KUMPULAN BAHAN SERAHAN

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI MANDIRI P E R K O TA A N KUMPULAN BAHAN SERAHAN PELATIHAN PENGUATAN BKM/UP/RELAWAN/LURAH BB.01 LOKASI SIKLUS TAHUN KE 2

Bagaimana Melakukan Monev? Sebagaimana dengan sebuah rencana kerja, rencana monev pun harus mudah dipahami oleh orang yang berkepentingan. Karenanya, rencana monev perlu dengan lengkap menjelaskan: a) siapa yang akan me-monev; b) apa yang dimonev; c) bagaimana cara memonev; d) kapan monev dilakukan; dan e) dimana monev dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat kita pegang untuk menyusun rencana monev. 1. Apa yang perlu di monev? 2. Tolok ukur (indikator) apa yang dipakai? 3. Siapa yang mengendalikan dan mengkoordinasi proses monev? 4. Siapa yang perlu dilibatkan dalam monev? Apa perannya? 5. Kapan dan dimana masing-masing langkah monev akan dilaksanakan? 6. Bagaimana monev akan dilakukan (pilihan bentuk, cara dan alat)? 7. Bagaimana kita akan mengemas hasil monev? 8. Kepada siapa kita akan membagikan hasil monev? 1. Apa yang dimonev? Hal-hal yang akan dimonev sangat tergantung tujuan monev itu sendiri. Perencanaan, apakah perencanaan program telah dilakukan bersama-sama (mengundang banyak pihak yang akan dilibatkan dalam program)? Kegiatan, apakah kegiatan yang direncanakan telah terlaksana dengan baik (tepat waktu, sesuai anggaran, partisipasi semua pihak, dll) Penggunaan sumber daya, apakah penggunaan sumber daya sudah cukup baik? (tidak boros, tidak berlebihan)? Pelaku kegiatan, apakah masing-masing penanggung jawab kegiatan sudah berperan sesuai kesepakatan? Apakah kita telah melibatkan pihak-pihak terkait (masyarakat lain, LSM, pemerintah, donor, dll) sesuai kesepakatan? Hasil, apakah hasil yang diharapkan telah tercapai atau belum? Tujuan dan manfaat, apakah tujuan program sudah tercapai? Apakah masyarakat bisa merasakan manfaat dari program? Nilai-nilai, apakah nilai-nilai yang telah disepakati masih ditaati oleh semua pihak? Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 1

2. Indikator yang digunakan Indikator digunakan untuk memudahkan dalam menilai keberhasilan, kegagalan atau kondisi suatu program. Indikator yang biasa dipakai untuk mengevaluasi sebuah program: Ketersediaan sarana untuk mencapai tujuan yang diinginkan Apakah hasil proyek sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai Apakah sarana atau kegiatan yang dibuat benar-benar dapat dicapai atau dimanfaatkan oleh orang-orang yang benar-benar membutuhkannya Apakah sarana yang disediakan benar-benar digunakan untuk tujuan semula Berapa persen jumlah atau luas sasaran sebenarnya yang dapat dijangkau oleh program Bagaimana mutu pekerjaan dan sarana yang dihasilkan program (kualitas hidup, kualitas tanaman yang ditanam) Berapa banyak sumber daya (tenaga, barang, dana) yang sudah digunakan (diinvestasikan) untuk mencapai tujuan Apakah sumber daya dan kegiatan yang dilakukan benar-benar dimanfaatkan secara maksimal Apakah kegiatan yang dilakukan benar-benar memberikan masukan terhadap perubahan yang diinginkan 3. Siapa yang melakukan monev Sebelum menjawab pertanyaan siapa yang melakukan monev, maka kita perlu membedakan dua pertanyaan berikut: a. Siapa yang mengendalikan dan mengkoordinasikan proses monev? b. Siapa yang perlu dilibatkan dalam monev? Perannya apa? Seperti dalam permainan sepakbola, pertanyaan pertama adalah sama dengan siapa yang menjadi kapten. Pertanyaan kedua adalah sama dengan siapa yang menjadi pengatur serangan, penjaga gawang, penyerang, dsb. Jika monev dibuat dengan tujuan sebagai media untuk belajar dari pengalaman, maka pada prinsipnya semakin banyak pihak yang melakukan monev, semakin baik. Namun demikian pihak yang paling merasakan dampak program lah yang harus menjadi pengendali proses monev, dan mereka berhak menentukan siapa saja yang perlu dilibatkan. 2 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

4. Kapan dan dimana dilakukan? Pada prinsipnya monev dilakukan kapan saja, dan menjadi bagian tidak terpisahkan seiring dengan berjalannya kegiatan atau program. Namun demikian, seringkali kegiatan monev menjadi terlupakan karena tidak ditetapkan waktunya. Guna menetapkan waktu yang paling cocok, pertimbangkan saat strategis sesuai program kerja. Pilihannya adalah: Awal, pertengahan dan akhir program Terus menerus, perbulan, perkuartal, pertahunan Beberapa bulan setelah program atau proyek selesai Mengikuti alur kegiatan yang disepakati bersama Penentuan tempat monev, tergantung apa yang dimonev dan cara yang dipilih. Secara umum: Untuk pengamatan secara langsung, monev perlu dilakukan di tempat pelaksanaan kegiatan Untuk diskusi dan pelaporan sebaiknya dilakukan di tempat yang nyaman dan gampang dijangkau oleh semua pihak yang perlu terlibat. Sumber: Monitoring & Evaluasi: Sebagai Media Belajar, DFID, 2001 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 3

