Gambaran Umum Berdasarkan data yang terkumpul dari Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia (Gaikindo), penjualan mobil pada tahun 2010 mencapai 745.390 unit, sedangkan pada tahun 2011 lalu kenaikan penjualan mobil naik hingga mencapai angka sekitar 9%, dan pada tahun 2012 para pelaku bisnis dunia otomotif sangat optimis akan terjadi pertumbuhan dan peningkatan penjualan. Sebagai indikasi awal, dari beberapa data ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merek) telah terkumpul bahwa pada bulan Januari 2012 ini, jika dibanding dengan dengan bulan yang sama tahun sebelumnya, telah terjadi peningkatan dalam penjualan kendaraan ATPM adalah perusahaan nasional yang ditunjuk oleh perusahaan manufaktur pemilik merek, untuk secara eksklusif mengimpor, memasarkan, mendistribusikan dan melayani layanan purna jual dalam wilayah tertentu. Faktor permasalahan dalam distribusi Saluran distribusi memiliki peranan penting dalam upaya meningkatkan volume penjualan perusahaan. Distribusi pemasaran kendaraan biasanya tidak hanya dipasarkan pada pasar domestik saja, melainkan juga dipasarkan secara global di berbagai negara di dunia. Efektivitas penjualan mobil biasanya dievaluasi dengan melihat nilai penjualan dibandingkan biaya biaya yang dikeluarkan dan biaya distribusi adalah merupakan salah satu faktor yang dominan dari keseluruhan biaya distribusi, terutama jika terjadi salah kirim. Ada faktor lainnya yang dapat meningkatkan biaya distribusi seperti kondisi mobil yang sudah tidak dalam keadalan standar lagi saat sampai tujuan (contoh lecet, baret atau penyok), maka untuk kondisi mobil yang demikian harus dibawa kembali ke bengkel atau ke pabrik perakitannya. Gambar 1. Barisan Mobil yang siap didistribusikan Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM). Selain di antara permasalahan di atas, perusahaan juga harus dapat mengantisipasi dan mencarikan solusi tentang kepuasan pelanggan, dan salah satu faktor yang dapat memberikan kepuasan pelanggan adalah jika pelanggan 5
bisa mendapatkan data atau informasi tentang status order mereka. Dan oleh karena beberapa faktor di atas, maka untuk mencapai efektivitas penjualan seoptimal mungkin maka perusahaan dapat mencarikan solusi untuk beberapa permasalahan yang terjadi dalam proses distribusi kendaraan. Latar belakang solusi pada distribusi Melihat dari beberapa faktor di atas maka untuk mendukung proses distribusi kendaraan maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan data yang ada di lapangan agar tidak terjadi kesalahan yang signifikan. Salah satu pemecahan dari beberapa masalah yang ada di lapangan adalah dengan melakukan penerapan solusi auto id pada distribusi kendaraan. Dan solusi auto id yang bisa diterima pada saat ini adalah dengan melakukan indentifikasi data-data yang ada di lapangan. Biasanya data-data yang ada meliputi seluruh data yang berhubungan dengan kegiatan, indentifikasi yang dilakukan sejak kendaraan berada di dalam penyimpanan sementara, (temporary stall) seperti lokasi keberadaan kendaraan dalam warehouse / tempat penyimpanan, status kendaraan sudah keluar dari tempat penyimpanan, hingga status kendaraan sampai ke tujuan yang direncanakan. didukung oleh kerja sama dengan pihak-pihak internal terkait dalam perusahaan tersebut. Pada kesempatan ini, akan kami sampaikan gambaran tentang beberapa hal yang perlu dipersiapkan dalam penerapan implementasi solusi auto id pada distribusi kendaraan termasuk juga beberapa tahapan proses yang dilakukan. Penerapan Solusi Auto Id pada distribusi Dalam perencanaan penerapan solusi auto id pada distribusi kendaraan, terdapat beberapa yang dibutuhkan untuk mendukung proses data yang real time, akurat serta efektif dan efisien dalam pelaksanaannya, di antaranya adalah: a. Penempelan Label barcode b. Alat baca barcode (Gun scanner/portable) Penempelan Label Barcode. Sebelum proses pelabelan barcode, biasanya dilakukan pencetakan label barcode dengan menggunakan printer label. Pencetakan label ini biasanya dilakukan di area office pabrik perakitan Selanjutnya hasil cetakan lebel tersebut ditempelkan pada kaca