MICROSOFT EXCEL Riche Cynthia Mata Kuliah Dasar Komputer Tim Dosen: 1. Rudi Susilana, M.Si. 2. Riche Cynthia Johan, S.Pd., M.Si. 3. Ellina Rienovita, M.T.
1. PROSEDUR MENGAKTIFKAN MS - EXCEL 1. Klik Start, pilih Program 2. Double click icon MS Excel 3. Tunggu beberapa saat sampai keluar Logo MS - Excel, dan kemudian akan tampil layar MS - Excel sebagai berikut
2. PERINTAH DASAR MICROSOFT EXCEL 2.1 Prosedur melebarkan kolom (Asumsi kolom C yang dilebarkan) Cara 1 1. Pindahkan mouse pointer pada perpotongan kolom C dan D. 2. Setelah mouse pointer berubah menjadi tanda panah plus, klik mouse kiri, tekan & tahan lalu geser ke kiri / kanan (drag). 3. Lepas mouse, lihat perubahannya
Cara 2 1. Klik kolom C (simpan Cell Pointer di kolom C) 2. Klik menu Format 3. Klik Column, pilih Width, akan ditampilkan kotak dialog Column Width 4. Masukkan lebar kolom yang diinginkan, klik [ OK ] lihat perubahannya
2.2 Prosedur Meninggikan Baris (Asumsi baris 3 yang akan ditinggikan ) Cara 1 : 1. Pindahkan mouse pointer pada perpotongan baris 3 dan 4 2. Setelah mouse pointer berubah mejadi tanda mouse, drag mouse, lalu geser ke bawah 3. Lepas mouse, lihat perubahannya
Cara 2 : 1. Klik kolom C4 (simpan Cell Pointer di kolom C baris 4) 2. Klik menu Format 3. Klik Row, pilih Height, akan tampil kotak dialog Row Height 4. Masukkan tinggi baris yang diinginkan, klik [ OK ] lihat perubahannya
2.3 Prosedur Menormalkan Kembali Lebar Kolom 1. Sorot / blok area yang akan dinormalkan lebar kolomnya (misal kolom C - E) 2. Klik menu Format 3. Klik pilihan Column 4. Klik pilihan Standard Width, lalu tampilkan kotak dialog, klik [ OK ]
2.4 Prosedur Menormalkan Kembali Tinggi Baris 1. Sorot / blok area yang akan dinormalkan lebar kolomnya (misal baris 4-10) 2. Klik menu Format 3. Klik pilihan Row 4. Klik pilihan Autofit, klik [ OK ]
2.5 Prosedur Menambah / Insert Kolom 1. Simpan Cell Pointer pada kolom yang akan diinsert / disisipkan kolom baru (misal di kolom D) 2. Klik menu Insert 3. Klik pilihan Column, lihat perubahannya
2.6 Prosedur Menambah / Insert Baris 1. Simpan Cell Pointer pada baris yang akan di insert / disisipkan kolom baru (misal di baris 6) 2. Klik menu Insert 3. Klik pilihan Row, lihat perubahannya
2.7 Prosedur Menyimpan Lembar Kerja 1. Klik menu File 2. Pilih Save, akan ditampilkan kotak dialog Save As 3. Pada kotak Save In, pilih directory dimana file akan disimpan 4. Pada kotak File Name, ketikkan nama filenya 5. Klik [ Save ]
3. PEMASUKAN DAN PENYUNTINGAN DATA 3.1 Jenis Data Sebelum kita memulai bekerja dengan data, salah satu hal yang perlu dibahas adalah mengenai jenis data. Hal ini penting karena berkaitan dengan pengolahan data yang akan dilakukan kemudian. Secara umum MS - EXCEL membedakan data menjadi empat jenis, yaitu :
JENIS DATA Numerik Teks Tanggal Formula SIFAT DATA Pada data ini dapat dilakukan operasi otomatis, seperti penambahan, pengurangan, pembagian dan perkalian. Contoh : 1, 2, 3,..., 9, 5% dan $ 10 Umumnya berupa huruf atau kombinasi huruf & angka (alpha numeric) Pada jenis data ini tidak dapat dilakukan operasi matematis. Contoh : A... Z, Al, B5 Tanggal berformat angka Contoh : 8/24/1996 atau 8-24-1996 Merupakan lambang operasi rnatematik Contoh : +, -, /, *.
