SOSIALISASI AUDIT MUTU INTERNAL

Transkripsi

1 SOSIALISASI AUDIT MUTU INTERNAL P E N J A M I N M U T U L E M B A G A P E N E L I T I A N, P E N G A B D I A N K E P A D A M A S Y A R A K A T, D A N P E N J A M I N A N M U T U P E N D I D I K A N I N S T I T U T T E K N O L O G I S U M A T E R A

2 Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti no. 62 tahun 2016 tentang SPM Dikti 1. SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri a) Penetapan Standar Pendidikan Tinggi b) Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi c) Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi d) Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi. 2. Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dilakukan melalui audit mutu internal

3 Kesalahan Persepsi Seputar Audit

4 Kesalahan Persepsi Seputar Audit

5 Lalu, apa itu Audit Mutu? Pengujian secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk menetapkan apakah kegiatan penjaminan mutu dan hasilnya sesuai dengan standar/prosedur/peraturan institusi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara efektif untuk mencapai tujuan institusi

6 Audit Mutu Internal AMI : Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar mutu organisasi sendiri (standar internal) AME : audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal

7 Audit is not an assessment Audit mutu bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program

8 Posisi audit dalam siklus SPMI

9

10 Tujuan Audit Mutu Internal 1. Untuk memeriksa kesesuaian atau ketaksesuaian pelaksanaan dan standar yang telah ditetapkan. 2. Untuk membantu memeriksa proses dan hasil proses pencapaian mutu sehingga dapat ditentukan keefektifan pencapaian dari tujuan yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci) 3. Untuk menyiapkan sarana (laporan) kepada teraudit (auditee) sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya 4. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem penjaminan mutu 5. Untuk membantu institusi/program studi dalam mempersiapkan diri untuk audit eksternal atau akreditasi

11 Alasan dilakukan Audit Mutu Internal 1. Untuk mengevaluasi kondisi penyelenggara pendidikan dimana akan dibuat kontrak 2. Untuk memverifikasi bahwa sistem penjaminan mutu organisasi penyelenggara pendidikan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan sedang diimplementasikan 3. Untuk memverifikasi sistem penjaminan mutu organisasi penyelenggara pendidikan sesuai standar yang telah ditetapkan

12 Perencanaan Audit Mutu Interna

13 Siklus Audit 1. Audit Dokumen/Desk Audit 2. Audit Kepatuhan/visitasi/lapangan

14 Pengertian beberap istilah dalam Audit Mutu (1) Klien (Client) : Organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit Teraudit (Auditee) : Organisasi/unit kerja/orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien Audit : orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit.

15 Pengertian beberap istilah dalam Audit Mutu (2) Ketua Tim Auditor (Lead Auditor) adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan beberapa auditor Kriteria Audit (Audit Criteria) adalah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi Bukti Audit (Audit Evidence) adalah catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas dan kuantitas

16 Pengertian beberap istilah dalam Audit Mutu (3) Check List (Daftar Tilik) : daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Temuan Audit (Audit Findings) : hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit

17 Auditor Internal

18 Auditor Mutu Internal Auditor mutu internal bukanlah : Interogator Investigator Provokator Instruktur Kolaborator Namun, Auditor mutu internal adalah : Konselor Fasilitator atau motivator inspirator

19 Prinsip Dasar Audit 1. Sikap Dasar : mempunyai sifat profesional 2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan yang objektif 3. Ketelitian : Kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid 4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif saat membuat kesimpulan audit 5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya

20 Klasifikasi Temuan Audit Observasi (OB) : ketasesuaian terhadap sistem penjaminan mutu yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. Ketaksesuaian (KTS) MINOR : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem penjaminan mutu Ketaksesuaian (KTS) MAJOR : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem penjaminan mutu.

21 Indikator temuan berbahaya Persentase Temuan 11% 25% 64% KTS Major KTS Minor OB Berbahaya : KTS Major > 50% Siaga : KTS Major 35 %<major< 50% Aman : KTS Major < 10%

22 Area/bagian/unit yang diaudit Misalnya pendaktan Unit : Program Studi Laboratorium Unit Kerja Pendukung (Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, dll) Perpustakaan Unit Teknologi Informasi Dll

23 Contoh

24

25

26

27

28

29 HINDARI

30 Jadi, apa yang harus dilakukan auditee sebelum diaudit? Lakukan rapat terbatas prodi Pelajari kembali semua standar mutu ITERA Kumpulkan semua dokumen yang ada Tampilkan dokumen prodi yang ada, jangan dibuat buat karena ini akan menjadi baseline sebelum akreditasi

31

32

33 TERIMA KASIH

34

35 Konsekuensi peringkat status audit Laporan audit Auditee Ketua Jurusan Menyetujui tindak lanjut Menjalankan rekomendasi Instruksi percepatan tindak lanjut Rektor