BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1. Sejarah Singkat Di dalam suatu Perusahaan Daerah ini, laporan penerimaan Alumunium merupakan salah satu hal yang terpenting untuk penunjang dalam proses pemasukan alumunium. Seperti halnya PD. Logam Jaya Alumunium yang berlokasi di jalan Cinere Raya No. 9E, Cinere Kota Depok. Pada Tahun 1987 Perusahaan Ini hanyalah sebagai toko alumunium biasa yang menerima pesanan eceran, karena sesuai dengan perkembangannya yang pesat maka berdirilah PD. Logam Jaya Alumunium yang sekarang dikelola oleh Bpk. Tham Men Cung (Mansyur). Perusahaan ini adalah sebuah badan usaha yang bergerak di bidang pendistribusian alumunium ke beberapa toko-toko alumunium yang berada disekitarnya maupun di luar daerah Cinere dan Depok. Tetapi disini penulis hanya membahas pemesanan alumunium. Hingga saat ini di PD. Logam Jaya Alumunium tidak hanya melanyani pendistribusian Alumunium saja tetapi juga melayani penerimaan berbagi macam pesanan Kusen Alumunium.
22 21 3.2. Stuktur Organisasi Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium sebagai Berikut : PIMPINAN GUDANG BAG. PEMBELIAN BAG. PENJUALAN Gambar 3.1. Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium
23 Dalam sistem ini terdapat 5 sub bagian yang sangat mempengaruhi proses persediaan, yaitu : 1. Pemasok Yang dimaksud dengan pemasok disini adalah suatu produsen yang bertugas untuk memproduksi suatu barang dan menyalurkan produknya tersebut dalam satuan jumlah yang besar. 2. Gudang Yang dimaksud dengan sekretaris adalah bagian yang mencatat dan mengecek segala pemasukan dan pengeluaran barang 3. Bagian Pembelian Yang dimaksud dengan administrasi adalah orang yang memproses setiap transaksi pemesanan dan pembelian bertugas untuk memeriksa setiap barang yang dibeli 4. Bagian Penjualan Yang dimaksud dengan bagian penjualan disini adalah suatu bagian yang bertugas untuk mengecek segala jenis penjualan barang yang akan dipesan maupun dikeluarkan. 5. Pimpinan
24 Pimpinan yang dimaksud disini adalah sebagi suatu pemilik perusahaan dan sebagai penerima laporan hasil penjualan, pemasukan barang dan pengeluaran barang. 3.3. Rancangan sistem Pemesanan yang berjalan Menceritakan tentang kegiatan yang terjadi dalam pembahasan sistem atau cara pembuatan dengan menjelaskan prosedur yang ada pada Perusahaan. Khususnya untuk pemesanan bahan baku alumunium pada PD. Logam Jaya Alumunium. 3.3.1. Prosedur pemesanan yang berjalan Sistem kerja yang biasa digunakan yaitu bagian gudang mengisi terlebih dahulu form pesanan barang yang ditujukan ke bagian pembelian Setelah bagian pembelian menerima form pesanan, kemudian bagian pembelian membuat surat penawaran / purchase order (PO) rangkap 3, yaitu: 1. lembar pertama ditujukan kepada pemasok 2. lembar kedua sebagai file Setelah pemasok yang dituju menerima surat PO dan memeriksanya, kemudian menyetujui PO tersebut dikirim kembali bersama surat jalan dan daftar barang bawaan (packing list), faktur ke bagian sekretaris untuk diperiksa Setelah barang yang dipesan datang ke perusahaan kemudian bagian pembelian mencocokan PO dengan PO yang disetujui, surat jalan serta daftar barang bawaan, dan memeriksa kualitas barang pesanan.
