Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK Bab: Manajemen
Buku ini dapat diterbitkan berkat dukungan United States Agency for International Development (USAID). Opini yang tertulis dalam buku ini murni merupakan pendapat tim penulis dan tidak merefleksikan pandangan USAID ataupun pemerintah Amerika Serikat. USAID menjamin hak bebas royalti noneksklusif dan permanen untuk mereproduksi, mempublikasi, serta mempergunakan buku ini dalam bentuk apapun, juga memberikan wewenang bagi pihak lain dalam menggunakannya untuk kepentingan Pemerintah.
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Editor: Tim Indohun ISBN 978-602-72509-0-1 Diterbitkan oleh: Indohun National Coordinating Office Kampus Baru UI Depok Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Gedung G Lantai 3 Ruang 316 Depok, Jawa Barat 16424 Telp./Fax.: 021 2930 2084 E-mail: nco@indohun.org Website: www.indohun.org
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Contoh: Modul OH menjadi Paparan PowerPoint Contoh Pemakaian Materi Dalam Mata Kuliah Sub bab: Konsep dan Pengetahuan tentang One Health Sub bab: Dasar-dasar Kesehatan Masyarakat Sub Bab: Kolaborasi dan Kemitraan Sub Bab: Komunikasi dan Informatika Contoh Pemakaian Materi Dalam Pelatihan Sub bab: Konsep dan Pengetahuan tentang One Health Sub bab: Kesehatan Ekosistem Sub Bab: Kepemimpinan Sub Bab: Budaya, Kepercayaan, Nilai dan Etika i
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Kata Pengantar Dalam rahmat Tuhan YME kami dapat menyelesaikan terjemaahan Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health. Buku ini dirancang untuk meningkatkan kemampuan para ahli yang mempunyai keahlian yang mendalam di dalam displin ilmu mereka untuk bekerjasama lintas disiplin dalam rangka menjawab permasalahan yang kompleks terkait One Health. Terdapat tujuh bab yang akan membantu membangun keahlian, pengetahuan, dan kemampuan para peserta kursus untuk dapat secara efektif mencari jawaban terhadap permasalahan-permasalahan kesehatan masyarakat melebihi disiplin ilmunya, dan juga agar para peserta dapat berfungsi sebagai satu bagian yang menyatu dengan tim ahli yang bersifat multi-disiplin. Tujuh bab di dalam Buku Panduan Aplikasi SoftSkill One Health meliputi: Kolaborasi dan Kemitraan Komunikasi dan Informatika Budaya, Kepercayaan, Nilai and Etika Kepemimpinan Manajemen Kebijakan, Advokasi and Regulasi Systems Thinking Buku ini dirancang oleh tim penyusun yang terdiri dari 33 ahli dari berbagai disiplin ilmu mulai dari ilmu kedokteran hewan, kedokteran, kesehatan masyakarat, ekologi, rancangan instruksional, meliputi lima negara termasuk Indonesia, Malaysia, Thailand, Vietnam, dan Amerika Serikat, yang telah bekerjasama selama hampir satu tahun untuk menyusun modul-modul One Health ini, tim penyusun terdiri dari: Dr. Abu Tholib Aman Mr. Irwin Fernandez Chavez Dr. Jeein Chung Dr. Ede Surya Darmawan Dr. Stanley Fenwick Ms. Louise Flynn Dr. Karin Hamilton Dr. Latiffah Hassan Dr. Douglas L. Hatch Dr. Raymond R. Hyatt Ms. Kimberly Kennedy Dr. Nongyao Kasatpibal Dr. Sumalee Lirtmunlikaporn Dr. Roslaini Bin Abd. Majid Dr. Mohd Rizal Abdul Manaf Dr. Walasinee Moonarmart Dr. Saengduen Moonsom Ms. Pornthip Rujisatian Dr. Sarmin MP Dr. Pham Hong Ngan Dr. Felicia Nutter Dr. Mohd Sham Bin Othman Dr. Pham Duc Phuc Dr. Trioso Purnawarman Dr. Jennifer Steele Dr. Agik Suprayogi Ms. Roberta Talmage Dr. Metawee Thongdee Dr. Kriangkrai Thongkorn Mr. Luu Quoc Toan Dr. Ronald Morales Vargas Dr. Le Thi Huong Dr. Le Thi Thanh Xuan Buku ini berasal dari Modul One Health yang sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, sehingga mudah untuk diajarkan kepada mahasiswa kesehatan di Indonesia. Materi yang dirancang dalam buku ini telah dirancang agar anda dapat menyesuaikan isinya terhadap lokasi spesifik anda (universitas, wilayah, negara, dll.). Sebagai contoh, anda mungkin ingin menyesuaikan praktek di lapangan terhadap fasilitas-fasilitas pelayanan kesehatan atau satwa liar di wilayah anda; atau mungkin anda ingin memfokuskan perhatian anda pada penyakit-penyakit zoonotic yang prevalensinya paling tinggi di wilayah anda. Jika anda mengajar mahasiswa S2 dan bukan mahasiswa S1, maka anda mungkin ingin menambahkan pekerjaan akademis ke dalam tugas dan bahan bacaan mahasiswa anda. Anda mungkin dapat memasukkan beberapa aspek dari modul One Health ini di matakuliah mahasiswa S1, anda dapat menggunakan materi-materi di dalam modul untuk digunakan dalam workshop untuk para ahli, atau anda dapat memodifikasi materi-materi tersebut untuk disampaikan kepada para pemangku kepentingan di masyarakat. Setiap bab dan materi telah dirancang agar dapat menyesuaikan dan menyelaraskan dengan rencana pemakaiannya. Berkreasilah dan jadikanlah materi ini berguna untuk anda. Salam Koordinator INDOHUN iii
iv
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Pendahuluan One Health merupakan aktivitas global yang penting berdasarkan konsep bahwa kesehatan manusia, hewan, dan lingkungan/ekosistem bersifat saling bergantung satu sama lain atau interdependen, dan tenaga profesional yang bekerja dalam area tersebut akan dapat memberikan pelayanan terbaik dengan saling berkolaborasi untuk mencapai pemahaman yang lebih baik mengenai semua faktor yang terlibat dalam penyebaran penyakit, kesehatan ekosistem, serta kemunculan patogen baru dan agen zoonotik, juga kontaminan dan toksin lingkungan yag dapat menyebabkan morbiditas dan mortalitas substansial, serta berdampak pada pertumbuhan sosioekonomik, termasuk pada negara berkembang. Buku Pedoman Aplikasi Hard Skill One Health dan Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health dapat digunakan secara bersamaan ataupun individual oleh para pengajar. Buku ini terdiri dari masing-masing tujuh bab atau modul. Bab yang terdapat pada Buku Pedoman Aplikasi Hard Skill One Health yaitu Konsep dan Pengetahuan tentang One Health; Dasar-dasar Penyakit Menular; Manajemen Penyakit Menular; Epidemiologi dan Analisis Risiko; Dasar-dasar Kesehatan Masyarakat; Kesehatan Ekosistem; dan Perubahan Perilaku. Bab yang terdapat pada Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health yaitu Kolaborasi dan Kemitraan; Komunikasi dan Informatika; Budaya, Kepercayaan, Nilai and Etika; Kepemimpinan; Manajemen; Kebijakan, Advokasi