Panduan HIBAH PENINGKATAN E-LEARNING UGM 2016 Pusat Inovasi dan Kajian Akademik Universitas Gadjah Mada Ikhtisar Pemanfaatan e-learning sebagai salah satu penunjang pembelajaran saat ini telah berkembang luas di UGM, diantaranya dengan terus digunakannya situs e-learning yang dibuat oleh dan untuk komunitas di UGM. Untuk lebih meningkatkan pemanfaatan dan peran e-learning, maka Pusat Inovasi dan Kajian Akademik (PIKA) UGM mengadakan Hibah e-learning yang ditujukan bagi staf pengajar di UGM dalam pemanfaatan e-learning sebagai penunjang pembelajaran. Kegiatan hibah meliputi: Tipe A: pengembangan bahan ajar multimedia, dengan dana hibah sebesar Rp. 15.000.000,00 bagi 15 pemenang Tipe B: pengembangan matakuliah diarahkan untuk Massive Open On-line Course (MOOC), dengan dana hibah sebesar Rp. 30.000.000,00 bagi 5 pemenang Pelaksanaan hibah akan berlangsung mulai dari 15 Juni 2016 sampai dengan 25 November 2016. Batas akhir penyerahan proposal hibah adalah hari Senin, 16 Mei 2016. Informasi mengenai e-learning dapat dilihat di Referensi Teknis Seputar e-learning.
Latar Belakang Salah satu upaya peningkatan kualitas pembelajaran yang dilakukan di Universitas Gadjah Mada pada saat ini adalah mengkondisikan pemanfaatan e-learning guna mendukung proses belajar mahasiswa. Oleh karena itu dibutuhkan sejumlah kegiatan untuk mendorong penggunaan tersebut. Di sisi lain, inovasi dalam implementasi e-learning perlu pula dideseminasikan untuk lebih menarik minat terhadap penggunaan e-learning, serta meningkatkan publikasi bagi penerima hibah. Tujuan 1. Mendorong penerapan e-learning secara luas di UGM 2. Meningkatkan penggunaan e-learning untuk kegiatan perkuliahan 3. Mengembangkan bahan ajar multimedia interaktif sebagai bahan pembelajaran e-learning 4. Mengembangkan materi yang bersifat MOOC dan merintis target penggunanya 5. Meningkatkan publikasi Capaian 1. Tersedianya keragaman bahan kuliah secara online di e-learning 2. Terselenggaranya pelaksanaan e-learning dalam perkuliahan 3. Tersedianya Hasil Evaluasi penyelenggaraan perkuliahan melalui e-learning 4. Tersedianya mitra sebagai target pengguna MOOC 5. Adanya naskah publikasi Kriteria Penerima Hibah 1. Penerima hibah e-learning adalah staf pengajar di Universitas Gadjah Mada 2. Penerima hibah e-learning harus menerapkan e-learning dalam perkuliahan di semester ganjil tahun ajaran 2016/2017 3. Pengusul hibah Tipe A adalah dosen dengan matakuliah yang belum pernah mendapatkan dana hibah e-learning 4. Pengusul hibah Tipe B adalah dosen dengan matakuliah yang sudah pernah menerapkan e-learning 5. Pengusul bersedia memberi akses e-learning pada reviewer dan panitia untuk melihat proses pelaksanaan kegiatan e-learning, termasuk dapat melihat bahan ajar, diskusi, kuis dan tugas online 6. Bersedia menyediakan laporan pelaksanaan e-learning dalam perkuliahan. 7. Pengusul Tipe A bersedia mengikuti pelatihan e-learning yang diadakan Pusat Inovasi dan Kajian Akademik dalam masa pelaksanaan hibah, apabila belum pernah mengikuti
pelatihan e-learning sebelumnya 8. Bersedia mengikuti sistem dan prosedur pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan dan pengadaan yang ditetapkan Pemerintah dan UGM yang dinyatakan secara tertulis dalam surat pernyataan yang ditandatangani oleh pimpinan Jurusan/Fakultas. 9. Bersedia melakukan publikasi atas inovasi atau praktek implementasi yang dikembangkan. Kriteria LMS (Learning Management System) Dosen diperbolehkan menggunakan LMS apa saja yang memenuhi syarat penilaian yaitu : 1. Memfasilitasi unggah bahan ajar. 2. Memfasilitasi diskusi online. 