PROSEDUR NO DOKUMEN : P-AAA-MR-03 STATUS DOKUMEN : MASTER COPY NO : NOMOR REVISI : 01 TANGGAL EFEKTIF : 01 JULI 2013 DIBUAT OLEH : DIPERIKSA OLEH : DISETUJUI OLEH : DOKUMEN KONTROL MANAJEMEN REPRESENTATIF DIREKTUR UTAMA
Halaman 2 Dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini ditujukan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Audit Internal untuk memastikan bahwa sistem MK3 telah diterapkan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan sistem MK3 yang berkelanjutan.. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku seluruh unit kerja yang ada di PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI. 3. REFERENSI - Manual MK3 - ISO 9001:2008 klausul 8.2.2 - OHSAS 18001 : 2007 klausul 4.5.5 - ISO 19011 : 2011 Pedoman Internal Audit Sistem Manajemen - Undang Undang Republik Indonesia nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja - Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia nomor PER.05/MEN/1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. 4. DEFINISI - Audit MK3 : Pengujian sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas MK3 dan hasilnya memenuhi pengaturan yang direncanakan dan telah diimplementasikan dengan efektif dan efisien - Auditor Sistem Manajemen MK3 (Auditor) : Seseorang yang berkualifikasi dan telah mengikuti pelatihan Internal Audit Sistem Manajemen MK3, dan mengetahui organisasi dan proses kerja diperusahaan secara umum serta ditunjuk untuk melakukan audit MK3 - Tindakan Perbaikan : Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki - Auditee : Staf/Manajemen yang diaudit dan bertanggung jawab terhadap tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan - Ketidaksesuaian (non conformance) : Tidak di penuhinya suatu persyaratan atau ketentuan yang ditetapkan 5. PENANGGUNG JAWAB - Management Representative : menetapkan jadwal dan program audit, menunjuk auditor serta memastikan audit dilaksanakan berdasarkan perencanaan dan memonitor pelaksanaan kegiatan audit, hasil audit, dan tindak lanjut temuannya. - Lead Auditor : menyiapkan rencana audit dan menyampaikan kepada auditee, memberikan pengarahan kepada tim audit, menyimpulkan dan mengklasifikasikan temuan audit, menyampaikan hasil audit dan laporannya kepada MR.
Halaman 3 Dari 5 - Auditor : melaksanakan audit sesuai dengan arahan Lead auditor, mengumpulkan bukti-bukti, mendiskusikan temuan audit pada Lead auditor untuk mengklasifikasi temuan, membantu Lead auditor dalam proses penyelesaian laporan audit. - Kepala Departemen (auditee) : menyiapkan dokumen dan rekaman yang diperlukan oleh auditor untuk keperluan audit dan menindak lanjuti temuan-temuan ketidaksesuaian hasil audit. 6. URAIAN PROSEDUR Kegiatan 6.1 Ketentuan Pelaksanaan Audit Internal 6.1.1 Membuat Program Audit Internal Tahunan, minimal pelaksanaan audit internal satu kali dalam setahun yang meliputi kriteria audit, ruang lingkup dan metoda (biasanya teknik sampling) 6.1.2 Melakukan pemilihan tim audit serta menjamin bahwa audit dilaksanakan oleh personil yang kompeten yang telah memperoleh pelatihan internal audit Sistem Manajemen MK3 6.1.3 Tugas Auditor adalah memverifikasi antara standar, peraturan perundangan dan kriteria audit lainnya yang ditetapkan dengan dokumentasi dan penerapan MK3 di dan memberikan saran-saran perbaikan. 