Panduan Memandu Monev Partisipatif di Masyarakat Mengidentifikasi dan menganalisis siapa saja yang berpartisipasi dalam kegiatan, khususnya partisipasi masyarakat miskin dan kaum perempuan. Mengidentifikasi dan menganalisis siapa saja yang mengambil keputusan dalam kegiatan. Mengidentifikasi kegiatan. dan menganalisis penerima manfaat Mendiskusikan cara untuk meningkatkan partisipasi, pengambilan keputusan dan kepuasaan masyarakat miskin dan kaum perempuan. Kertas plano, selotip kertas Spidol warna-warni Kertas metaplan warna warni Peserta Pertemuan warga ini diadakan setelah satu kegiatan selesai. Pertemuan kecil ini dihadiri oleh pihak-pihak yang ikut dalam kegiatan, terutama perempuan miskin, laki-laki miskin, dan pengelola kegiatan (panitia). Relawan dapat menjadi pemandu monev partisipatif ini. IDENTIFIKASI & ANALISIS PARTISIPASI 1. Sampaikan tujuan kita melakukan monev partisipatif kegiatan. Pastikan warga yang hadir memahami kegunaan pertemuan ini. 2. Buatlah daftar rangkaian sub-kegiatan yang telah dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan, termasuk misalnyaa rapat- menyediakan konsumsi, mempersiapkan tempat kegiatan, rapat, mencetak undangan, menyebarkan undangan, dsb. 3. Salinlah contoh matriks Siapa berpartisipasi dalam kegiatan ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang yang berpartisipas dalam kegiatan. 4 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Daftar Kegiatan 1. 2. 3. Sub- Siapa Berpartisipasi dalam Kegiatan? 1 2 3 4 5 6 Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan. Kelompok 7 : dan lain-lain. 4. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir terlibat dalam masing-masing sub-kegiatan. 5. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama kelompok mana yang paling banyak berpartisipasi (terlibat kegiatan) dan mengapa. Hal ini penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu dominan atau absen melakukan sub-kegiatan tertentu. Misalnya, perempuan hanya berperan sebagai penyedia makanan-minuman. 6. Cermati bersama, apakah warga miskin dan perempuan banyak terlibat dalam kegiatan. Keterlibatan ini penting karena pada dasarnya kegiatan yang dilakukan terutama ditujukan untuk memberdayakan warga miskin dan perempuan. 7. Diskusikan apakah situasi ini perlu dirubah dan bila perlu, bagaimana melakukannya. IDENTIFIKASI & ANALISIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. Buatlah daftar seluruh keputusan yang telah diambil dalam Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 5

pelaksanaan kegiatan, termasuk misalnya penentuan jenis kegiatan, waktu atau lokasi, pembentukan panitia, penentuan penerima manfaat, dsb. 9. Salinlah contoh matriks Pengambil Keputusan ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang pengambil keputusan. Daftar Keputusan 1. 2. 3. Pengambil Keputusan? 1 2 3 4 5 6 Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan. Kelompok 7 : dan lain-lain 10. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir pengambil keputusan untuk masing-masing keputusan. 11. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama peserta kelompok mana saja yang paling banyak berperan dalam pengambilan keputusan. Sangat penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu (seperti warga miskin dan perempuan) tidak berperan dalam pengambilan keputusan. Tak jarang kita menemukan bahwa keputusan sebenarnya ditentukan oleh pihak luar. Kondisi ini menunjukkan masyarakat, terutama miskin, belum memiliki kesempatan untuk memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan dirinya. 12. Diskusikan apa yang dapat dilakukan sehingga warga miskin dan perempuan dapat lebih berperan dalam pengambilan 6 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

keputusan. IDENTIFIKASI & ANALISIS PENERIMA MANFAAT 13. Buatlah daftar manfaat apa saja yang diperoleh dalam pelaksanaan kegiatan, baik berupa barang/fisik maupun non-fisik seperti peningkatan pengetahuan, dsb. 14. Salinlah contoh matriks Penerima Manfaat ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang penerima manfaat. Jenis Manfaat 1. 2. 3. Penerima Manfaat? 1 2 3 4 5 6 Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan. Kelompok 7 : dan lain-lain 15. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir penerima manfaat pada masing-masing jenis manfaat. 16. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama peserta siapa saja yang sebenarnya mengambil manfaat paling banyak dari pelaksanaan kegiatan. Cermati seberapa banyak warga miskin dan perempuan menerima manfaat dari kegiatan. 17. Diskusikan apa yang dapat dilakukan sehingga warga miskin dan perempuan benar-benar menerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan. USULAN DARI MASYARAKAT - Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 7

