SISTEM INFORMASI KEUANGAN System Informasi Akuntansi Subsistem Pemakaian Sumber Internal Pemakai Sumber Subsistem Audit Internal Data Base Subsistem Manajemen Dana rttyreytryrty Lingkungan Subsistem Intelegen Keuangan Subsistem Pengendalian SUBSISTEM INPUT SISTEM INFORMASI KEUANGAN a. Model Sistem Informasi Keuangan Sebuah model system inforamsi keuangan tampak pada gambar diatas. Seperti system informasi fungsional lainnya, system informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, system informasi akuntansi dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk mengumpulkan intelijen, juga terdapat pada system fungsioanal lainnya. Subsistem input ketiga audit internal, terdiri dari auditor yang menganalisis system konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat. Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang peusahaan. Subsistem peramalan ( forecasting ) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia. Seperti system informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.
b. Perangkat Lunak Keuangan Siap Pakai Lebih banyak perangkat lunak aplikasi siap pakai ( prewritten application software ) yang dikembangkan untuk area keuangan dari pada untuk area lain. Perangkat lunak ini sebagian besar merupakan paket pengolahan data seperti gaji, persediaan dan piutang. Manajer keuangan dan analis juga banyak menggunakan spreadsheet elektronik, yang merupakan contoh dari paket produktivitas perorangan. Baris-baris spreadsheet sangat baik untuk menggambarkan data keuangan seperti penjualan dan harga pokok penjualan, dan kolomkolomnya dapat menggambarkan periode waktu seperti bulan, triwulan atau tahun. Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa informasi yang besar. Sistem itu juga digunakan secara luas pada perusahaan besar, sifatnya yang memudahkan pemakai menjadi pendorong utama end-user computing. POSISI AUDIT DALAM ORGANISASI DEWAN DIREKSI Komite Audit CHIEF EKSEKUTIF OFFICER ATAU CHIEF FINANCIAL OFFICER DIREKTUR AUDIT INTERNAL DEPARTMENT AUDIT INTERNAL
PENTINGNYA DATA KEUANGAN Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan ( dalam banyak kasus ) berapa banyak uang yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen. SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh system informasi fungsional. Bahkan secara lebih mendasar: SIA merupakan dasar yang diatasnya dibangun semua subsistem informasi berotientasi CBIS. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA yang baik, perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS, dan system pakar yang baik. c. Subsistem Audit Internal Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Laporan tahunan pemegang saham, berisi Laporan kepada Pemegang Saham yang menyatakan bahwa audit telah dilakukan. Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal yang melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal tetapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas. Kita memasukkan audit internal sebagai subsistem input dari system informasi keuangan karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan. SIFAT-SIFAT AUDITOR INTERNAL Objektivitas Untuk mempertahankan objektivitasnya, auditor internal menegaskan bahwa mereka tidak menginginkan tanggung jawab operasional atas system yang mereka bantu kembangkan. Mereka membuat saran-saran kepada manajemen dan manajemen memutuskan apakah akan menerapkan saran tersebut. Dengan cara demikian, auditor internal bekerja dengan cara yang sama seperti analis system. Independen Auditor internal beroperasi secara independen dari unit-unit fungsional perusahaan dan tidak memiliki ikatan dengan perorangan atau kelompok dalam perusahaan. Tanggung jawab mereka hanya pada direksi, CEO dan CFO.
JENIS JENIS KEGIATAN AUDIT INTERNAL Audit Keuangan ( financial auditing ) Menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal. Dalam beberapa penugasan, auditor internal bekerja sama dengan auditor eksternal. Dalam penugasan lain, auditor internal melakukan semua pekerjaan auditnya sendiri. Audit Operasional ( operational auditing ) Dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan tetapi untuk memeriksa efektifitas prosedur. Ini merupakan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh analis system selama tahap analisis dari siklus hidup system. Sistem yang dipelajari hampir semuanya system konseptual daripada fisik, tetapi tidak selalu melibatkan pemakaian komputer. Pada saat auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan dasar system : 1. Pengendalian yang memadai Apakah system dirancang untuk mencegah, mendeteksi, atau mengoreksi kesalahan? 2. Efisiensi Apakah operasi system dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas yang terbesar dari sumber daya yang tersedia? 3. Ketaatan pada kebijakan perusahaan Apakah system memungkinkan perusahaan memenuhi tujuannya atau memecahkan permasalahannya dalam cara-cara yang telah ditentukan? Audit Kesesuaian ( concurrent auditing ) Sama seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus. Misalnya, auditor operasional memilih sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung cek gaji mereka daripada menggunakan pos perusahaan. Prosedur ini memastikan bahwa nama pada daftar gaji mewakili pegawai yang sebenarnya dan bukan sekedar daftar fiktif yang dibuat oleh penyelia yang tidak jujur yang ingin mendapatkan cek gaji tambahan.