mobil, biasanya ditempelkan pada kaca mobil sisi kanan deretan belakang, dan proses penempelan ini juga bisanya dilakukan di pabrik perakitan Dan di antara kelebihan solusi auto id ini dibanding dengan cara manual adalah real time / data terkini dan tingkat keakuratan datanya cukup tinggi disamping efisiensi dan efektivitas dalam proses penerapannya. Dengan penerapan solusi auto id ini maka akan memberikan banyak manfaat kepada perusahaan dalam memonitor dan mengambil keputusan termasuk informasi terkini yang bisa disampaikan kepada pelanggan guna kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Tingkat keberhasilan dalam penerapan solusi auto id ini cukup tinggi walaupun harus Gambar 2. Barcode Printer Alat baca barcode (Gun / Portable scanner). Alat pembacaan barcodenya bisa dengan scanner kabel / tanpa kabel, atau mobile 6
computer (portable) contohnya merk Motorola, Intermec, atau Honeywell yang secara spesifikasinya sudah integrated dengan scanner. Jika menggunakan scanner tanpa kabel / tanpa kabel, maka di area temporary stall (warehouse) harus tersedia PC yang terhubung dengan jaringan, agar semua proses pembacaan barcode bisa langsung tampil di komputer/pc dan datanya bisa langsung transfer ke database. Adapun jika menggunakan mobile computer (portable), seperti merek Motorola, Intermec atau Honeywell, maka pada area temporary stall (warehouse), tidak diperlukan komputer/pc, karena proses transfer data bisa melaui wireless (wifi) atau dengan GPRS. Secara garis besarnya, implementasi solusi auto id dapat kita bagi pada 4 (empat) tahap sebagai berikut : 1. Proses scanning barcode pada kendaraan mobil di area penyimpanan sementara/ temporary stall. 2. Proses scanning barcode pada kendaraan mobil di area dealer/ PDC (Pre DeliveryCenter) yaitu tempat penyimpanan dan pengaturan unit-unit yang akan diexport keluar ke wilayah tertentu, sebelum dikirim ke pelabuhan (port). 3. Proses scanning barcode pada kendaraan mobil di area pelabuhan (port) sebelum dimasukkan ke dalam kapal. 4. Proses scanning barcode pada kendaraan mobil di dalam area kapal sebelum pemberangkatan. Proses scan-in dan scan-out pada area penyimpanan sementara/temporary stall Gambar 3. Contoh Cordless dan Portable Scanner Implementasi solusi Auto pada distribusi Dalam prakteknya, tahapan implementasi solusi auto id pada distribusi mobil dapat kita lihat pada gambar (2 Area distribusi ATPM) di bawah ini. Gambar 5. Scan Barcode di Mobil Gambar 4. Area Distribusi ATPM 7
Semua unit yang telah selesai diproduksi, di beberapa pabrik mobil sebelum keluar dari pabrik secara proses biasanya melewati vehicle administration (VA), dan biasanya pada proses ini semua mobil yang selesai diproduksi akan ditempelkan label barcode pada kaca mobil di sisi kanan belakang dari kaca Dan selanjutnya mobil dibawa ke area penyimpanan sementara. Gambar 6. Barcode locater Saat kendaraan masuk pada area penyimpanan sementara (warehouse) maka dilakukan proses scan-in barcode yang tertempel di kaca mobil saat melewati gate area penyimpanan sementara tersebut. Selanjutnya mobil dibawa masuk ke area penempatan/parkiran. Untuk kemudahan saat proses pengambilan kendaraan tersebut, beberapa perusahaan perakitan mobil menggunakan barcode locater seperti yang terlihat pada gambar 4, yang biasanya diletakkan secara permanen pada lantai area penyimpanan sementara dan berfungsi sebagai alamat/lokasi tempat peletakan Dalam prosesnya saat kendaraan ditempatkan / parkir pada lokasi tertentu maka petugas lapangan dengan membawa alat barcode scanner (portable scanner), akan melakukan proses scan barcode locater tersebut, begitu juga sebaliknya jika kendaraan tersebut akan dipindahkan ke suatu lokasi dan dengan proses scan barcode locater tersebut maka secara otomatis data ditransfer ke server database yang ada di office. Dan agar proses transfer datanya bisa secara otomatis masuk ke server database, harus didukung dengan infrastruktur wireless/wifi pada seluruh area penyimpanan sementara tersebut. Proses yang sama juga dilakukan saat kendaraan keluar dari gudang penyimpanan sementara. Petugas akan men-scan