and Regulasi; dan Systems Thinking. Pemanfaatan buku ini disesuaikan dengan kebutuhan dari pengajar. Pemodifikasian susunan bab dapat dilakukan. Setiap bab memiliki bobot pengajaran yang berbeda, sehingga dapat diajarkan dalam beberapa sesi. Informasi lebih lanjut mengenai buku ini, hubungi: INDOHUN NCO Kampus Baru UI Depok Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Gedung G Lantai 3 Ruang 316 Depok, Jawa Barat 16424 Telp./Fax.: 021 2930 2084 E-mail: nco@indohun.org Website: www.indohun.org Adapun tujuan yang ingin dicapai setelah mempelajari buku ini adalah untuk: menambah pengetahuan dan meningkatkan kolaborasi lintas-sektor serta antarprofesi; memberikan strategi praktis yang bermanfaat untuk investigasi lapangan wabah penyakit sekaligus menjadi paparan realistis bagi mahapeserta dan fakultas mengenai kemunculan penyakit infeksi, temasuk agen infeksi zoonotik, agen infeksi yang baru diidentifikasi yang mampu menyebabkan ancaman pandemi, kampanye peningkatan kesadaran publik dan manajemen penyakit, serta kesehatan ekosistem dan lingkungan; dan meningkatkan kerja sama di kalangan petugas kesehatan pemerintah tingkat nasional, regional, serta kabupaten yang tertarik pada prinsip One Health, bersama dengan agen kesehatan multilateral (misalnya Badan Kesehatan Dunia/World Health Organization [WHO], Badan Makanan dan Pertanian Persatuan Bangsa-Bangsa/Food and Agriculture Organization of the United Nations [FAO], serta Badan Kesehatan Satwa Dunia/World Organisation for Animal Health [OIE]), juga lembaga swadaya masyarakat (LSM)/nongovernmental organizations (NGOs) dan pihak swasta. Keterangan berikut wajib dicantumkan oleh siapa saja yang hendak menduplikasi bahan atau isi rangkaian modul One Health: Modul Pendidikan One Health, Southeast Asia One Health Network (SEAOHUN), 2014. 1
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Bab 5: Manajemen Bab 5 Deskripsi Modul dan Keluaran Pembelajaran: Modul ini memberikan para mahasiswa sebuah pemahaman mengenai keahliankeahlian yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah inisiatif One Health, di dalamnya termasuk: Merencanakan penentuan staf, budget, dan sumber daya. Mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang dibutuhkan untuk memandu dan mendukung pelaksanaan harian inisiatif ini. Mengelola dan memonitor inisiatif ini untuk memaksimalkan efektivitas aksiaksi One Health dan pencapaian dari outcome kesehatan yang diinginkan Menyelesaikan masalah dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif, juga mempelajari dan berbagi pasca proyek Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health. Target Pelajar: Mahasiswa Program Sarjana; atau Mitra, Praktisi, dan Profesional One Health Peta Pembelajaran Kompetensi Kompetensi #1 Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya kedua hal tersebut dalam kesuksesan inisiatif One Health. Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya: Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil. Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas. 247
INDOHUN Kompetensi #2 Membangun rencana kerja untuk memonitor dan mencapai perkembangan yang diinginkan. Kompetensi #3 Memastikan kebijakan, prosedur, dan sistem berjalan semestinya untuk memandu dan mendukung inisiatif One Health Kompetensi #4 Mengawasi implementasi dan memonitor inisiatif One Health untuk memaksimalkan efektivitas aksi One Health dan pencapaian dari outcome kesehatan yang diinginkan Kompetensi #5 Mengatasi hambatan, menyelesaikan masalah dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif One Health. Mengevaluasi dan memberikan pembelajaran pasca inisiatif. Kompetensi #6 Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health. Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan: Mengidentifikasi aktivitas/tugas dan outcome secara jelas. Menentukan staf, budget, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil. Membuat jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan dan paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai pada waktunya. Memahami hubungan antara ruang lingkup, waktu, sumber daya, dan kualitas outcome dari sebuah proyek. Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memahami peran kebijakan dan prosedur dalam inisiatif-inisiatif One Health. Mendefinisikan elemen-elemen untuk kebijakan dan prosedur yang baik. Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Mengelola dan memonitor sebuah inisiatif One Health untuk memastikan bahwa inisiatif tersebut: Mengikuti indikator-indikator. Dijalankan sesuai budget Tepat waktu Mendapatkan hasil dan mencapai outcome Menunjukkan keunggulan, kompetensi, dan profesionalisme. Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memastikan inisiatif One Health memberikan hasil dengan cara: Mengidentifikasi dan mengatasi hambatan Proaktif dalam menangani dan menyelesaikan masalah. Menyesuaikan rencana dan mengambil aksi korektif dalam merespon perubahan dan/atau informasi baru Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health dengan cara: Menyiapkan sebuah komunikasi dan rencana aksi untuk keadaan darurat tim One Health Memonitor kesehatan fisik dan mental anggota tim One Health (seperti nutrisi, olahraga, tidur, masalah rumah tangga/keluarga untuk tim yang berkerja lembur atau jauh dari rumah). Menyediakan mekanisme untuk mengurangi stres. Menyediakan dukungan pertolongan pegawai selama dan setelah inisiatif. 248
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Gambaran Umum Waktu Topik Alat & Materi 60 Menit Pengantar Manajemen One Health 120 Menit Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen One Health 120 Menit Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Inisiatif One Health 180 Menit Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health 90 Menit Memonitor Implementasi untuk Mencapai Target Outcome 120 Menit Mengelola Keselamatan dan Kesehatan Tim 60 Menit Refleksi Diri dan Evaluasi Pembelajaran Komputer, proyektor LCD LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Kertas tempel (seperti Post-it ) Panduan Mahasiswa Komputer, proyektor LCD LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Kertas tempel (seperti Post-it ) Panduan Mahasiswa Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Komputer dengan akses internet (untuk mahasiswa) Panduan Mahasiswa Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Panduan Mahasiswa Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Kartu Simulasi Manajemen Panduan Mahasiswa Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Video Panduan Mahasiswa Panduan Mahasiswa Referensi bagi Fasilitator 1. Goleman, D. (2011). HBR s 10 Must Reads on Managing People. United States: Harvard Business School Publishing Company. Harvard Business Review. 2. Craig, J. C. (2012) Project Management Lite: Just Enough to Get the Job Done Nothing More. North Charleston, SC: Create Space. 3. Kotter, J. P. (2008). A Force for Change: How Leadership Differs from Management. New York, New York: Free Press. 249