6.1.4 Kriteria hasil audit dapat berupa : - Kesesuaian = tidak ada yang dilanggar atau menyimpang antara dokumentasi dan penerapan dibandingkan dengan kriteria audit/ standar dan peraturan perundangan serta persyaratan MK3 lainnya. - Ketidaksesuaian (NC) = ada penyimpangan/ ada yang dilanggar atau menyimpang antara dokumentasi dan penerapan dibandingkan dengan kriteria audit/ standar dan peraturan perundangan serta persyaratan MK3 lainnya. - Observasi = semua sesuai namun ada hal-hal yang dapat ditingkatkan agar lebih baik atau ada kemungkinan jika dibiarkan dan tidak diambil tindakan akan berpotensi menjadi ketidaksesuaian. 6.1.5 Menginformasikan pelaksanaan audit kepada seluruh Departemen paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan audit dengan menggunakan Formulir Jadual Pelaksanaan Audit yang telah dibuat oleh MR 6.1.6 Mempersiapkan dan menjamin pada Departemen- Penanggung Jawab Direktur Utama/ MR Kepala Departemen
Halaman 4 Dari 5 nya personil yang akan terlibat dan berpartisipasi penuh dalam pelaksanaan audit dan melakukan tindakan perbaikan secepatnya sesuai dengan waktu yang telah disetujui. 6.1.7 Auditor bila diperlukan dapat mempersiapkan Audit Checklist sesuai area maupun dokumen yang diperlukan. 6.1.8 Bahan pertimbangan yang dapat digunakan untuk penentuan frekuensi audit adalah : hasil penilaian resiko aktivitas perusahaan dan hasil audit sebelumnya 6.1.9 Pelaksanaan Audit dikoordinasikan oleh MR 6.2 Pelaksanaan Audit 6.2.1 Audit dilaksanakan oleh tim internal auditor independen yang sedikitnya berjumlah 1 (satu) orang, dimana untuk keseluruhan tim audit dipimpin / dikoordinir oleh Ketua Audit (Lead Auditor). 6.2.2 Setiap pelaksanaan Audit dimulai dengan Opening Meeting dengan Auditee, dimana Lead Auditor akan menjelaskan ruang lingkup audit, jadual audit, standar maupun cara audit. 6.2.3 Dalam pelaksanaan audit semua ketidaksesuaian akan didiskusikan dengan auditee dan dibuatkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 6.2.4 Pada saat Closing Meeting lead auditor akan menjelaskan setiap temuan/ ketidaksesuaian serta secara resmi menyerahkan salinan laporan audit kepada auditee, sedangkan yang asli diserahkan kepada MR. 6.3 Pelaporan Audit 6.3.1 Laporan lengkap hasil Audit Internal diserahkan kepada MR paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah pelaksanaan audit untuk selanjutnya dipergunakan sebagai bahan dalam tinjauan manajemen. 6.3.2 Laporan Hasil Audit Internal mencakup : Acuan yang dipergunakan, tujuan kegiatan, Hasil Evaluasi pemeriksaan, Temuan/ringkasan hasil pemeriksaan dan usulan / rekomendasi yang mendorong perbaikan yang dituangkan dalam formulir Laporan Hasil Audit Internal 6.4 Perbaikan dan Pemantauan Hasil Audit 6.4.1 Auditee akan menindaklanjuti temuan audit dengan Auditor MR/Lead Auditor MR/Auditor/ Auditee MR/Lead Auditor/
Halaman 5 Dari 5 melihat terlebih dahulu penyebab dari permasalahan tersebut. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang diperlukan dilaksanakan sesuai dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 6.4.2 MR melakukan pemantauan/monitoring hasil audit yang dilanjutkan dengan target pelaksanaan untuk Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan menggunakan Daftar Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegahan 6.4.3 Laporan audit dianggap selesai bila sudah ditutup (Closed Out) dan ditanda tangani oleh Lead Auditor atau MR pada daftar PTPP. Auditee 7. Formulir Yang Digunakan 7.1. Formulir Program Audit Internal Tahunan 7.2. Formulir Jadual Pelaksanaan Audit 7.3. Formulir Audit Checklist 7.4. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 7.5. Formulir Laporan Hasil Audit Internal 7.6. Formulir Daftar Permintaan Tindakan Perbaikan