KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM ORGANISASI BISNIS Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Oleh: Armiastho Adi Saputro P056100132.35E MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
BAB I PENDAHULUAN Dalam organisasi bisnis, kinerja dalam pencapaian tujuan amatlah penting dan dapat berpengaruh kepada kelangsungan organisasi atau perusahaan tersebut. Tujuan perusahaan dalam bisnis, pada umumnya, antara lain adalah keuntungan yang didapat perusahaan, efisiensi, penguasaan terhadap pasar, dan lain sebagainya. Jika perusahaan mampu mencapai tujuan-tujuannya dengan ukuran tertentu maka kinerjanya dianggap relatif baik. Kinerja yang baik juga diperlukan dalam rangka menghadapi persaingan usaha yang semakin ketat. Perusahaan harus memiliki keunggulan tertentu dalam persaingan di pasar agar tidak kalah bersaing dan dapat terus menjalankan bisnisnya. Kinerja perusahaan bergantung, salah satunya, pada informasi dan pengetahuan yang dimilikinya, jika informasi dan pengetahuan yang dimiliki semakin banyak dan akurat maka semakin besar potensi untuk mencapai kinerja yang diharapkan. Informasi dan pengetahuan yang dimaksud tentunya yang berkaitan dengan bisnis perusahaan tersebut. Dalam era teknologi informasi sekarang ini informasi dan pengetahuan adalah aset yang berharga dalam bisnis, sehingga perusahaan pun berusaha melindungi sebisa mungkin informasi dan pengetahuan yang dimilikinya. Sebagai contoh perusahaan minuman ringan Coca-cola memiliki resep dan cara produksi tertentu yang menyebabkan rasa dari produknya memiliki keistimewaan dan dianggap sebagai keunggulan produk. Maka dengan alasan tersebut Coca-cola melindungi resep, komposisi dari produknya sehingga tidak dapat ditiru oleh kompetitornya. Informasi dan pengetahuan dipandang sebagai sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dan harus dikelola dengan baik agar bisa dimanfaatkan secara positif dalam menghadapi persaingan dunia usaha. Informasi dan pengetahuan adalah dua hal yang berbeda walaupun memiliki keterkaitan, paper ini membahas mengenai knowledge management sehingga aspek pengetahuan lebih banyak mendapat perhatian. Dalam manajemen organisasi perusahaan, pengetahuan berperan pada kinerja individu.
Perbedaan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan-karyawan yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama dapat mempengaruhi kinerja masing-masing individu. Perbedaan tingkat kinerja yang disebabkan oleh perbedaan tingkat pengetahuan ini dapat menjadi masalah apabila terjadi secara signifikan karena perusahaan tentunya ingin kinerja SDM yang dimilikinya optimal. Berkenaan dengan hal tersebut maka perusahaan harus mengantisipasi agar tiap individu yang bekerja pada perusahaan mendapatkan pengetahuan yang proporsional berdasarkan dengan tugas, tanggung jawab yang dipegangnya. Mengelola sumberdaya pengetahuan bukanlah hal yang mudah atau sama dengan mengelola sumberdaya lain yang tangible seperti bahan baku produk, uang, dan sebagainya. Pengetahuan bukan barang yang terlihat bisa dipegang atau memiliki rupa tertentu, hal ini yang menyebabkan keunikan dan kesulitan tersendiri dalam mengelolanya. Sebagai gambaran adalah pada pabrik rokok kretek yang dalam proses melinting tembakau dalam kertas menjadi batang rokok masih menggunakan tenaga manusia. Buruh pabrik yang lebih berpengalaman memiliki kecepatan melinting rokok yang lebih baik dibanding yang kurang berpengalaman. Kemampuan melinting rokok dengan cepat ini adalah contoh pengetahuan. Bagaimana cara mengelola pengetahuan tersebut, mengumpulkan, menyimpan, menginseminasikan ke semua buruh pabrik rokok merupakan bagian dari ranah Knowledge Management.
BAB II PEMBAHASAN Pengetahuan (Knowledge) Menurut Davenport dan Prusak (1998) pengetahuan dan informasi merupakan hal yang berbeda, namun ada keterkaitan di antaranya. Perbedaan antara keduanya dapat dikatakan sebagai suatu tingkatan, pengetahuan memiliki makna yang lebih kompleks. Pengetahuan adalah kombinasi yang terdiri dari pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan pandangan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan dihasilkan dan diterapkan dalam benak individu. Ada 2 macam knowledge, tacit dan explicit. Menurut Nonaka dan Takeuchi tacit knowledge adalah suatu pengetahuan yang personal, spesifik, dan umumnya sulit diformalisasi dan dikomunikasikan kepada pihak lain. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah diformulasikan, biasanya disajikan dalam bentuk tulisan, misalnya peraturan, buku literatur. Explicit knowledge merupakan pengetahuan yang dapat ditransformasikan dalam bentuk formal dan bahasa yang sistematis. Dalam organisasi, pengetahuan seringkali tidak hanya berupa dokumen atau repositori namun juga dalam bentuk rutinitas, proses, praktik, dan normanorma yang ada di dalam organisasi. Seperti yang telah dibahas dalam pendahuluan, pengetahuan tidak hanya berupa dokumen, artinya ada pengetahuan yang didokumentasikan ada pula yang tidak. Rutinitas, proses, norma-norma adalah sesuatu yang dirasakan ada, keberadaannya tidak berwujud benda. Yang menjadi tantangan bagi perusahaan adalah dalam mengkonversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge maupun sebaliknya. Mengapa harus dikonversi? Agar dapat disimpan dan diinseminasikan kepada individu untuk tujuan-tujuan organisasi..
