Management By Objectives (MBO) = Manajemen Berdasarkan Sasaran KONSEP MBO : Adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan dalam hal : 1. Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan (subordinates); 2. Perencanaan yang akan dilakukan 3. Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan 4. Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan. Diperkenalkan oleh Peter Drucker pada akhir tahun 1950 Dilaksanakan berdasarkan asumsi dasar, bahwa apa yang terjadi dilapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Pimpinan seringkali lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan, adapun yang bersifat teknis biasanya dilakukan oleh bawahan. Partisipasi aktif semua pihak dalam organisasi adalah kunci penting keberhasilan pendekatan MBO dalam perencanaan organisasi. Gambar : Proses MBO sebagai Perencanaan dan Pengawasan / Pengendalian Terintegrasi. PIMPINAN dan Bersepakat mewujdkan kinerja yang lebih baik, dicapai dg proses perenc, implementasi & pengawasan bersama & teritegrasi 1. PERENCANAAN BERSAMA Penentuan Tujuan Penentuan Standar keberhasilan Memilih Kegiatan / Tindakan utk mencpai tujuan 2. PELAKSANAAN PADA SETIAP PIHAK / BAGIAN Melaksanakan tugas (Bawahan) Kinerja Terbaik Memberikan dukungan / bimbingan, arahan & pemberian motivasi kpd bawahan (Pimpinan) 3..PENGENDALIAN / EVALUASI BERSAMA Analisa hasil yang dicapai Mendiskusikan akibat hasil dari hasil yang dicapai Membahas dampak Memperbaharui siklus MBO BAWAHAN
LANGKAH-LANGKAH Management By Obyektives / Result : I. TAHAP PERSIAPAN 1. Menyiapkan dokumen yang diperlukan, peraturan-peraturan ttg tupoksi perpustakaan, 2. Menyiapkan data yang diperlukan, misalnya data pemustaka yang akan dilayani. II. TAHAP PENYUSUNAN Mengaplikasikan 5 W + 1 H 1. Menjabarkan tugas pokok, fungsi dan rincian tugas perpustakaan, menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kongkrit sehingga dapat diprogramkan dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan Visi Misi organisasi Perpustakaan.. WHAT, APA yang akan dikerjakan (Penjabaran TUPOKSI- Rincian tugas- Tujuan Perpustakaan) Visi Misi 2. Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. 3. Merumuskan keadaan sekarang 4. Mengidentifikasi dan mengantisipasi masalah atau hambatan-hambatan yang mungkin timbul dan kemudahan-kemudahan. Catatan : dapat diaplikasikan SWOT (Identifikasi Lingkungan Strategi = Rencana Strategi) FAKTOR-FAKTOR INTERNAL STRATEGIK (Internal Factor Analysis Summary/IFAS FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL STRATEGIK (Eksternal Factor Analysis Summary/EFAS) NO KEKUATAN (STRENGTHS) KESIMPULAN (PRIORITAS) NO. PELUANG (OPPORTUNITIES) KESIMPULAN (PRIORITAS) 1. 1. 2. 2. NO KELEMAHAN (WEAKNESS) KESIMPULAN (PRIORITAS) NO. TANTANGAN (THREATS) KESIMPULAN (PRIORITAS) 1. 1. 2. 2. 5. Menuliskan rancangan tujuan manajemen (MBO/S) dengan ketentuan bahwa rencana tujuan itu : 1) Menyebutkan SIAPA [orang] atau Unit Kerja yang bertanggung jawab atas pencapaiannya. 2) Menyebutkan kata kerja aktif yang menunjukkan KEGIATAN yang dilakukan.
