BAB 8 MANAJEMEN SDM PROYEK tingnya MSDM SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Hasil studi yang dilakukan oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih dari 844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun 2000. Dan dari hasil survei dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika, bekerja di bidang IT. Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita, 29% diantaranya bekerja di bidang IT. Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT : Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan harus selalu mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang IT. karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya meninggalkan karirnya di bidang IT. kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan insentif, dan menyediakan sumber daya manusia yang lebih baik. Apakah Manajemen SDM Proyek itu?? Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk mengefektifkan orang orang yang terlibat dalam proyek. Proses tersebut meliputi : o Perencanaan organisasi o Pengadaan staff o Pembentukan tim Pedoman untuk memanajemen orang/sdm : Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan riset dan pemikiran tentang bagaimana cara memanage orang saat bekerja. Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi : o motivasi o pengaruh dan kekuasaan o efektifitas FAKTOR MOTIVASI Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk menggambarkan teorinya bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki Kebutuhan Maslow meliputi : Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk memenuhi berbagai fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer (sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan lainnya. Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang membutuhkan adanya rasa aman dan nyaman tanpa mempunyai beban atau tekanan dari orang lain termasuk perasaan cemas, takut dan sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja dan produktivitas seorang pekerja. Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai makhluk sosial) tidak akan terlepas dari interaksi dengan orang lain. Kerjasama dengan orang lain atau tim work dalam sebuah lingkungan pekerjaan merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan ini.. 1
Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan seseorang, termasuk didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan. Selain itu perasaan untuk diperhatikan dan memperhatikan juga merupakan salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan pekerjaan. Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya suatu saat akan berusaha untuk menunjukkan jati dirinya. Biasanya orang akan berusaha untuk meraih prestasiprestasi terbaik dalam bidangnya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara hirarki dimana kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan yang paling mendasar dan menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah kebutuhan ini terpenuhi, kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang kebutuhan yang lebih tinggi yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kemudian akan meningkat lagi pada kebutuhan sosial dan kebutuhan harga diri. Dan akhirnya dengan terpenuhinya kebutuhan tersebut maka orang akan lebih mudah melakukan atau memenuhi kebutuhan aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu seseorang untuk berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia mempunyai kualitias yang unik yang memungkinkannya untuk membuat pilihan sendiri, dengan begitu memberikan pada mereka sebuah kendali untuk tujuan mereka. Teori X dan Y McGregor Douglas McGregor mempopulerkan teori hubungan antar manusia dalam pendekatan manajemen pada tahun 1960 an. Teori X : mengasumsikan apabila para pekerja tidak menyukai dan menghindari pekerjaan, maka para manajer harus menggunakan paksaan, ancaman dan berbagai rencana kendali bagi para pekerja untuk mencapai sasaran. Teori Y : mengasumsikan individu mempertimbangkan pekerjaan sebagai sesuatu yang alami sebagaimana layaknya sebuah permainan, dimana ia akan melakukannya dengan santai dan menikmati kepuasan atas kebutuhan penghargaan dan perwujudan diri. Teori Z : diperkenalkan pada tahun 1981 oleh Wiliam Ouchi (Jepang), merupakan pendekatan untuk memotivasi pekerja, menekankan kepercayaan, pengambilan keputusan bersama dan menekankan pada nilai-nilai budaya. FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan memberikan hak penggunaan dana pada orang lain Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada jenjang posisi tertentu Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas kesalahan pekerja Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan pekerja dengan tantangan yang lebih besar pada pekerjaan tertentu Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian orang lain Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan hubungan personal dengan pekerja dalam lingkungan proyek 2
Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat memperhatikan akan unsur keahlian dan tantangan pekerjaan. Sebaliknya akan cenderung gagal apabila manajer proyek lebih berorientasi pada otoritas, uang dan sanksi. KEKUASAAN Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan agar pekerja betulbetul mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak mengerjakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan. Bentuk-bentuk kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian, mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi. EFEKTIVITAS 7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas : Be proactive Begin with the end in mind Put first things first Think win/win Seek first to understand then to be uunderstood Synergize Sharpen the saw Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam sebuah komunikasi. Mereka mendengarkan dengan seksama untuk memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya meningkatkan relasi baik dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek. PERENCANAAN ORGANISASI Perencanaan organisasi terdiri dari proses identifikasi, dokumentasi dan penugasan posisi proyek, penanggungjawab dan pelaporan. Output dan proses meliputi : o bagan struktur organisasi proyek 3
o definisi proyek dan penugasan proses o matriks penanggungjawab penugasan 4
Number of People o histogram sumber daya. 12 10 8 6 4 2 0 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Java programmers Business analysts Technical writers Managers Administrative staff Database analysts Testing specialists PENGADAAN STAFF Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat penting. Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang membantu bekerja (dipekerjakan) dalam proyek. Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah, tergantung jenis pekerjaannya. Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan pekerjaannya mungkin disebabkan oleh tidak adanya penghargaan yang jelas atas bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat bekerja sama baik dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan hanya sekedar mencari uang dan lain-lain. Pengaturan Sumber Daya Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan konflik sumber daya dengan melakukan penundaan tugas. Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan suatu distribusi/alokasi pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel sesuai beban pekerjaan dan mengurangi over alokasi. 5
PEMBENTUKAN TIM PROYEK Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling bekerja sama untuk pencapaian keberhasilan proyek. Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman dan rasa saling kerjasama antara satu dengan yang lain. Faktor yang perlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek diantaranya adalah perhatian terhadap berbagai tantangan fisik maupun psikologis dalam bidang pekerjaan. 6