tindakan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan partisipasi warga miskin, untuk menjamin kepuasan kelompok sasaran, untuk meningkatkan pembelajaran di masyarakat, dan keberlanjutan Menurut Perempuan Menurut Laki-laki (Panduan ini diadaptasi dari Organisational Development Snapshot Tool, ACCESS, 2007, dikembangkan untuk membangun kultur monev partisipatif di masyarakat melalui program PNPM Mandiri Perkotaan). 8 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Memahami Sumberdaya Penguatan BKM Oleh : Budi Supriatna Untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM, yaitu mendorong terjadinya perubahan sosial di komunitasnya, BKM perlu memperkuat kelembagaannya. Tanpa itu, amanat komunitas yang diembankan pada BKM besar kemungkinan akan gagal diwujudkan. Memperkuat kelembagaan berarti BKM memiliki kesediaan dan kemampuan untuk menjadi lebih baik. Secara umum, ada 2 pengertian yang terkandung di dalam menjadi lebih baik, yaitu memperbaiki, dan meningkatkan. Memperbaiki berhubungan dengan berbagai kelemahan yang ada pada tubuh BKM. Melalui proses ini, BKM menghilangkan, mengurangi terus-menerus berbagai kelemahannya, serta menumbuhkan berbagai hal yang belum tersedia guna meningkatkan kwalitas maupun kwantitas layanan bagi komunitasnya. Sedangkan Meningkatkan berhubungan dengan berbagai kekuatan yang dimiliki oleh BKM. Melalui proses ini, BKM mempertahankan serta menumbuh-kembangkan berbagai hal yang selama ini dipandang memberi faedah bagi perubahan sosial. Memperkuat kelembagaan akan berlangsung terus-menerus. Oleh karena itu, BKM perlu memiliki kesediaan dan kemampuan untuk belajar terus-menerus (organisasi belajar). Sumberdaya Dan Penguatan Kelembagaan BKM Agar dapat memperkuat kelembagaannya, BKM perlu memiliki kemampuan menggalang dan mengelola sumberdaya yang tersedia di dalam kelembagaannya. Sumberdaya merupakan faktor yang fundamental bagi keberadaan BKM atau organisasi-organisasi lainnya. Suatu organisasi tidak bisa berdiri tanpa dukungan sumberdaya. Lemah-kuatnya atau sehat-sakitnya suatu organisasi ditentukan pula oleh ketersediaan sumberdaya. Sumberdaya dan Daya Hidup BKM Sumberdaya merupakan faktor yang menentukan daya hidup BKM. BKM yang tidak memiliki suatu sumberdaya akan menjadi bergantung pada pihak-pihak lain. Semakin tinggi tingkat ketergantungannya, besar kemungkinan akan semakin besar pula resiko BKM tersebut kehilangan otonomi dan independesinya. Semakin tidak memiliki sumberdaya vital yang merupakan nyawa bagi kehidupannya, BKM cepat tapi pasti akan menuju kematiannya. Dengan adanya sumberdaya, BKM dapat mempertahankan daya hidupnya serta menjalankan berbagai kegiatan untuk mencapai visi/misi keberadaannya. Selain itu, dengan adanya sumberdaya BKM dapat: membangun dan mengembangkan jaringan; memelihara hubungan dengan kelompok, komunitas, serta pihak-pihak lainnya memperkuat kelembagaannya melalui berbagai peningkatan keterampilan dan pengetahuan, peningkatan kemampuan kepemimpinan, pengembangan kemampuan manajemen, pengembangan organisasi belajar BKM yang memiliki daya hidup berarti akan dapat secara terus-menerus menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam waktu yang panjang. Dengan demikian, memungkinkan mencapai tujuan utama keberadaannya, yaitu mendorong perubahan sosial yang lebih baik bagi komunitasnya. Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 9