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Sub Bab: Pengantar Manajemen One Health Tujuan Pembelajaran: Tipe Pembelajaran: Waktu: Alat dan Materi: Tugas Pra-kelas Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya: Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil. Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas. Aktivitas Individu dan Kelompok Besar; Diskusi Kelompok Besar 60 Menit Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Kertas tempel (seperti Post-it ) Panduan Mahasiswa Menonton satu video dari seorang spesialis manajemen, John Kotter, di website yang tertera bawah. Catatan untuk Fasilitator 10 Menit Sebelum kelas, minta mahasiswa untuk menonton salah satu dari dua video berikut ini di website Kotter International: www.kotterinternational.com/our-principles/change-leadership Pra-kerja Pilihan Video 1: The Differences between Management and Leadership Pilihan Video 2: The Key Differences between Leading and Managing Kuliah 10 Menit Minta mereka menuliskan aspek-aspek utama dari manajemen dan kepemimpinan yang mereka dapatkan dari video-video tersebut. Gambaran Umum Modul Berikan mahasiswa gambaran umum yang singkat tentang kompentensi dasar dan agenda modul ini. Kompetensi Dasar Modul Manajemen Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya kedua hal tersebut dalam kesuksesan inisiatif One Health. Membangun rencana kerja untuk memonitor dan perkembangan yang diinginkan Memastikan kebijakan, prosedur dan sistem berjalan semestinya untuk memandu dan mendukung inisiatif One Health. Mengatasi hambatan, menyelesaikan masala,h dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif One Health. Mengevaluasi dan menberikan pembelajaran pascainisiatif. Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health. 250
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Agenda Modul 60 Menit Pengantar Manajemen One Health 120 Menit Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen One Health 120 Menit Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Inisiatif One Health 180 Menit Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health 90 Menit Memonitor Implementasi untuk Mencapai Target Outcome 120 Menit Mengelola Keselamatan dan Kesehatan Tim 60 Menit Refleksi Diri dan Evaluasi Pembelajaran Aktivitas Individu Aktivitas Kelompok Besar 20 Menit Pengantar Manajemen One Health Catatan: Tujuan dari sesi ini adalah memebrikan mahasiswa pengalaman angsung mengenai proses pembuatan rencana kerja. Jangan katakan pada kelas bahwa mereka akan menciptakan satu rencana kerja sampai akhir dari sesi ini. Kelompok akan memulainya dengan memikirkan tentang pertanyaan-pertanyaan dasar yang setiap manajer harus tanyakan ketika merencanakan sebuah aktivitas. Beri kelas tugas berikut: Bayangkan bahwa profesor Anda meminta Anda untuk mengorganisasi sebuah simposium satu hari untuk seorang ilmuwan/ahli yang sedang berkunjung. Anda diminta mengundang setiap orang di departemen/jurusan dan para pemimpin universitas. Dalam Panduan Mahasiswa, tuliskan daftar semua hal yang Anda butuhkan untuk membuat acara ini sukses. Anda diberikan waktu 5 menit. Setelah 5 menit, minta mahasiswa untuk membacakan daftar mereka kepada kelas dan memilih satu mahasiswa untuk menyalin setiap item pada selembar Post-it dan menempelkannya di atas flipchart atau papan putih. Lalu, minta kelompok tersebut menyusun item-item aksi dalam urutan yang harus mereka lengkapi. Kelompok harus mencapai konsensus mengenai urutan ini. Pada satu lembar Flipchart yang baru atau bagian baru dari papan putih, tulis ulang langkah-langkah dalam urutan yang telah ditentukan oleh mahasiswa. Lalu, minta mereka untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan tiap aktivitas. Catatlah respon mereka di samping tiap langkah. Sampaikan pada mahasiswa bahwa mereka baru saja menyelesaikan dasar rencana kerja, yaitu sebuah alat kunci dalam mengelola sebuah inisiatif One Health. Terakhir, tanyakan pertanyaan-pertanyaan tambahan yang harus mereka jawab untuk melengkapi rencana kerja ini. Cari jawaban seperti budget, jadwal, dan ruang lingkup (seperti berapa banyak orang, kualitasnya, dll.) 251
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Segitiga Manajemen Proyek Ceritakan pada mahasiswa bahwa daftar pertanyaan-pertanyaan yang mereka telah buat adalah dasar manajemen proyek, yang juga dikenal sebagai Segitiga Manajemen Proyek. Pendekatan ini menyeimbangkan ruang lingkup, sumber daya yang tersedia, jadwal dan kualitas outcome yang akan dijelaskan lebih detail nantinya. Segitiga Manajemen Proyek Diskusi Kelompok Besar 20 Menit Peran Manajer Lihat kembali video-video pra-kerja tentang kepemimpinan versus manajemen dan adakan satu diskusi kelompok mengenai pertanyaan-pertanyaan berikut: Apakah yang Anda rasakan adalah peran utama seorang manajer? Dapatkah Anda membedakan kepemimpinan dari manajemen? Apakah Anda memiliki pengalaman terkait hal ini? Catatan: Untuk kelompok yang memiliki kemampuan dan pengalaman lebih lanjut, pertimbangkan untuk menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Pikirkan tentang dimana Anda menghabiskan kebanyakan waktu dan energi Anda: kepemimpinan atau manajemen? Apakah itu sebuah keseimbangan yang tepat? Menuru Anda, bagaimanakah keseimbangan yang paling efektif? Kesimpulan Untuk menyimpulkan sesi ini, ceritakan pada mahasiswa bahwa mereka akan mempelajari tentang Kepemimpinan dan Manajemen sepanjang modul pelatihan One Health ini. Modul ini akan membantu mereka mempelajari alat dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengelola inisiatif One Health secara efektif, sedangkan modul Kepemimpinan akan membahas keahlian, pengetahuan, dan perilaku kepemimpinan yang profesional One Health harus tunjukkan untuk bekerja secara efektif. 252