barcode locater kemudian membawa kendaraan keluar, namun sebelumnya saat kendaraan berada di gate, maka akan dilakukan proses scan-out barcode yang menandakan kendaraan tersebut sudah berpindah keluar dari area penyimpanan sementara. Proses scan-in dan scan-out pada area dealer/pdc (Pre delivery center). Di area dealer proses scan-in barcode sebaiknya juga menggunakan portable scanner. Biasanya proses scan-in barcode di area dealer pada implementasi aplikasinya terdapat satu transaksi yang digunakan untuk mengkonfirmasikan kondisi dari kendaraan yang diterima sebelum kendaraan tersebut masuk ke area shipping line yaitu proses quality checking. Pada proses scan-in disini kendaraan akan diperiksa kondisi standar kualitasnya oleh petugas lapangan, apakah kondisi kendaraan dalam keadaan baik (OK) atau tidak baik. (NG / Not Good). Gambar 7. Kendaraan yang ada di car carrier siap untuk dikirim 8
Apabila unit Not Good (NG), maka akan diidentifikasikan tingkat kondisinya. Jika kondisi kendaraan mengalami kerusakan kecil atau (NG small), maka unit akan di-repair di area yang ada di dalam area dealer, jika kerusakannya besar atau NG big, maka unit dikembalikan ke pabrik untuk di-repair di bagian produksi. Pada unit yang OK, akan ditempatkan di area Shipping Line untuk dibuatkan Case mark sebagai identitas tujuan pengiriman unit kendaraan tersebut. Selanjutnya proses kegiatan scanning scan-out juga dilakukan ketika kendaraan akan dinaikkan (loading) ke car carrier untuk menuju ke pelabuhan (port), car carrier adalah kendaraan pengangkut mobil-mobil untuk dikirim ke suatu tempat, yang biasanya bisa memuat/ mengangkut mobil antara 6 sampai 10 unit sekali jalan. (seperti pada gambar 5 di bawah ini) Setelah semua dokumen siap, unit diload ke dalam car carrier untuk dibawa ke port. Di dealer scan-out unit kembali di-scan, dan dibuatkan surat jalan untuk menuju ke-pelabuhan (port). Proses scan-in dan scan-out pada area Pelabuhan (port). Setelah sampai di pelabuhan, semua unit kendaraan yang ada di car carrier akan dilakukan proses unloading atau diturunkan dari car carrier dan dilakukan proses scanning scanin, juga dengan menggunakan portable scanner oleh petugas lapangan yang dikerahkan dari perusahaan dealer mobil tersebut. Proses yang sama seperti saat masuk ke-dealer, maka semua mobil yang sudah masuk ke pelabuhan akan dilakukan pengecekan (quality checking). Pada proses scan-in disini kendaraan akan diperiksa kondisi standar kualitasnya oleh petugas lapangan, apakah kondisi kendaraan dalam keadaan baik (OK) atau tidak baik. (NG/ Not Good). Apabila unit Not Good (NG), maka akan diidentifikasikan tingkat kondisinya. Jika kondisi kendaraan mengalami kerusakan kecil atau (NG small), maka unit akan di-repair di area yang ada di dalam area dealer, jika kerusakannya besar atau NG big, maka unit dikembalikan ke pabrik untuk di-repair di bagian produksi. Pada unit yang OK maka kendaraan mobil tersebut akan diparkir pada area port yard sambil menunggu waktu loading ke dalam kapal. Waktu tunggu sebelum mobil loading ke dalam kapal bisa membutuhkan waktu beberapa hari, dan waktu keberangkatan tiba, maka akan dilakukan proses scanning (scan-out) dengan menggunakan portable, saat mobil keluar dari gate di area port yard. Proses scan-in di dalam area kapal. Ketika mobil satu persatu masuk dalan area kapal dikirim ke wilayah tujuan tertentu maka mobilmobil tersebut akan akan ada proses scanning (scan-in) juga dengan menggunakan portable scanner untuk validasi terakhir sebelum kapal diberangkatkan. Demikian rangkaian proses untuk solusi Auto pada distribusi Dan kami berharap rangkaian proses ini dapat menjadikan gambaran dan mengilhami bapak dan ibu di dalam merencanakan solusi auto id pada distribusi kendaraan Gambar 8. Scan-In dan Scan-Out di Pelabuhan laut 9
IMPLEMENTASI di LAPANGAN Salah satu staff mekanik sedang melakukan perbaikan mobil di bengkel/workshop Supervisor melakukan final inspection dengan fasilitas PDA setelah kendaraan selesai diperbaiki Proses penyerahan atau delivery mobil setelah kendaraan selesai diperbaiki dengan melakukan scanning ID barcode 11