Daya hidup bukanlah semata kemampuan untuk menggalang atau memperoleh sumberdaya, melainkan juga kemampuan untuk mengelola sumberdaya. Aspek-aspek Sumberdaya untuk Memperkuat Kelembagaan BKM Ada banyak pengertian tentang apa yang dimaksud dengan sumberdaya. Dalam kehidupan seharihari, kita sering mendengar pendapat yang mengatakan bahwa sumberdaya adalah suatu aspek tertentu saja, misalnya, uang/dana. Sumberdaya sama dengan uang/dana. Bahkan, tidak jarang pula kita temui kalangan yang menempatkan uang adalah segalanya. Dalam perspektif pengembangan kelembagaan BKM, sumberdaya tidaklah semata hanya uang atau suatu aspek tertentu saja. Sumberdaya adalah berbagai aspek yang dibutuhkan dan didayagunakan- --meliputi orang, uang, peralatan, sistem manajemen, informasi, dan waktu yang dikerahkan--- untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM. Ada 5 aspek sumberdaya untuk memperkuat kelembagaan BKM, yaitu: 1. Visi/Misi Keberadaan BKM: Apa yang ingin dicapai oleh BKM? Untuk apa dan kenapa BKM didirikan? BKM mesti memiliki visi/misi keberadaan serta tujuan yang jelas. Visi/misi keberadaan serta tujuan BKM merupakan panduan arah bagi keseluruhan kerja yang dilakukan BKM. Ketika BKM tidak memiliki kejelasan arah tentang yang hendak dicapai dan ditujunya, bisa dipastikan BKM tidak akan mampu bertahan untuk waktu yang panjang. 2. Pengembangan Kapasitas: Apa kapasitas lembaga untuk menjalankan berbagai kegiatan? Pengembangan kapasitas merupakan jantung di dalam kelembagaan BKM. Pengembangan kapasitas mampu mendorong dan mengaktifkan berbagai sumberdaya lainnya. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, pengembangan kapasitas mencakup, antara lain spirit tim, loyalitas, gaya kepemimpinan, berbagai pengetahuan dan keterampilan kerja, kapasitas dan proses pengambilan keputusan, pengembangan dan penguatan nilai-nilai. 3. Struktur organisasi dan Sistem Manajemen: Bagaimana struktur dan mekanisme untuk menjalankan berbagai kegiatan? Struktur mengacu pada komposisi di dalam organisasi BKM yang meliputi DPK,..atau keseluruhan pengelola dalam berbagai tingkatan. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, penting untuk mempertimbangkan struktur organisasi BKM perlu memiliki prosedur dan cara kerja yang efektif untuk mengelola berbagai sumberdayanya. Sistem manajemen ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, proses pengambilan keputusan, saluran komunikasi dan informasi, berbagai mekanisme, aturan, dan panduan kerja. 4. Uang dan peralatan: Bagaimana penggelolaan dan penggalangan dana serta perangkat kerja untuk menjalankan berbagai kegiatan? Penguatan kelembagaan BKM ditentukan pula oleh kemampuan BKM dalam menggalang dan mengelola pendanaan. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan dana, dengan mengacu pada transparansi dan akuntabilitas, diperlukan untuk menciptakan BKM yang sehat dan kuat. 5. Hubungan dan Jaringan: Apakah BKM membangun hubungan dan jaringan dengan pihakpihak lain untuk menjalankan berbagai kegiatannya? Memelihara koordinasi, hubungan, dan jaringan dengan pihak lain merupakan aspek penting di dalam penguatan kelembagaan BKM. BKM bukanlah organisasi yang ekslusif serta mengisolasi diri. Hubungan dan jaringan akan membantu peningkatan kapasitas BKM untuk 10 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

melaksanakan berbagai kegiatan secara efektif. Kemiskinan tidaklah bisa dihadapi dan ditangani oleh BKM secara sendirian. Pengembangan Kapasitas Keterampilan Pengetahuan Kepemimpinan Dan lain-lain Struktur & Sistem Manajemen Struktur Organisasi Administrasi Keuangan Komunikasi & Informasi Kaderisasi Dan lain-lain Uang & Peralatan Pengelolaan dan Penggalangan Dana Perangkat Hubungan Jaringan & Kelompok Komunitas Organisasi Sejenis Pihak-pihak lain (NGO, Swasta, Pemerintah) Visi/Misi BKM Pendekatan untuk Pengembangan Sumberdaya dalam Penguatan Kelembagaan BKM Dari semua aspek sumberdaya, pengembangan kapasitas manusia merupakan substansi dalam memperkuat dan mengembangkan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia merupakan jantung bagi proses penguatan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia tidak hanya mencakup peningkatan kapasitas keterampilan dan pengetahuan para pengelola BKM, KSM, serta komunitas. Namun, meliputi juga penciptaan kondisi di dalam kelembagaan BKM, KSM, serta komunitas yang mampu menumbuhkan nilai-nilai universal kemanusiaan. Suatu penciptaan kondisi yang juga mampu mendorong terbentuknya ruang bagi BKM, KSM, serta komunitas untuk mengakses dan memiliki kontrol terhadap pengelolaan berbagai sumberdaya melalui proses-proses pembangunan. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan kapasitas manusia dengan berbasis pada nilainilai merupakan kaidah dalam penguatan kelembagaan BKM. Pendekatan ini bukanlah pendekatan yang anti terhadap pertumbuhan modal (ekonomi) serta kesejahteraan. Meskipun demikian, pendekatan ini berbeda dengan pandangan yang mengedepankan pertumbuhan ekonomi sebagai fundamen utama bagi pengembangan manusia melalui efek tetesan ke bawah ; suatu pandangan yang dianut oleh para pemeluk faham neoliberilasasi. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia Pengelola & Kader Pengembang an Manusia Pengelola KSM Komunitas Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 11

