EXCEL MENGEDIT DAN FORMAT TEKS/PARAGRAF Asep Herman Suyanto info@bambutechno.com http://www.bambutechno.com A. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah. Tombol Perintah Tombol Panah/Arah Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn Keterangan Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah Pindah satu sel ke bawah Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pindah satu layer ke atas Pindah satu layer ke bawah Pindah satu layer ke kiri Pindah satu layer ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya B. Memasukkan data Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini : Pilih atau klik sel tempat yang akan dimasukkan data Ketikkan data yang ingin dimasukkan Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn C. Menghapus Data Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats. Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus. Selain dengan tombol dapat juga mengklik langsung cell yang bersangkutan. Kemudian tekan tombol delete atau del Maka isi cell akan dihapus. Sedangkan menghapus beberapa karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah: Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard. Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard. D. Mengedit Data Untuk merubah data lakukan langkah sebagai berikut : Pilih cell yang terdapat data yang ingin dirubah Double click / tekan f2 maka kursor akan berada pada kolom tersebut Ganti data yang diinginkan Setelah selesai tekan enter.
E. Memindahkan Data Untuk memindahkan data/isi cell lakukan langkah sebagai berikut : Pilih cell yang isinya ingin dipindahkan Pilih garis bagian sisi-sisinya Klik kiri mouse jangan dilepaskan kemudian tarik ke lokasi yang diinginkan, lepaskan. F. Membuat Range/Blok Sel Pada saat bekerja menggunakan Excel, tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi seperti ini, dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara : Membuat Range Menggunakan Tombol Shift - Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 - Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7 Membuat Range Menggunakan Mouse - Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). - Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini : - Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3) - Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5). G. Mengatur Lebar Kolom/Baris Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse - Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut. - Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan. Mengatur Tinggi Baris - Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut. - Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan. H. Menggunakan Perintah Copy, Cut, dan Paste Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggunakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan
menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar Workbook. I. Menggunakan Perintah Undo dan Redo Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya. J. Memformat Teks Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font. Pada tab Font terdapat pilihan, yaitu : Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan. Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring). Size: menentukan ukuran huruf. Font Color: menentukan warna huruf Underline : menentukan bentuk garis Color: menentukan warna garis Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks. K. Memformat Paragraf Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada tiga macam, yaitu rata kiri (Align Left), rata tengah (Center), rata kanan (Align Right). Pengaturan arah teks dapat dilakukan dengan memilih Text Direction dengan pilihan Horizontal, Rotate all text 90, Rotate all text 270, Stacked. Sedangkan pilihan lainnya dapat memilih More Options. Sedangkan untuk pengaturan posisi teks yang terkait dengan Text Direction menggunakan Align Text, dengan pilihan Top, Middle, Bottom. Sedangkan pilihan lainnya dapat memilih More Options.
Untuk pengaturan paragraf lanjutan dapat dilakukan dengan klik ikon di pojok kanan bawah untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Paragraph. L. Tabulasi Menyisipkan Tab (tabulasi) juga sering digunakan dalam membuat Workbook. Fungsi tab ini antara lain untuk meratakan kata atau pun kalimat, bahkan satu huruf (karakter). Tab digunakan untuk menentukan lokasi tertentu sebagai tempat penghentian obyek pada Workbook Excel sehingga obyek tersebut akan berada pada posisi yang rata. Pada aplikasi PowerPointada 5 jenis tab yang bisa gunakan, yaitu: Left Tab - Menentukan posisi obyek agar rata kiri. Center Tab - Menentukan posisi obyek agar rata tengah. Right Tab - Menentukan posisi obyek agar rata tengah. Decimal Tab - Menentukan posisi angka dibelakang koma pada nilai desimal agar rata. Untuk membantu membuat Tab harus ada Ruler atau penggaris yang merupakan alat bantu ukur pada bidang aplikasi PowerPoint2007. Ada 2 jenis ruler yaitu Vertical Ruler dan Horisontal Ruler. Dalam hubungannya dengan Tab, ruler digunakan untuk melihat dimana posisi Tab berada. Jika pada PowerPointyang gunakan ruler-nya tidak ada, maka harus mengaktifkannya terlebih dahulu. Klik menu View lalu pada Ribbon-bar di bagian Show/Hide beri tanda centang pada Ruler untuk menampilkan ruler tersebut. Dengan adanya ruler maka posisi Tab terlihat dengan jelas. Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Pengaturan tabulasi lanjutan dapat melalui dialog Tabs, melalui dialog Paragraph pilih Tabs. M. Menggunakan penomoran dan penandaan Seringkali di dalam Workbook dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Excel menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk
membuat variasi teks. Dalam program PowerPoint2007 ini fasilitas Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini : Contoh Penandaan: Produk dari MS office antara lain : MS Word MS Excel MS Excel Contoh Penomoran: Produk dari MS office antara lain : 1. MS Word 2. MS Excel 3. MS Excel N. Mencari dan Mengganti Teks Fitur Find and Replace di MS Excel sering digunakan untuk mencari dan mengganti teks tertentu dalam Workbook. Selain mengganti teks tertentu, fitur ini juga sekaligus bisa digunakan untuk memformat teks. 1. Mencari Teks Tekan tombol Find untuk membuka kotak dialog Find and Replace. Tab yang aktif Find. Di bagian Find what, ketikan kata yang ingin dicari. Contoh: komputer. Match case : untuk mencari menjadi sensitive terhadap besar kecil huruf Find whole words only : untuk menemukan kata yang utuh 2. Mengganti Teks Tekan tombol Replace untuk membuka kotak dialog Find and Replace. Tab yang aktif Replace. Di bagian Find what, ketikan kata yang ingin diganti. Contoh: komputer. Di bagian Replace with, ketikan kata pengganti. Contoh: computer. Match case : untuk mencari menjadi sensitive terhadap besar kecil huruf Find whole words only : untuk menemukan kata yang utuh