Temuan Berat dan Temuan Ringan
PENGERTIAN KTS Adalah KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Temuan KTS Berat/ Major KTS yang mengancam sertifikasi, akreditasi atau registrasi. KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
Contoh KTS Berat /Major Sejumlah besar piranti/alat pengukuran yang penting dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Prosedur/perencanaan/ Instruksi kerja dirubah secara tidak resmi dan tanpa persetujuan pihak terkait Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya tindak lanjut yang dapat dibuktikan. Hasil kajiulang manajemen/ management reviews tidak ditindaklanjuti secara memadai Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.
KTS Ringan/ Minor adalah.. KTS yang mudah diperbaiki/diralat KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan. KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi.
Contoh KTS Ringan/ Minor Catatan kaji ulang kontrak yang kurang lengkap Instrumen/alat2 utama yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses (belum selesai) tetapi sudah dimuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. Ketidaklengkapan dokumentasi tentang pelatihan-pelatihan yang dilakukan
Temuan Observasi (OB) Temuan/finding yang menunjukkan ketidakcukupan terhadap persyaratan yang memerlukan penyempurnaan.
Pembuatan Laporan KTS Berisi hal-hal sbb: Tanggal pelaksanaan audit. Nomor/identifikasi audit. Lingkup/bidang yang diaudit. Deskripsi/uraian temuan KTS.
Pembuatan Laporan KTS (Lanjutan) Berisi hal-hal sbb: Informasi tentang acuan standar yang diacu. Hal ini untuk menunjukkan dasar/landasan temuan audit. Identifikasi nama auditor dan wakil teraudit. Tindakan yang disepakati untuk memperjelas/menganalisis KTS. Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi/ menyelesaikan KTS. (agar tidak terulang lagi dimasa yang akan datang)
Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Permintaan perbaikan oleh manajemen Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS
Bila Ada KTS maka.. Harus dilakukan TINDAKAN KOREKSI oleh Unit Kerja
TINDAKAN KOREKSI www.spm-pt.com
Tindakan Koreksi harus lengkap, mencukupi dan efisien
TINDAKAN KOREKSI Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab- sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan dapat membawa organisasi pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continous Improvement).
Tindakan Koreksi Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS. Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS. Menerapkan langkah pengendalian. Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.
Tugas Auditor Mengidentifikasi KTS (berdasarkan standar yang diacu). Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa terjadi KTS. Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas-tugas Teraudit Memahami isi KTS secara rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian). Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas
Tindak Lanjut Audit Auditor memeriksa apakah tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit sudah lengkap, mencukupi dan efisien. Audit susulan untuk memeriksa hasil tindak lanjut harus dilaksanakan di depan teraudit.
www.sipmi-.unpatti.org