BAB 5 PENGOLAH ANGKA Microsoft Excell POKOK BAHASAN: Mengenal aplikasi pengolah angka Elemen jendela aplikasi menu pengolah angka Menu dasar aplikasi pengolah angka Manajemen dokumen Fungsi dasar MS Excel Pengaturan format tampilan Penggunaan rumus/formula & fungsi TUJUAN PEMBELAJARAN: Mengenalkan pada mahasiswa aplikasi pengolah angka. Memberikan latihan dasar pembuatan dokumen pada mahasiswa. Mengenalkan & memberikan latihan pembuatan fungsi pada aplikasi pengolah angka. Memberikan latihan penyusunan & pengaturan format dokumen pada mahasiswa.
1.1 Pengolah Angka (Microsoft Excel) 1.1.1 Pendahuluan Kebutuhan kerja yang makin kompleks khususnya dalam menangani angka-angka perhitungan yang akurat, cepat dan efisien banyak dihadapi oleh para pekerja. Hal ini menuntut para developer untuk membangun aplikasi pendukung, salah satunya adalah Microsoft Excel. Dengan adanya aplikasi jenis spreadsheet ini, memudahkan para pegawai dalam membantu melakukan perhitungan suatu angka baik untuk keperluan administrasi, pembuatan laporan maupun pengolahan suatu data. Kebutuhan aplikasi spreadsheet banyak digunakan dalam membantu manajer menangani pekerjaan finansial yang penting. Aplikasi spreadsheet adalah aplikasi yang luar biasa dalam menangani sejumlah besar data numerik yang disusun dalam bentuk baris dan kolom. Program spreadsheet menyediakan banyak tool dengan berbagai fungsi untuk menyusun data, melakukan kalkulasi, manipulasi angka, analisa angka, generate chart (grafik) dan membuat report (laporan). 1.1.2 Microsoft Excel Microsoft Excel adalah program aplikasi pengolah angka dengan banyak fitur yang dirancang untuk membangun dokumen spreadsheet. Microsoft Excel dibangun oleh perusahaan terbesar Amerika Microsoft Corporation, mulai dari versi-versi sebelumnya hingga pengembangan dan penyempurnaan pada versi saat ini yaitu Microsoft Excel 2003. Produk ini dikemas dalam satu paket produk Microsoft Office yang lain terdiri atas Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint dan Project. 1.1.3 Mengaktifkan Microsoft Excel Untuk mengaktifkan Microsodft Excel (MS Excel), dapat dilakukan dengan langkah berikut: Klik icon MS Excel. Atau melalui tombol start menu windows anda, seperti pada gambar dibawah ini.
Start Programs [folder Office] Microsoft Excel Gambar 5.1. Start Window Membuka Microsoft Excel. 1.1.4 Elemen Jendela dan Menu Microsoft Excel Tampilan Microsoft Excel terdiri atas jendela (window) dengan beberapa menu toolbar fungsi tersendiri. Gambar 5.2.Elemen Jendela Microsoft Excel.
Pada tiap sel (cell) yaitu bagian atau sisipan dari kolom dan baris, memiliki alamat sel (cell address). Tiap sel dapat dapat mengandung karakter huruf, angka, ataupun formula matematik. Worksheet adalah area kerja halaman tempat kita bekerja dengan Excel. Untuk menambahkan worksheet dapat dilakukan melalui menu: Insert Worksheet. Untuk mengubah (rename) worksheet dapat dilakukan melalui klik kanan pada worksheet aktif anda dan pilih Rename. Begitu juga halnya pada saat menghapus worksheet. 1.1.5 Elemen Jendela dan Menu Microsoft Excel Pada saat membuka aplikasi Excel, secara otomatis akan start up dokumen baru dengan nama Book 1. Sebelum memulai bekerja pada dokumen baru, disarankan untuk menyimpan terlebih dahulu pada lokasi yang dapat anda tentukan sendiri. Untuk menyimpan, seperti halnya pada Microsoft Word, dapat anda lakukan dengan menekan Ctrl + S [Save], atau melalui menu: File Save As.. Gambar 5.3. Simpan File Dokumen Microsoft Excel. Seperti halnya pada Microsoft Word, untuk melakukan operasi penyuntingan data, baik Copy, Cut dan Paste. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: o Pilih sel yang akan di Copy (Ctrl+C) atau Cut (Ctrl+X).