dengan berbasis pada nilai-nilai juga berbeda dengan pandangan yang meletakkan manusia sebagai alat untuk meningkatkan pendapatan, kekayaan, dan perluasan produksi; suatu pandangan yang lazim dipakai dalam HRD (human resources development). Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia dengan berbasis pada nilai-nilai juga berlainan dengan pandangan yang lebih mengutamakan kesejahteraan dan pemenuhan kebutuhan dasar. Suatu pandangan yang melihat dan menempatkan masyarakat sebagai penerima manfaat ketimbang pelaku aktif dalam proses-proses pembangunan. Ketiadaan sumberdaya serta ketergantungan yang sedemikian tinggi pada pihak-pihak lain di luar diri dan komunitasnya, pada gilirannya hanya akan membuat BKM kehilangan otonomi dan independensinya. BKM perlu secara kritis mencermati dan menilai kembali strategi pengembangan sumberdayanya. BKM perlu menyusun strategi bagi pengembangan manusia, baik bagi pengelola BKM, KSM, serta bagi komunitas. Suatu strategi yang secara sistematik dan bertahap dapat memutus mata rantai ketergantungan BKM terhadap banyak pihak yang berada di luar diri dan komunitasnya. Menggalang dan Mengelola Sumberdaya Menggalang dan mengelola sumberdaya adalah satu-satunya jalan untuk mempertahankan dan memperkuat kelembagaan BKM. BKM perlu merumuskan strategi, baik bagi penggalangan sumberdaya maupun untuk pengelolaannya.suatu strategi yang mampu menjawab tersedianya sumberdaya serta sekaligus secara sistematis dan bertahap dapat mendorong BKM menuju otonomi dan kemandirian. Berbagai sumberdaya yang tersedia pada berbagai pihak, komunitas maupun pihak-pihak eksternal di luar komunitas, hanya bisa diakses manakala BKM mampu menunjukkan dirinya adalah pihak yang memiliki kecakapan dan kredibilitas. Kecakapan berhubungan dengan tingkat kinerja BKM dalam menjalankan dan mengelola kegiatan-kegiatannya. Kredibilitas berhubungan dengan aspek nama baik, reputasi, keterpercayaan. Tanpa itu, proses yang ditempuh dalam menggalang sumberdaya akan berat dan berliku atau bahkan menemui kegagalan. Secara umum, ada pola kecenderungan dalam menggalang sumberdaya bagi penguatan kelembagaan organisasi berbasis volunteer, misalnya LSM dan organisasi masyarakat sipil. Pola kecenderungan ini menunjukan bahwa keduanya masih belum optimal dalam penggalangan sumberdaya. Untuk penggalangan sumberdaya pendanaan, banyak organisasi berbasis volunteer cenderung mengandalkan pada pihak-pihak eksternal yang berada di luar komunitas dan organisasinya Kecenderungan Penggalangan Pendanaan Bagan Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Pendanaan Pihak Pemerintah Swasta Organisasi V l t Eksternal Sumberdaya Pendanaan Pajak dari Warga Negara Investor, Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa Komunitas Pihak Pemilik Sumberdaya Pemerintah Funding P Peruntukan Pelayanan publik Produk dan Jasa Layanan Internal Penerima Manfaat Publik Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa 12 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Kemampuan BKM dalam mengelola sumberdaya yang telah diperoleh merupakan faktor terpenting atau bahkan modal utama dalam menjajaki dan mengembangkan penggalangan sumberdaya. Pada aspek pengelolaanlah, kecakapan dan kredibilitas BKM sesungguhnya dipertaruhkan. Pengelolaan selain berhubungan dengan efesiensi dan efektifitas dalam mengelola sumberdaya untuk memperoleh manfaat sebesarbesarnya bagi pengembangan komunitas, juga menyangkut transparansi dan akuntabilitas. Komunitas adalah Sumberdaya Terbesar yang Dimiliki BKM Kita telah memahami bahwa komunitas adalah pemilik BKM. Daya dukung komunitas merupakan fundamen yang akan menentukan kekokohan pilar-pilar kelembagaan BKM. Semakin tinggi tingkat dukungan komunitas akan menjadi semakin kuatlah keberadaan BKM. Sedangkan untuk penggalangan sumberdaya nondana, banyak organisasi berbasis volunteer lebih bertumpu pada kemampuan dan kreativitas para pengelolanya ketimbang pada pihak lokal, komunitas, maupun pihak eksternal. Bahkan tidak jarang masa depan suatu organisasi kemudian bergantung hanya pada segelintir pengelolanya. Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Nonpendanaan Eksternal Komunitas Internal Menggalang hubungan dan dukungan komunitas serta memeliharanya secara terus-menerus perlu mendapat perhatian dan curahan energi terbesar dalam pelaksanaan berbagai kegiatan BKM seharihari. Dinamika proses penguatan daya hidup BKM sesungguhnya terletak di dalam kemampuan BKM untuk terus-menerus menggalang dan mengelola hubungan serta dukungan komunitasnya. Komunitas adalah sumberdaya terbesar yang dimiliki BKM. Adalah sebuah kekeliruan manakala menempatkan komunitas sebagai pemilik pasif yang hanya menerima manfaat semata (penerima manfaat). Cara pandang tersebut masih sedemikian rupa mewarnai berbagai program yang mengusung pemberdayaan. Implikasi dari cara pandang tersebut, dalam prakteknya, akan menggali sebuah jurang keterpisahan antara BKM dan komunitasnya. Pada gilirannya, akan membuat BKM kehilangan sumberdaya terbesarnya, yaitu komunitasnya itu sendiri. Jalan apa yang mesti ditempuh BKM dan komunitas agar dapat memenuhi berbagai kebutuhan sumberdaya untuk memperkuat BKM serta sekaligus mengurangi tingkat ketergantungannya pada pihak lain? Kita kemudian menyebut jalan yang ditempuh itu sebagai Partisipasi. Partisipasi bukanlah sekedar memperoleh dukungan tanda tangan dari warga. Atau terkungkung pada sebatas ruang pertemuan yang dihadiri warga. Partisipasi adalah interaksi terus-menerus antara warga dan BKMnya. Di dalamnya berlangsung keterlibatan warga mulai dari pengambilan keputusan maupun penyelenggaraan kegiatan. Partisipasi pun mencakup juga rasa kepemilikan dan memperoleh manfaat bersama dari keberadaan BKM. Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 13