3) Menyebutkan HASIL yang realistis, bermanfaat, menantang, dan dapat diukur. 4) Menyebutkan BATAS WAKTU yang pasti kapan hasil itu akan dicapai. Secara singkat TUJUAN menguraikan SIAPA melakukan KEGIATAN APA dengan HASIL terukur apa yang ingin dicapai serta KAPAN hasil itu akan dicapai. 6. Menemui Pimpinan untuk berkonsultasi, berunding dan memperoleh persetujuan tentang tujuan tsb. 7. Menyelesaikan rumusan, pengetikan dan pendokumentasian tujuan atau sasaran-sasaran yang telah disetujui untuk pegangan bersama. 8. Menentukan alternatif-alternatif dan menetapkan satu alternatif yang dipandang terbaik untuk mencapai tujuan atau sasaran tsb. 9. Menyusun program pelaksanaan untuk mencapai tujuan atau sasaransasaran itu. Di dalam program terlihat bagian-bagian seperti : 1) Jenis kegiatan dan tanggal mulai dan berakhirnya masing-masing kegiatan 2) Jenis bahan-bahan dan alat yang diperlukan termasuk tanggal pesanan/waktu penggunaan. 3) Tenaga yang diperlukan untuk berpartispasi 4) Tempat pelaksanaan kegiatan 5) Jenis latihan dan penelitian (survey) jika diperlukan 6) Batas waktu penyiapan biaya, alat, bahan dan tenaga 7) Alat-alat pengukur untuk monitor dan evaluasi keberhasilan Rencana yang telah disusun, kemudian dituangkan ke dalam model matrix, adaptasi dari Bagan Chart, yaitu model matrix yang merupakan suatu jaringan kerja (network) atau urutan bidang garapan atau kegiatan dan menunjukkan suatu pasangan kegiatan dengan sasaran, waktu, biaya, Contoh : NO PROGRAM BIDANG 1. Pengadaan 2. Pengolahan 3.. PROGRAM KERJA BAGIAN TEKNIS TAHUN ANGGARAN JENIS / SASARAN PERINCIAN KEGIATAN Seleksi BP 50 judul 50 eks. WAKTU PELAKSANAAN. BIAYA Kemudian diikuti dengan matrix daftar kebutuhan, sebagai berikut : NO PROGRAM BIDANG JENIS / PERINCIAN KEGIATAN. SASARAN KEBUTUHAN BIAYA (Rp) KET. KET.
1. Pengadaan Seleksi BP 50 judul 50 eks. Transport ATK :? 50.000 25.000 2. Pengolahan 3.. Penjadwalan melalui Gantt Chart, karena penjadwalan merupakan bagian penting dalam perencanaan dan memudahkan dalam melakukan pengawasan. Pertama kali diperkenalkan oleh Henry L. Gantt Contoh Gantt Chart : Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 1. Pembelian buku 2. Proses Pengolahan 3. Penjajaran I II III IV I II III IV I II III IV Jadwal pengerjaan III. TAHAP PELAKSANAAN (Implementasi) Pengorganisasian, Pengarahan, Pemberian Motivasi Kerja (Kepemimpinan), Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi IV. TAHAP PENGENDALIAN, MONITOR, EVALUASI dan PENYESUAIAN Tahap Pengendalian Pelaksanaan Rencana :dimaksudkan untuk menjamin tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana melalui kegiatan : > Koreksi > Penyesuaian selama pelaksanaan rencana > menganalisis hasil pemantauan. Tahap Evaluasi Pelaksanaan Rencana : adalah bagian dari kegiatan Penilaian Kinerja > yang diukur dengan : > Efesiensi > Efektivitas > Kemanfaatan program > keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT. Dilaksanakan secara sistematis mengumpulkan dan menganilis data dan informasi untuk menilai pencapaian sasaran, tujuan dan kinerja. EVALUASI dilaksanakan berdasarkan indicator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana, mencakup : Masukan > Keluaran (Output) > Hasil (Result) > Manfaat (Benefit). Dampak (Impact)