25 Setelah ada kecocokan maka bagian pembelian menerima bukti pemesanan dan penerimaan berupa faktur yang akan dibuat laporannya untuk pemimpin Kemudian barang, PO, surat jalan tersebut dikirim kepada bagian gudang untuk dipeiksa dan buat bukti penerimaan tersebut dibuatkan bukti penerimaan sebanyak 3 rangkap : 1. Lembar pertama sebagai file 2. Lembar kedua diberikan kepada pemasok 3. Lembar ketiga ditujukan kepada pimpinan
26 3.4. FOD yang sedang berjalan GUDANG BAG. PEMBELIAN PEMASOK PIMPINAN
27 Form 2 Pesanan 1 Form pesanan PO Buat & catat PO Catat & periksa PO Barang Surat Jalan PO 2 1 PO Barang Surat Jalan Faktur Buat BPB PO Barang Surat jalan Faktur BPB BPB 3 2 1 Buat Laporan Pembelia n BPB Laporan 2 1 Laporan Gambar 3.2. FOD penerimaan yang berjalan KET : BPB = Bukti Penerimaan Barang 3.5. Kendala yang dihadapi
28 Dalam segi pemprosesannya setiap data yang masuk ke PD. Logam Jaya Alumunium masih mempunyai kendala, dikarenakan semua masih secara manual yang dimaksud manual adalah segala pencatatan masih dilakukan secara tertulis dalam buku. Kendala-kendala yang dihadapi seperti : 1. pencatatan penerimaan yang masih tertulis sehingga kurang efektif dan efesien. 2. Pencatatan transaksi pembelian masih dilakukan secara manual. 3. Dalam pembuatan laporan pesanan tidak seefektif dan seefesien mungkin. 3.6. Pemecahan masalah Dalam permasalahan ini penulis akan mencoba untuk merancang atau mendesain sebuah sistem informasi yang kiranya akan dapat membantu pihak PD. Logam Jaya Alumunium dalam memperoleh informasi data Pembelian dan laporan penerimaan yang efektif dan efesien. 3.7. FOD penerimaan yang diusulkan
29 GUDANG BAG. PEMBELIAN PEMASOK PIMPINAN 1 Form 2 Pesanan Form Pesanan Entry Data PO PO Periksa 1 PO 2 Barang Barang PO PO Surat jalan Barang Surat jalan Faktur PO Cetak BPB Surat Jalan Faktur BPB 2 1 Cetak Laporan Pembelian BPB Laporan BPB 3 Laporan 2 1 Gambar 3.3. FOD penerimaaan yang diusulkan Ket : PO = Purchase Order BPB = Bukti Penerimaan Barang 3.8. Data Flow Diagram (DFD)
30 3.8.1. Diagram Konteks Gudang Dt.Barang, FP,BPB Barang, PO, SJ Sistem pemesanan barang Laporan, Pd. BPB Logam Jaya Allumuniu m Laporan pimpinan FP Barang PO Sj, Faktur Pemasok Gambar 3.4. Diagram Konteks Keterangan : FP = Form pesanan BPB = Bukti Penerimaan Barang PO = Purchase Order Sj = surat jalan 3.8.2. Diagram Zero (0)
31 Gudang Pesanan, BPB 1.0 Pencatatan barang FP, KD_Brg DT_Barang File Barang Form Pesanan, Data Barang PO Pemasok 2.0 Proses Dt_Pemasok File Pemasok Pemesanan Barang, PO,SJ,Faktur FP, DB, DP Barang, PO, Sj File Pembelian Faktur 3.0 Laporan Dt_Barang, Lap_Pembelian Laporan Ket : FP : Form Pesanan Db : Data Barang PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan BPB : Bukti Penerimaan Barang Pimpinan Gambar 3.5. Diagram Zero (0) 3.8.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
32 Pemasok M N Pembeli an Barang Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telepon No_Penerimaan * Tgl_Pembelian Kd_Pemasok Kd_Barang Banyaknya Total Surat_Jalan Kd_Barang * Nm_Barang Harga Ukuran Jumlah Gambar 3.6. Entity Relationship Diagam (ERD) 3.9. Normalisasi 3.9.1. Bentuk tidak normal
33 No_Penerimaan Tgl_Pembelian Kd_Pemasok Kd_Barang Banyaknya Total Surat_Jalan Jumlah Kd_Barang Nm_Barang Ukuran Harga Kd_Pemasok Nm_Pemasok Alamat Telepon 3.9.2. Bentuk normal 1 (1NF) Pembelian No_Penerimaan Tgl_Pembelian Banyak Total Surat_Jalan Barang Kd_Barang Nm_Barang Ukuran Harga Jumlah Pemasok Kd_Pemasok Nm_Pemasok Alamat Telepon 3.9.3. Bentuk Normal ke Dua (2NF) Pembelian No_Penerimaan * Tgl_Pembelian Banyak Total Surat_Jalan Barang Kd._Barang * Nm_Barang Ukuran Harga Jumlah Pemasok Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telepon
34 3.9.4. Bentuk Normal ke Tiga ( 3NF ) Pemasok Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telepon Pembelian No_Peneriman * Tgl_Pembelian Surat_Jalan Banyak Total Kd_Barang * * Kd_Pemasok * * Barang Kd_Barang * Nm_Barang Ukuran Harga Jumlah 3.9.5. Stuktur Desain Database File : Data transaksi Pembelian.mdb Fungsi : Untuk mencatat penerimaan barang.