BKM perlu sedemikian rupa membuka berbagai ruang dialog dan keterlibatan sang pemilik. Selain mengembangkan berbagai kegiatan yang memadai---untuk dialog dan keterlibatan komunitas---bkm perlu mengembangkan suatu sistem, aturan main, serta manajemen agar ruang dialog dan keterlibatan komunitas tersebut dapat terjaga keberlangsungannya. Partisipasi komunitas bukanlah hendak mengabaikan pentingnya membangun kerjasama antara BKM dengan pihak-pihak lainnya yang berada di luar komunitas. Justru sebaliknya, melalui partisipasi komunitas, BKM dapat memastikan bahwa kerjasama dengan berbagai pihak lain adalah seiringsejalan dengan kepentingan pengembangan komunitas. Pada gilirannya, hal itu akan memperkuat kepercayaan dan jalinan kerjasama yang akan dan sedang dijalankan. Pemilik Komunitas Pelaku Aktif Penerima Manfaat Sumberdaya Terbesar 14 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM Seiring perjalanan waktu, BKM/LKM akan mengalami perubahan-perubahan baik yang direncanakan maupun tidak. Perubahan ini bisa didorong oleh faktor-faktor dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal). Konsistensi dan kreativitas pengurus BKM/LKM akan merubah BKM. Begitupun, ketidakaktifan pengurus BKM/LKM akan membawa perubahan. Masyarakat yang merasa penting akan keberadaan BKM/LKM sehingga termotivasi untuk berkontribusi juga akan membawa perubahan terhadap BKM/LKM. Begitupun sebaliknya. Perubahan BKM/LKM adalah keniscayaan. Karenanya, sangat penting bagi pengurus BKM/LKM untuk mengenali perubahan. Perubahan BKM/LKM yang cukup besar mungkin akan terjadi tatkala pendampingan program berakhir. Pengurus BKM/LKM mulai saat ini harus mulai membayangkan bagaimana jalannya BKM/LKM tatkala tak ada lagi suntikan dana BLM, tak ada lagi fasilitator dan rombongan konsultan pendamping, tak ada lagi berbagai aktivitas pengembangan kapasitas yang diterima gratis, tak ada lagi berbagai kewajiban dan tekanan pelaporan, dan sebagainya. Mungkin akan menjadi perubahan yang menyenangkan. Mungkin juga titik kematian organisasi dimulai di masa itu. Untuk itu, mulai saat ini, pengurus BKM/LKM perlu disiapkan untuk menghadapi berbagai perubahan. Ini merupakan tanggung jawab program. Alat penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini dimaksudkan untuk menyiapkan pengurus BKM (termasuk unit pengelola dan relawan lainnya) menghadapi tantangan perubahan organisasi. Perangkat manajemen ini tak lebih adalah alat bantu musyawarah untuk mengembangkan mimpi organisasi berikut tahapan-tahapan yang akan menunjukkan jalan menuju mimpi. Jadi, pertama, BKM/LKM harus memiliki visi atau cita-cita atau mimpi organisasi. Kedua, menurunkan mimpi menjadi tahapan-tahapan perkembangan organisasi yang bergerak maju. Apa pentingnya? Dengan kata lain sebenarnya kita sedang merencanakan perubahan sehingga lebih siap menghadapi perubahan. BKM/LKM secara sadar dapat mengontrol gerak, kesesuaian sumber daya, pilihan cara dan saling menjaga kinerja di antara para anggota dan unit pengelola. Dengan kata lain, penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM merupakan alat untuk mengetahui bahwa BKM/LKM sedang menuju ke arah yang benar. Arah yang Hendak Dituju? Pertanyaan ini hanya boleh dijawab oleh para pengurus BKM/LKM. Pun, ketika harus memutuskan, pengurus BKM/LKM harus bertanya kepada berbagai pihak yang berkepentingan terhadap BKM/LKM terutama masyarakat miskin. Kalau saat ini ada tujuh ribuan BKM/LKM maka kemungkinan akan ada tujuh ribuan variasi arah pengembangan BKM/LKM. Meski begitu, dua hal yang tak boleh berubah dari semua variasi arah pengembangan BKM/LKM adalah pertama, cita-cita awalnya sebagai motor penanggulangan kemiskinan, dan kedua, pilihan bentuk organisasinya sebagai organisasi masyarakat warga (civil society organization). Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 15

Berangkat dari alasan dan bentuk keberadaan tersebut, program ini mengembangkan tahapan pengembangan organisasi BKM/LKM yang bersifat generik sebagai berikut. BKM/LKM Awal terbentuk BKM/LKM Berdaya BKM/LKM Mandiri BKM/LKM menuju Madani Ciri utama dari tahapan ini adalah perubahan organisasi yang bergerak maju dari satu organisasi yang didorong pembentukannya oleh program menjadi organisasi yang sepenuhnya milik masyarakat. Konsisten dengan orientasi tersebut, selayaknya semakin maju BKM/LKM maka intervensi program akan semakin kecil dan akhirnya berakhir. Masyarakatlah yang harus terus mengurus dan merawat BKM/LKM. Apa itu Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM? Metode penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini diadaptasi dari IDF (Institutional Development Framework Kerangka Pengembangan Organisasi), suatu perangkat manajemen yang dirancang untuk menilai tingkat perkembangan suatu organisasi. Alat ini telah digunakan di banyak tempat dan berhasil membantu organisasi, terutama organisasi masyarakat sipil, untuk meningkatkan kinerja organisasi, memperkuat dampak, meningkatkan daya tahan organisasi bekerja bersama masyarakat, dan meningkatkan efisiensi agar organisasi lebih efektif. Penggunaan alat ini membantu organisasi menyadari faktor-faktor yang mendorong keberhasilan, mengenali kekuatan dan kelemahan, memiliki prioritas rencana kerja yang lebih akurat untuk memperbaiki kelemahan dan memperkuat kekuatan, dan mengukur tingkat capaian terhadap tujuan. Kekuatan metode ini terletak pada sifatnya yang partisipatif, menilai diri sendiri (self assessment) dan penilaian berkala. Proses penilaian perkembangan organisasi ini dilakukan dalam diskusi (musyawarah) yang diikuti oleh seluruh pengurus BKM/LKM (termasuk unit pengelola dan relawan lainnya). Semakin banyak pelaku organisasi yang terlibat maka hasil penilaian akan semakin baik. Dengan demikian hasil penilaian merupakan kesepakatan seluruh pelaku BKM/LKM. Penilaian juga harus dilakukan berkala (setiap tahun) untuk mengukur tingkat kemajuan organisasi sesuai kriteria (indikator) yang disepakati. Sebagai satu alat evaluasi, penilaian perkembangan organisasi ini mudah, murah dan efektif. Setiap anggota BKM/LKM atau relawan yang telah dilatihkan dapat menjadi fasilitator proses ini, dan tentu saja mempersiapkan diri. Penilaian ini tidak membutuhkan biaya yang besar untuk peralatan, tenaga ahli dan sebagainya. Cukup dibutuhkan satu ruang pertemuan ditambah konsumsi yang enak. Efektif karena hasil penilaian ini dapat langsung digunakan untuk merumuskan program kerja tahun berikutnya. Perangkat Penilaian Perkembangan Organisasi BKM/LKM Penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM ini telah jauh mengalami penyederhanaan dari perangkat IDF. Pertimbangan utama adalah kemudahan penggunaan di lapangan. Salah satu perangkat utama adalah Matriks Tingkat Perkembangan Organisasi BKM/LKM. Matriks ini merupakan jantung dari alat penilaian perkembangan organisasi ini. Matriks ini berbentuk tabel dengan beberapa kolom dan banyak baris. Secara praktis, tujuan dari diskusi kelompok adalah mengisi nilai dari setiap aspek perkembangan organisasi secara bersama-sama. 16 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Berbeda dengan metode asli IDF yang memberikan matriks kosong kepada peserta, peserta musyawarah penilaian perkembangan organisasi BKM/LKM tidak perlu lagi merumuskan isi matriks penilaian kelembagaan BKM/LKM. Sehingga dalam pelaksanaannya, anggota BKM/LKM tinggal mendiskusikan dan menyepakati nilai/skor tingkat perkembangan organisasi. Kolom pertama Matriks penilaian berisi 6 bidang/sumber daya organisasi yaitu statuta organisasi, kepemimpinan, sistem manajemen, sumberdaya keuangan, sumberdaya manusia, dan hubungan eksternal. Setiap bidang memiliki bobot yang berbeda yang menunjukkan tingkat kepentingan terhadap jalannya organisasi. Masing-masing bidang diuraikan lebih lanjut dalam aspek-aspek organisasi. Dalam pengisian matriks, aspek-aspek inilah yang ditentukan nilai tingkat perkembangannya. Tahap perkembangan organisasi dirumuskan secara kualitatif, yang mencakup empat tahap perkembangan yaitu awal, berdaya, mandiri dan menuju madani, dan seluruh tahap dinilai secara kuantitatif pada rentang nilai dari 25 sampai 400. Setiap tahap perkembangan nilainya dibagi empat sehingga gradasi setiap tahap dapat diperhalus. Tahap Perkembangan Nilai BKM/LKM Awal 25 50 75 100 Berdaya 125 150 175 200 Mandiri 225 250 275 300 Menuju Madani 325 350 375 400 Dalam penilaian tahap perkembangan, setiap aspek organisasi diteliti mengenai kondisi obyektifnya. Dalam kolom-kolom tahap perkembangan tersedia indikator yang menunjukkan tingkat perkembangan organisasi. Meski begitu, harus disadari rumusan indikator ini memiliki keterbatasan untuk mencakup realitas yang ada. Karenanya, pertajamlah indikator ini melalui diskusi sehingga menghasilkan nilai perkembangan. Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 17

