BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PENSWASTAAN PERKHIDMATAN SOKONGAN HOSPITAL -

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PENSWASTAAN PERKHIDMATAN SOKONGAN HOSPITAL - GARISPANDUAN PENGELUARAN SIJIL PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16 DI HOSPITAL KONTRAK DI BAWAH PROGRAM 2014

1.0 DEFINISI ASIS - Asset and Services Information System. Sistem yang akan menggantikan CMIS selepas di Perjanjian Baru BER 1 - Borang permohonan untuk pengeluaran Sijil PEP KEW. Pa 16 yang perlu disediakan oleh syarikat konsesi dan diperakukan oleh Pengarah Hospital (Lampiran 1). BER 2 - Laporan Pemeriksaan Teknikal yang diperakukan untuk pengeluaran Sijil PEP KEW. Pa-16 pengeluaran oleh Jurutera/Penolong Jurutera Operasi Hospital (Lampiran 2). CMIS - Central Integrated Nationwide Management Information System. Sistem IT berasaskan web yang digunapakai oleh pihak-pihak yang terlibat dengan PSH yang mengandungi maklumat, data dan laporan untuk mengurus, memantau dan mengawalselia Penswastaan PSH. Hospital Kontrak - Hospital/institusi kesihatan di bawah Penswastaan Perkhidmatan Sokongan Hospital (PSH) di Appendix 1 Perjanjian Konsesi PSH. Pegawai Berkelayakan - Jurutera atau Penolong Jurutera Operasi (Kawalselia PSH) Ibupejabat/ JKN/ Hospital yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya dua (2)

tahun dengan Kementerian mengikut disiplin kejuruteraan. 1PP - Pekeliling yang menggantikan semua pekeliling, surat pekeliling, pekeliling kontrak dan surat arahan yang sedia ada, berkuatkuasa mulai 3 Julai 2014. 2.0 LATARBELAKANG RINGKAS PENGURUSAN ASET DI HOSPITAL KONTRAK Secara umumnya pengurusan aset Kerajaan adalah menjadi tanggungjawab Bahagian/Seksyen/Unit yang menguruskan aset meliputi perkara-perkara berikut iaitu : i. Penerimaan; ii. Pendaftaran; iii. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan; iv. Penyelenggaraan v. Pelupusan; dan vi. Kehilangan dan Hapus Kira. Kerja-kerja penyelenggaraan aset Kerajaan terutamanya jentera/peralatan/sistem kejuruteraan di Hospital Kontrak telah diswastakan kepada syarikat konsesi. Bagi pengeluaran Sijil PEP KEW.PA-16 pula, pihak-pihak yang terlibat adalah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan (BPKj) KKM, Jabatan Kesihatan Negeri (JKN), Hospital Kontrak dan syarikat konsesi. 3.0 TUJUAN PENYEDIAAN GARISPANDUAN 3.1 Selari dengan perlaksanaan 1PP yang berkuatkuasa pada 3 Julai 2014, BPKj turut terlibat dalam aktiviti Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 yang dinyatakan

dalam 1PP KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) : Pelupusan Perkara 5. 3.2 Justeru, garispanduan ini disediakan adalah sebagai panduan untuk menerangkan proses pengeluaran Sijil PEP KEW. PA-16 kepada pihak yang terlibat yang merangkumi proses seperti proses penyediaan permohonan, pemeriksaan dan pengeluaran Sijil PEP KEW.PA-16 bagi jentera/peralatan/sistem kejuruteraan di Hospital Kontrak di bawah program Penswastaan PSH yang menggunapakai sistem Centralized Management Information System (CMIS) / Asset and Services Information System (ASIS). 3.3 Secara asasnya garispanduan ini adalah selari dengan keperluan 1PP (KP 2.6/2013 TPA : Pelupusan). Beberapa keperluan tambahan turut digariskan dalam garispanduan ini sebagai langkah kawalan dalaman oleh BPKj bag memastikan setiap Sijil PEP KEW.PA-16 yang dikeluarkan memenuhi etika kejuruteraan. 3.4 Pengeluaran Sijil PEP KEW.PA-16 bagi Hospital Kontrak di bawah Program Penswastaan PSH masih mengekalkan penggunaan Borang BER 1 dan BER 2. a) Borang BER 1 yang di isi oleh Syarikat Konsesi diperlukan sebagai langkah awal penyediaan maklumat teknikal dan dokumen lengkap oleh Syarikat Konsesi sebelum diangkat kepada makluman Pengarah Hospital Kontrak bagi aset-aset yang akan dilaksanakan proses pelupusan. b) Borang BER 2 merupakan laporan pemeriksaan teknikal ke atas aset yang dicadangkan untuk diperaku pelupusan yang dilaksanakan oleh Jurutera/ Penolong Jurutera di Hospital Kontrak/ JKN bagi memastikan aset tersebut memenuhi keperluan teknikal bagi membolehkan aset tersebut dilupuskan.