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran: Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya: Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil. Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas. Pra Kerja Sebelum sesi pertama dimulai, tonton salah satu video oleh John Kotter, seorang profesor Sekolah Bisnis Harvard yang telah telah membuat terobosan-terobosan mengenai perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan. Pra-kerja Pilihan Video 1: The Differences between Management and Leadership Pilihan Video 2: The Key Differences between Leading and Managing www.kotterinternational.com/our-principles/change-leadership Tugas Manajemen Pertama Aktivitas Individu Bayangkan bahwa profesor Anda meminta Anda untuk mengadakan sebuah simposium satu hari untuk seorang ilmuan yang sedang berkunjung. Anda diminta mengundang setiap orang di departemen/jurusan dan para pemimpin universitas. Tuliskan semua hal yang Anda butuhkan untuk membuat acara ini sukses. Anda diberikan waktu 5 menit. Aktivitas Kelompok Besar Daftar Tugas dan Waktu Langkah Tugas Waktu Langkah Tugas 1. 6. 2. 7. 3. 8. 4. 9. 5. 10. 253
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Segitiga Manajemen Proyek ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- Peran Seorang Manajer Diskusi Kelompok Besar Bagaimana menurut Anda? Apakah yang Anda rasakan adalah peran utama seorang manajer? Dapatkah Anda membedakan kepemimpinan dari manajemen? Apakah Anda memiliki pengalaman terkait hal ini? Catatan: 254
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Sub Bab: Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen Inisiatif One Health Tujuan Pembelajaran: Tipe Pembelajaran: Waktu: Alat dan Materi: Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan: - Mengidentifikasi aktivitas/tugas dan outcome secara jelas. - Menentukan staf, budget, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil. - Membuat jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan dan paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai pada waktunya. Memahami hubungan antara ruang lingkup, jadwal, sumber daya dan kualitas outcome proyek. Kuliah; Aktivitas Kelompok Kecil dan Besar 120 Menit Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Kertas tempel (seperti Post-it ) Panduan Mahasiswa Rincian Catatan Kuliah 10 Menit Merancang Rencana Kerja Proyek Buka sesi ini dengan menyampaikan kuliah singkat tentang merancang rencana kerja proyek. Berikan pendahulan berikut dan lalu rujuk ke presentasi Modul PowerPoint untuk catatan kuliah yang lengkap. Pada sesi ini, kita akan membuat sebuah rencana kerja proyek yang detail. Sebuah rencana kerja proyek terdiri atas asumsi dan keputusan perencanaan, memfasilitasi komunikasi antara pemegang kepentingan dan menjelaskan ruang lingkup yang telah disetujui, biaya dan garis besar penjadwalan. Sebuah rencana kerja proyek menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Mengapa? Mengapa kita melakukan inisiatif ini? Apa? Apa pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan inisiatif ini dengan sukses? Apa produk/outcome utamanya? Siapa? Siapa yang akan terlibat dan apa tanggung jawab mereka dalam inisiatif ini? Bagaimana mereka terorganisasi? Kapan? Bagaimana jadwalnya dan kapan batu loncatan terpenuhi? Dimana? Dimana pelaksanaan inisiatif One Health ini dilakukan (misalnya lokasi)? Pertanyaan-pertanyaan ini sangat penting dalam mendefinisikan keterbatasan pada sebuah inisiatif, atau ruang lingkupnya, sumber daya dan jadwal dari sebuah proyek. Kombinasi dari elemen-elemen ini biasa disebut Segitiga Manajemen Proyek dan memahami hubungan antara elemen-elemen ini membantu manajer membuat pilihan dan pertimbangan yang lebih baik. 255
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Elemen kunci dari segitiga manajemen proyek adalah: Jadwal: Merujuk kepada jumlah waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek. Sumber Daya: Merujuk kepada orang, budget, bahan, dalan hal lain yang tersedia untuk menghasilkan produk inisiatif. Ruang lingkup: Merujuk kepada apa yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk inisiatif. Elemen-elemen ini sering juga disebut sebagai triple contraints dari sebuah proyek. Perubahan dalam bagian manapun dalam segitiga ini berdampak pada bagian yang lain. Misalnya, peningkatan ruang lingkup berarti naiknya kebutuhan waktu dan biaya, atau sebuah jadwal yang ketat dapat berarti peningkatan biaya dan pengecilan ruang lingkup, atau budget yang ketat berarti peningkatan waktu kerja dan penyempitan ruang lingkup. The Project Management Triangle Aktivitas Kelompok 10 menit Perkembangan menuju target outcome dan kualitas dapat diperiksa dengan menggunakan indikator-indikator. Indikator ini mengukur perubahan untuk dievaluasi sehingga mencapai sebuah hasil. Mereka dapat jadi kualitatif atau kuantitif. Indikator kuantitatif mencakup kuantitas seperti indeks, rasio, atau persentase, dan angka-angka yang dapat dibandingkan, seperti berat dan tinggi badan. Indikator kualitatif membutuhkan evaluasi subyektif. Walaupun beberapa data kualitatif kadang-kadang numerik, mereka tidak memiliki arti aritmatika langsung. Beberapa contoh di antara adalah nilai, pengurutan, dan perkembangan sesuai skala batu loncatan. Merancang Rencana Kerja Proyek Baca tantangan berikut ini dengan lantang di kelas: Tantangan Pertemuan Perencanaan Wabah Scrub Typhus Dekan Anda telah meminta Anda untuk mengumpulkan dengan cepat satu kelompok profesional One Health untuk mendiskusikan bagaimana merespon bahaya wabah scrub thypus (penyakit tsutsugamushi). Dekan Anda baru saja menghadiri konferensi dengan perwakilan-perwakilan dari Kementerian Kesehatan dan Departemen Ekologi dan Perlindungan Satwa Liar, yang mana mereka meminta bantuan dari kampus Anda dengan mengatakan bahwa mereka khawatir kemungkinan mewabahnya scrub thypus di wilayah utara. Dekan Anda akhirnya, setelah pertemuan, menemui Anda dengan mengatakan, Anda harus bergerak cepat. Saya butuh tahu rencana kita untuk pengumpulan kelompok profesional One Health ini jika wabah scrub thypus muncul. 256
