PROSEDUR PELAKSANAAN SELEKSI DAN PENEMPATAN PEGAWAI PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh LIRA ANGELICA MANALU NIM 1105091033 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia-nya penulis masih diberikan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai syarat untuk meyelesaikan pendidikan program Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga dengan judul Prosedur Pelaksanaan Seleksi dan Penempatan Pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero Medan). Dalam kesempatan ini dengan rendah hati penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang membantu sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahrudin, S.T., MT., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 5. Irwan Musriza Harahap, S.E selaku Dosen Pembimbing I penulis. 6. Daniel Karo-karo, S.E selaku Dosen Pembimbing II penulis. 7. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan Staff di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. i
8. Seluruh staff PT Pelabuhan Indonesia I (Persero), khususnya Staff Perencanaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang banyak membantu penulis dalam melaksanakan Praktik Kerja lapangan. 9. Seluruh teman-teman di Politeknik Negeri Medan, khususnya kelas AB-6A angkatan 2011. Teristimewah orang tua penulis, ayahanda Alm. Liberty Manalu dan Ibunda Rasmida Br. Tobing tercinta dan tersayang yang telah mengasuh, mendidik, memberikan bimbingan, nasehat dan doa, serta abang dan kakak penulis tersayang yang telah mencurahkan perhatian dan kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Dalam menulis tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari bahasa, isi maupun penulisannya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Medan, Agustus 2014 Lira Angelica Manalu NIM. 1105091033 ii
ABSTRAK Keberhasilan suatu perusahaan tidak terlepas dari kualitas sumber daya manusianya. Untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas maka setiap perusahaan harus memiliki sistem pengadaan pegawai yang tepat yaitu dengan melaksanakan seleksi pegawai. Oleh sebab itu, PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Medan sadar akan pentingnya proses seleksi calon pegawai yaitu untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga efektif dan efesien menunjang tercapainya tujuan. Sehingga dari permasalahaan tersebut, maka tujuan penulisan tugas akhir adalah untuk mengetahui prosedur pelaksanaan seleksi dan penempatan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi kepustakaan, dan studi lapangan (field research) yang terdiri dari observasi, wawancara dan dokumentasi. Sumber data yaitu sumber primer dan sumber sekunder. Teknik analisis data adalah teknik deskriptif. Berdasarkan analisis data yang diperoleh, dapat disimpulkan bahwa proses perekrutan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan dimulai dari peramalan tenaga kerja, penarikan tenaga kerja, seleksi penerimaan pegawai, penempatan, orientasi sampai induksi pegawai. Sehingga secara keseluruhan proses perekrutan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan sudah berjalan dengan baik. Kata kunci: perekrutan, pegawai. iii
ABSTRACT The success of an enterprise can t be separated from the quality of its human resources. To obtain qualified human resources, each company must have a proper system for recruitment by implement employee selection. Therefore, PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Medan aware the importance of employee candidate selection process that is to get the employee in accordance with needs of the company, so that effectively and efficiently support the achievement of the goal. So regarding this problem, then the purpose of this final assignment is to find out the implementation procedure of employee selection and placement in PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. Data collection methods used were library research and field research consisting of observation, interviews and documentation. The data sources are primary sources and secondary sources. The data analysis technique used is descriptive technique. Based on the analysis of the data obtained, it can be concluded that the recruitment process at PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan start of labor forecasting, labor withdrawal, recruitment selection, placement, orientation until the employee induction. So the overall recruitment process at PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan has been going well. Keywords: Recruitment, Employee. iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR LAMPIRAN... viii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 3 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 6 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia... 6 2.1.1 Pengertian Manajemen... 7 2.1.2 Pengertian Manajemen Sumber Daya manusia... 8 2.2 Pengertian Perekrutan... 10 2.3 Langkah-Langkah Perekrutan... 11 2.4 Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja... 12 2.5 Penarikan (Recruitment)... 12 v
2.5.1 Sumber-Sumber Penarikan Tenaga Kerja... 13 2.5.2 Metode-Metode Penarikan... 17 2.5.3 Proses Penarikan Tenaga Kerja... 17 2.6 Seleksi Penerimaan Karyawan... 18 2.6.1 Dasar dan Tujuan Seleksi... 19 2.6.2 Kualifikasi Seleksi... 23 2.6.3 Langkah-Langkah Seleksi... 27 2.7 Penempatan Karyawan... 30 BAB 3 METODE PENELITIAN... 32 3.1 Cara Pengumpulan Data... 32 3.2 Jenis Sumber Data... 33 3.3 Teknik Analisis Data... 34 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 35 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 35 4.1.1 Sejarah Berdirinya PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan... 35 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 39 4.1.3 Logo dan Makna Logo Perusahaan... 39 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan... 39 4.2 Langkah-Langkah Perekrutan... 44 4.2.1 Penentuan Dasar Perekrutan... 44 4.2.2 Sumber-Sumber Perekrutan... 44 4.2.3 Metode-Metode Perekrutan... 46 4.2.4 Seleksi Perekrutan Pegawai... 46 4.2.4.1 Kualifikasi Seleksi... 46 4.2.4.2 Prosedur Seleksi Perekrutan Pegawai... 48 4.2.5 Pelaksanaan Penempatan Pegawai... 52 4.3 Analisis dan Evaluasi... 54 vi
