1. Konsep Aplikasi SIP... 2 1.1 Proses Bisnis Pemrograman ( PRA-KONREG dan KONREG)... 2 2. Aplikasi Lokal... 3 2.1 Identitas file-file yang digunakan dalam SIP... 5 2.2 Cara Instalasi Baru... 6 2.3 Cara Update Patch... 9 2.4 Proses Bisnis menggunakan Aplikasi LOKAL SIP dan Cara Menggunakannya... 10 T2.1.4 Bekerja Sebagai master :Konfirmasi Usulan Aktivitas Arahan (D, W)... 10 T2.1.5 Bekerja Sebagai Asisten Mengentry Usulan... 14 T2.1.6 Rapat Koordinasi dan Penggabungan... 15 T2.1. 7 Cetak Form Pra-Konreg... 16 T2.2.4 Bundling Data untuk diserahkan keadmin BPIW dan dikonsolidasikan di Aplikasi Nasional... 17 BEKERJA DENGAN WORKSHEET ( Next Edition)... 18
USER MANUAL SIP (Sistem Informasi Pemrograman) PUPR 1. Konsep Aplikasi SIP 1.1 Proses Bisnis Pemrograman ( PRA-KONREG dan KONREG) Proses bisnis pemrograman dibatasi hanya pada sesi pra-konreg. Karena sebenarnya jika dibahas secara lengkap prosesnya lebih dari sekedar Konreg saja. Proses bisnis Pra-konreg dan Konreg yang djalankan dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Pemrograman dilakukan ditingkat BPIW, Satminkal, dan Balai di Propinsi. Pemrograman di tingkat BPIW Pada lingkup ini Pusat 2 BPIW mengkompilasi hasil perencanaan jangka panjang, masukan dari kerabat perencanaan di setiap satminkal, hasil dari konreg tahun sebelumnya, serta status realisasi program untuk merumuskan program jangka pendek tiga tahunan (PJP 3 tahunan). Berikutnya PJP 3 tahunan didetilkan lagi menjadi program jangka pendek satu tahunan (PJP 1 tahunan) dengan kategori W.
Usulan aktivitas di PJP 1 tahunan ada dua macam, yakni W ( Pengembangan Wilayah) dan D (Directive). Usulan aktivitas di PJP 1 tahunan yang sudah disahkan kemudian didistribusikan ke SATMINKAL. Peran Satminkal dalam perencanaan untuk jenis usulan kegiatan kategori U (Usulan sendiri) tetap dilakukan sebagaimana biasanya. Tambahan peran untuk Satminkal terkait dengan Pra-Konreg dan Konreg sekarang dalam hal ini adalah mendistribusikan PJP 1 tahunan ke balai /satker dibawah koordinasinya sambil memberikan arahan terhadap usulan aktivitas D dan W. Pemrograman di tingkat Propinsi untuk usulan kegiatan D dan W adalah melakukan konfirmasi dan melengkapi data usulan. Yang dimaksud dengan konfirmasi adalah menentukan apakah usulan kegiatan D dan W tersebut akan dilaksanakanan pada tahun anggaran Konreg ( ADOP) atau ditunda (STOK). Jika dipilih STOK, balai terkait harus menuliskan alasannya. Data usulan yang diharapkan dilengkapi adalah data readiness kriteria. Balai juga diperbolehkan mengubah aktivitas, jika berdasarkan readiness kriteria usulan aktivitas D dan W diadop dengan cara mengubah aktivitas menjadi Penyusunan DED untuk aktivitas konstruksi yang diminta. Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung proses administratif bukan substantif Pra Konreg dan Konreg disebut dengan SIP (Sistem Informasi Pemrograman). SIP terdiri dari aplikasi nasional dan aplikasi lokal. Aplikasi nasional bersifat online, harus terkoneksi dengan internet, mendukung tugas BPIW dan satminkal. Sedangkan aplikasi lokal bersifat offline atau aplikasi desktop, mendukung tugas pemrograman balai dan merupakan alat utama untuk pra konreg dan konreg. 2. Aplikasi Lokal Konsep fitur di aplikasi lokal dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Ada empat kategori fungsi, yakni fungsi komunikasi data, fitur konfirmasi usulan kegiatan D dan W, fungsi entry usulan sendiri, dan fungsi cetak form Pra dan Konreg. Pengguna pada aplikasi lokal, terdiri dari dua kategori, yakni sebagai master dan sebagai asisten. Untuk setiap propinsi untuk satminkal tertentu hanya ada satu pengguna master. Pengguna masterlah yang melakukan komunikasi dengan aplikasi nasional. Pengguna master melakukan load usulan aktivitas D dan W yang ada di dalam.sip yang dikirimkan oleh BPIW. Aksi berikutnya adalah mengkonfirmasi aktivitas usulan D dan W dan memasukkan data pelengkapnya. Pengguna asisten untuk setiap propinsi satminkal disediakan 3 10 orang asisten (data user dan password bisa menghubungi BPIW pusat 2). Asisten akan menyerahkan hasil entry data ke pengguna master untuk digabungkan dengan hasil seluruh asisten di propinsi- satminkal tesrsebut.