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN 10 Menit 20 Menit 20 Menit 15 Menit Membangun sebuah Rencana Kerja untuk Mengadakan sebuah Pertemuan dengan Profesional One Health Catatan: Aktivitas ini dirancang untuk membahas perencanaan proyek kerja lewat sebuah tugas yang sederhana: merencanakan dan mengumpulkan pemegang kepentingan utuk sebuah pertemuan. Anda dapat menggantinya dengan aktivitas-aktivitas perencanaan kerja yang lebih rumit atau relevan jika Anda bekerja bersama profesional yang sudah berpengalaman Dengan kelas, pikirkan bersama sebuah daftar orang yang butuh diundang untuk pertemuan ini. Minta mahasiswa untuk menuliskan respon mereka dalam Panduan Mahasiswa mereka saat Anda mencatat informasi-informasi ke atas flipchart atau papan putih. Lalu bagi kelas dalam kelompok-kelompok kecil dan minta setiap kelompok menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dan catat jawaban mereka dalam Panduan Mahasiswa: Aktivitas apa yang perlu dilakukan untuk mewujudkan pertemuan profesionalprofesional One Health? Tulis satu aktivitas per lembar Post-it dan, ketika telah selesai, tempelkan di atas flipchart atau papan putih. Gunakan Post -it dengan warna yang berbeda untuk setiap kelompok. Aktivitas mana yang paling penting? Apa indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi perkembangan dari aktivitas-aktivitas penting tersebut? Kumpulkan kembali kelompok dan beritahukan aktivitas-aktivitas yang telah diidentifikasi oleh kelompok-kelompok kecil. Putuskan sebuah daftar yang sudah final, lalu kelompokkan dalam beberapa kategori. Minta mahasiswa kembali ke kelompok kecil mereka dan tambahkan tanggal mulai dan selesai untuk setiap aktivitas dari daftar yang sudah final yang telah dibuat bersama di kelas. Dalam kelompok besar, bandingkan jadwal untuk setiap aktivitas 257
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Contoh Dokumen Perencanaan Kerja Inisiatif: Target Outcome: Langkah Kategori Aktivitas/ Tugas Tanggal Mulai Tanggal Selesai Tanggung Jawab Individu Status Indikator Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi 1 Undangan Membuat daftar undangan. Mengkonfirmasi daftar kepada dekan. Hari ke-0 Hari ke-1 Hari ke-0 Hari ke-1 Bukti email undangan Jadwal bentrok para undangan; Politik antara undangan 2 3 4 Mengirim undangan. Hari ke-2 Kuliah 10 Menit Model RACI Beri kuliah singkat pada mahasiswa mengenai model RACI: Sangat jarang setiap orang dalam satu tim punya pemahaman yang sama tentang siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Diagram RACI adalah sebuah cara yang sederhana untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab, untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Diagram RACI juga mengeliminasi usaha-usaha serupa dan kebingungan dengan menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap tugas. Pelaksana (Responsible). Yaitu orang yang mengerjakan sebuah pekerjaan. Harus ada paling tidak satu R untuk setiap tugas atau aktivitas. Penanggung Jawab (Accountable). Yaitu orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk sebuah pekerjaan atau keputusan yang dibuat. Orang ini punya otoritas untuk memberikan ya atau tidak dan punya hak penuh untuk sebuah aktivitas. Hanya ada satu A yang dapat ditunjuk untuk satu tugas atau aktivitas, dan otoritas ini harus disertai akuntabilitas. Beberapa tugas atau aktivitas mungkin tidak memiliki seorang A. Penasihat (Consulted). Yaitu orang yang harus menjadi tempat konsultasi sebelum sebuah keputusan dibuat dan/atau sebuah tugas atau aktivitas dilaksanakan. Bisa jadi ada sebanyak mungkin C yang dibutuhkan dalam setiap baris. Konsultasi melibatkan komunikasi dua-arah. 258
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Pelindung (Informed). Yaitu orang yang harus terinfokan ketika sebuah keputusan dibuat atau pekerjaan selesai. Bisa jadi ada sebanyak mungkin I yang dibutuhkan. Untuk I mungkin hanya diperlukan komunikasi satuarah. Memeriksa Analisis RACI Analisis Vertikal Tidak ada kolom kosong Terlalu banyak R atau A Kualifikasi Analisis Horizontal Tidak ada baris kosong Tidak ada R Terlalu banyak R atau A Terlalu banyak C Terlalu banyak I Aktivitas Kelompok Besar 20 Menit Sebuah Analisis RACI Memperjelas peran individu, tanggung jawab dan pekerjaannya Menetapkan ekspektasi Menghilangkan duplikasi usaha Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal Bersama kelompok besar: Membuat sebuah diagram RACI untuk individu-individu yang terlibat dalam perencanaan kerja Pertemuan One Health. Gunakan diagram RACI dalam Panduan Mahasiswa sebagai arahan. Lanjutkan membangun rencana kerja dan pertimbangkan sumber daya/ materi/alat yang dibutuhkan. 5 Menit Menyimpulkan Diskusi Lempar pertanyaan-pertanyaan berikut ini kepada kelas dan dapatkan dua sampai tiga respon untuk setiap pertanyaan: Apa yang Anda pikirkan tentang membuat rencana proyek kerja untuk inisiatif One Health? Apa yang Anda pikirkan tentang menggunakan analisis RACI untuk inisiatif One Health? 259
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran: Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan: - Aktivitas/tugas dan keluaran yang terindentifikasi jelas. - Staf, budget dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target - Jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan atau paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai tepat waktu. Memahami hubungan antara ruang lingkup, jadwal, sumber daya dan kualitas proyek dan kualitas outcome. Merancang Rencana Kerja Proyek Kuliah Sebuah rencana kerja proyek menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar berikut: Mengapa? Mengapa kita melakukan inisiatif ini? Apa? Apa pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan inisiatif ini dengan sukses? Apa produk/outcome utamanya? Siapa? Siapa yang akan terlibat dan apa tanggung jawab mereka dalam inisiatif ini? Bagaimana mereka terorganisasi? Kapan? Bagaimana jadwalnya dan kapan batu loncatan terpenuhi? Dimana? Dimana pelaksanaan inisiatif One Health ini dilakukan (misalnya lokasi) Pertanyaan-pertanyaan ini mendefinisikan ruang lingkup, sumberdaya, jadwal proyek dan kuliatas outcome (seperti aktivitas, pelayanan atau produk), juga disebut sebagai Segitiga Manajemen Proyek. Istilah kunci manajemen proyek adalah: Jadwal Jumlah waktu yang tersedia untuk menyelesaikan sebuah proyek Sumber daya Termasuk orang, alat dan bahan Ruang lingkup Apa yang harus dilakukan untuk mencapai outcome inisiatif. Catatan Tambahan: 260
