7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2005, p8) manajemen adalah proses mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas kerja sehingga dapat selesai secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut W.Griffin Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. (http://jansen19.blogspot.com/2010/12/definisi-manajemen-menurut-paraahli.html) Menurut James A.F. Stoner, Manajemen adalah suatu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan pemahaman-pemahaman tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses yang menerapkan fungsi-fungsi manajemen
8 (merencanakan, mengorganisasi, memimpin, mengendalikan) terhadap sumber daya secara efisien dan efektif dengan dan menggunakan orang lain. 2.1.2 Fungsi-Fungsi Manajemen Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2005, p9) fungsi manajemen terbagi menjadi 4 fungsi yaitu sebagai berikut: 1) Merencanakan yaitu fungsi manajemen yang mencangkup proses mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan. Singkatnya adalah mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi, dan menyusun bagian-bagian rencana untuk mengkoordinasikan sejumlah kegiatan 2) Mengorganisasi yaitu fungsi manajemen yang mencakup proses menentukan tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana cara mengelompokkan tugas-tugas itu, siapa harus melapor ke siapa, dan dimana keputusan harus dibuat. Singkatnya menentukan apa yang perlu dilakukan, bagaimana cara melakukan, dan siapa yang harus melakukannya. 3) Memimpin yaitu fungsi manajemen yang mencakup memotivasi bawahan, mempengaruhi individu atau tim pada saat mereka bekerja, memiliki saluran komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan dengan berbagai cara masalah perilaku karyawan. Singkatnya mengarahkan dan memotivasi seluruh pihak yang terlibat dan menyelesaikan konflik.
9 4) Mengendalikan yaitu fungsi manajemen yang mencakup memantau kinerja aktual, membandingkan aktual dengan standar, dan membuat koreksinya, jika perlu. Singkatnya memantau kegiatan untuk menyakinkan bahwa kegiatan tersebut diselesaikan seperti yang direncanakan. 2.1.3 Efisiensi dan Kefektivitas Manajemen Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2005, p8) Efisiensi dan keefektivitas manajemen adalah memperoleh output terbesar dengan input yang terkecil, digambarkan sebagai melakukan segala sesuatu secara benar serta menyelesaikan kegiatan-kegiatan sehingga sasaran organisasi dapat tercapai, digambarkan sebagai melakukan segala sesuatu yang benar. Efisiensi dan Kefektivitas manajemen dapat digambarkan sebagai berikut: Efisiensi(sarana) Keefektivan (hasil akhir) Penggunaan sumber Penerapan sasaran Kemubaziran rendah Pencapaian tinggi Upaya keras manajemen yaitu kemubaziran sumber daya yang rendah (efisiensi tinggi) dan pencapain sasaran yang tinggi (efektivitas tinggi) Sumber : Robbin, Stephen P. dan Mary Coulter. ( 2005, p8 ). Manajemen Jilid 1 ( edisi 8 ). Jakarta : PT.Indeks Gambar 2.1 Efisiensi dan Kefektivitas Manajemen.
10 2.2 Manajemen Operasional 2.2.1 Pengertian Manajemen Operasional Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006) manajemen operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, berlangsung disemua organisasi. Dalam perusahaan manufaktur, dapat terlihat dengan jelas aktivitas produksi yang menghasilkan barang, namun dalam organisasi yang tidak menghasilkan produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas. Menurut Schroeder (2007), inti dari manajemen operasi dapat di jabarkan sebagai berikut : 1). Operasional bertanggung jawab pada penyediaan produk atau jasa dari suatu organisasi. 2). Manajer operasional membuat keputusan mengenai fungsi operasi dan hubungannya dengan fungsi lain. Manajer operasional merencanakan dan memantau proses produksi dan interfensi itu sendiri antara organisasi dan dengan pihak luar. Menurut Melnyk (2002), manajemen operasional merupakan pembelajaran dari suatu organisasi dimana kita diharuskan untuk mengerti, menjelaskan, menembak, serta merubah suatu organisasi dan pengaruh strategi dari proses transformasi atau perubahan. dengan kata lain, manajemen operasional
11 merupakan efektifitas dan efisien manajemen dari suatu proses perubahan atau transformasi. Menurut Constable (2006), manajemen operasional lebih difokuskan pada kubutuhan untuk produksi. Walaupun produk tersebut merupakan produk manufaktur maupun jasa. Pada dasarnya manajemen operasional termasuk dalam manajemen produksi namun lebih difokuskan pada distribusi dan pada supply manajemen. Manajemen operasional pada prinsipnya lebih fokus pada arus fasilitas yang tersedia seperti tenaga kerja dan modal untuk menjamin bahwa mereka akan bertemu dengan arus kebutuhan pasar. Hal ini juga difokuskan oleh desain yang original atau perluasan pada semua fasilitas dimana selama pengaruh tersebut merupakan sistem operasi. Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2005, p283) manajemen operasional adalah perancangan, operasi, dan pengendalian proses transformasi yang mengubah sumber daya menjadi barang jadi atau jasa. Berdasarkan pemahaman-pemahaman tersebut, ada tiga (3) poin penting dalam manajemen operasional: 1) Keputusan Definisi ini mengarah pada membuat keputusan sebagai elemen terpenting dari manajemen operasional. Saat manajer membuat keputusan, langsung terfokus pada pengambilan keputusan dari Operasional.