Fitur Komunikasi data dibagi menjadi dua, yakni a) App Nasional ke App Lokal i. Diambil secara langsung di http://202.152.50.109/sip/info Full Aplikasi ( versi terbaru) Patch Terbaru ( jika sudah punya versi setelah tgl 19 Januari, cukup download Patch) Data Master-Aset BM ( data nomenklatur program, kabupaten kota) Aset-BM per pulau( khusus untuk BM)
ii. Diemailkan oleh BPIW File Arahan sipnasional_06_20150205200923 Ditjen Sumber Daya Air 2017.sip Gambar diatas adalah contoh file arahan D dan W untuk SDA. Identitas file diawali dengan nama sipnasional + kode satminkal + tahun+nomor urut + Nama Satminkal + tahun Anggaran usulan kegiatan File Hasil Pra Konreg b) App Lokal (master) ke App Nasional Hasil Bundling, diserahkan secara manual atau email ke satminkal dan BPIW. Petugas BPIW akan mengupload ke app nasional c) App Lokal Asisten ke App Lokal Master Asisten melakukan export usulan melalui menu merging, diserahkan ke master dan digabungkan ke dalam aplikasi lokal master melalui menu merging juga 2.1 Identitas file-file yang digunakan dalam SIP
1. File PDF yang dicetak dari menu dicetak dari menu F-KB/F-STOK, tab baseline, tab daftar kegiatan, dari propinsi dengan ID = 73, satminkal = 04 (BM), tahun 2016 bulan 01 tanggal 31 Jam 11:40:39 2. File PDF F-KB dicetak dari menu F-KB/F-STOK, tab baseline. Makna dari Identitas file sama dengan nomor 1 3. File PDF F-Stok dicetak dari menu F-KB/F-STOK, tab baseline. Makna dari Identitas file sama dengan nomor 1 4. File Excel hasil dari download bekerja dengan worksheet. 04 adalah kode satminkal, yakni BM, 73 adalah kode Propinsi, sisanya adalah tahun, tanggal, dan waktu dari detik 5. File Excel hasil dari download bekerja dengan worksheet. 04 adalah kode satminkal, yakni BM, 73 adalah kode Propinsi, sisanya adalah tahun, tanggal, dan waktu dari detik 6. FKB dalam bentuk Excel 7. File.sip, back-up data dari aplikasi lokal, dibuat lewat menu bundling, backup 8. File.sip, merging dari applikasi lokal asisten, dibuat lewat menu merging-export data usulan 9. File.sip, merging dari applikasi lokal asisten, dibuat lewat menu merging-export data usulan 10. File.sip, bundling dari aplikasi lokal master, dibuat lewat menu bundling export data. Disetorkan untuk diupload ke aplikasi nasional 11. File.sip, arahan dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal, untuk Bina Marga Pra konreg 2017 12. Idem nomor 11 13. File.sip, arahan dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal, untuk Cipta Karya, Pra konreg 2017 14. File.sip, arahan dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal, untuk SDA, Pra konreg 2017 15. File.sip, arahan dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal, untuk Pnp, Pra konreg 2017 16. File.sip, data master nomenklatur program dan kabkota dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal, semua satminkal 17. File.sip, data aset khusus untuk BM, dari aplikasi nasional untuk diload ke aplikasi lokal 2.2 Cara Instalasi Baru 1. Pastikan sudah memiliki siplokal.zip, Lihat isi dari foldernya sebagai berikut
2. Perhatikan bentuk Icon dari file siplokal.exe dan pu.ico. Lakukan double klik pada file siplokal.exe untuk mengextract aplikasi. Klik Extract All. Definisikan folder dimana Anda akan bekerja. Kemudian pilih extract
3. Hasil Install aplikasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Perhatikan bentuk icon dari pu.ico dan siplokal.exe. Untuk menjalankan aplikasi, double klik pada siplokal.exe. Jika ingin punya back-upnya, Anda bisa mengcopy folder aplikasi berikut:
2.3 Cara Update Patch 1. Pastikan file Patch_file.zip satu folder dengan siplokal yang sudah di extract 2. Klik Kanan, dan pilih ekstrak disini. Akan ada konfirmasi versi dari patch terakhir diupdate
2.4 Proses Bisnis menggunakan Aplikasi LOKAL SIP dan Cara Menggunakannya Berikut ini adalah proses bisnis yang harus dilakukan oleh Balai untuk Pra Konreg dan bagaimana menggunakan aplikasi untuk membantu mempersiapkan dan melakukan Pra Konreg T2.1 Masing-masing Satminkal Provinsi T2.1.1. Menerima kiriman password dan file arahan dari satminkal pusat ( manual) T2.1.2. Mengkonfirmasi bahwa kiriman sudah diterima (manual) T2.1.3. Download App Lokal, Data Master dan Aset (khusus untuk BM) serta Password kepada petugas master dan para asisten. Kemudian melakukan instalasi atau update aplikasi T2.1.4. Bekerja Sebagai master :Konfirmasi Usulan Aktivitas Arahan (D, W) T2.1.5. Bekerja Sebagai Asisten : Entry Usulan Sendiri T2.1.6. Rapat koordinasi & Merging Usulan + Arahan T2.1.7. Pencetakan Form Pra Konreg F-Isu, F-Renstra, F-KB, F-Stok T2.1.8. Pengesahan usulan untuk dibawa saat Pra Konreg T2.2 Pelaksanaan Desk T2.2.1. Satminkal provinsi menyerahkan usulan hard copy yang disahkan (sudah di TT) ke admin satminkal pusat (manual) T2.2.2. Pembukaan desk. Proses desk oleh masing-masing satminkal provinsi menggunakan aplikasi lokal T2.2.3. Penutupan desk, pencetakan form-form dan penandatangan hasil Pra-Konreg T2.2.4. Bundling hasil Pra-konreg (download data dari aplikasi lokal) oleh satminkal propinsi T2.2.5. Penyerahan soft file hasil Pra-Konreg + Form Hard Copy (sudah ditandatangani) ke admin BPIW & Satminkal Pusat (manual) T2.2.6. Admin BPIW upload soft file hasil Pra Konreg ke aplikasi nasional Pada Subbab ini akan dijelaskan mulai dari subbab T2.1. 4 T2.1.4 Bekerja Sebagai master :Konfirmasi Usulan Aktivitas Arahan (D, W) Tahap pertama : Login dan Load data arahan 1. Siapkan user dan password serta file arahan nasional 2. Buka Aplikasi, kemudian lakukan login 3. Jangan lupa memilih even Pra-Konreg. Kemudian masukkan username dan password 4. Pilih menu Load Data 5. Klik tulisan drop file, untuk memlih memilih file arahan sipnasionalxxxxxx.sip 6. Lihat Hasilnya pada menu F-KB /F-Stok
Tahap 2 : Konfirmasi usulan kegiatan D dan W 1. Klik menu F-KB/Stok, sub menu yang atas. Akan muncul seperti gambar dibawah ini. Terlihat ada 3 Tab untuk bekerja. Ada 28 baris program arahan dari BPIW. Program arahan ditandai dengan bintang satu untuk aktivitas berjenis W dan bintang dua untuk aktivitas berjenis D. Total rupiah yang dibutuhkan untuk 28 aktivitas dari BPIW sekitar 1,6 T 2. Lembar kerja ini terdiri dari 3 Tab, yakni 1. DAFTAR KEGIATAN 2.BASELINE 3. STOK. Anda cukup bekerja di tab no 1, dan dapat melihat efeknya di tab BASELINE untuk baris data yang di adop serta tab STOK untuk baris data yang di tolak atau di tunda 3. Di bawah TAB ada baris menu a. Tambah Usulan : untuk mengentry usulan sendiri oleh master (jenis U). Hanya bisa dilakukan jika semua usulan kegiatan arahah (D dan W) sudah dikonfirmasi b. Cetak : cetak daftar kegiatan dalam bentuk PDF c. Mengexport semua aktivitas usulan yang ada di daftar kegiatan ke file excel d. Menghapus baris Usulan sendiri (jenis U)
Lanjutan tahap 2 4. Pilih Adop jika aktivitas arahan diterima untuk dilaksanakan. Berikutnya data entrynya bisa diedit 5. Pilih Stok, jika aktivitas arahan ditunda atuau ditolak. Anda harus memasukkan alasan Dampak dari stok dan adop dapat dilihat pada area yang dilingkari
Tahap ke 3 Mengentry data Renstra 1. Pilih menu F-Renstra 2. Pilih Nomeklatur output yang akan diisi 3. Klik EDIT pada baris yang akan diisi
T2.1.5 Bekerja Sebagai Asisten Mengentry Usulan 1. Siapkan aplikasi, user nama dan password. Satu user name harus dipakai oleh satu orang (satu copy aplikasi). Pada saat melakukan penggabungan, jika user namenya sama, maka hanya bisa dimasukkan salah satu diantara beberapa yang namanya sama 2. Lakukan login di aplikasi. Menu diaplikasi akan berbeda dengan menu asisten. Pada login asisten tidak ada aktivitas D dan W. Jadi asisten akan langsung menggunakan menu F-KB/F-Stok pada button tambah usulan untuk memasukkan aktivitas U yang menjadi tanggung jawabnya 3. Setelah entry usulan selesai, dilanjutkan dengan Entry Renstra 4. Asisten bisa mengecek hasi entry-an ke menu cetak atau export Excel
5. Untuk menyetorkan hasil entry-an pilih menu Merging. Klik butto Export usulan. Cermati di folder mana file hasil download disimpan T2.1.6 Rapat Koordinasi dan Penggabungan 1. Siapkan file yang akan dimerge dari setiap asisten dalam sebuah folder data. Jika ada duplikasi sistem aplikasi lokal akan mengecek 2. Pastikan semua usulan D dan W sudah dikonfirmasi apakah Adop atau Stok. Jika belum semuanya dikonfirmasi, fitur merging tidak bisa dilakukan 3. Pilih menu merging, lalu klik Drop File 4. Tunggu proses dilakukan ( agak lama) sampai dibagian bawah muncul load file berhasil dan button simpan semua 5. Pastikan anda meng klik button simpan semua 6. Cek hasilnya 7. Lakukan langkah 2-4 untuk setiap file yang akan di merge
T2.1. 7 Cetak Form Pra-Konreg Tahap 1 Persiapan Pencetakan Persiapan pencetakan adalah aktivitas untuk mendefinisikan nama-nama yang akan muncul dalam form Konreg sebagai penanda tangan aspek legal formal dari form Pra Konreg. Form F-KSP yang paling banyak penandatangannya sekaligus ada kalimat di dalam form yang bisa diubah. Pengesahan form lainnya adalah untuk F-Renstra, F-Isu, F-KB dan F-Stok
Tahap 2 Mencetak 1. Cetak F-KB : dari menu F-KB/Stok Baseline Cetak 2. Cetak F-Stok : dari menu F-KB/Stok Stok Cetak 3. Cetak F-Renstra : dari menu F-Renstra Cetak 4. Cetak F-Isu : dari menu F-Isu Cetak 5. Cetak F-KSP: dari menu F-KSP cetak Semua pencetakan diatas akan diwujudkan dalam bentuk file PDF yang di download. Jika ingin membuat hasil cetaknya dalam bentuk Excel, maka pilihlah menu Export to Excel. Berikut Contoh cetak F- Renstra. Letak Buttonnya di bagian bawah T2.2.4 Bundling Data untuk diserahkan keadmin BPIW dan dikonsolidasikan di Aplikasi Nasional Button I : Export data.sip untuk di setor kepada admin BPIW Button II : Export data untuk back-up. Jika ada kehilangan data atau aplikasi maka backup bisa di load kembali dari menu Load Data. Fitur ini penting jika akan melakukan update Patch Aplikasi terbaru
BEKERJA DENGAN WORKSHEET ( Next Edition) Fitur ini digunakan jika Anda memilih untuk mengetikkan usulan sendiri melalui excel. Bisa dilakukan oleh master maupun asisten. Namun sebenarnya tidak disarankan, karena proses lookup ke data master nomenklatur akan lebih sulit dibandingkan jika entry melalui aplikasi. 1. Pilih menu F-KB/F-STOK 2. Export Excel untuk Anda bekerja 3. Bekerjalah di Sheet USULAN 4. Berikutnya drop file tersebut lewat menu ini juga