Rancangan Sistem Pengendalian Internal Dalam audit operasional dan audit kesesuaian, auditor internal mempelajari system yang ada. Namun, auditor seharusnya tidak menunggu sampai system diterapkan untuk melaksanakan pengaruhnya. Auditor internal seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan system. d. Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan. Sama seperti system informasi fungsional lain, subsistem informasi keuangan juga mengumpulkan data dan informasi dari pemerintah. Banyak informasi yang mempengaruhi arus uang datang dari pemerintah pusat dan sebagian kecil dari pemerintah daerah atau propinsi dan pemerintah local. SUBSISTEM OUTPUT SISTEM INFORMASI KEUANGAN a. Sistem Peramalan Dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan. Ada tiga fakta dasar dalam fikiran : Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu Dasar terbaik untuk memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan adalah dengan melihat masa lalu. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan ini. Inilah alasannya mengapa data akuntansi sangat penting dalam peramalan; data akuntansi memberikan dasar histories. Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur Keputusan peramalan merupakan contoh yang baik dari jenis keputusan semiterstruktur yang didukung oleh DSS. Keputusan tersebut didasarkan oleh beberapa variable yang dapat diukur dengan mudah dan beberapa yang tidak dapat diukur. Tidak ada teknik peramalan yang sempurna Paket peramalan mainframe yang paling canggih sekalipun tidak dapat diharapkan untuk memperkirakan masa depan dengan akurasi 100%.
PERAMALAN JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, katakan satu sampai tiga tahun di depan. Semua area fungsional menggunakan ramalan penjualan sebagai dasar untuk menetukan sumber daya yang dibutuhkannya untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan. Misalnya, ramalan penjualan merupakan dasar bagi proyeksi MRP yang dibuat oleh bagian manufaktur. Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi financial atau suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan. Beberapa perusahaan besar memiliki kelompok perencanaan strategis yang melapor pada tingkat eksekutif. MENEMPATKAN PERAMALAN DALAM PERSPEKTIF Manajer di semua tingkatan terlibat dalam peramalan, tetapi semakin tinggi tingkatannya semakin panjang jangkauan perencanaannya. Peramalan jangka menengah dan panjang harus mempertimbangkan pengaruh dari ekonomi nasional dan mungkin internasional, serta merupakan tanggung jawab subsistem paeramalan dari system inforamsi keuangan. b. Subsistem Manajemen Dana Arus uang dari lingkungan, melalui perusahaan, dan kembali ke lingkungan adalah penting karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk mencapai 2 tujuan : Untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari arus keluar biaya. Untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun. Analis arus kas ( cash flow analysis ) yang menelusuri arus masuk dan arus keluar setiap bulan. Perangkat lunak yang melakukan analisis ini disebut model arus kas ( cash flow model ). Model ini dapat diprogram sendiri ( costum programmed ), atau dapat berupa perangkat lunak produktivitas perorangan seperti spreadsheet elektronik. Output dapat ditampilkan dalam bentuk table maupun grafik. Model arus kas merupakan contoh terbaik mengenai cara penggunaan komputer dalam mengatur arus uang karena ini mencakup seluruh proses dimulai dengan penerimaan kas dan
berakhir dengan pengeluaran kas. Banyak keputusan harus dibuat dalam proses ini, dan subsistem manajemen dana dapat mendukungnya. MENEMPATKAN MANAJEMEN DANA DALAM PERSPEKTIF Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya. Dalam hal sumber daya uang perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan arus keluar. Program-program dalam subsistem manajemen dana memungkinkan menajemen membuat keputusan yang mempengaruhi arus menurut cara yang diinginkan. c. Subsistem Pengendalian Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai tertentu barang. Manajer diberikan suatu anggaran operasi ( operating budget ), yaitu jumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiscal atau tahun financial. PROSES PENGANGGARAN Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya : Pendekatan dari Atas ke Bawah Jika pendekatan dari atas ke bawah diambil, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran, dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah. Alasannya adalah eksekutif memiliki pengertian yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang memungkinkan perusahaan mencapai tujuan tersebut. Namun, anggaran seperti itu mungkin dipandang oleh para manajer tingkat yang lebih rendah sebagai tujuan yang tidak realistis, dipaksakan oleh orang-orang yang tidak bersentuhan dengan tuntutan bisnis sehari-hari. Pendekatan dari Bawah ke Atas Jika pendekatan dari bawah ke atas diambil, proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya. Namun, logika ini sering mengabaikan eksekutif, yang beralasan bahwa manajer tingkat bawah akan meminta jumlah besar yang tidak realistis.
Pendekatan Partisipasi Karena kelemahan pendekatan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, praktek yang umum adalah mengikuti proses penyusunan anggaran secara partisipasi ( participative budgeting ). Ini berarti, orang yang akan menerima dana partisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak. Manajer tingkat menengah berperan penting dalam proses ini, dengan memberikan pandangan jangka panjang dari eksekutif dan kebutuhan segera dari manajer tingkat lebih rendah. LAPORAN ANGGARAN Setiap manajer dengan tanggung jawab anggaran menerima laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran actual unitnya dibandingkan dengan anggaran. year-todate terdiri dari jumlah anggaran untuk bulan-bulan yang telah dilewati dalam tahun fiscal. Tujuan manajer adalah mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan laporan tersebut memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan menanggapi berbagai varians yang besar. Teknik drill-down yang diperlukan oleh system informasi eksekutif merupakan cara yang efektif untuk memperoleh informasi yang lebih rinci mengenai varians. RASIO KINERJA Rasio kinerja ( performance ratio ) adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indicator kegiatan organisasi yagn menjadi suatu cara pengukuran. Dalam beberapa kasus, rasio ini ditetapkan oleh perusahaan. Dalam kasus lain, rasio ini mencerminkan standar yang telah ditetapkan oleh industri perusahaan atau mungkin bisnis secara keseluruhan. Diantara rasio yang paling terkenal adalah rasio lancar ( current ratio ). Rasio lancar mengukur sampai berapa jauh suatu perusahaan atau unit organisai dapat menutup hutang jangka pendeknya dengan aktiva yang mudah dikonversikan menjadi kas. Rasio Lancar = Akiva Lancar Hutang Lancar
Rasio terkenal lainnya adalah baik perputaran persediaan ( inventory turnover ), yang mengukur penjualan perusahaan dibandingkan investasi persediaan. Harga Pokok Persediaan Rasio Perputaran Persediaan = Nilai Persediaan Rata-rata Umumnya semakin tinggi rasio perputaran persediaan, semakin baik. Rasio itu merupakan indikasi kemampuan manajer untuk mencapai tingkat penjualan yang tinggi tanpa investasi persediaan yang besar. MENEMPATKAN SUBSISTEM PENGENDALIAN DALAM PERSPEKTIF Komputer mungkin telah melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam area pengendalian. Jika database yang akurat dan mutakhir ada, merupakan proses yang mudah untuk membandingkan antara biaya actual dan anggaran, menghasilkan laporan dan menghitung rasio. Laporan dan rasio telah lama tersedia sehingga manajer terbiasa menerimanya dan akan merasa kehilangan tanpanya.
PROSES PEMBUATAN ANGGARAN Model Peramalan Peramalan Penjualan Manajemen Puncak Peramalan Penjualan Disetujui Model Perencanaan Sumber Daya Persyaratan Keuangan Persyaratan SDM Persyaratan Jasa Info. Persyaratan Manufaktur Persyaratan Pemasaran Manajer Keuangan Manajer SDM Manajer Jasa Info. Manajer Manufaktur Manajer Pemasaran Keuangan SDM Jasa Manufaktur Pemasaran Manajemen Puncak Operasi Akhir