MANUAL PROSEDUR Pengusulan dan Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
MANUAL PROSEDUR Pengusulan dan Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006506 Revisi : 0 Tanggal : 03 Juni 2013 Diajukan oleh : Kepala Tata Usaha FP UB Ttd Dra. Haryati Usbandiah Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD : Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, system penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan Standar Akademik, Peraturan Akademik, dan Manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Pengusulan dan Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa Manual Prosedur Pengusulan dan Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa merupakan salah satu komponen penting di dalam mendukung perbaikan proses belajar mengajar di Fakultas Pertanian. Komitmen pimpinan fakultas Pertanian yang terus berupaya untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran perlu diimbangi dengan terjaminnya kualitas sarana dan prasarana perkuliahan. Malang, 03 Juni 2013 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Definisi 1 Ruang Lingkup 1 Prosedur 1 Referensi 2 Tim Penyusun 2 Lampiran 3
Tujuan 1. Memberikan panduan bagi pejabat berwewenang untuk merencanakan dan mengusulkan pengadaan barang dan jasa 2. Memberikan panduan bagi pejabat berwewenang untuk melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa 3. Memberikan panduan bagi Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitment, Unit Layanan Pengadaan, Pejabat Pengadaan, Panitia Penerimaan Barang dan Jasa dan Tim Ahli untuk mengetahui dan melaksanakan tugas-tugas terkait dengan Proses pengadaaan Barang dan Jasa 4. Memberikan panduan bagi pejabat berwewenang untuk melaksanakan proses penerimaan barang dan jasa Ruang Lingkup Berlaku untuk lingkup kerja di Fakultas PERTANIAN Universitas Brawijaya Definisi 1. Pengguna barang yang dimaksud adalah Unit kerja dan Jurusan di lingkungan Fakultas PERTANIAN yaitu Pembantu Dekan, Ketua Program Study, Ketua Jurusan, Ketua Pascasarjana dan Unit Kerja yang membantu kegiatan operasional Fakultas. 2. KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) yang dimaksud adalah Rektor Universitas Brawijaya selaku pengelola anggaran. 3. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang dimaksud adalah Pejabat yang bertanggungjawab seluruh proses pengadaan di Fakultas PERTANIAN yaitu Dekan dan KTU 4. Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP) dan Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa adalah Staf pegawai Negeri Sipil yang sudah memilik Sertifat yang diangkat oleh SK Rektor dan Ketua ULP dan di tempatkan di Fakultas PERTANIAN.
5. Panitia Penerimaan Barang dan Jasa adalah adalah Staf pegawai Negeri Sipil yang diangkat oleh SK Dekan untuk melaksanakan penerimaan barang dan jasa di Fakultas PERTANIAN. 6. Tim Ahli adalah Staf pegawai Negeri Sipil/pegawai Universitas Brawijaya yang diangkat oleh SK Dekan untuk membantu tugas-tugas PPK dalam pengadaan dan penerimaan barang dan jasa di Fakultas PERTANIAN 7. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran-Badan Layanan Umum (DIPA-BLU) Universitas Brawijaya adalah Daftar Isian Anggaran yang ditetapkan sebelum dimulainya tahun anggaran yang menjadi dasar hukum penggunaan anggaran bagi Pengguna Barang dan PPK dalam melaksanakan RAB (rincian anggaran belanja) 8. Perubahan anggaran kegiatan (PAK) adalah prosedur penyesuaian anggaran pada tahun anggaran berjalan atas perubahan atau perkembangan kebutuhan yang menjadi dasar hukum penggunaan anggaran bagi Pengguna Barang dan PPK dalam melaksanakan RAB-Perubahan Rujukan 1. Manual Mutu PJM UB (00009 01000) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) œ Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional 3. Manual Mutu Fakultas PERTANIAN ('0040005000) 4. Perpres 70 Tahun 2012 5. Perpres 54 Tahun 2010 6. Keppres 80 Tahun 2008 Garis Besar Prosedur Pengusulan Pengadaan Barang dan Jasa 1. Pengguna barang/jasa (Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja) menganalisis kebutuhan aset, barang/jasa bergerak/tak bergerak/habis pakai melalui rapat di