3. Memfasilitasi kuis dan tugas. 4. Memfasilitasi penilaian online. 5. Memfasilitasi reviewer dan panitia untuk dapat memantau perkembangan di LMS. Kriteria Penilaian Proposal Hibah e-learning yang akan dikembangkan diharapkan memenuhi kriteria-kriteria ini: 1. Manfaat topik pembelajaran Pengusul proposal diharapkan untuk menjelaskan manfaat topik pembelajaran bagi kebutuhan mahasiswa. 2. Rencana penggunaan e-learning di perkuliahan Pengusul proposal diharuskan melampirkan RPKPS mata kuliah yang akan dikembangkan dengan memanfaatkan e-learning. RPKPS mencantumkan rencana pembelajaran, kesesuaian materi dengan capaian pembelajarannya, peta rancangan bahan diskusi, bahan ajar multimedia, peta pelaksanaan kuis atau tugas online yang terkait dengan materi dan evaluasi hasil pembelajaran beserta komponen penilaian aktivitas perkuliahan online dan di kelas. (Contoh RPKPS e-learning terlampir pada Referensi Teknis Seputar e-learning.) 3. Multimedia Multimedia yang dimaksud berupa multimedia interaktif atau video pembelajaran. Video pembelajaran yang dimaksud bukan video rekaman kuliah, namun merupakan video yang dirancang secara sistematis terkait materi sehingga memungkinkan mahasiswa mencerna materi perkuliahan dengan mudah dan menarik. Multimedia yang dikembangkan juga dapat berupa audio (contoh: audio untuk latihan listening, khususnya untuk materi bahasa). Multimedia yang dikembangkan dapat berupa materi untuk sebuah topik atau beberapa topik terkait dalam sebuah tema yang dapat didistribusikan dalam berkas terpisah pada
tiap-tiap pertemuan di e-learning. Proposal mencakup hal-hal berikut ini: pertimbangan yang matang dalam penggunaan multimedia untuk mendukung pembelajaran. gambaran kasar rancangan multimedia/ video yang akan dikembangkan. jadwal pengembangan multimedia mulai dari penulisan storyboard, pembuatan multimedia, hingga deployment multimedia di e-learning. 4. Sumber Daya Manusia e-learning yang akan dikembangkan harus melibatkan pakar di bidangnya serta didukung oleh tim teknis dan asisten yang kompeten. 5. Perluasan akses (khusus untuk Tipe B) Pengusul diwajibkan sudah memiliki mitra yang akan menjadi target pengguna materi MOOC. Mitra yang dimaksud adalah tutor dan mahasiswa yang menjadi target pengguna e-learning dari fakultas lain (di dalam UGM) atau Perguruan Tinggi lain. 6. Kebersinambungan Pengusul proposal diharapkan untuk menguraikan keberlanjutan e-learning yang dikembangkan paling tidak selama 3 tahun ke depan. Kriteria Penilaian Akhir Implementasi Hibah Di akhir periode, pelaksanaan e-learning akan dievaluasi untuk menilai keberhasilan hibah. Kriteria penilaian terdiri dari: 1. Efektivitas pelaksanaan kegiatan perkuliahan Efektivitas pelaksanaan kegiatan perkuliahan diukur dari tingkat motivasi mahasiswa, yaitu: i. Instrumen survei tingkat kepuasan mahasiswa terhadap perkuliahan yang di dalamnya terkandung butir-butir yang mengungkap motivasi mahasiswa, dan ii. Lalu lintas kunjungan dan aktivitas mahasiswa & dosen setiap minggu pada situs e-learning 2. Tingkat pemanfaatan e-learning sebagai sarana diskusi online Penilaian terhadap tingkat pemanfaatan e-learning sebagai sarana diskusi akan dipantau melalui kepadatan diskusi online. 3. Kualitas materi perkuliahan online Penilaian terhadap multimedia dilakukan oleh ahli (expert judgement) menggunakan instrumen review objek belajar (Learning Object Review Instrument, LORI). Penilaian terhadap kualitas objek belajar, mencakup tampilan, desain, kemudahan penggunaan, dan aspek interaksi dengan penggunanya.