12 2) Fungsi atau kegunaan Operasional merupakan fungsi utama dari setiap organisasi yang berhubungan secara utuh dengan semua fungsi bisnis lainnya. Fungsi operasi bertanggung jawab untuk menyediakan atau memproduksi barang atau jasa untuk bisnis. 3) Proses Manajer operasional bertugas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, serta mengontrol proses produksi beserta hasilnya. Tetapi lebih difokuskan pada pendistribusian dan supply manajemen. Selain itu operasinal merupakan kegiatan mengubah input melalui proses yang menghasilkan output. 2.2.2 Sistem Operasi Sistem Operasi menciptakan nilai dengan cara mengubah masukan menjadi keluaran, dimana sistem tersebut menerima masukan berupa orang, teknologi, modal, peralatan, bahan mentah, dan informasi kemudian mengubahnya melalui beberapa proses, prosedur, kegiatan, dan kerja yang menghasilkan barang jadi atau jasa. Sistem operasi secara menyeluruh dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut ini :
13 Masukan Orang Teknologi Modal Peralatan Bahan Informasi Proses Transformasi Keluaran Barang Jasa Sumber : Robbin, Stephen P. dan Mary Coulter. ( 2005, p283 ). Manajemen jilid 2 ( edisi 8 ). Jakarta : PT.Indeks. Gambar 2.2 Komponen-Komponen Utama Dalam Manajemen Operasional Menurut Melnyk (2002), manajemen operasional terintegrasi pada tiga (3) komponen utama yang mendukung dalam proses organisasi, diantaranya: 1) Custumer (pelanggan) Customer merupakan seseorang yang selalu mengkonsumsi kebutuhan pada sistem manajemen operasional. Customer merupakan orang yang memiliki peran khusus dimana selalu memberikan saran serta pendapat diawal dan diakhir sistem manajemen operasional. paling tidak perusahaan dengan jelas dapat mengidentifikasi pada segmen pasar dan pada segmen customer itu sendiri. Keefektivitas serta keefisienan fungsi manajemen operasional tidak dapat terstruktur. 2) Process (proses) Sebuah proses dalam perusahaan merupakan hubungan dari semua aktifitas yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output. Proses menggambarkan keseluruhan input, aktifitas perubahan, dan output pada
14 keseluruhan sistem. Hal itu menandakan hal-hal yang dibutuhkan dalam sebuah kegiatan serta menspesifikasi bahan apa yang dibutuhkan dan seberapa besar jumlahnya. Proses juga menggambarkan kegiatan yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output. Pada akhirnya, seluruh kegiatan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa semua memenuhi standar kualitas, kuantitas, leadtime, atau pembagian waktu. Proses manajemen operasional dapat melibatkan produksi pada produk atau jasa, serta menghasilkan informasi-informasi yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu bisnis. 3) Capacity ( kapasitas) Saat proses menjelaskan bagaimana sistem manajemen perasional bekerja, kapasitas mendeterminasikan seberapa besar sistem produksi. Untuk kebanyakan orang, kapasitas mengartikan seberapa besar dari hasil yang diproduksi perusahaan, bahkan membatasi hasil per unit dalam satu satuan waktu. 2.3 Sistem Distribusi 2.3.1 Pengertian Sistem Distribusi Sistem distribusi adalah pengaturan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.
15 Sistem distribusi adalah Seluruh set-up yang terdiri dari prosedur, metode, peralatan, dan fasilitas, dirancang dan saling berhubungan untuk memfasilitasi dan memantau arus barang atau jasa dari sumber ke pengguna akhir. http://www.businessdictionary.com/definition/distribution-system.html Menurut jurnal PERBAIKAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP) DAN ALGORITMA DJIKSTRA yang ditulis oleh Sumiharni Batubara1, Rahmi Maulidya2, Irma Kusumaningrum3, sistem distribusi adalah suatu proses yang melibatkan perpindahan produk jadi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. blog.trisakti.ac.id/jurnalti/.../jurnal-ti-vol-1-no-1-maret-2011 2.3.2 Jenis-jenis Sistem Distribusi 1) Sistem Distribusi Jalan Pendek atau Langsung yaitu sistem distribusi yang tidak menggunakan saluran distribusi atau tanpa melalui agen. 2) Sistem Distribusi Jalan Panjang atau Tidak Langsung yaitu sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan distribusinya biasanya melalui agen.