Berdasarkan tulisan Davenport dan Prusak terdapat metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan sebagai berikut, 4C : comparation, consequences, connections,dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti: buku dan dokumen, hubungan antar pribadi yang mencakup dari pembicaraan ringan hingga ilmiah. Knowledge Management Menurut Spector dan Gerald (2002) Knowledge management ialah rangkaian proses yang melingkupi penciptaan, penyebaran, dan pemanfaatan dari pengetahuan. Knowledge management mencakup proses dari penciptaan pengetahuan, dan memfasilitasi transformasi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit yang dapat diakses dan dapat dimanfaatkan untuk memecahkan masalah yang relevan. Skenario dari knowledge management dimulai dari penciptaan pengetahuan untuk diterapkan, digunakan, dan bagaimana pengaruhnya terhadap kehidupan. Pengetahuan tersebut kemudian ditangkap untuk dapat disimpan, disusun dan ditransformasikan ke dalam bentuk yang dapat disebarkan, dan dipakai bersama. Pengetahuan yang sudah disusun dengan baik dan dapat diakses dengan mudah akan dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas layanan, peningkatan daya saing produk, melahirkan teknologi, dan pengetahuan baru. Tujuan akhir dari knowledge management ialah dalam menyusun, berbagi, dan menempatkan pengetahuan untuk menciptakan suatu nilai pokok didalam pengetahuan; menyesuaikan dengan cepat pada perubahan lingkungan untuk mendorong efisiensi dan meningkatkan kemampuan dalam memberikan layanan. Untuk melayani kebutuhan yang terus berkembang, perlu peningkatan keluwesan dan penyesuaian knowledge management, kemampuannya dalam menangkap informasi, menciptakan pengetahuan, meningkatkan nilai, dan kemampuannya dalam melindungi aset intelektual. Perlu dilakukan kreasi, peremajaan,
ketersediaan, kualitas dan penggunaan pengetahuan oleh semua komponen dalam sistem. Knowledge Management dalam Organisasi Sumber kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh kompetitor adalah knowledge management. Pengetahuan tertanam disetiap individu dan masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda satu sama lain. Para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan. Sebagai aset yang berharga bagi perusahaan sebaiknya organisasi mengelola manajemen pengetahuan yang baik. Studi yang dilakukan Davenport et. al. (1998) mengidentifikasi empat langkah yang perlu dilakukan organisasi agar KM menjadi sumberdaya strategik. 1. Pengetahuan dapat disimpan Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan. Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadi explicit knowledge. Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan. 2. Pengetahuan mudah diakses Setiap anggota organisasi mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui literatur. Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota organisasi lain yang mempunyai pengetahuan. 3. Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa beradaptasi. Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu
dukungan pengingkatan pengetahuan. Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan. Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota organisasi. Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan kepada knowledge base organsiasi. Penghargaan yang diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan. 4. Mengelola pengetahuan sebagai aset. Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud. Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut. Pengetahuan, merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur. Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard merupakan proses aktivitas knowledge management. Meskipun ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai aset. Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan cara baru sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior, organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya tersebut tidak unik dan mudah ditiru. Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan kompetitf yang tahan lama. Pengetahuan, terutama tacit knowledge, berpotensi menjadi sumberdaya yang unik dan sukar ditiru. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya, tacit
knowledge tidak dapat diperdagangkan dalam bentuk siap pakai. Untuk meniru tacit knowledge organisasi, pesaing setidaknya memiliki pengalaman yang serupa, dan untuk mendapatkannya memerlukan waktu yang lama. Untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan menambah pengetahuan baru. Gabungan pengetahuan lama dan baru menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk melakukan sinergi pengetahuan. Pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila organisasi mengetahui lebih banyak pengetahuan dibandingkan kompetitor. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan. Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi organisasi. Dengan menjadikan knowledge management menjadi keunggulan kompetitif organisasi sebaiknya KM didayagunakan dan diterapkan secara nyata oleh perusahaan. Bentuk konkrit penerapan adalah mengembangkan strategi organisasi berbasis pengetahuan. Strategi yang berbasis pengetahuan diharapkan mampu lebih mengeksplorasi keunikan yang dimiliki organisasi.
DAFTAR PUSTAKA Davenport, Thomas H & Prusak, L.1998.Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press. Nonaka, I., & Takeuchi, H.1995. The knowledge-creating company: How japanese companies create the dynamics of innovation. New York. Oxford University Press. Spector, J. Michael, and Gerald S. Edmonds, Knowledge Management in Instructional Design, Publications of Eric Digest, Syracuse University, September 2002. Skyrme, D.J., dan Amidon, D.M.1998. New measures of success. Journal Of Business Strategy. Vol 19. No. 1. pp. 20-40