Contoh pengisian aspek Visi-Misi Perhatian pertama ditujukan melihat narasi (indikator) Tahap Perkembangan: Awal, Berdaya, Mandiri, dan Menuju Madani. Periksa narasi perkembangan Awal, diskusikan apakah kondisi obyektif BKM/LKM saat ini telah mencapai kondisi Visi-Misi disusun oleh panitia pembangunan BKM, sebagaimana tertulis dalam AD/ART BKM. Kalau ya, maka periksa narasi perkembangan Berdaya, diskusikan apakah kondisi obyektif BKM/LKM saat ini telah mencapai kondisi Visi-Misi dipahami oleh anggota BKM/UP sebagai citacita BKM ke depan menyangkut perubahan sosial yang diinginkan. Apabila kondisi ini belum tercapai, misalnya masih ada anggota BKM/LKM yang tidak mengetahui visi-misi BKM/LKM, diskusikan berapa banyak anggota yang tidak paham, atau berapa banyak yang baru sekedar tahu tetapi tidak paham bahwa visi-misi adalah cita-cita bersama, dst. Berangkat dari hasil diskusi, sepakati berapa Nilai perkembangan BKM/LKM antara 125 175. Kalau dirasa masih banyak anggota yang tidak paham, maka pilihannya bisa jatuh pada 125. Terakhir, beri nilai dalam kotak yang telah disediakan. Jangan terjebak pada sekedar mengisi Nilai. Alat ini adalah media bantu diskusi untuk merefleksikan kondisi obyektif BKM/LKM. Anggota BKM/LKM harus kritis mempertanyakan mengapa kita berada dalam penilaian seperti itu, apa yang dapat kita lakukan untuk memperbaiki kondisi, dst. Skor di kolom paling kanan diisi dengan cara nilai tahap perkembangan (Y) dibagi total nilai bidang organisasi dikali bobot bidang organisasi. Setelah semua aspek organisasi dihitung skornya, lakukan penjumlahan dan didapatlah total skor organisasi. Contoh penghitungan skor. Disepakati nilai aspek visi misi sebesar 125. Karena visi misi berada pada bidang statuta organisasi dengan total nilai bidang organisasi sebesar 800 (nilai maksimal visi misi 400 ditambah nilai maksimal struktur organisasi 400) dan bobot 10%, maka skor aspek visi misi adalah: 125/800 X 10% = 1,5 % Contoh lain, disepakati nilai aspek pemilihan anggota BKM sebesar 200. Karena pemilihan anggota BKM berada pada bidang kepemimpinan dengan total nilai bidang organisasi sebesar 2400 (nilai maksimal semua (6) aspek dikali 400) dan bobot 20%, maka skor aspek pemilihan anggota BKM adalah: 200/2400 X 20% = 1,7 %. 18 Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2

Total Skor Tahap Tafsir Perkembangan BKM/LKM Perkembangan BKM/LKM 25% Awal BKM/LKM baru memulai kegiatan dan membangun hubungan baik ke dalam antaranggota maupun ke luar. Bagi BKM/LKM yang telah bertahun-tahun berdiri, perlu mempertimbangkan kembali tujuan keberadaannya. > 25% 50% Berdaya BKM/LKM telah memiliki tujuan dan rencana serta perangkat organisasi. BKM/LKM sudah memiliki basis yang cukup kuat untuk berkembang, namun masih sangat perlu meningkatkan kinerja untuk mencapai perkembangan yang lebih tinggi. BKM/LKM telah memiliki gagasan inovatif dan pandangan ke depan. > 50% Mandiri 75% > 75% Menuju Madani BKM/LKM sudah memiliki kapasitas yang cukup baik untuk mempertahankan eksistensinya menuju kemandirian dan keberlanjutan. Perangkat penting lainnya dari metode ini adalah adalah profil perkembangan organisasi BKM/LKM yang berbentuk diagram batang. Profil ini merupakan visualisasi dari hasil penilaian perkembangan organisasi. Bagian akhir dari penggunaan perangkat pemetaan organisasi ini adalah rekomendasi penguatan/perbaikan organisasi BKM/LKM. Aspek-aspek organisasi yang skornya rendah (dibawah 200) merupakan prioritas pengembangan kelembagaan BKM/LKM. Referensi: Mark Renzi. 1996. An integrated Toolkit for institutional development. Public Administration and Development, Vol. 16, 469-483. John Wiley & Sons, Ltd Bahan Serahan Pelatihan Penguatan BKM tahun ke 2 19