o Letakkan kursor pada sel yang akan diletakkan, dan Tekan Ctrl+V (Paste). 1.2 Fungsi-fungsi Dasar MS Excel 1.2.1 Operator Hitung Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika dalam suatu lembar kerja. Operator hitung / aritmatika yang dapat digunakan diantaranya adalah: + (plus) : penjumlahan - (minus) : pengurangan * (kali) : perkalian / (bagi) : pembagian ^ (pangkat) : pangkat 1.2.2 Fasilitas Autofill Dengan menggunakan MS Excel 97 anda dapat dengan cepat dan mudah memasukkan rangkaian data, baik data berjenis angka maupun teks. Memasukkan rangkaian angka / teks dengan fasilitas Autofill 1. Pilih set tempat posisi awal dari rangkaian data yang anda buat, misalnya sel B2. 2. Ketik angka awal yang anda inginkan, misalnya 10. 3. Pada sel berikutnya yaitu di B3 ketik angka berikutnya yang anda inginkan misalnya angka 11 4. Sorotlah range B2:B3 5. Dalam keadaan range tersebut masih tersorot, arahkan penunjuk mouse ke posisi kotak hitam (fill handel) di sudut kanan bawah sel B3, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi tanda plus hitam. 6. Geserlah fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data, misalnya ke sel B12. Dengan langkah ini rangkaian data angka maupun teks akan ditampilkan.
1.2.3 Mendefinisikan Rangkaian Data MS Excel mempunyai kemampuan untuk menampilkan rangkaian data seperti tanggal, bulan, hari, dll. Secara otomatis. Tetapi bila anda memasukkan rangkaian data bulan atau hari dalam bahasa Indonesia, maka Excel tidak akan mengenalinya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka terlebih dahulu anda harus mendefinisikan rangkaian kata yang harus digunakan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut ini : 1. Pilih dan klik menu Tools, Option. Kotak dialog option akan ditampilkan. 2. Pada kotak dialog tersebut pilih Custom List. 3. Pada kotak daftar pilihan Custom List, pilih New List 4. Pada kotak isian List Entries, ketikkan rangkaian data yang anda inginkan. Rangkaian data harus diketikkan baris per baris ke bawah. 5. Pilih dan klik tombol Add. 6. Klik OK. 1.2.4 Memasukkan rangkaian angka dengan Menu Fill Untuk memasukkan rangkaian data yang berjenis angka dengan menggunakan menu Fill, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih sel tempat posisi awal dari rangkaian yang anda buat, misalnya B1 2. Ketik angka awal yang anda inginkan, misalnya 15% 3. Pilih dan klik menu Edit, Fill, Series. Kotak dialog akan ditampilkan sbb. 4. Pada kotak series ini, beri tanda atau klik salah satu tombol yaitu Rows dan Column. 5. Pada kotak Type, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini : Linear, rangkaian data tumbuh mengikuti deret hitung Growth, rangkaian data tumbuh mengikuti deret ukur Date, rangkaian data berupa tanggal Auto Fill, rangkaian data dibuat otomatis 6. Pada kotal isian Step Value ketikkan angka interval misalnya 5% 7. Pada kitak isian Stop Value, ketikkan angka tertinggi milsanya 40%
