Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN saya setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris telah Disetujui di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 12 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Arsip. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun inventaris arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat, sehingga inventaris arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan inventaris arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitif, manuver fisches, penomoran definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, boksing/penempatan arsip dalam tempatnya, penulisan inventaris arsip media baru, penilaian dan penelaahan (uji petik arsip, keterbukaan dan ketertutupan arsip, diagram penilaian kerusakan arsip), ekspose inventaris arsip, penyempurnaan inventaris arsip media baru, pengesahan inventaris arsip media baru. D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian 1. adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis. a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak. b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film. f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel. g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk. 2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau tempatnya sesuai dengan ukurannya. 3. Deskripsi adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 4. Identifikasi adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 5. Inventaris adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam informasi dari arsip media baru dilengkapi dengan pendahuluan, sejarah organisasi, indeks dan lain-lain.
- 4-6. Labeling adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai dengan nomor urut arsipnya. 7. Manuver Fisik yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru. 8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah. 11. Pengesahan adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan inventaris arsip media baru dari pimpinan yang berwewenang. 12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Media dan Arsip. 13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu deskripsi. mor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru pada inventaris arsip. mor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya. 14. Penulisan Inventaris adalah perumusan materi prosedur tetap inventaris yang dituangkan dalam format inventaris berdasarkan hasil identifikasi arsip media baru, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. 15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap inventaris arsip media baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang. 16. Penyusunan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap). 17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 18. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
- 5-19. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan penyusunan inventaris arsip media baru. 20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
- 6 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Prosedur Penyusunan Inventaris melalui tahapan sebagai berikut: 1. Melaksanakan Identifikasi Penyusunan Inventaris diawali dengan melakukan kegiatan identifikasi arsip media baru untuk mengetahui tugas pokok, fungsi organisasi, jumlah, kondisi fisik arsip, sistem penataan, pencipta (provenance) arsip media baru. Kegiatan ini akan mempermudah proses Penyusunan Inventaris. 2. Menyusun Rencana Teknis Membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menyusun perincian tentang waktu pelaksanaan, lamanya kegiatan, biaya yang diperlukan hal ini berkaitan dengan pengolahan arsip. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dengan melakukan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip yang akan disusun sejarahnya dalam Penyusunan Inventaris. 4. Penyusunan Skema Sementara Perolehan data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga pencipta arsip media baru sebagai dasar dalam mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara. 5. Rekonstruksi Arsip media baru yang akan dibuatkan inventarisnya dikelompokan berdasarkan skema pengaturan arsipnya hal ini akan memudahkan dalam penyusunan inventaris. 6. Deskripsi baru Kegiatan pembuatan deskripsi arsip media baru dimulai dengan membaca dan pengoperasian alat sebagai sarana pendukung terbacanya informasi arsip kemudian dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches sesuai standar ISAD.
- 7-7. Penyusunan Skema Definitif Isi deskripsi arsip media baru dapat memberikan gambaran informasi peristiwa yang ada di dalamnya sehingga akan merubah skema sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. 8. Manuver Fisches Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan dengan skema definitif. 9. Penomoran Definitif Hasil kegiatan dari manuver fisches adalah memberikan nomor definitif arsip media baru untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip. 10. Manuver Fisik Arsip Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru. 11. Labeling Setelah manuver fisik selesai dilakukan, maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks.. 12. Boksing/penempatan arsip pada tempatnya Arsip media baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto. 13. Penulisan Inventaris Penulisan inventaris arsip media baru berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Penulisan inventaris terdiri dari judul, kata pengantar, daftar isi, pendahuluan yang berisi berisi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris, uraian isi. Sedangkan lampiran berisi daftar indeks masalah, indeks nama, dan indeks tempat. 14. Penilaian dan Penelaahan Dengan selesainya penyusunan Inventaris perlu mendapatkan masukkan dan koreksi dari untuk kesempurnaan Inventaris yang dibuat.