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Merancang Rencana Kerja Proyek untuk Sebuah Pertemuan Tantangan Perencanaan Pertemuan Wabah Scrub Typhus Dekan Anda telah meminta Anda untuk mengumpulkan satu kelompok profesional One Health untuk mendiskusikan bagaimana merespon ancaman wabah scrub thypus (penyakit tsutsugamushi). Dekan Anda baru saja menghadiri konferensi dengan perwakilan-perwakilan dari Kementerian Kesehatan dan Departemen Ekologi dan Perlindungan Satwa Liar yang mana mereka meminta bantuan dari kampus Anda dengan mengatakan bahwa mereka khawatir kemungkinan mewabahnya scrub thypus di wilayah utara. Pada akhir kelas, catat dalam tabel di halaman berikutnya keputusan-keputusan kelas tentang bagaimana merencanakan pertemuan ini. Ini termasuk pengisian setiap kolom. Catatan: 261
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Dokumen Perencanaan Kerja Inisiatif: Rapat Perencanaan Respon terhadap Wabah Scrub Typhus Target Outcome Langkah Kategori Aktivitas/Tugas 1 Tanggal Mulai Tanggal Selesai Penanggung Jawab Status Indikator Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 262
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN 263
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Model RACI Kuliah Sangat jarang seseorang dalam sebuah tim punya pemahaman yang sama tentang siapa yang bertanggung jawab pada apa. Bagan RACI adalah suatu cara yang sederhana untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab, untuk memastikan bahwa tidak ada yang terlewat. Diagram RACI juga mengeliminasi usaha serupa dan kebingungan dengan menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap tugas. Pelaksana (Responsible). Yaitu orang yang mengerjakan sebuah pekerjaan. Harus ada paling tidak satu R untuk setiap tugas atau aktivitas. Penanggung Jawab (Accountable). Yaitu orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk sebuah pekerjaan atau keputusan yang dibuat. Orang ini punya otoritas untuk memberikan ya atau tidak dan hsk penuh untuk sebuah aktivitas. Hanya ada satu A yang dapat ditunjuk untuk satu tugas atau aktivitas dan otoritas ini harus disertai akuntabilitas. Beberapa tugas atau aktivitas mungkin tidak memiliki seorang A. Penasihat (Consulted). Yaitu orang yang harus menjadi tempat konsultasi sebelum sebuah keputusan dibuat dan/atau sebuah tugas atau aktivitas dilaksanakan. Bisa jadi ada sebanyak mungkin C yang dibutuhkan dalam setiap baris. Konsultasi melibatkan komunikasi dua-arah. Pelindung (Informed). Yaitu orang yang harus terinfokan ketika sebuah keputusan dibuat atau pekerjaan selesai. Bisa jadi ada sebanyak mungkin I yang dibutuhkan. Untuk I mungkin hanya diperlukan komunikasi satu-arah. Memeriksa Analisis RACI Analisis Vertikal Tidak ada kolom kosong Terlalu banyak R dan A Kualifikasi Analisis Horizontal Tida ada baris kosing Tidak ada R Terlalu banyak R dan A Terlalu banyak C Terlalu banyak I Sebuah Analisis RACI: Memperjelas peran individu, tanggung jawab dan pekerjaannya Menetapkan ekspektasi Menghilangkan duplikasi usaha Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal Pada halaman berikutnya, buat sebuah analisis RACI untuk individual dalam rencana kerja wabah scrub thypus. 264
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Analisis RACI Inisiatif: Merencanakan Pertemua untuk Merespon Wabah Scrub Thypus Peran Fungsional (daftar berdasarkan nama atau peran) Langkah Kategori Aktivitas/Tugas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Catatan dan Refleksi Apa yang Anda pikirkan tentang: Membuat rencana proyek kerja untuk inisiatif One Health? Menggunakan analisis RACI untuk inisiatif One Health? 265
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Sub Bab: Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Insiatif One Health Tujuan Pembelajaran: Tipe Pembelajaran: Waktu: Alat dan Materi: Memahami peran kebijakan dan prosedur dalam inisiatif One Health Mendefinisikan elemen-lemen dari kebijakan dan prosedur yang baik. Pertanyaan Terfasilitasi; Riset Kelompok Kecil dan Laporan 120 Menit Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Komputer dengan akses internet (untuk mahasiswa) Panduan Mahasiswa Rincian Catatan Diskusi Kelompok Besar 60 Menit Definisi dan Pentingnya Kebijakan dan Prosedur Pada sesi ini, Anda akan membantu kelas untuk menemukan mengapa kebijakan dan prosedur dibutuhkan dan nilai apa yang keduanya tawarkan untuk suatu inisiatif One Health. Arahkan mahasiswa Anda dengan pertanyaan-pertanyaan berikut dan poin-poin pada presentasi. Tuliskan jawaban-jawaban mereka pada flipchart atau papan putih. PERTANYAAN: Jika kebijakan adalah alat yang mengatur batasan-batasan dimana kita dapat beroperasi, nilai apa yang mereka bawa untuk: Universitas? Kementerian? Inisiatif One Health?? JAWABAN YANG MUNGKIN: Kebijakan dan prosedur menyediakan sebuah kerangka kerja dimana keputusan dapat dibuat. Mereka membantu menstandardisasi praktik di lapangan, menguji dan meningkatkan pelayanan, dan mencapai pemahaman serta kerja sama yang lebih luas antar staf. Suatu pernyataan tujuan Suatu komitmen untuk kebijakan nasional Skala waktu Kewajiban-kewajiban untuk individu PERTANYAAN: Jika prosedur adalah rangkaian langkah atau aksi yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik dan dibutuhkan untuk diikuti oleh staf. Menurut Anda, apa yang prosedur berikan untuk inisiatif One Health? JAWABAN YANG MUNGKIN: Prosedur memperbolehkan manajer untuk mengarahkan operasi tanpa intervensi manajemen yang konstan; mereka juga membantu orang-orang untuk memahami peran dan tanggung jawab mereka, menciptakan konsistensi dan mengarahkan operasi hari ke hari. 266