8. Klik OK. 1.2.5 Menggunakan Fungsi Fungsi adalah rumus yang sudah siap pakai yang digunakan sebagai alat untuk membantu perhitungan. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh Excel dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi antara lain yaitu fungsi keuangan, matematika, statistik, logika teks, database, dan kelompok fungsi lainnya. a. Menggunakan Autosum Umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range seperti terlihat pada contoh berikut ini : =SUM(1500,5000,3750) Hitung semua angka yang ada di dalam kurung =SUM(A1,B3,C6,D8) Hitung jumlah semua sel yang ada di dakam kurung =SUM(B2:B10) Hitung jumlah data di sel B2 s/d B10 =SUM(nilai) Hitung jumlah data di range Nilai. b. Memasukkan fungsi secara manual Anda dapat memasukkan sebuah fungsi ke dalam sel secara manual dengan cara mengetikkan seluruh fungsi dan argumennya dengan cara sbb. 1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang Anda inginkan, sebagai tempat untuk menempatkan hasil perhitungan. 2. Ketikkan fungsi dan argumen yang anda inginkan. Contoh : SUM(C7:C12), artinya menjumlahkan semua data pada sel C7 s/d C12. 3. Tekan ENTER 1.2.6 Menggunakan Fasilitas AutoCalculate Pada saat anda menginputkan atau mengetikkan data berjenis angka, kadang-kadang anda perlu memeriksa jumlah data yang anda ketikkan. Untuk keperluan tersebut anda
dapat memanfaatkan fasilitas autocalculate. Dengan memanfaatkan fasilitas autocalculate ini anda dapat dengan mudah menghitung data yang ada pada suatu range tertentu. Untuk menggunakan fasilitas autocalculate caranya adalah sbb. : 1. Sorotlah range data yang akan dihitung 2. Setelah Anda menyorot ranget data tersebut, secara otomatis di bawah lembar kerja pada baris status akan ditampilkan jumlah data yang anda sorot. 3. Tekan tombol mouse yang kanan, maka akan tampil pilihan seperti gambar di bawah ini. Fasilitas autocalculate yang disediakan adalah menghitung rata-rata (average), menghitung banyak bilangan (count), mencari bilangan terbesar (max), mencari bilangan terkecil (min) dan menghitung jumlah semua bilangan (sum). 1.3 Mengatur Format Tampilan 1.3.1 Mengatur Format Tampilan Angka Anda dapat mengatur format tampilan data pada suatu cell atau range data dengan menggunakan perintah Format Cells. Untuk menggunakan perintah format Cells, ikuti langkah berikut ini : 1. Sorotlah sel atau range yang akan anda format 2. Pilih dan klik tombol mouse yang kanan. Maka akan tampil menu sbb. : 3. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Number, maka akan tampil menu sebagai berikut ini : 4. Pada kotak daftar pilihan Category, pilih dan klik kategori format yang anda inginkan. Apabila anda memformat data angka, pada kotak isian Decimal Places tentukan berapa jumlah angka desimal yang ingin ditampilkan Pada kotak daftar pilihan Negative numbers, pilih dan klik format tampilan angka negatif yang diinginkan
Apabila anda memilih kategori Number, dengan menggunakan kotak Cek Use 1000 Separator, anda dapat menentukan apakah perlu menampilkan tanda pemisah ribuan atau tidak. Apabila anda memilih kategori Currency atau Accounting pada tombol daftar pilihan Symbol, pilih dan klik lambang uang yang anda inginkan Apabila anda memilih kategori Date atau Time, pada kotak daftar pilihan Type, pilih dan klik bentuk format tampilan tanggal atau waktu yang diinginkan. 1.3.2 Memasukkan data waktu Untuk memasukkan data waktu gunakan langkah berikut ini : 1. Tempatkan kursor pada sel yang diinginkan 2. Ketikkan waktu yang anda inginkan dengan beberapa cara yaitu : 18:30 6:30 p =TIME(18,30,00) 3. Sorotlah sel atau range yang akan diubah formatnya 4. Pilih Format, Cells atau tekan tombol Ctrl+1, maka akan ditampilkan menu sebagai berikut : Menampilkan tanggal dan waktu sekarang : Anda dapat menampilkan tanggal dan waktu yang berlaku pada sistem komputer anda sekarang dengan cara mengetikkan : =NOW() Untuk menampilkan tanggal hari ini ketikkan : =TODAY() 1.3.3 Menambahkah gambar background pada lembar kerja Agar tampilan laporan yang sedang anda buat dengan Excel terlihat lebih menarik, maka lembar kerja yang sedang anda gunakan tersebut dapat diberi gambar atau motif latar belakang. Caranya adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Format, Sheet, Background maka akan tampil menu sbb. :