Multimedia yang berbentuk program interaktif berupa sebuah modul program atau beberapa buah modul program. Multimedia yang berbentuk video pembelajaran berupa beberapa modul video pembelajaran setidaknya 3 buah video pembelajaran dengan durasi maksimal per video 15 menit. Dengan memperhatikan kemudahan pengguna untuk mengakses modul tersebut. 4. Tingkat pemanfaatan e-learning sebagai sarana evaluasi pembelajaran Pemanfaatan fitur-fitur penugasan online menjadi salah satu kriteria penilaian akhir hibah e-learning, meliputi kuis, tugas mandiri maupun tugas kelompok. 5. Keaktivan mitra target pengguna MOOC (khusus untuk Tipe B) Pengusul sudah memiliki mitra (baik lintas fakultas ataupun lintas universitas). Struktur Proposal Proposal ditulis dalam Bahasa Indonesia, ukuran kertas A4, menggunakan huruf standar 12 point, spasi tunggal. Proposal dikumpulkan dalam bentuk hardcopy sebanyak 1 eksemplar dan softcopy dalam format pdf dengan mengikuti struktur berikut ini: 1. Pengantar 1. Sampul Memuat informasi judul kegiatan e-learning serta jurusan atau fakultas. Warna sampul hijau muda. 2. Halaman Identifikasi Berisi judul kegiatan e-learning serta informasi ringkas ketua pelaksana kegiatan, meliputi nama, jurusan/fakultas, alamat kantor, alamat email, nomor telepon, nomor handphone/nomor whatsapp, alamat situs web. 3. Halaman Pengesahan Berupa pernyataan singkat dari pimpinan jurusan/fakultas tentang penyampaian proposal dan bahwa fakultas bersedia memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan termasuk ketentuan pemerintah terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. 4. Daftar Isi 2. Batang tubuh 1. Ringkasan eksekutif (1 halaman) Gambaran tentang tujuan pengembangan e-learning untuk mata kuliah yang bersangkutan serta strategi untuk mencapainya. 2. Latar Belakang (1 2 halaman) Analisis kebutuhan atas topik pembelajaran yang akan dikembangkan.
3. Lampiran 3. Dasar Pemikiran (1 4 halaman) Penjelasan ringkas tentang sudut pandang penulis proposal terhadap e-learning dan konsep rencana pengembangan e-learning yang meliputi bagaimana materi pembelajaran dirancang, dikembangkan, dan diterapkan melalui e-learning beserta kemanfaatan pengembangan multimedia) dan bagaimana kegiatan yang diajukan membantu menyelesaikan permasalahan yang disebutkan pada bagian Latar Belakang. Bagian ini tidak memuat rincian rencana kegiatan pembelajaran, rencana kegiatan belajar diperinci pada lampiran RPKPS e- learning. 4. Tujuan (1 halaman) Penjelasan atas tujuan kegiatan ini, serta hasil yang diharapkan. Mencakup manfaat langsung dan tidak langsung bagi sasaran pengguna. 5. Sasaran Pengguna (1 halaman) Berisi kelompok civitas akademika yang akan mendapatkan manfaat dari pembelajaran ini. Jelaskan karakterisitik dan kebutuhan target pengguna. 6. Jadwal (1 2 halaman) Berikan jadwal yang rinci untuk semua kegiatan perancangan, pengembangan, pelaksanaan, dan evaluasi. 7. Rencana Pelaksanaan Kegiatan Perkuliahan (terlampir) 8. Pelaksana Kegiatan (terlampir) 9. Rencana Anggaran (terlampir) Anggaran yang diajukan harus memiliki argumentasi dan justifikasi yang kuat. 10. Kesinambungan Kegiatan (1 2 halaman) Uraikan keberlanjutan e-learning yang dikembangkan paling tidak selama 3 tahun ke depan. 