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN... 56 5.1 Kesimpulan... 56 5.2 Saran... 58 DAFTAR PUSTAKA... 59 LAMPIRAN vii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 1) Lampiran 2: Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 2) Lampiran 3: Daftar Wawancara Lampiran 4: Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan Lampiran 5: Surat Pernyataan Bersedia Mengundurkan Diri Apabila Menikah dengan Pegawai Perusahaan/ Status Istri Pegawai/ Status Suami Pegawai Lampiran 6: Surat Pernyataan Tidak Pernah Diberhentikan Tidak Terhormat dari Instansi Pemerintah/Swasta Lampiran 7: Surat Pernyataan Bersedia Ditempatkan di Seluruh Wilayah PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Sebagai organisasi, perusahaan merupakan suatu bentuk kerjasama dari sekumpulan orang yang teratur dan terencana untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan perusahaan pada umumnya adalah untuk memperoleh laba (profit), yang selanjutnya laba tersebut menjamin kesinambungan usaha, untuk meningkatkan pertumbuhan usaha, serta untuk mempertahankan kelangsungan usahanya sehingga perusahaan dituntut untuk terus beroperasi sebaik-baiknya. Dalam proses mencapai tujuan- tujuan perusahaan tersebut maka setiap perusahaan memerlukan dua faktor utama yaitu sumber daya alam dan sumber daya manusia. Dari dua faktor tersebut, faktor sumber daya manusia adalah faktor yang lebih penting daripada sumber daya alam. Sebab sebanyak apapun sumber daya alam yang dimiliki oleh perusahaan, jika sumber daya manusia tidak memiliki kemampuan dan kualitas untuk mengelolah maka sia-sialah sumber daya alam tersebut. Bahkan secanggih apapun sarana dan prasarana serta teknologi suatu perusahaan, bila tidak ditunjang oleh sumber daya manusia yang berkualitas maka perusahaan tersebut akan sulit berkembang. Manusia adalah salah satu faktor yang sangat penting dan harus dimiliki oleh perusahaan, selain faktor-faktor produksi lainnya, sebab hampir keseluruhan kegiatan prokduksi perusahaan dilakukan oleh manusia. Keberhasilan suatu perusahaan tidak terlepas dari kualitas sumber daya manusianya. Untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas maka setiap perusahaan 1
2 harus memiliki sistem pengadaan pegawai yang tepat yaitu dengan melaksanakan seleksi pegawai. Seleksi pegawai merupakan masalah yang penting dan merupakan langkah pertama yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Seleksi calon pegawai hendaknya dilakukan dengan baik, agar calon pegawai yang diterima sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu, PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Medan sebagai salah satu perusahaan jasa kepelabuhan yang dikenal di Indonesia tentu membutuhkan banyak pegawai dengan berbagai keahlian dan tingkat pendidikan. Untuk itu perusahaan sadar akan pentingnya proses seleksi calon pegawai yaitu untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga efektif dan efesien menunjang tercapainya tujuan. Setelah menyelesaikan proses seleksi, maka selanjutnya akan dilakukan penempatan pegawai yaitu menempatkan calon pegawai yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan yang membutuhkannya. Dengan demikian, calon karyawan itu akan dapat mengerjakan tugas tugasnya dengan hasil yang memuaskan. Berdasarkan uraian di atas serta menyadari akan pentingnya proses seleksi dan penempatan karyawan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan, maka penulis dalam menyusun penelitian ini tertarik untuk mengambil judul Tinjauan Prosedur Pelaksanaan Seleksi dan Penempatan Pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
3 1.2 Rumusan Masalah Dari uraian di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah penelitian dalam penyusunan tugas akhir ini sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur pelaksanaan seleksi pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan? 2. Bagaimana prosedur pelaksanaan penempatan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai penulis adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan seleksi pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan penempatan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Dalam melaksanakan suatu penelitian tentunya diharapkan hasil penelitian tersebut akan memberikan manfaat dan kegunaan bagi banyak pihak. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diuraikan penulis dalam kegiatan penelitiannya. 1. Penulis dapat menerapkan ilmu dengan membandingkan teori-teori yang penulis dapatkan selama masa bangku perkulihan dengan dunia kerja yang sebenarnya. 2. Penulis mendapatkan pengalaman baru serta menambah dan memperluas wawasan mengenai Manajemen Sumber Daya Manusia umumnya dan khususnya mengenai proses pelaksanaan seleksi dan penempatan pegawai
4 3. Sebagai bahan tambahan referensi Politeknik Negeri Medan untuk meningkatkan pengetahuan tentang proses pelaksanaan seleksi dan penempatan pegawai lebih baik lagi. 4. Sebagai masukan bagi perusahaan dalam mempertahankan keefektifan dari proses pelaksanaan seleksi dan penempatan pegawai yang telah ada. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan laporan penelitian ini terdiri atas lima bab dan setiap bab terbagi dalam beberapa sub bab, dengan sistematika sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini, penulis membahas tentang latar belakang pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini diuraikan landasan teori yang nantinya akan sangat membantu dalam analisis hasil hasil penelitian dari para ahli yang dikutip dari studi pustaka. BAB 3 : METODE PENELITIAN Dalam bab ini diuraikan tentang metode penelitian yang digunakan dalam mengumpulkan data, sumber data dan teknik analisis data. BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai deskripsi objek penelitian serta analisis data dan pembahasan atas hasil pengolahan data, khususnya mengenai proses pelaksanan seleksi dan penempatan pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
5 BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta saran saran yang mungkin nantinya berguna bagi organisasi maupun ilmu pengetahuan.