2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilihlah forder yang berisi gambar background. 3. Tekan double click untuk memilih gambar background. Untuk menghapus gambar background caranya : Pilih Format, Sheet, Delete Background. 1.3.4 Meratakan tampilan secara horisontal Meratakan tampilan data dapat dilakukan dengan menggunakan perintah format cells atau dengan menggunakan tombol ICON yang tersedia. Untuk menggunakan perintah Format Cells, caranya adalah sebagai berikut : Selain cara di atas, untuk meratakan tampilan secara horizontal, juga dapat digunakan tombol ICON seperti gambar berikut ini : Merge and center Right (rata kanan) Increase Indent Decrease Indent Center (rata tengah) Left (rata kiri) Gambar 5.4. Toolbar Menu untuk Pengaturan (Format) Teks. Hasil dari pengaturan tampilan data secara horizontal adalah seperti berikut ini : Left Center Right Increase Increase Fill Merge and Center
Gambar 5.5. Tampilan Hasil Format Teks. 1.3.5 Meratakan tampilan secara vertikal Gambar 5.6. Tampilan Perataan Teks. Untuk mengatur perataan tampilan data secara vertikal gunakan kotak dialog Format Cells seperti pada contoh sebelumnya. Pilihan yang ada antara lain yaitu Top (posisi rata atas), Center (posisi tepat tengah sel), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada suatu sel secara penuh. 1.3.6 Mengatur derajat kemiringan tulisan / teks Anda dapat mengatur derajat kemiringan suatu teks atau tulisan yaitu dengan cara menggunakan kotak dialog Format Cells. Pada kotak Orientation tersebut, anda dapat memilih orientasi data atau derajat kemiringannya dengan menggunakan garis arah rotasi atau dengan mengisi derajat kemiringan pada kotak isian Degrees. Bagian ini digunakan untuk mengatur
Gambar 5.7. Setting dalam Mengatur Derajat Kemiringan Teks. Berikut ini adalah contoh teks / tulisan yang ditulis sesuai dengan derajat meiringan yang diinginkan. 1.3.7 Mengatur garis pembatas dan bingkai Untuk memperindah tampilan laporan yang anda buat, anda dapat melengkapi sel atau range tertentu dengan garis pembatas dan bingkai. Garis pembatas dapat ditambahkan pada sisi atas, bawah, kanan, kiri, dll. Bentuk garisnya juga bermacam-macam seperti terlihat pada gambar berikut ini. Anda akan lebih cepat menambahkan garis pembatas atau bingkai pada suatu cell atau range dengan menggunakan tombol ICON Borders yang ada bagian kanan atas. 1.3.8 Menggunakan Autoformat Excel 97 menyediakan fasilitas autoformat untuk memilih tata tampilan lembar kerja yang sudah dilengkapi dengan format angka, format huruf, perataan data, garis pembatas dan bingkai, warna, corak latar belakang, lebar kolom, tinggi baris dan format lainnya. Untuk menggunakan fasilitas ini, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Sebelumnyu bloklah daerah yang akan diset dengan Auto Format 2. Pilih Format, Auto Format maka kotak dialag di bawah ini akan muncul 3. Pada kotak daftar pilihan Table Format, pilih table yang anda inginkan 4. Apabila ingin mengubah tampilan yang tersedia gunakan perintah Option.