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN RENCANA : rencana yang efektif adalah dengan mencari dan menemukan secara cermat jawaban terhadap enam pertanyaan, berikut ini : 1. What (Apa) apa yang akan dikerjakan?, Permasalahan apa yang dihadapi? Hasil akhir apa yang ingin dicapai ( sasaran )? Tindakan-tindakan apa yang perlu dikerjakan untuk mencapai sasaran Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mewujudkan hal itu? 2. Where (Dimana) Dikaitkan dengan pemanfaatan lokasi tempat kegiatan / pekerjaan akan berlangsung, perlu dipertimbangkan : Efesiensi : pemanfatan tempat kerja / keagiatan semaksimal mung-kin, tidak ada spasi yang mubazir; Aksesabilitas : mudah dicapai oleh berbagai pihak dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. Kemudahan dalam menyediakan sarana dan prasaarana kerja yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan tersebut; Memperhitungkan tata ruang Mempertimbangkan factor lingkungan masyarakat setempat, apakah mendukung kegiatan tersebut atau tidak. 3. When (Kapan) : Kapan waktu yang tepat untuk bertindak atau kegiatan akan dikerjakan, dan kapan harus selesai (priories waktu); Jadi akan tergambarkan prioritas waktu tahapan untuk mengerjakan kegiatan tersebut. Kemampuan untuk mengatur waktu yang tepat untuk melakukan hal-hal tertentu ( sense of timing ) merupakan salah satu ciri penting seorang pimpinan. Kemampuan memanfaatkan waktu berarti memiliki kemampuan memanfaatkan peluang yang mungkin timbul. 4. How (Bagaimana) Bagaimana kegiatan tersebut akan dikerjakan, pertanyaan ini menjawab tentang : Teknik-teknik atau metoda / sisem pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan / tugas, serta prosedur kerja dalam mengerjakan atau melaksanakan pekerjaan / kegiatan, hal ini diperguanakn untuk dijadikan pedoman / pegangan oleh petugas operasional, agar produk / jasa yang dihasilkan memenuhi persyaratan kuantitas dan kualitas hasil yang ditetapkan. Koordinasi, siapa melakukan apa, berhubungan dengan siapa, dalam hal apa dan dan dalam bentuk apa hubungan itu dapat diwujudkan. Bagaimana formalisasi aturan yang berlaku diterapkan dalam pelaksanaan kerja / kegiatan tersebut.
5. Who (siapa) : siapa yang menjadi sasaran kegiatan tsb siapa orang yang mampu untuk melaksanakan pekerjaan/kegiatan tsb dan siapa orang yang terlibat dalam pelaksanaannya? Apa persyaratan kemampuan yang harus dipenuhi? uraian pekerjaan (job description). Dengan demikian, dalam rencana dapat menggambarkan tentang pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab pelakunya. 6. Why (Mengapa) menjawab pertanyaan untuk semua pertanyaan yang dikemukakan, berusaha menemukan pembenaran yang meyakinkan terhadap pertanyaan apa, dimana, bilamana, bagaimana, dan siapa. Berusaha melihat secara teliti, apakah rencana tersebut terdapat kelemahan-kelemahan atau tidak, misalnya ada hal-hal yang mesti-nya tercantum tetapi tidak tercantum atau sebaliknya. Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut dianalisa, maka dalam perencanaan akan terkandung pemahaman akan kebutuhan yang direncanakan, penetapan tujuan / sasaran yang akan dicapai, tahapantahapan kegiatan dan pendayagunaan sumber-submber daya serta pengunaan waktu yang memungkinkan, bukan yang diangan-angankan.