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN PERTANYAAN: Apa yang membuat kebijakan yang baik dan/atau apa yang membuat sebuah prosedur baik? Catat jawaban Anda pada Panduan Mahasiswa. JAWABAN YANG MUNGKIN: Sebuah kebijakan atau prosedur yang baik adalah yang: Konsisten dengan kewajiban dan hukum Mencerminkan misi, tujuan, dan nilai-nilai organisasi Memasukkan mengapa suatu kebijakan dibutuhkan, apa yang harus diperhatikan, kapan dia berlaku dan siapa yang terpengaruhi Berdasarkan fakta, bukan opini Berorientasi masa depan dan proaktif Sebuah arahan untuk membantu organisasi Anda dalam pembuatan keputusan Lihat bagian Catatan Ringkas Fasilitator pada bagian akhir sesi ini untuk bacaan awal mengenai kebijakan dan prosedur. Aktivitas Kelompok Kecil 60 Menit Aktivitas Kebijakan dan Prosedur Bagi kelas Anda dalam dua kelompok. Satu kelompok akan fokus pada kebijakan dan yang lain pada prosedur. Tugas Kelompok 1 Cari tahu satu kebijakan terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklist dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir hal itu adalah sebuah kebijakan yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya. Tugas Kelompok 2 Cari tahu satu prosedur terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklist dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir itu adalah sebuah prosedur yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya. Diskusi Kelompok Besar 20 Menit Kesimpulan Setelah setiap kelompok mendiskusikan temuan mereka, akhiri sesi ini dengan menanyakan: Adakah revisi yang dibutuhkan untuk checklist kita mengenai apa yang membuat sebuah kebijakan/prosedur baik? Catatan: Perbaiki catatan flipchart/ papan putih untuk menunjukkan perubahan yang diusulkan mahasiswa. Menurut Anda, bagaimana cara kebijakan/prosedur dapat bermanfaat bagi inisiatif One Health? Ketika mengelola suatu inisiatif One Health, menurut Anda apa yang akan menjadi tantangan untuk membuat tim-tim mengikuti kebijakan/prosedur? 267
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Catatan Ringkas Fasilitator Kebijakan dan Prosedur Diambil dari: Welling, Grant. Client Services Director, Pacific Crest Group. 2013. Are Your Policies and Procedures a Barrier to Growing Your Company? http://www.pcg-services.com/resources/policies-procedures-barrier-growing-company/ Suatu Kebijakan adalah sebuah tindakan yang telah ditentukan yang dibuat untuk memberikan arahan menuju strategi dan tujuan bisnis yang diterima bersama. Dengan kata lain, kebijakan adalah hubungan langsung antara visi organisasi dan pelaksanaan hariannya. Kebijakan mengenalkan aktivitas-aktivitas utama dan menyediakan strategi umum untuk pembuat keputusan tentang bagaimana menangani isu-isu yang terjadi. Ini dicapai dengan menyediakan pembaca dengan batasan-batasan dan sebuah alternatif pilihan yang dapat digunakan untuk menuntun proses pengambilan keputusan saat mereka mencoba mengatasi masalah-masalah. Kami cendrung bepikir kebijakan sebagai sebuah globe dimana batas-batas negara, samudra, rangkaian pegunungan dan fitur besar lainnya sangat mudah dikenali. Dengan konsep itu, mari kita bicarakan prosedur-prosedur berikutnya. Tujuan utama dari setiap prosedur adalah untuk menyediakan pembaca rencana aksi yang jelas dan mudah dipahami yang dibutuhkan untuk menjalankan atau mengimplementasi suatu kebijakan. Suatu prosedur yang tertulis dengan baik juga akan membantu menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman dengan mengenalkan tanggung jawab pekerjaan dan batasan-batasan untuk pelaksana pekerjaan. Prosedur yang baik sebenarnya memperbolehkan manajer untuk mengontrol kejadian-kejadian lebih awal dan mencegah organisasi (dan para pekerja) membuat kesalahan yang yang merugikan secara finansial. Anda dapat memikirkan sebuah prosedur sebagai sebuah peta dimana detail perjalanan sudah disorot untuk mencegah seseorang tersesat atau jalan-jalan di luar rute yang diperbolehkan oleh tim manajemen perusahaan. Perbedaan besar antara kebijakan dan prosedur adalah sebagai berikut: Kebijakan Umum Menunjukkan peraturan perusahaan Menjelaskan mengapa mereka ada Menceritakan kapan aturan berlaku Menggambarkan siapa saja yang tercakup Menunjukkan bagaimana aturan ditegakkan Menggambarkan konsekuensi Umumnya digambarkan dalam kalimat atau paragraf yang sederhana Prosedur Mengenalkan aksi-aksi spesifik Menjelaskan kapan mengambil tindakan Menggambarkan alternatif-alternatif Menunjukkan aksi-aksi darurat Memasukkan peringatan dan larangan Memberikan contoh Menunjukkan cara melengkapi forumulir Biasanya ditulis dalam format outline Kebijakan dan prosedur diperlukan ketika ada kebutuhan akan konsistensi dalam aktivitas operasional harian Anda. Kebijakan dan prosedur juga menyediakan kejelasan kepada pembaca ketika berurusan dengan isu-isu akuntabilitas atau aktivitas-aktivitas yang sangat penting bagi perusahaan, seperti, kesehatan dan keselamatan, tanggung jawab hukum, kewajiban yang mengikat atau isu-isu lain yang memiliki konsekuensi yang serius. Jika organisasi Anda sudah menetapkan kebijakan dan prosedur-prosedur, bagaimana Anda dapat menentukan apakah kebijakan dan prosedur tersebut memenuhi kebutuhan Anda? Beberapa tanda kritis bahwa kebijakan dan prosedur Anda butuh direview dan diperbaiki termasuk di dalamnya sebuah peningkatan jumlah kecelakaan, tingkat kegagalan yang tinggi atau biaya yang terlalu mahal. Para pekerja juga dapat memberikan petunjukpetunjuk penting bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan Anda butuh ditinjau kembali. Petunjuk-petunjuk ini dapat memasukkan pertanyaan-pertanyaan staf tentang pelaksanaan yang normal atau sebuah perasaan tentang kebingungan yang umum dalam sebuah departemen atau divisi. Pegawai juga dapat menunjukkan ketidakkonsistenan dalam performa pekerjaan mereka dan mungkin saja peningkatan tingkat tekanan/stres 268