1.3.9 Menambahkan catatan atau komentar pada suatu sel Kadang-kadang anda perlu menambahkan catatan atau komentar pada suatu sel tertentu. Catatan atau komentar ini diperlukan guna melengkapi laporan yang anda buat atau digunakan untuk memberikan pesan pada si pembaca laporan tentang isi sel tertentu. Untuk menempatkan catatan atau komentar pada suatu sel, ikuti langkah sbb. 1. Pilih sel yang akan diberi komentar 2. Pilih Insert, lalu Comment. (Atau bisa juga menggunakan tombol mouse yang kanan ditekan sekali lalu memilih Insert Comment) 3. Masukkan pesan yang ingin disampaikan 4. Untuk mengakhiri pengisian catatan atau komentar, klik di luar kotak isian tersebut. Contoh lembar kerja yang menampilkan pesan / komentar. 1.3.10 Menggunakan Fasilitas Conditional Formatting Excel 97 telah dilengkapi dengan fasilitas Conditional Formatting, dengan fasilitas ini Anda dapat mengatur format tampilan suatu sel atau range dengan menggunakan suatu syarat yang tertentu. Artinya format tampilan suatu sel atau range akan dikerjakan apabila syarat yang diberikan terpenuhi. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah berikut ini : 1. Sorotlah sel atau range yang akan diberi conditional format. 2. Pilih menu Format, Conditional Formatting. Maka akan muncul menu seperti berikut ini : Pada contoh di atas, artinya jika data / angka yang terletak pada range yang telah dipilih, jika berisi data yang kurang dari 56, maka data tsb akan ditulis dengan tulisan warna merah dan background abu-abu.untuk mengubah format, anda dapat memilih dan menentukan sendiri dengan cara menekan tombol Format. Hasil dari perintah tersebut di atas adalah sebagai berikut : Pada gambar di atas range yang diberi Conditional Formatting adalah D6:D13.
1.3.11 Memanfaatkan fasilitas Format Painter Kadang-kadang anda perlu menyalin format-format yang sudah diberikan pada suatu sel atau range ke tempat lain. Format-format yang dapat disalin antara lain yaitu format angka, huruf, perataan data, garis pembatas dan bingkai, warna, corak latar belakang dan format lainnya. Caranya adalah sbb. : 1. Sorotlah sel atau range yang formatnya akan dicopy 2. Clik ICON format painter (diatasnya menu font). Setelah dipilih, penunjuk mouse akan berubah menjadi bergambar kuas cat. 3. Pindahkan mouse ke posisi yang anda inginkan 4. Setelah tekan tombol mouse, maka sel tsb. akan mempunyai format yang sama. Gambar 5.8. Copy Format dengan Format Painter. Keterangan : menyalin format dengan format painter 1.4 Sel Relatif dan Absolut 1.4.1 Definisi sel relatif dan absolut Nama Sel Bila dicopy Contoh Sel Relatif - baris berubah Sel B5 - kolom berubah Sel Absolut - baris tetap Sel $B$5
Sel Semi Absolut (Absolut baris) Sel Semi Absolut (Absolut kolom) - kolom tetap - baris tetap - kolom berubah - baris berubah - kolom tetap Sel B$5 Sel $B5 1.4.2 Menyalin Rumus dengan alamat relatif Pada saat Anda menyalin rumus untuk menghitung harga total dari masing-masing barang, seperti pada contoh dibawah ini, alamat sel yang digunakan dalam rumus tsb. akan berubah secara otomatis. Ketika anda menyalin atau memindahkan rumus yang berisikan alamat relatif, alamat-alamat sel tsb. disesuaikan untuk menunjukkan lokasi baru suatu rumus. 1.4.3 Menyalin Rumus dengan alamat absolut Selain dapat menggunakan rumus dengan alamat relatif, anda dapat juga menggunakan rumus absolut. Rumus absolut isinya selalu tetap walaupun di-copykan ke sel lain. Berikut ini adalah contoh penggunaan sel absolut. 1.4.4 Menyalin Rumus dengan alamat semi absolut Disamping alamat relatif dan alamat absolut anda dapat juga menggunakan alamat semi absolut. Pada alamat semi absolut, yang anda absolutkan dapat barisnya saja atau kolomnya saja. Sebagai contoh, dibawah ini adalah lembar kerja untuk menghitung biaya sewa komputer. Keterangan : sel C7 diisi dengan rumus =$B7*C$6, setelah itu rumus tsb. copykan ke seluruh sel C7 s/d F13 Pada sel C7 terdapat rumus bertipe semi absolut, $B7 adalah absolut kolom dan C$6 adalah absolut baris. Jika sel tersebut dicopykan, maka akan menjadi sbb. :
1.5 Fungsi Logika, Fungsi Statistik dan Pembuatan Grafik 1.5.1 Fungsi Logika Selain operasi hitung, MS Excel 97 juga dapat melakukan operasi logika. Dengan operasi logika ini Excel dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan benar atau salah. A. Operator Logika Operator Logika yang digunakan adalah : = Sama dengan <= Lebih besar atau sama dengan < Lebih kecil >= Lebih kecil atau sama dengan > Lebih besar <> Tidak sama dengan B. Fungsi Logika IF Penulisan fungsi logika IF mempuyai bentuk sebagai berikut : IF(ekspresi logika, perintah 1, perintah 2) Artinya kalau ekspresi logika benar maka perintah 1 akan dikerjakan, tetapi kalah salah maka perintah 2 yang akan dikerjakan. 5.4.2. Contoh Penerapan Fungsi Logika 1. Menyalin Rumus dengan alamat relatif Pada saat Anda menyalin rumus untuk menghitung harga total dari masing-masing barang, seperti pada contoh dibawah ini, alamat sel yang digunakan dalam rumus tsb. akan berubah secara otomatis. Ketika anda menyalin atau memindahkan rumus yang
berisikan alamat relatif, alamat-alamat sel tsb. disesuaikan untuk menunjukkan lokasi baru suatu rumus. Gambar 5.9. Copy Rumus. 2. Menyalin Rumus dengan alamat absolut Selain dapat menggunakan rumus dengan alamat relatif, anda dapat juga menggunakan rumus absolut. Rumus absolut isinya selalu tetap walaupun di-copykan ke sel lain. Berikut ini adalah contoh penggunaan sel absolut. Gambar 5.10. Contoh Penggunaan Sel Absolut. 3. Menyalin Rumus dengan alamat semi absolut Disamping alamat relatif dan alamat absolut anda dapat juga menggunakan alamat semi absolut. Pada alamat semi absolut, yang anda absolutkan dapat barisnya saja atau kolomnya saja. Sebagai contoh, dibawah ini adalah lembar kerja untuk menghitung
biaya sewa komputer. Gambar 5.11. Contoh Menyalin Rumus dengan Alamat Semi Absolut. Keterangan : sel C7 diisi dengan rumus =$B7*C$6, setelah itu rumus tsb. copykan ke seluruh sel C7 s/d F13 Pada sel C7 terdapat rumus bertipe semi absolut, $B7 adalah absolut kolom dan C$6 adalah absolut baris. Jika sel tersebut dicopykan, maka akan menjadi sbb. : Gambar 5.12. Hasil Pengkopian.
1.6 Latihan Soal Soal 1. Lengkapilah lembar kerja seperti berikut ini : Ketentuan soal : Tanggal kembali = tanggal pinjam + lama sewa Total biaya sewa = lama sewa * tarif sewa per hari Hitunglah jumlah, rata-rata, tertinggi, terendah, banyak transaksi untuk keterangan lama sewa dan biaya sewa. Keterangan : Rumus untuk menghitung tanggal kembali hanya ditulis di sel F11, setelah itu copykan ke sel-sel yang ada di bawahnya Rumus untuk menghitung total biaya sewa hanya ditulis di sel G11, setelah itu copykan ke sel-sel yang ada di bawahnya
Gunakan fungsi =SUM(), =AVERAGE(), =MAX(), =MIN() dan =COUNT() Buatlah lembar kerja yang menyerupai lembar kerja di atas Untuk menyisipkan gambar gunakan langkah sbb. :Insert, Picture, Clipart, kemudian pilih gambar yang diinginkan, Tekan OK. Soal 2. Lengkapilah lembar kerja seperti berikut ini : Keterangan : Besarnya pembayaran angsuran dengan bunga flat diperoleh dari rumus berikut : (Pokok Pinjaman + Pokok Pinjaman * Bunga * Jangka Waktu) Jangka Waktu Tulislah rumus di sel C8, kemudian copykan ke seluruh sel C8 s/d J22