Di dalam MS - EXCEL juga dikenal beberapa operator matematika yang sering diogunakan dalam penulisan formula, yang terdiri dari : OPERATOR KEGUNAAN ^ atau ** Pemangkatan +, - Penambahan, Pengurangan *, / Perkalian, Pembagian =, <> Sama dengan, Tidak sama dengan <, > Lebih kecil, Lebih besar <=, >= Lebih kecil sama dengan, Lebih besar sama dengan
Selain itu terdapat pula fungsi matematika yang dapat dilakukan dengan mudah. Berikut ini adalah beberapa contoh fungsi matematika dan cara penulisannya : FUNGSI =SUM(A1:A10) =AVG(B1:D12) =COS(A3) =MAX(C1:E100) TUJUAN Menjumlahkan isi gugus sel A1 hingga A10 Menghitung nilai rata - rata gugus sel B1 hingga D12 Menghitung nilai Cosinus dari isi sel A3 Mencari nilai maksimum dari isi sel C1 hingga E100
3.2 Fasilitas AutoFilter Langkah - langkah : 1. Ketikkan angka 1 di sel A1 2. Ketikkan angka 2 di sel A2 3. Blok / sorot A1 sampai dengan A2 (menjadi range aktif) 4. Geser pointer mouse ke pojok kanan bawah bigkai sel aktif, sehingga bentuk pointer mouse berubah menjadi tanda + 5. Tekan mouse dan tahan, gerakkan ke bawah ( misal sampai sel A10), lihat perubahannya
4. PEMBUATAN DATA Langkah - langkah : 1. Blok / sorot area yang akan dibuat tabel (misal dan sel A1:E10) 2. Klik icon border 3. Klik pilihan garis yang diinginkan
4.1 Prosedur Memberikan Warna Latar (Background) 1. Blok / sorot area yang akan diberi warna 2. Klik icon Colour 3. Klik pilihan wama yang diinginkan
4.2 Prosedur Memberikan Warna Teks (Font Colour ) 1. Klik / sorot teks yang akan diberi warna 2. Klik icon Font Colour 3. Klik pilihan warna yang diinginkan
4.3 Prosedur Membuat Tabel Secara Cepat (Table AutoFormat ) 1. Sorot / blok worksheet yang akan dijadikan tabel 2. Klik menu Format 3. Klik AutoFormat, akan ditampilkan kotak dialog Table AutoFormat 4. Pilih salah satu bentuk tabel yang diinginkan 5. Klik [ OK ]
5. PENGATURAN TAMPILAN HASIL KERJA 5.1 Penggunaan Fasilitas AutoSum (S) 1. Klik / aktifkan sel yang akan diisi dengan AutoSum 2. Klik icon AutoSum (S) pada toolbar, maka akan muncul tulisan =SUM(RANGE). Anda dapat memeriksa range, apakah telah sesuai dengan yang diinginkan 3. Jika telah selesai, tekan [ ENTER ] atau klik mouse
5.2 Penggunaan Format Currency 1. Blok / sorot range yang akan diformat Currency 2. Klik icon Currency ($) 5.3 Penggunaan Format Percent 1. Blok / sorot range yang akan diformat Percent 2. Klik icon Percent (%)
5.4 Penggunaan Format Standard (General) 1. Blok / sorot range yang akan diformat General 2. Klik menu Format 3. Klik Cell 4. Tampil kotak dialog 5. Klik Tab Number 6. Klik All 7. Cari General (gunakan tanda panah ke atas pada scroll bar) 8. Klik General 9. Klik [ OK ]
5.5 Merubah Tanda Currency ($ menjadi Rp) 1. Blok range yang bertanda Currency $ 2. Klik menu Format 3. Klik Cell 4. Klik Currency 5. Pada kotak dialog Code, ganti tanda $ menjadi Rp 6. Klik [ OK ]
LATIHAN 1. Ketiklah data pada tabel berikut, lengkapi dengan bordernya : Daftar Jual Beli Toko Buku TERUS MAJU ( Rp ) Judul buku Penerbit Jml Buku Hrg Beli Hrg Jual Pendapatan Laba Jalan menuju akhir Bintang 12 12000 12500 Adakah Hari Esok Dhaulah 45 23000 24000 Bumi Semakin Panas Bintang 50 12400 15500 Halimah anakku Epsilon 78 3300 3700 Kasih Tak Sampai Dhaulah 16 4500 5000 Kehidupan Bintang 14 6700 6000 Alam Kubur Epsilon 10 9000 11000 Hendak Kemana Kita Epsilon 46 6800 7800 Jumlah Keuntungan (%) Sebelum Pajak Keuntungan (%) Sebelum Pajak