- 8-15. Ekspose Kegiatan ekspose dilakukan guna mensosialisasikan hasil pembuatan Inventaris dengan harapan untuk mendapatkan masukkan dari peserta ekspose sebelum disajikan di Unit Layanan Informasi Arsip. 16. Penyempurnaan Inventaris Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan dari peserta tentang isi inventaris yang disusun, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Inventaris. 17. Pengesahan Pada tahap ini Inventaris yang disusun perlu mendapatkan pengesahan dari pejabat yang berwenang, yaitu Arsip, hal ini untuk membuktikan bahwa penyusunan Inventaris telah selesai dan siap untuk diserahkan di Unit Layanan Informasi dan Depo Penyimpanan guna kepentingan pengguna arsip serta petugas depo penyimpanan.
- 9 - BAB III PENUTUP Penyusunan Prosedur Tetap Inventaris ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Inventaris ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru. Dengan adanya Prosedur Tetap Inventaris diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo Penyimpanan dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 12 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
- 2 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA BARU C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU J. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU K. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU L. DIAGRAM ALIR LABELING DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN FILM/BOKS FOTO DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
- 3 - O. DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU P. DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Q. DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU R. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU S. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU T. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
- 4 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU 1 Melaksanakan Identifikasi (, Sistem dan Provenance) 2 Menyusun Rencana Teknis Penyimpanan 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip media baru 4 Penyusunan skema sementara arsip 5 Rekonstruksi arsip 6 Penyusunan deskripsi 7 Penyusunan skema definitif 8 Manuver fisches arsip 9 Pemoran definitif 10 Manuver fisik arsip 11 Labeling arsip 12 Penulisan Inventaris Arsip Media 13 Penilaian dan Penelaahan 14 Ekspose 15 Penyempurnaan 16 Pengesahan rma waktu: 1 khasanah per tahun
- 5 - DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Penyimpanan 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 5 Menilai dan mengarahkan ke Arsip Media tentang teknik identifikasi arsip 6 Melakukan koordinasi dengan 7 Memerintahkan Penyimpanan untuk melakukan koordinasi dengan
- 6 - Penyimpanan 8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke depo 9 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi 10 Menyampaikan laporan identifikasi ke 11 Menyampaikan laporan ke 12 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat inventaris rma waktu: 10 hari kerja
- 7 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Diektur Penyimpanan 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan arahan kepada tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Arsip Media 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan arahan ke Arsip Media tentang penyusunan rencana teknis 6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip rma waktu: 10 hari kerja
- 8 - DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat kepada Arsip Media 3 Mengoreksi draf surat 4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Arsip Media 5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 6 Memberikan arahan ke Arsip Media tentang draf surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip 7 Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat ta dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
- 9 - Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait 11 Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait 15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan 16 Menyampaikan laporan ke rma waktu: 14 per hari kerja
- 10 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran Penyimpanan 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung 4 Perbaikan atas koreksi skema sementara rma waktu: 10 hari kerja
- 11 - DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan direkonstruksi Penyimpanan 2 Melakukan pemilahan arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi/masalah 4 Mengkrologiskan kelompok arsip 5 Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi/masalah rma waktu: 10 hari kerja
- 12 - DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dideskripsi Penyimpanan 2 Membaca keseluruhan informasi arsip 3 Menelaah isi informasi arsip 4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi) 5 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip 6 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi) rma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja D
- 13 - DIAGRAM ALIRP ENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan skema sementara arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan Penyimpanan 2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara 3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara 4 Mengurangi atau menambahkan seri atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi pada atasan 6 Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara 7 Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara 8 Membuat skema definitif rma waktu: 10 hari kerja
- 14 - DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan fisches arsip media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver Penyimpanan 2 Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis 3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat 4 Menyusun kartu secara krologis 5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif rma waktu: 70 fisches per hari kerja
