Hal 1 dari 6 SOP/UJM-L/LM/004 Dibuat oleh Paraf Ir. Slamet Riyadi,M.Eng LPMI SOP PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN Tgl. Pembuatan September 2013 Direvisi oleh Paraf Disetujui oleh Paraf Rektor Tgl. Revisi 6 hal 1 TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan koreksi atas ketidaksesuaian yang dijumpai dan menjamin bahwa tindakan koreksi ditinjau efektivitas penerapannya, serta untuk memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang. 2 RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh jenis ketidaksesuaian pelaksanaan tugas dengan sistem manajemen mutu di lingkungan Unsera. 3 REFERENSI/RUJUKAN/ACUAN a. Manual Mutu Unsera (MM-LPMI-01) b. Prosedur Audit Mutu Internal (PM-LPMI-03) c. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (PM-LPMI-04) d. Prosedur Tinjauan Manajemen (PM-LPMI-07) 4 DEFINISI/PENGERTIAN-PENGERTIAN a. Tindakan koreksi adalah tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi dalam sistem manajemen mutu. b. Tindakan pencegahan adalah tindakan preventif terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu 5 URAIAN/RINCIAN PROSEDUR a. Ketua LPMI bertanggung jawab mengoordinasi dan mengendalikan tindakan koreksi. Tindakan koreksi dapat diusulkan oleh seluruh personel Unsera yang kemudian disampaikan kepada Ketua LPMI untuk ditinjau dan diproses lebih lanjut. b. Tindakan koreksi dan pencegahan dimintakan dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F1). c. Setiap Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan () harus diketahui oleh Ketua LPMI untuk diberi nomor dan dicatat dalam Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F2). d. Tindakan koreksi dan pencegahan mungkin merupakan hasil dari, tetapi tidak terbatas pada 1) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen. 2) Ketidaksesuian proses atau produk/jasa. 3) Audit sistem mutu yang dilakukan oleh auditor internal atau dari pihak kedua atau ketiga. 4) Keluhan Pelanggan. 5) Akumulasi ketidaksesuaian dengan karakterisik yang sama. e. Personel atau kepala unit kerja yang bertangung jawab terhadap permasalahan tersebut harus memperhatikan besar kecilnya masalah serta dampak atau
Hal 2 dari 6 resiko yang dihadapi sekiranya tidak dilakukan tindakan koreksi. Hasil penyelidikan mungkin memerlukan diskusi lebih lanjut dengan Wakil Manajemen atau pejabat yang terkait. f. Jika ketidaksesuaian yang terjadi ada hubungannya dengan rekanan atau subkontraktor, tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan harus mengacu kepada prosedur tentang seleksi dan evaluasi rekanan/mitra kerja yang terkait. g. Jika diperlukan tindakan pencegahan, Ketua LP MI atau personel yang bertanggung jawab dalam mendeteksi dan menghindari penyebab potensial atas ketidaksesuaian yang terjadi harus mempertimbangkan informasi berikut 1) Laporan ketidaksesuaian. 2) Catatan Mutu. 3) Keluhan Pelanggan. 4) Hasil Audit. 5) Proses operasi yang mempengaruhi mutu. h. Ketua LPMI atau personel yang terkait, termasuk kepala unit kerja, harus meninjau ulang tindakan yang dijalankan. Jika tindakan tersebut tidak menyelesaikan masalah, personil terkait harus membuat usulan tindak lanjut dan tanggal penyelesaian yang baru. Jika tindakan yang dijalankan dinilai efektif, permintaan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut dapat ditutup. i. Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang belum ditutup harus disimpan dalam file pending, sedangkan bagi permintaan yang sudah ditutup, tempat dan lama penyimpanan sesuai dengan yang tercantum dalam Daftar Induk Catatan Mutu. Semua hasil tindakan koreksi dan pencegahan baik yang sudah ditutup maupun yang belum, statusnya dicatat ke dalam Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan pada kolom status. j. Ketua LPMI harus memastikan bahwa informasi yang relevan atas tindakan koreksi dan pencegahan yang dijalankan harus dibawa dalam Rapat Tinjauan Manajemen. k. Tata cara penomoran Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan a. Catat temuan di dalam Formulir (PM-LPMI-05/F1) b. Cantumkan nomor di kolom nomor. Nomor disesuaikan dengan aktivitas hasil temuan dengan format xxx/bbbb/nn/tt xxx Jenis aktivitas dari hasil temuan AMI01 = Audit Mutu Internal yang pertama pada tahun tt, PL = Pengamatan Lepas, COM = Complaint, LL = Lain-lain, temuan yang diindentifikasi selain di atas bbbb Kode Unit Kerja/UPT dimana temuan tersebut berasal. nn Nomor urut pada Unit Kerja/UPT pada tahun yang sama Nomor kembali menjadi 1 pada setiap AMI atau setiap kegiatan. tt tahun terjadinya temuan yang akan ditindaklanjuti Contoh nomer AMI01/BKEU/02/2009 Artinya Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan atas temuan saat aktivitas Audit Mutu Internal Pertama tahun 2009 yang terjadi pada Biro Keuangan pada urutan kedua dari daftar Biro Keuangan. l. Dalam hal sampai batas waktu yang ditentukan belum ada penyelesaian atas tindak lanjut, dibuatkan baru disertai analisis penyebab atau kendala penyelesaiannya. 6 KRITERIA KEBERHASILAN Aktivitas tindakan koreksi dan pencegahan dikatakan berhasil jika permintaan tindakan koreksi dan pencegahan telah diselesaikan sesuai jadwal yang ditetapkan dalam formulir.
Hal 3 dari 6 7 LAMPIRAN-LAMPIRAN a. Daftar Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F1). b. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F2). c. Diagram alir Pengajuan dan Penyelesaian nonaudit 8 CATATAN PERUBAHAN No Revisi Tanggal Revisi Uraian Perubahan
Hal 4 dari 6 PM-LPMI-05/F1 DAFTAR PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN No Tanggal Diterbitkan oleh Uraian Ringkas Ketidaksesuaian Status Mengetahui, Ketua LPMI
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN () Nomor Ditujukan kepada/auditee*) Yang mengusulkan/auditor*) Tanggal Hal 5 dari 6 PM-LPMI-05/F2 Rujukan Nomor Dokumen (khusus saat audit) Kategori NCR/Obs *) URAIAN KETIDAKSESUAIAN (khusus saat audit) atau PERMASALAHAN Pengusul/Auditor *) Tanda Tangan Tanggal HASIL INVESTIGASI (khusus saat audit) atau TINJAUAN PERMASALAHAN Penangung Jawab/Auditee *) Tanda Tangan Tanggal URAIAN TINDAKAN PERBAIKAN (dan PENCEGAHANNYA jika perlu) Tanggal penyelesaian Disetujui oleh Nama Posisi Tangal TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN (dan PENCEGAHANNYA) Ketua LPMI/Auditor Tanda Tangan Tanggal KESIMPULAN Masalah Selesai/Terbitkan baru *) *) Coret yang tidak perlu
Hal 6 dari 6 PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYELESAIAN NON AUDIT PENGUSUL KETUA LPMI PIHAK YANG BERSANGKUTAN 1 Usulan bisa berasal dari RTM, komplain ataupun inisiatif unit kerja atau akumulasi kesalahan yang berulang Melengkapi form Melaksanakan perbaikan sebagaimana yang diusulkan dan dikonsultasikan dengan atasan langsung Usulan perbaikan diri sendiri 2 Usulan dari unit lain atau kompalin - LPMI menerima dan mencatatnya dalam daftar - Mengevaluasi tentang isi (step 2) dan mengisi di kolom TINJAUAN PERMASALAHAN di form o Jika merupakan inisiatif dari unit kerja untuk perbaikan diri sendiri, maka diaprove dan menganjurkan agar unit kerja pengusul segera melaksanakan usulannya o Jika merupakan komplain maka diserahkan kepada pihak terkait (yang dikomplain atau atasannya) untuk ditindaklanjuti - LPMI memantau tindak lanjut dan menuliskan di TINJAUAN TERHADAP PERBAIKAN - Menyimpan sebagai catatan mutu LPMI 3 Tindak lanjut -menindaklanjuti, komplain, dan setelah dinyatakan selesai, mengisi URAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Mengembalikan yang telah lengkap ke LPMI