2. Simpan dokumen tersebut dengan nama TABEL 1 di folder Anda 3. Lengkapi kolom Pendapatan, Laba, Jumlah, dan Keuntungan dengan memasukkan rumus yang diperlukan, simpan kembali dokumen tersebut dengan nama TABEL 2 4. Rubahlah jenis dan besar judul tabel di atas sesuai dengan keinginan Anda 5. Aturlah penempatan angka menjadi rata kiri 6. Berilah warna pada sel - sel yang dianggap penting 7. Simpan kembali file tersebut di folder Anda dengan nama TABEL 3
1. PENGURUTAN DATA Ada dua tipe pengurutan data, yaitu urut naik (ascending) dan urut turun (descending). Langkah - langkah: 1. Sorotlah gugus sel dimana isinya akan diurutkan 2. Pilihlah menu Data, pilih Sort, akan ditampilkan kotak dialog Sort sebagai berikut :
3. Pilih aturan pengurutan yang dikehendaki 4. Klik tombol [ OK ]
LATIHAN 1. Ketikkan data seperti tertera pada tabel berikut : Daftar Nilai Statistika Pendidikan NAMA NIM UTS UAS MELITHA PRICILLIA 053567 3.00 2.75 JENI TRIAJI 053687 2.30 3.00 BOBY SUPRAYOGI 053924 1.00 2.25 EKA SEPTI S. 054236 2.75 3.25 UJANG SUMARTO 023255 1.25 2.75 YUSVIZA AHMAD K.S. 053780 1.75 3.00
2. Lakukan pengurutan data dengan kriteria sebagai berikut : a. Urutkan Nama berdasarkan abjad dengan urutan menaik b. Urutkan Nama berdasarkan NIM dengan urutan menurun c. Urutkan Nama berdasarkan NILAI UTS dengan urutan menurun d. Urutkan Nama berdasarkan NILAI UTS dan UAS secara menaik
2. PEMBUATAN GRAFIK MS-EXCEL memiliki fasilitas untuk membuat grafik dua atau tiga dimensi. Beberapa tipe grafik yang ditawarkan adalah : Lingkaran (Pie) Luasan (Area) Garis (Line) Balok (Bar) Koordinat (XY) Kombinasi Untuk membuat graft ada dua cara yang dapat dilakukan, yaitu grafik yang berdiri sendiri atau grafik yang merupakan bagian dari lembar kerja.
2.1 Membuat Grafik yang Berdiri Sendiri Sebagai contoh, dari hasil pengamatan terhadap 100 orang peserta pelatihan mengenai system pelatihan luar ruangan yang mulai dilakukan pada semester kedua tahun 2007, diperoleh informasi sebagai berikut :
Jawaban Jumlah Sangat Setuju 16 Setuju 26 Abstain 29 Kurang Setuju 19 Sangat Tidak Setuju 10
Untuk menampilkan data tersebut dalam bentuk grafik (misal dalam bentuk grafik batang), prosedur yang dilakukan adalah : 1. Ketiklah data tersebut mulai dari sel A1 2. Sorot gugus data yang akan ditampilkan ke dalam grafik 3. Pilihlah menu Insert 4. Pilih Chart, akan ditampilkan kotak dialog ChartWizard - Step 1 of 4
5. Pilihlah jenis grafik yang diinginkan, kemudian klik Next >
6. Ditampilkan kotak dialog ChartWizard - Step 2 of 4, kemudian klik Next >
7. Akan ditampilkan kotak dialog ChartWizard - Step 3 of 4
8. Pada kolom Legend, ketikkan Judul Grafik, lihat perubahannya pada Jendela Preview, klik Next > 9. Akan ditampilkan ktak dialog ChartWizard - Step 4 of 4
10.Klik pilihan As New Sheet, klik Finish 11.Grafik akan ditampilkan pada lembar kerja yang berbeda dengan lembar kerja dimana tabel data dibuat.
2.2 Membuat Grafik yang Bersatu dengan Lembar Kerja (Data) Pada dasarnya langkah - langkah yang ditempuh untuk membuat grafik yang bersatu dengan lembar kerja (data) sama dengan membuat grafik yang berdiri sendiri. Perbedaannya hanya terletak pada langkah ke [ 10 ]. Agar grafik bersatu dengan lembar kerja, pada langkah ini kita harus memilih As Object in Sheet.
LATIHAN Buatlah grafik yang berdiri sendiri dan bersatu dengan lembar kerja (data) untuk data - data pada tabel berikut : No Nama Siklus Air Gempa Bumi Pre test Post test Pre test Post test 1 Aza Siti N 10 18 15 19 2 Desi Asiati 13 19 15 19 3 Fazria 18 21 14 15 4 Irfan K 11 16 18 21 5 Lia 10 14 15 19 6 Nia R 13 18 15 20 7 Prana 13 18 16 22 8 Ryan Ardiansyah 15 21 12 20 9 Vivi Istiqomah 5 14 18 20 10 Yogi 13 16 15 22