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN yang dialami pekerja. Terakhir, pelanggan Anda juga dapat memberikan petunjuk tambahan dalam bentuk meningkatnya jumlah keluhan. Sekarang kita telah memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebijakan dan prosedur, ayo amati manfaatmanfaat besar yang mereka berikan. Pertama, pegawai disiapkan dengan informasi-informasi yang memberikan mereka kebebasan dalam mengerjakan pekerjaan mereka dan dalam mengambil keputusan dalam batasan yang telah didefinisikan. Kedua, pegawai memahami batasan-batasan dari pekerjaan mereka tanpa menggunakan pendekatan coba-coba. Ketiga, kebijakan dan prosedur memungkinkan pekerja untuk mengerti dengan jelas kewajiban individu dan tim. Terakhir, kebijakan dan prosedur yang tertulis jelas membuat manajer dapat mengontrol cukup sekali-sekali daripada mendikte staf mereka. Cukup mudah untuk melihat bahwa kebijakan dan prosedur yang tertulis jelas bermanfaat untuk perusahaan dan juga untuk para pegawai. Dari kacamata pegawai, arahan yang telah ada dalam kebijakan dan prosedur membuat pekerja berkerja dengan hormat dan bermatabat. Kebijakan menyediakan panduan tentang bagaimana menangani isu-isu dengan tepat dan juga mengetahui dengan jelas batasan-batasan pekerjaan mereka. Organisasi mendapatkan manfaat dengan memberikan manajer kebebasan untuk berkonsentrasi pada isu-isu strategis karena kebijakan dan prosedur sudah menyediakan panduan pelaksanaan harian. 269
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran: Memahami peran kebijakan dan prosedur pada inisiatif-inisiatif One Health Mendefinisikan elemen-elemen kebijakan dan prosedur yang baik. Definisi dan Pentingnya Kebijakan dan Prosedur Diskusi Kelompok Besar Gambar dari: my.civilservice.gov.uk Jika kebijakan adalah alat yang mengatur batasan-batasan dimana kita dapat beroperasi, apa nilai yang kebijakan bawa untuk: Universitas? Kementerian? Inisiatif-inisiatif One Health? Prosedur adalah rangkaian langkah atau aksi yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik dan dibutuhkan agar diikuti oleh staf. Menurut Anda, apa yang prosedur berikan untuk inisiatif One Health? Apa yang membuat sebuah kebijakan yang baik dan/atau apa yang membuat prosedur yang baik? Catat jawaban Anda di bawah : 270
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Kebijakan dan Prosedur One Health Aktivitas Kelompok Kecil Tugas Kelompok 1 Cari tahu satu kebijakan terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklicst dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir hal itu adalah sebuah kebijakan yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya. Tugas Kelompok 2 Cari tahu satu prosedur terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklicst dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir itu adalah sebuah prosedur yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya. Catatan: Diskusi Kelompok Besar Pikirkan tentang Adakah revisi yang dibutuhkan untuk checklist kita mengenai apa yang membuat sebuah kebijakan/prosedur baik? Catatan: Perbaiki catatan flipchart/papan putih untuk menunjukkan perubahan yang diusulkan mahasiswa. Menurut Anda, bagaimana cara kebijakan/prosedur dapat bermanfaat bagi inisiatif One Health? Ketika mengelola suatu inisiatif One Health, menurut Anda apa yang akan menjadi tantangan untuk membuat tim-tim mengikuti kebijakan/prosedur? Catatan: 271
INDOHUN Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Sub Bab: Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health Tujuan Pembelajaran: Tipe Pembelajaran: Waktu: Alat dan Materi: Memastikan inisiatif One Health memberikan hasil dengan cara: Mengidentifikasi dan mengatasi hambatan. Secara proaktif menangani dan menyelesaikan masalah Menyesuaikan rencana dan memperbaiki aktivitas-aktivitas dalam merespon perubahan dan/atau informasi baru. Kuliah; Riset dan Presentasi Kelompok Kecil 180 Menit Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Komputer dengan akses internet (untuk mahasiswa) Panduan Mahasiswa Rincian Catatan Kuliah 10 Menit Pengantar Six Sigma Sesi ini meminta mahasiswa untuk mencari tahu tentang alat peningkatan kualitas Six Sigma untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proyek. Kenalkan konsep Six Sigma kepada kelas. Gunakan pengantar berikut dan rujuk Modul PowerPoint untuk catatan kuliah lengkap dan Catatan Rungkas Fasilitator pada bagian akhir sesi untuk tambahan informasi mengenai konsep ini. Six Sigma adalah satu set alat dan teknik/strategi untuk meningkatkan kualitas proses. Proses Six Sigma bertujuan meningkatkan kualitas dari output proses dengan mengenali dan menghilangkan penyebab-penyebab kecacatan (error) dan meminimalisir keragaman dalam proses manufaktur dan bisnis. Six Sigma menggunakan satu set metode manajemen kualitas, termasuk metode statistik. Istilah Six Sigma berawal dari terminologi yang diasosiasikan dengan manufaktur, khususnya istilah-istilah yang diasosiasikan dengan pemodelan statistik dari proses-proses manufaktur. Kematangan dari proses manufaktur dapat dideskripsikan dengan sebuah pengurutan sigma yang mengindikasikan hasil atau presentase dari produk yang bebas-cacat yang dihasilkan. Sebuah proses Six Sigma adalah satu dimana 99,99966% dari produk yang dibuat diharapkan secara statistik bebas-cacat (3,4 cacat per sejuta). 272
Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health INDOHUN Pada dasar Six Sigma, terdapat proses DMAIC; Define (Definisikan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Improve (Meningkatkan), Control (Kontrol). Aktivitas Kelompok Kecil 60 Menit Mahasiswa akan mempelajari lebih lanjut tentang six sigma dan proses peningkatan melalui penulusuram alat-alat pilihan untuk setiap fase dari proses DMAIC yang dapat dengan mudah diaplikasikan untuk inisiatif One Health. Mempelajari Alat-Alat Manajemen Proyek Tabel di bawah ini menyorot beberapa dasar Six Sigma yang sangat membantu dalam mengantisipasi atau menghadapi potensi masalah/hambatan dalam inisiatif One Health. Mendefinisikan Mengukur Menganalisis Meningkatkan Mengontrol 1. Diagram Afinitas 2. Alur Proses 1. Histogram 2. Diagram Pareto 1. Analisis 5-Why 2. Diagram Sebab-Akibat 3. Fishbone (Tulang Ikan) 1. Brainstorming 2. Diagram Sistem 1. Proses CHECK Berikan instruksi berikut kepada kelas: Pilih satu alat dari daftar di atas yang terdengar menarik dan yang Anda ingin pelajari lebih. Individu yang memilih alat yang sama harus bekerja bersama. (Pastikan setiap alat ada yang memilih.) Anda punya 60 menit untuk mencari tahu tentang alat tersebut dan menyiapkan presentasi 10 menit yang mengajarkan cara tersebut kepada kelas Catatan: Jika koneksi internet tidak tersedia di kelas, mahasiswa butuh melengkapi bagian tugas ini di luar kelas. Lihat Catatan Ringkas Fasilitator setelah sesi ini sebagai bacaan umum mengenai alat yang dijelaskan di halaman sebelumnya. Bacaan ini akan membantu Anda untuk memastikan laporan akhir yang akurat. 273