi problem dan lot produk yang bermasalah sudah jelas TRANSFORMASI PROSES perbaikan langsung loncat ke solusi tanpa melalui identifikasi penyebab masalah Maka: Output tindakan perbaikan terkadang tidak efektif dan bisa terulang 8
Ketika Objectives Proses Tidak Tercapai, Lihat kelemahan pada proses Process: Tindakan Perbaikan Target : - Repeat problem < 10 % dari total masalah Penyebab: Identifikasi lot produk yang bermasalah tidak jelas Proses Produksi tidak memiliki sistem traceability yang baik, sehingga ketika terjadi masalah tidak bisa ditelusur waktu, shift, mesin, operator yang menyebabkan problem INPUT : Problem Process: Tindakan Perbaikan Aktual pencapaian : - Repeat problem 50 % Transformation process: Transformation Mencatat masalah process: pada form CAR Registrasi Mencatat problem masalah pada form CAR Minta Registrasi tindakan problem perbaikan ke dept asal Minta masalah tindakan perbaikan ke dept Identifikasi asal masalah penyebab masalah Melakukan tindakan perbaikan Evaluasi efektifitas tindakan perbaikan Standarisasi proses/dokumen OUTPUT : CAR (problem Terselesaikan) Perbaikan pada proses menambahkan proses identifikasi 9 Penyebab masalah
Keterkaitan Performa dengan SMM Performa (sasaran) perusahaan memberikan arahan target yang harus dicapai Sistem Manajemen Mutu adalah kendaraan untuk mencapai performa perusahaan yang lebih baik PROSES MANAGEMENT New produk Bisnis Plan Regular production Perencanaan Mutu 93-96 Contract review product baru 160 REALISASI PRODUK Kontrol produk Kepunyaan Customer Management review Perencanaan Produksi Pengadaan material Proses produksi Internal Quality audit 153-156 Perubahan produk/ proses Warehouse material Tindakan perbaikan dan pencegahan 157-158 Pengendalian Produk tidak sesuai NG part 159 Pengendalian Proses yang disubkan Customer claim Continuous Improvement 73-77 78-79 80-82 83-88 89-90 91 97-131 134 133, 141-152 135-139 140 Warehouse Barang jadi dan delivery 163-164 163-164 165 166 167-169 170-171 172 Recruitmen Training Preventive Manajemen Pengendalian Dokumen Pengendalian maintenance tooling Alat ukur dan uji dan data record 91 140 & 91 161 Servicing Kepuasan Customer Sasaran perusahaan Output akhir dari Sistem Manajemen Sasaran keuangan Sasaran mutu Sasaran delivery dll PROSES PENDUKUNG SSPM/ ISO/ TS upgrading, Copyright PT SSPM, I / Apr 2003 / 00 42 10
Evaluasi kelemahan SMM melalui pencapaian performa 1. Pelajari pencapaian performa Data pencapaian sasaran perusahaan, Customer claim tinggi 2. Catat performa yang tidak tercapai, lakukan analisa untuk mengetahui letak kelemahan pada proses Berdasarkan analisa, diketahui bahwa 50 % claim yang terjadi adalah claim dengan masalah yang sama dan claim banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru. Proses yang harus diinvestigasi : Proses Corrective action (karena banyak claim yang terulang) Proses Recruitment/ training (karena reject banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru) Proses Manajemen Review (bagaimana Manajemen melakukan review terhadap pencapaian performa proses) 11