tingkat pengguna barang dengan melibatkan unsur/struktur organisasi di masing-masing unit kerja atau jurusan 2. Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja sebagai penanggung jawab masing-masing unit kerja atau jurusan membuat usulan pengadaan barang dan jasa dilengkapi dengan nilai anggaran belanja di tujukan kepada Dekan Fakultas Pertanian (Sebelum 31 Oktober/sebelum batas akhir pengusulan tahun anggaran) 3. Dekan menerima, memeriksa dan melakukan rapat dengan unsur Pimpinan Fakultas Pertanian untuk menyusun RAB untuk kemudian diusulkan kepada Rektor 4. Rektor menerima usulan, memeriksa dan menetapkan sebagian/seluruh usulan sebagai DIPA-BLU 5. Dekan menerima salinan DIPA-BLU, memeriksa setiap anggaran (MAK) dan memberitahukan rencana Pengadaan Barang dan Jasa ke masing-masing Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja yang telah disetujui oleh Rektor (Sebelum 28 Pebruari pada tahun anggaran) 6. Pengguna barang/jasa (Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja) menerima salinan DIPA-BLU sebagai pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang telah diusulkan sebelumnya 7. Pengguna barang/jasa (Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja) dapat mengajukan Perubahan Anggaran Kegiatan (PAK) kepada Dekan atas usulan yang belum disetujui oleh Rektor untuk diusulkan kembali atau atas usulan rencana pengadaan barang/jasa baru yang bersifat penting akibat perubahan/perkembangan kebutuhan barang/jasa pada tahun anggaran berjalan 8. Dekan menerima, memeriksa dan melakukan rapat dengan unsur Pimpinan Fakultas Pertanian untuk menyusun PAK pada tahun anggaran berjalan untuk kemudian diusulkan kepada Rektor 9. Rektor menerima usulan, memeriksa dan menetapkan
sebagian/seluruh usulan sebagai PAK pada tahun anggaran berjalan 10. Dekan menerima salinan PAK, memeriksa setiap anggaran (MAK) dan memberitahukan rencana Pengadaan Barang dan Jasa ke masing-masing Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja yang telah disetujui oleh Rektor 11. Pengguna barang/jasa (Pembantu Dekan/Ketua Program Study/Ketua Jurusan/Unit Kerja) menerima salinan PAK pada tahun anggaran berjalan sebagai pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang telah diusulkan sebelumnya
Bagan Prosedur Pengusulan Pengadaan Barang dan Jasa
Garis Besar Prosedur Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa 1. Pengguna barang menerima salinan DIPA-BLU/PAK sebagai pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang telah diusulkan sebelumnya 2. Pengguna barang/jasa menyampaikan usulan pengadaan yang dilengkapi dengan rancangan harga perkiraan dan spesifikasi barang/jasa yang telah diperbarui dan disesuaikan dengan pagu anggaran yang tercantum pada DIPA-BLU/PAK Fakultas Pertanian kepada PD II (sampai dengan bulan Maret pada tahun anggaran) 3. PD II menerima dan meneliti permintaan pengadaan barang dan jasa dibantu dengan Tim Ahli, kemudian mengklarifikasi kepada pengguna barang jika ditemukan ketidaksesuaian dengan pagu anggaran dan MAK atau ketidaklengkapan data spesifikasi barang dan jasa (3 hari) 4. PD II mengetahui permintaan pengadaan barang dan jasa yang telah dilengapi dengan rancangan HPS dan Spesifikasi Barang dan Jasa dan menyampaikan kepada Dekan Fakultas Pertanian (2 hari) 5. Dekan menyetujui permintaan pengadaan barang dan jasa dan memberi disposisi kepada PPK (Dekan atau KTU) dengan melampirkan rancangan HPS dan Spesifikasi Barang dan Jasa (2 hari ) 6. PPK (Dekan atau KTU) merangkum semua disposisi surat permintaan yang telah disetujui oleh Dekan untuk menyusun garis besar Rencana Umum Pengadaan (RUP), meneliti Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sesuai dengan harga pasar di kota malang atau internet dan menyusun jadwal pengadaan (5 hari) 7. PPK (Dekan atau KTU) menetapkan jadwal, HPS dan spesifikasi barang dan jasa dibantu dengan tim ahli kemudian menugaskan ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau pejabat pengadaan barang dan jasa untuk melaksanakan pengadaan
barang dan jasa sesuai dengan peraturan. Tembusan surat penugasan pengadaan barang dan jasa diberikan kepada Pengguna barang (2 hari) 8. Pokja ULP atau pejabat pengadaan barang dan jasa melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku dan menetapkan pemenang 9. PPK menerima dan memeriksa pekerjaan Pokja ULP/Pejabat pengadaan dan menerbitkan SPPBJ/SPK bagi penyedia yang telah ditunjukk sebagai pemenang, menandatangani kontrak pengadaan barang dan jasa bersama penyedia dan menugaskan panitia penerimaan barang/jasa untuk memeriksa, meneniti dan menerima barang/jasa(3-5 hari) 10. Panitia penerimaan barang memeriksa, meneniti barang/jasa berdasarkan spesifikasi dan menandatangai berita acara (BA) penerimaan barang/jasa jika telah sesuai, BA selanjutnya diserahkan kepada PPK sebagai dasar menerbitkan surat pembayaran atas barang/jasa kepada bendahara/kasir untuk dibayarkan kepada penyedia. Selanjutnya setelah dibayar, Panitia penerimaan barang membuat BA serah terima barang/jasa kepada pengguna barang/jasa yang mengusulkan pengadaan 11. Pengguna barang/jasa menerima barang/jasa dari Panitia penerimaan barang/jasa beserta dengan penjelasan menegani garansi dan jaminan pemeriharaan dan atau pelatihan (jika disyaratkan dari awal)
Bagan Alir Pelaksanaan Pengadaan dan Penerimaan Barang/Jasa