16 2.3.3 Cara-cara Pendistribusian Barang 1) Kanvas Cara distribusi kanvas adalah langsung membawa berbagai jenis produk dengan mobil, baik mobil box maupun armada bentuk lain. 2) Taking Order (TO) Metode Taking Order (TO) adalah cara dimana seorang Salesman hanya perlu mangunjungi outlet dengan kendaraan kecil (roda dua) untuk mengambil orderan/pesanan outlet dan mencatatnya lalu kemudian pada hari berikutnya diikuti oleh pengiriman yang dilakukan oleh driver. 3) Spreading/Motoris/Task Force Spreading adalah cara dimana perusahaan menggunakan Salesman berkendaraan roda dua dalam mendistribusikan produknya. 2.4 Saluran Distribusi 2.4.1 Pengertian Saluran Distribusi Saluran Distribusi menurut David A. Revzan adalah sebagai suatu jalur yang dilalui oleh arus barang-barang dari produsen ke perantara dan akhirnya sampai kepada pemakai. Saluran Distribusi menurut American Marketing Association adalah suatu struktur, yaitu organisasi dalam perusahaan dan luar perusahaan yang terdiri atas agen, dealer, pedagang besar, dan pengecer, yang melalui sebuah komoditi produk atau jasa dipasarkan.
17 Menurut Warren J. Keegan (2003) Saluran Distribusi adalah saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atau pemakai industri. http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/11/saluran-distribusi-definisifungsidan.html Menurut jurnal yang berjudul analisis faktor yang mempengaruhi kebijakan saluran distribusi guna memenuhi target penjualan pada perusahaan jamu PT.RUMPUT PATIMAH BANJARMASIN, Hastini Umi Anisah dan Nira Hariyatie (Dimyati), menjelaskan bahwa sebuah lingkungan modern pada saat ini dapat dipandang sebagai sebuah sistem dari jaringan untuk transportasi, komunikasi, dan distribusi dari energi, barang, dan pelayanan. Berdasarkan pendapat-pendapat yang ada dapat disimpulkan bahwa saluran distribusi adalah perantara untuk memindahkan produk atau jasa dari produsen ke konsumen. Manajemen Distribusi menurut David Sukardi Kodrat (2009, p20) adalah mengembangkan strategi yang searah dengan visi dan misi perusahaan, berdasarkan pada berbagai keputusan yang berkaitan untuk memindahkan barang-barang secara fisik maupun non fisik untuk mencapai tujuan perusahaan dan berada di dalam lingkungan tertentu dan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen.
18 2.4.2 Fungsi Saluran Distribusi Fungsi saluran distribusi menurut David Sukardi Kodrat (2009, p25) terbagi menjadi tiga (3) kelompok yaitu sebagai berikut: 1) Fungsi Pertukaran yaitu merupakan transaksi antara dua pihak atau lebih, dimana terdapat pembeli dan penjual. 2) Fungsi Penyediaan Fisik yaitu fungsi yang terjadi setelah terjadi fungsi pertukaran, dimana terkait dengan proses perpindahan barang secara fisik dari produsen ke konsumen. 3) Fungsi Penunjang yaitu fungsi yang bersifat membantu menunjang terlaksananya fungsi-fungsi lain yaitu fungsi pertukaran dan fungsi penyediaan fisik. 2.4.3 Jenis-jenis Saluran Distribusi 1) Produsen Konsumen Ini merupakan saluran distribusi yang paling pendek dan paling sederhana untuk barang-barang konsumsi, sering juga disebut saluran langsung karena tidak melibatkan pedagang perantara. 2) Produsen Pengecer Konsumen Dalam saluran ini, beberapa pengecer membeli langsung dari produsen. 3) Produsen Pedagang besar Pengecer Konsumen Disini produsen hanya mengalami penjualan dalam jalur besar kepada pedagang besar.
19 4) Produsen Agen Pengecer Konsumen Produsen sering menggunakan agen sebagai penyalurnya. Ia menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran distribusi yang ada. Sarana penjualan terutama ditujukan kepada pengecer besar. 5) Produsen Agen Pedagang besar Pengecer Konsumen Produsen sering menggunakan agen sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada pedagang besar kemudian menjualnya kepada toko kecil. Agen yang terlibat dalam saluran distribusi ini adalah terutama agen penjualan. 2.5 Kerangka Pemikiran Sistem Distribusi Sistem pendistribusian yang berjalan Identifikasi faktorfaktor penyebab keterlambatan barang Optimalisasi sistem pendistribusian Sistem pendistribusian Optimal Gambar 2.3 Kerangka Pemikiran