- 15 - DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Melakukan pemoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi) Penyimpanan 2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan mor definitif 3 Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi mor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip rma waktu 20 hari kerja
- 16 - DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi) Penyimpanan 2 Menggabungkan beberapa arsip mor sementara menjadi satu mor definitif sesuai skema definitif 3 Memberi mor definitif pada sampul arsip sesuai dengan pemoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) 4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan mor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip rma waktu: 30 hari kerja
- 17 - DIAGRAM PEMBERIAN LABEL DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dilabel 2 Membuat label arsip media baru sesuai dengan mor definitif arsip yang sudah disiapkan 3 Menempelkan label sesuai dengan mor pada inventaris arsip media baru 4 Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan mornya rma waktu: 15 hari kerja
- 18 - DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mempersiapkan arsip media baru (foto) yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks Penyimpanan 2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan 3 Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks foto 4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya 5 Menyusun boks sesuai dengan mor urut boks 6 Melaporkan kegiatannya kepada rma waktu 30 hari kerja
- 19 - DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS MEDIA BARU Penyimpanan 1 Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris arsip media baru 2 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam inventaris 3 Membuat judul inventaris arsip media baru sesuai fonds 4 Membuat kata pengantar 5 Membuat pendahuluan meliputi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris 6 Membuat daftar isi 7 Membuat daftar pustaka 8 Membuat lampiran yang meliputi indeks, komkordan, akronim, istilah asing 9 Mencocokkan informasi arsip media baru dengan fisik arsip 10 Mengajukan hasil penulisan inventaris arsip media baru kepada 11 Melakukan revisi pembuatan Inventaris rma waktu: 90 hari kerja
- 20 - DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Penyimpanan 1 Membaca/menelaah informasi/deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip media baru 2 Mengambil arsip media baru yang akan di uji petikan 3 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsip media baru rma waktu: 20 hari kerja
- 21 - DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Arsip Media Penyimpanan 1 Memberikan surat perintah untuk melakukan penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip media baru pada satu inventaris 2 3 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsipnya, menelusuri peraturan, Memorandum of Understanding (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip Mencari finding aids yang dimaksud di ruang baca 4 5 Melakukan penilaian apakah arsip dalam finding aids tersebut dapat diakses atau tidak dapat diakses untuk kepentingan publik, sesuai dengan (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip Membuat rekomendasi terhadap inventaris yang telah dinilai tersebut 6 Membuat laporan hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip statis ke untuk diperiksa melalui 7 Merevisi hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip 8 Memberikan hasil revisi ke untuk dilegalisasi rma waktu: 20 hari kerja
- 22 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Penyimpanan 1 Meneliti arsip media baru yang terindikasi rusak 2 Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, berjamur 3 Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan 4 Mendata dan membuat daftar arsip media baru yang rusak rma waktu: 30 per hari kerja
- 23 - DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Arsip Media Kabag Hubungan Masyarakat Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga Nara sumber 1 Mengkoordinasikan dengan dan unit/rekan kerja 2 Menentukan waktu, tempat, materi, pembicara 3 Membuat surat undangan bagi peserta, pembicara, nara sumber dan daftar hadir dan mempersiapkan kegiatan ekspose 4 Melakukan penataan ruangan/lay out 5 Melaksanakan kegiatan ekspose 6 Memaparkan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis 7 Melakukan kegiatan tanya jawab antara pemapar dan peserta 8 Mencatat hasil tanya jawab 9 Menyusun tulen hasil ekspose 10 Menyusun rekomendasi terhadap hasil kegiatan pengolahan arsip statis rma waktu : 1 kali per tahun
- 24 - DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU 1 Mengajukan draf inventaris ke 2 Memberikan arahan kepada berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan 3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari 4 Mengajukan draf inventaris ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan inventaris arsip 6 Merevisi draf inventaris yang telah dinilai dan diarahkan oleh melalui 7 Berdasarkan penyempurnaan dinventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan inventaris telah final rma waktu: 15 hari kerja per inventaris
- 25 - DIAGRAM ALIR PENGESAHAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU 1 Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan disahkan kemudian menyerahkan kepada Arsip Media Pemanfaatan 2 Membuat ta dinas kepada agar inventaris yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari 3 Menandatangani inventaris dan memberikan arahan kepada Arsip Media untuk menggandakan inventaris dan menyerahkannya kepada Layanan Arsip dan Penyimpanan Arsip Media 4 Menggandakan inventaris dan menyerahkan kepada Layanan Arsip dan Penyimpanan rma waktu : 10 hari kerja per inventaris DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI