PEMBUATA TATA LAKSA A PROYEK PEMBA GU A SISTEM I FORMASI DI U IVERSITAS X BERDASARKA CMMI ABSTRAK Pembangunan sistem informasi di Universitas X dilakukan dengan tidak menggunakan manajemen proyek yang baik. Pembangunan sistem informasi dilakukan berdasarkan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing penanggung jawab pembangunan sistem informasi. Akibatnya pembangunan sistem informasi sering melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan serta kurang sesuai dengan kebutuhan yang ada. Melihat kondisi tersebut maka diperlukan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan melalui tahapan pengumpulan dan analisa data, tahapan pengembangan tata laksana dan tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan berdasarkan pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X serta standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model Integration (CMMI) for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition. Hasil dari penelitian ini adalah tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Tata laksana yang dihasilkan diharapkan dapat memberikan kontribusi agar proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dapat menjadi lebih baik. PE DAHULUA Universitas X adalah universitas yang masih terhitung baru. Walaupun demikian, sejak awal masa pendiriannya Universitas X telah mempunyai suatu komitmen untuk menjadi digital campus. Untuk membantu mencapai komitmen tersebut, maka sejak awal pendiriannya Universitas X sudah memiliki Departemen Information and Communication Technology (ICT). Departemen ini akan bertanggung jawab untuk mengembangkan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh Universitas X. Selama ini pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut dilakukan dengan tidak menggunakan manajemen proyek yang baik dan benar. Pengembangan aplikasi dilakukan sesuai dengan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing penanggung jawab pengembangan aplikasi dan tahapan-tahapan tersebut tidak didokumentasikan. Selain itu pengembangan aplikasi dilakukan tanpa benar-benar mempertimbangkan kepuasan customer, di mana customer di sini adalah departemendepartemen lain yang ada di universitas. Akibatnya pengembangan aplikasi sering melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan. Aplikasi yang dihasilkan juga terkadang kurang sesuai dengan kebutuhan customer sehingga perlu dilakukan perubahan pada aplikasi setelah aplikasi tersebut diserahkan ke customer. Hal ini tentu saja menimbulkan biaya tambahan karena selain harus mengeluarkan biaya untuk maintenance aplikasi yang sudah berjalan, juga diperlukan biaya tambahan untuk melakukan perubahan terhadap aplikasi. Melihat kondisi di atas maka perlu dilakukan pengembangan standar untuk proyek pembangunan sistem informasi. Salah satu hal yang harus ada dalam standar tersebut adalah tata laksana proyek pembangunan sistem informasi yang berdasarkan pada standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model Integration (CMMI) for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition.
METODA Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan melalui tiga tahapan. Pada tahapan pertama yaitu tahapan pengumpulan dan analisa data dilakukan pengumpulan data yang akan dibutuhkan dalam pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dari Universitas X. Pada tahapan kedua yaitu tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi akan dilakukan pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan sistem informasi. Pada tahapan ini akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian dari CMMI for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan dalam pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pada tahapan ketiga yaitu tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi, dokumen prosedur, dokumen formulir acuan dan matrik tata laksana disusun ke dalam buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Gambaran umum tentang tahapan-tahapan seperti yang dapat dilihat pada Gambar 1. 3.1 Pengumpulan dan Analisa Data Pedoman, Kebijakan dan Panduan Proyek Pembangunan Sistem Informasi 3.2 Pengembangan Tata Laksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi Inisialisasi Proyek Capability Maturity Model Integration (CMMI) for Development Perencanaan Proyek Pelaksanaan Proyek PMBOK Guide Fourth Edition Monitoring dan Kontrol Proyek Penutupan Proyek 3.3 Pembuatan Buku Tata Laksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi Dokumen Prosedur Dokumen Formulir Acuan Matrik Tata Laksana Gambar 1. Gambaran Umum Tahapan Penelitian HASIL DA DISKUSI Pembuatan tata laksana untuk proyek pembangunan sistem informasi ini akan menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Pada tahapan pengumpulan dan analisa data dilakukan pengumpulan data tentang pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X serta bagaimana proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dilakukan selama ini. Data
yang dibutuhkan akan dikumpulkan dari Departemen ICT yang bertanggung jawab untuk pembangunan sistem informasi di Universitas X. Setelah itu akan dilakukan analisa terhadap data yang sudah dikumpulkan tersebut. Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui kesesuaian proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi yang ada selama ini dengan pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi sehingga dapat diketahui apakah proses-proses yang ada perlu dihilangkan atau apakah proses-proses tersebut perlu dipertahankan dan diperbaiki. Pada tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian dari CMMI for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan dalam pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pemilihan ini dilakukan dengan berdasarkan pada kesesuaian terhadap pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X. Prosedur akan menjelaskan tentang bagaimana aktivitas-aktivitas yang ada dalam proyek pembangunan sistem informasi dilaksanakan, siapa orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut dan kapan aktivitas tersebut dilaksanakan. Formulir acuan terdiri dari formulir, laporan atau surat yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur atau dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan sistem informasi akan dilakukan untuk lima aktivitas berikut ini: a. Inisialisasi proyek Aktivitas inisialisasi proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk mendefinisikan sebuah proyek baru atau untuk mendefinisikan sebuah tahapan baru dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh otorisasi untuk memulai proyek atau tahapan proyek tersebut. Aktivitas inisialisasi proyek ini akan dibedakan menjadi 2 aktivitas yaitu: Pembuatan Project Charter Pengidentifikasian Stakeholder b. Perencanaan proyek Aktivitas perencanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek, memperjelas tujuan proyek dan mendefinisikan aktivitas-aktivitas apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan proyek. Aktivitas perencanaan proyek akan dibedakan menjadi 20 aktivitas yaitu: Pembuatan Project Management Plan Pengumpulan Requirement Pendefinisian Ruang Lingkup Pembuatan WBS Pendefinisian Aktivitas Pengurutan Aktivitas Estimasi Sumber Daya Estimasi Durasi Pembuatan Jadwal Estimasi Biaya Penentuan Budget Perencanaan Kualitas Pembuatan Human Resource Plan Perencanaan Komunikasi Perencanaan Manajemen Resiko Pengidentifikasian Resiko Pelaksanaan Analisa Resiko Secara Kualitatif Pelaksanaan Analisa Resiko Secara Kuantitatif Perencanaan Risk Response Perencanaan Procurement
c. Pelaksanaan proyek Aktivitas pelaksanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menyelesaikan apa yang sudah direncanakan pada aktivitas perencanaan proyek. Aktivitas pelaksanaan proyek akan dibedakan menjadi 8 aktivitas yaitu: Pengarahan dan Pengelolaan Pelaksanaan Proyek Pelaksanaan Quality Assurance Perekrutan Tim Proyek Pembangunan Tim Proyek Pengelolaan Tim Proyek Pendistribusian Informasi Pengelolaan Ekspektasi Stakeholder Pelaksanaan Procurement d. Monitoring dan kontrol proyek Aktivitas monitoring dan kontrol proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk mengontrol dan melakukan review terhadap kemajuan proyek, mengidentifikasi area di mana diperlukan perubahan terhadap rencana yang sudah dibuat serta menginisialisasi perubahan tersebut jika memang dibutuhkan. Aktivitas monitoring dan kontrol proyek akan dibedakan menjadi 10 aktivitas yaitu: Monitoring dan Kontrol Terhadap Aktivitas Proyek Pelaksanaan Integrated Change Control Verifikasi Ruang Lingkup Kontrol Ruang Lingkup Kontrol Jadwal Kontrol Biaya Pelaksanaan Quality Control Pelaporan Performance Proyek Monitoring dan Kontrol Resiko Pengelolaan Procurement e. Penutupan proyek Aktivitas penutupan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk mengakhiri proyek atau tahapan proyek dengan resmi. Aktivitas penutupan proyek akan dibedakan menjadi 2 aktivitas yaitu: Penutupan Proyek atau Tahapan dari Proyek Penutupan Procurement Berikut ini akan diberikan contoh pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk aktivitas pengumpulan. Berdasarkan hasil pengumpulan dan analisa data yang sudah dilakukan serta data bagian-bagian dari CMMI for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan untuk aktivitas pengumpulan, maka dikembangkan prosedur untuk aktivitas pengumpulan dalam bentuk flowchart seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Flowchart Aktivitas Pengumpulan Requirement
AKTIVITAS DOKUMEN TERKAIT KETERANGAN Pengumpulan Project charter (O) Stakeholder register Project manager, Stakeholder Pengumpulan informasi dari dokumen, standar atau spesifikasi yang digunakan Wawancara Observasi lingkungan kerja untuk mengetahui bagaimana sebenarnya proses dilakukan Penyusunan (O) Project manager, Stakeholder Konsolidasi Penyelesaian konflik dengan menentukan prioritasnya Perolehan pemahaman dan komitmen stakeholder proyek terhadap Pendefinisian constraint untuk verifikasi dan validasi (O) traceability Project manager, Stakeholder Analisa Penyusunan produk dan komponen produk (O) intertraceability Project manager, Team member Perubahan ke dalam bahasa teknis Penambahan jika dirasa ada kebutuhan teknis yang perlu difasilitasi Penentuan hubungan antar intertraceability (O) traceability Project manager, Team member Pengelompokan Pembuatan s management plan intertraceability traceability (O) management plan Project manager, Team member Analisa dan traceability END Gambar 2. Flowchart Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan) Prosedur yang sudah direpresentasikan dalam bentuk flowchart ini lalu dimasukkan ke dalam dokumen prosedur dengan format tertentu seperti yang dapat dilihat pada Tabel 1. No. Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement 1 Lembar Pengesahan Halaman depan dari dokumen prosedur yang berisi judul prosedur, nomor dokumen, halaman, tanggal, daftar revisi serta kontrol revisi dari prosedur. Judul prosedur di sini diisi dengan pengumpulan. Nomor dokumen diisi dengan UX/ICT/WP/PSI003. Nomor dokumen ini menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah dokumen untuk Departemen ICT yang berupa dokumen prosedur untuk aktivitas ketiga dari proyek pembangunan sistem informasi.
Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan) No. 1 Lembar Pengesahan Daftar revisi diisi dengan tanggal, nomor revisi, jumlah halaman dan keterangan tentang revisi yang dilakukan. Kontrol revisi diisi dengan nama individu yang melakukan kontrol revisi. 2 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Tujuan prosedur pengumpulan adalah untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan semua kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek dengan harapan agar tujuan proyek pembangunan sistem informasi dapat tercapai. 3 Ruang Lingkup Batasan dari prosedur di mana prosedur akan diuraikan menjadi aktivitas-aktivitas. Prosedur pengumpulan dimulai dari pengumpulan dari stakeholder proyek sampai dengan penyusunan s management plan. 4 Standar yang Berlaku Standar yang digunakan untuk pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur, baik itu standar internal universitas maupun standar internasional. Standar untuk pengumpulan sementara ini belum ada. 5 Kriteria Input Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur dapat mulai dilaksanakan. Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur pengumpulan dapat dimulai adalah project charter sudah dibuat dan mendapat konfirmasi/persetujuan dari ICT HoD, project manager dan customer serta identifikasi stakeholder proyek sudah selesai dilakukan. 6 Input Dokumen Semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitasaktivitas yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan prosedur pengumpulan adalah project charter dan stakeholder register. 7 Kriteria Output Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur sudah selesai dilaksanakan. Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur pengumpulan sudah selesai dilaksanakan adalah semua kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek sudah didefinisikan dan didokumentasikan dalam s, s traceability, s intertraceability dan s management plan. 8 Output Dokumen Semua dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan prosedur pengumpulan adalah s, s traceability, s inter-traceability dan s management plan. 9 Kriteria Sukses Ukuran yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan implementasi aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dengan kriteria sukses dapat diketahui sejauh mana tujuan dari prosedur yang telah berhasil dicapai. Prosedur pengumpulan dapat dikatakan berhasil jika sudah dikumpulkan lalu disusun sebagai produk dan komponen produk serta s management plan sudah dibuat. 10 RACI Matrik yang menggambarkan individu-individu yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur. Individu-individu yang dimaksud di sini adalah penanggung jawab aktivitas, pelaksana aktivitas, pihak yang diajak berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang kemajuan atau hasil dari aktivitas. RACI untuk prosedur pengumpulan dikembangkan dari penanggung jawab, pelaksana, pihak yang diajak berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang
No. Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan) 10 RACI kemajuan atau hasil dari aktivitas yang ada dalam prosedur pengumpulan. 11 Definisi dan Daftar Singkatan Penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang digunakan dalam dokumen prosedur. Definisi dan daftar singkatan diisi dengan penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang mungkin membingungkan bagi pengguna dokumen prosedur. 12 Flowchart Gambaran aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam prosedur. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana aktivitas dilaksanakan, semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas atau dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Dokumen yang dimaksud di sini dapat berupa formulir, laporan atau surat. Flowchart untuk prosedur pengumpulan diisi dengan flowchart yang sudah dibuat sebelumnya seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2. Berdasarkan dokumen prosedur yang sudah disusun seperti yang dapat dilihat pada Tabel 1, dapat diidentifikasi formulir acuan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan aktivitas pengumpulan. Formulir acuan tersebut dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu formulir acuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas dan formulir acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas. Formulir acuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas pengumpulan adalah sebagai berikut: Project charter yaitu dokumen yang memberikan otorisasi secara formal untuk memulai suatu proyek dan memberikan otorisasi kepada project manager untuk mengalokasikan sumber daya bagi aktivitas proyek Stakeholder register yaitu dokumen yang terdiri dari semua informasi tentang stakeholder proyek yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek Formulir acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas pengumpulan adalah sebagai berikut : yaitu dokumen yang menggambarkan yang ada dalam proyek traceability yaitu dokumen yang menjelaskan tentang dari mana berasal dan bagaimana tersebut dipenuhi selama pelaksanaan proyek inter-traceability yaitu dokumen yang menjelaskan hubungan antar management plan yaitu dokumen yang menjelaskan bagaimana akan dianalisa, didokumentasikan dan dikelola selama pelaksanaan proyek Semua formulir acuan tersebut akan dibuat dengan format seperti yang dapat dilihat pada Tabel 2. No. Tabel 2. Format Formulir Acuan 1 Logo Logo dari organisasi di mana formulir acuan tersebut dibuat. 2 Nama Formulir Acuan Nama formulir acuan. 3 Nama Proyek Nama proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan. 4 No. Proyek No. proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan. No. proyek
Tabel 2. Format Formulir Acuan (Lanjutan) No. 4 No. Proyek diisi dengan UX/ICT/PSIyyyymm/00. No. proyek ini menjelaskan bahwa proyek tersebut adalah proyek pembangunan sistem informasi kesekian yang dilaksanakan oleh Departemen ICT pada suatu periode tertentu. 5 Tanggal Tanggal saat formulir acuan dibuat. 6 Isi Formulir Acuan Isi dari formulir acuan. Sebagai contoh isi dari formulir acuan s adalah nama stakeholder, yang dimiliki stakeholder, kategori dari, prioritas pemenuhan dan kriteria yang dapat menyatakan bahwa sudah terpenuhi. Contoh formulir acuan s dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3. Formulir Acuan Documentation KESIMPULA Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi di Universitas X menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Kelompok aktivitas inisialisasi proyek dan penutupan proyek dikembangkan menjadi 2 prosedur. Kelompok aktivitas perencanaan proyek merupakan kelompok aktivitas terpanjang karena dapat dikembangkan menjadi 20 prosedur. Kelompok aktivitas pelaksanaan proyek dapat dikembangkan menjadi 8 prosedur. Kelompok aktivitas monitoring dan kontrol proyek dapat dikembangkan menjadi 10 prosedur. DAFTAR PUSTAKA Hoyle, D. (2009). ISO 9000 Quality Systems Handbook. 6 th edition. Oxford: Butterworth-Heinemann. IT Governance Institute. (2007). COBIT 4.1. Rolling Meadows: IT Governance Institute. Project Management Institute. (2008). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition. Pennsylvania: Project Management Institute. Schwalbe, K. (2007). Information Technology Project Management. 5 th edition. Massachusetts: Thomson Course Technology. Software Engineering Institute. (2006). CMMI for Development Version 1.2. Pittsburgh: Software Engineering Institute.