11. Rancangan Multimedia/ Video (StoryBoard) (terlampir) Berikan gambaran yang jelas mengenai multimedia yang akan dikembangkan. 12. Penutup (1 halaman) 1. RPKPS e-learning 2. Tim Pengembang Cantumkan daftar staf dan tim teknis yang terlibat termasuk kompetensi dan pengalaman di bidangnya serta dilengkapi dengan CV ringkas masing-masing staf dan tim teknis 3. Kesediaan Mitra Target Pengguna (khusus untuk Tipe B)
4. Perincian Rencana Anggaran 5. Rancangan Multimedia/ Video (StoryBoard) 6. Lampiran Lain Komponen Pembiayaan Jasa pembuatan multimedia yang digunakan (bila ada) atau CV serta kompetensi tim teknis pengembang multimedia. Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan perundangan yang berlaku. Dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin. Komponen biaya yang diajukan harus ada kaitannya dengan program pengembangan yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat tentang pemanfaatan dana yang diusulkan. Adapun komponen pembiayaan yang diperbolehkan adalah sebagai berikut: 1. Pengadaan jasa dan barang Untuk pembuatan materi multimedia, penerima hibah dapat (i) menggunakan jasa pembuatan multimedia, atau (ii) membiayai SDM dan pengadaan obyek belajar untuk membuat multimedia terkait. 2. Honorarium staf UGM (maksimal 30% dari anggaran) 3. Biaya operasional (internet, koordinasi, diseminasi, pengembangan multimedia, dll.) 4. Pengadaan/pembelian peralatan (maksimal 30% dari anggaran). Administrasi Hibah Proposal diajukan dalam bentuk hardfile dan softfile. Versi hardfile dicetak pada kertas ukuran A4, dijilid dengan cover warna hijau muda berjumlah satu eksemplar. Versi softfile diserahkan dalam format pdf. Proposal hardfile diterima paling lambat Senin, 16 Mei 2016, pukul 15.00 WIB di Pusat Inovasi dan Kajian Akademik UGM. Proposal softfile disimpan dalam format PDF dan dikirim ke alamat utik@ugm.ac.id paling lambat Senin, 16 Mei 2016 pukul 15.00 WIB. Gunakan subyek email: [Hibah2016] Nama Ketua Kegiatan - Judul Proposal.
Kontak Pusat Inovasi dan Kajian Akademik Universitas Gadjah Mada Gedung Pusat UGM Lantai 3 Sayap Selatan Ruang S3 03 Bulaksumur, Yogyakarta Telp: +62 (0274) 6491850/Hp: 081328318576 Email: utik@ugm.ac.id Jadwal Kegiatan April 2016 Pengumuman hibah e-learning dan pemasukan proposal 16 Mei 2016 Batas akhir penerimaan proposal 17 Mei - 24 Mei 2016 Proses seleksi proposal tahap I 27 Mei 2016 Pengumuman hasil seleksi proposal tahap I, undangan presentasi & materi revisi 1 3 Juni 2016 Proses seleksi proposal tahap II (Presentasi proposal) 10 Juni 2016 Pengumuman penerima hibah 11 13 Juni 2016 Revisi proposal 14 Juni 2016 Penandatanganan kontrak dan pencairan dana 70% 15 Juni 2016 Mulai pengembangan program 9-11 Agustus 2016 Monitoring hibah e-learning 2016 28-30 September 2016 Monitoring hibah e-learning 2016 15-17 November 2016 Presentasi laporan akhir hibah e-learning 2016 25 November 2016 Penyerahan laporan akhir dan pencairan dana 30%