35 NO Nama Field Type Field Size Description 1 No_Penerimaan Text 8 No. Penerimaan 2 Tgl_Pembelian Date/Time 15 Tanggal Pembelian 3 Surat_Jalan Text 5 Surat Jalan 4 Banyaknya Number 3 Banyaknya barang 5 Total Number 12 Total Pembelian 6 Kd_Barang Text 5 Kode Barang 7 Kd_Pemasok Text 5 Kode Pemasok File : Pemasok.mdb Fungsi : Untuk menyimpan data pemasok. No Nama field Type Field Zise Description 1 Kd_Pemasok Text 5 Kode Pemasok 2 Nm_Pemasok Text 20 Nama Pemasok 3 Alamat Text 25 Alamat Pemasok 4 Telepon Text 13 Telepon Pemasok File : Data barang.mdb Fungsi : Untuk menyimpan data barang No Nama Field Type Field Size Description 1 Kd_Barang Text 8 Kode Barang 2 Nm_Barang Text 20 Nama Barang 3 Ukuran Text 5 Ukuran / meter 4 Harga Number 10 Harga / unit 5 Jumlah Number 5 Jumlah barang
36 3.10. Rancangan Input 3.10.1. Rancangan Input Password Login User Nama : Password : OK Cancel Gambar. 3.7. Rancangan Password 3.10.2. Rancangan Menu utama MENU UTAMA Informasi Barang Data Pemasok Data Penerimaan Laporan
37 Gambar.3.8. Rancangan Menu Utama 3.10.3. Rancangan Informasi Data Barang Cari Kode Barang Nama Barang Ukuran harga Jumlah Unit Tambah Simpan Hapus Laporan Keluar < Data Barang > Gambar.3.9. Rancangan Informasi Data Barang 3.10.4. Rancangan Data Pemasok Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Telepon < Data Pemasok > Tambah Simpan Hapus Edit Laporan Keluar
38 Gambar.3.10. Rancangan Data Pemasok 3.10.5. Rancangan Input Pembelian No. Penerimaan Tgl.Pembelian Surat Jalan Kd Pemasok Nm Pemasok V Kd Barang Nm Barang Ukurann Harga Banyak Total Tambah Simpan Gambar.311. EditRancangan Data Pembelian Hapus Cetak Keluar 3.11. Rancangan Output 3.11.1. Output Data Informasi Barang Kode Barang Nama Barang Ukuran Harga 99999999 99999999 99999999 99999999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 999 999999 999999 999999 999999
39 Gambar.3.12. Rancangan Output Data barang 3.11.2. Output Data Pemasok Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Telepon 99999999 99999999 99999999 99999999 xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx 99999999999 99999999999 99999999999 99999999999 Gambar.3.13. Rancangan Output Data Pemasok 3.11.3. Output Data Pembelian No.Pen Tgl. Pem Kd. pemasok 99999 9999999 9999999 99999 99999 99999 9999999 9999999 9999999 9999999 9999999 3.12. Pembuatan Database Kd Barang 99999 9999 99999 Nama barang xxxxx xxxxx xxxxx 9999999 99999 xxxxx 99 Gambar.3.14. Output Data Pembelian ukuran Harga jumlah 99 99 99 99999 99999 99999 99999 99999999 99999999 99999999 99999999 Untuk membuat Database baru dengan Microsoft Access, Lakukan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Jalankan atau aktifkan program aplikasi Microsoft Access yaitu dari menu File klik New Database lalu akan tampil kotak dialog New seperti gambar dibawah ini.
40 gambar.3.15. Tampilan Database Baru 2. Kemudian pilih Blank Access database lalu klik Ok. 3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialogfile New Database, kemudian tuliskan nama database pada kolom File Name. 4. Pada kolom File Name ubah db1 dengan nama file yang anda inginkan 5. Setelah itu klik tombol create dan Enter 6. Kemudian akan muncul tampilan yang disebut dengan Database Window seperti gambar berikut.
41 Gambar.3.16. Database Window 7. Untuk membuat tabel baru pilih dan klik pada kolom tables lalu klik tombol New, kemudian akam tampil kotak New Table lalu pilih Create Table Design View lalu pilih dan klik OK, maka setelah itu akan muncul kotak dialog untuk membuat field seperti gambar dibawah ini.