PERENCANAAN (PLANNING) Fungsi menyusun serangkaian tindakan yang ditentukan sebelumnya agar tercapai tujuan-tujuan organisasi Prof. Dr. M.Com. Sukanto Reksohadipradjo Pada Saat Sekarang Pada Masa YAD PROSES PERENCANAAN Ramalan-ramalan Budget-budget WHAT Apa yang akan dikerjakan? Apa yang diinginkan dari pekerjaan tsb? Sasaran Tindakan-tindakan apa untuk mewujudkannya? (alternatif-alternatif kegiatan/tindakan ) Sumber Daya (6 M) apa yang dibutukan agar pekerjaan dapat dilaksanakan? HOW Bagaimana cara mengerjakannya / pelaksanaannya WHO Siapa yang akan mengerjakan? WHEN Kapan dilaksanakan? WHERE Dimana akan dikerjakan? WHY Mengapa alternatif pekerjaan itu yang dipilih Mengapa Orang itu yang dipilih, dsb SIABIDIBA SASARAN SASARAN TINDAKAN TINDAKAN SUMBER DAYA (6 M) IMPLEMENTASI (pelaksanaan) HASIL PEKERJAAN
4 langkah Dasar Perencanaan James AF Stoner) 1. Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan dimulai dgn keputusan ttg apa yang diinginkan/ dibutuhkan oleh suatu Organisasi Perpustakaan Contoh : Meningkatkan pengguna perpustakaan SEBESAR 15% sasaran menyebutkan : siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan apa kegiatan / tindakan apa yang akan dilakukan hasil akhir apa yang bisa diukur dan akan dicapai batas waktu yang pasti kapan hasil itu akan dicapai. 2. Definisikan situasi saat ini Menganalisa keadaan sekarang Berapa jumlah pengguna saat ini? (Laporan Bagian Layanan-Statistik) Apa yang menyebabkan pengguna tidak mau datang ke Perpustakaan apa yang diinginkannya (Koleksi. Jenis layanan perpustakaan. Petugas dll) Target jumlah yang diinginkan pada waktu YAD Sumber Daya apakah yang tersedia untuk mencapai sasaran tsb? 3. Identifikasikan hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan-tujuan Faktor-faktor apa dalam lingkungan internal (Organisasi Perpustakaan) & eksternal (Organisasi Penyelenggara dll) yang dapat membantu / menghambat organisasi perpustakaan mencapai sasarannya? Faktor-faktor apa yang mungkin menimbulkan masalah pada masa yang akan datang? (Ramalan=Forecasting)
4. Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan Menetapkan berbagai alternatif tindakan sasaran Mengevaluasi alternatif yang ada memilih alternatif yang paling sesuai mencapai sasaran waktu YAD Rencana yang telah tersusun, dapat dituangkan ke dalam model pohon bercabang. Model ini bertolak dari klasifikasi dari spesifikasi tugas / pekerjaan yang di rencanakan, kemudian dapat disatukan menjadi program kerja organisasi perpusdokinfo yang bersangkutan secara keseluruhan. Contoh : Rencana Program Kerja model Pohon Bercabang BAB I PENDAHULUAN A. Umum B. Landasan Hukum BAB II KEBIJAKAN PENGEMBANGAN PEMBINAAN DAN PENDAYAGUNAAN PERPUSTAKAAN.. A. Tujuan Pengembangan Pembinaan dan Pendayagunaan Perpustakaan B. Strategi Pengembangan Pembinaan dan Pendayagunaan Perpustakaan C. Arah Kebijakan Pengembangan Pembinaan dan pendyagunaan Perpustakaan BAB III TUJUAN, SASARAN UMUM DAN PRIORITAS A. Tujuan Rencana Program Kerja Lima Tahun (Renstra) B. Sasaran Umum Rencana Program Kerja Lima Tahun C. Prioritas Rencana Program Kerja Lima Tahun BAB IV SASARAN BIDANG RENCANA PROGRAM KERJA LIMA TAHUN A. Bidang Administrasi Umum B. Bidang Pengembangan Bahan Pustaka C. Bidang Layanan Informasi BAB V MEKANISME PELAKSANAAN A. Jadwal Penyusunan Rencana Program Kerja B. Pengusulan Rencana Program Kerja C. Sistematika / Tata Urut Penyusunan Rencana Program Kerja D. Format Penyusunan Rencana Program Kerja Berbagai alat bantu manajemen guna melakukan perencanaan di antaranya adalah Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart), dan Jaringan PERT (PERT Network),