42 Gambar.3.17. Tabel Membuat Filed 8. Kemudian pada kolom Field Name isi dengan Kd Barang dan pilih data type dengan menggunakan Text. Lalu pada kolom General isi Field Size 15 dan ulangi mengisi semua field-field berikutnya seperti langkah tersebut diatas. 3.13. Tahapan Pembuatan Program 3.13.1. Pembuatan Password Langkah-langkah membuat tampilan Password 1. Jalankan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan project standar exe. 2. Klik OK untuk menutup kotak Dialog New Project, yang kemudian secaraotomastis pada jendela proyek akan muncul tampilan Form1. 3. Kemudian isi komponen Form1 dan property seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
43 Gambar.3.18. Form Password Objek Properti Pengaturan Label1 Caption Nama Label2 Caption Password Command1 Caption Ok Command2 Caption Cancel 4. Kemudian Simpan Form1 dengan nama Form Login User/ Password 3.13.2. Pembuatan Tampilan Menmu Utama Membuat tampilan Form Menu Utama 1. Klik kanan Project Window, kemudina pilih menu Add-Form lalu klik tombol Open. 2. Lalu atur property form yang sudah anda tambahkan beri nama Menu Utama pada Name seperti gambar dibawah ini.
44 Gambar.3.19. Form Menu Utama 3. Tambahkan Tombol Command-Command yang akan anda buat didalam tampilan Menu Utama 4 Untuk Mengisi bagian dari command-comaand tersebut pilih di samping tampilan dalam menu Properties sebagai berikut. Objek Properti Pengaturan Command1 Caption Informasi Barang Command2. Caption Data Pemasok Command3 Caption Data Pembelian Command4 Caption Keluar 3.13.3. Membuat Form Informasi Data Barang Langkah-langkah untuk membuat form Informasi Barang
45 1. Tambahkan Form dengan memilih Add form dari jendela Project, kemudian atur property dan Form tersebut seperti gambar dibawah ini. Gambar.3.20. Form Informasi Barang Objek Properti Pengaturan Label1 Caption Kode Alumunium Label2 Caption Nama Alumunium Label3 Caption Ukuran Label4 Caption Harga Text1 Caption None Text2 Caption None Text3 Caption None Text4 Caption None Command1 Caption Tambah Command2 Caption Simpan Command3 Caption Hapus Command4 Caption Keluar Comaand5 Caption Laporan Data1 Name Data Barang Database Name D:\Ridwan\Alumunium.mdb RecordsetType 0- Table RecordSource Barang
46 3.13.4. Membuat Form Data Pemasok Langkah-langkah untuk membuat Form Data Pemasok 1. Tambahkan form dengan memilih Add Form dari jendela Project, kemudian atur property dan Form tersebut seperti gambar dan tabel dibawah ini. Gambar.3.21. Form Data Pemasok Objek Properti Pengaturan Label1 Caption Kode Pemasok Label2 Caption Nama Pemasok Label3 Caption Alamat Label4 Caption Telepon Text1 Caption None Text2 Caption None Text3 Caption None Text4 Caption None Command1 Caption Tambah Command2 Caption Simpan Command3 Caption Hapus
47 Command4 Caption Edit Command5 Caprion Keluar Command6 Caption Cari Data1 Name Data Pemasok DatabaseName D:\Ridwan\Alumunium.mdb RecordsetType 0 table RecordSource Barang 3.13.5. Membuat Form Data Pembelian Langkah-langkah membuat Form Pembelian 1. Tambahkan Form dengan Memilih kembali Add form dari jendela Project, Kemudian atur property dan form tersebut seperti gambar dan tabel berikut ini. Gambar.3.22. Form Pembelian
48 Objek Property Pengaturan Label1 Caption No. Penerimaan Label2 Caption Tgl.Pembelian Label3 Caption Surat Jalan Label4 Caption Kode Pemasok Label5 Caption Kode Barang Label6 Caption Nama Barang Label7 Caption Ukuran / M Label8 Caption Harga Label9 Caption Jumlah Label10 Caption Total Tex1 Caption None Text2 Caption None Text3 Caption None Text4 Caption None Text5 Caption None Text6 Caption None Text7 Caption None Text8 Caption None Command1 Caption Tambah Command2 Caption Simpan Command3 Caption Edit Commang4 Caption Hapus Command5 Caption Keluar Data1 Name Data Pembelian Database Name D:\Ridwan\Alumunium.mdb RecordsetType 0 table RecordSource Pembelian Commobox4 Caption None 3.13.6. Membuat Form Laporan Langkah-langkah membuat Form Laporan 1. Tambahkan dengan klik kanan lalu pilih Add Form pada jendela Project, kemudian atur property dan formsebagai berikut.
49 Gambar.3.23. Form Laporan Objek Property Pengaturan DbGrid1 Name Grid Pembelian Cols 10 Datasource DbAll OptionButton1 Name OptaporanPem Caption Berdasarkan penerimaan Optionbutton2 Name Optlaporan2 Caption Berdasarkan tanggal Combobox1 Caption None Combobox2 Caption None Combobox3 Caption None