c) Rasional di sebalik perlaksanaan ini adalah kerana aset kerajaan di Hospital Kontrak diselenggara oleh Syarikat Konsesi manakala Jurutera/ Penolong Jurutera di Hospital Kontrak yang memantau perlaksanaan PSH segelintirnya masih tidak menepati syarat untuk menandatangani Sijil PEP KEW.PA-16. Justeru, pemeriksaan teknikal di dalam BER 2 diperlukan sebagai asas justifikasi sebelum Sijil PEP KEW.PA-16 dapat dikeluarkan. 4.0 KATEGORI ASET YANG MEMERLUKAN SIJIL PEP KEW.PA-16 DAN JUSTIFIKASI PELUPUSAN 4.1 Kategori aset yang memerlukan Sijil PEP KEW.PA-16 sebelum proses pelupusan dapat diteruskan adalah seperti berikut : a) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai perolehan asalnya melebihi RM5,000.00; b) Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya melebihi RM1,000.00; c) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik, perkakasan komputer yang perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00 dan perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 tidak memerlukan Sijil PEP KEW.PA-16 dengan syarat aset tersebut telah mencapai jangka hayatnya atau diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa untuk dilupuskan. 4.2 Justifikasi bagi sesuatu aset boleh dilupuskan adalah berdasarkan perkaraperkara berikut:-

a) tidak ekonomi dibaiki b) usang c) rosak dan tidak boleh digunakan d) luput tempoh penggunaan e) keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum f) tiada alat ganti di pasaran g) pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan h) disyor selepas pemeriksaan aset i) tidak lagi diperlukan oleh Jabatan j) perubahan teknologi k) melebihi keperluan 5.0 SYARAT DAN KELAYAKAN PIHAK BERKAITAN BAGI PENGELUARAN SIJIL PEP KEW.PA-16 5.1 Mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer, Perubatan, Pergigian, Penyiaran dan seumpamanya; 5.2 Sijil PEP KEW.PA-16 hendaklah disahkan oleh dua (2) orang Jurutera ATAU seorang (1) Jurutera dan seorang (1) Penolong Jurutera mengikut disiplin yang berkenaan. 5.3 Pengeluaran Sijil PEP KEW.PA-16 perlu merujuk kepada Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Teknikal lain atau Jabatan yang mempunyai worksyop atau bengkel kejuruteraan sendiri atau pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. a) Bagi kenderaan, Sijil PEP KEW.PA-16 adalah dikeluarkan oleh Jabatan Kerja Raya (JKR). Surat JKR berkaitan adalah sepertimana di Lampiran 3.

b) Bagi peralatan ICT, sekiranya Jabatan berkenaan tidak mempunyai Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat untuk mengeluarkan Sijil PEP KEW.PA-16 maka Ketua Jabatan dibenarkan untuk melantik pegawai daripada skim perkhidmatan lain yang mempunyai kelayakan dalam bidang ICT untuk mengeluarkan Sijil PEP KEW.PA-16. c) Pengeluaran sijil PEP KEW.PA-16 bagi peralatan ICT dan kenderaan tidak termasuk dalam CMIS/ASIS dan tidak tertakluk di bawah garispanduan ini. 5.4 Sijil PEP KEW.PA-16 daripada pihak swasta hanya boleh didapatkan sekiranya tiada agensi Kerajaan yang dapat mengeluarkannya. 6.0 TEMPOH SAH LAKU SIJIL PEP KEW.PA-16 6.1 Sijil PEP KEW.PA-16 hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan. a) Sekiranya tempoh Sijil PEP KEW.PA-16 telah tamat dan proses pelupusan belum bermula Kementerian atau Jabatan hendaklah mendapatkan sijil yang baharu. b) Sekiranya proses pelupusan telah bermula dan tempoh Sijil PEP KEW.PA-16 telah tamat dalam masa proses pelupusan maka tidak perlu mendapatkan sijil yang baharu.

7.0 PROSEDUR 7.1 Pengarah Hospital Kontrak dengan kerjasama syarikat konsesi mengenalpasti aset-aset Kerajaan yang perlu dilupuskan. 7.2 Bagi aset-aset yang disenaraikan di dalam CMIS/ ASIS, Syarikat Konsesi perlu melengkapkan BER1 melalui sistem CMIS/ASIS beserta dengan dokumen sokongan (Attachment) ke dalam modul BER. Dokumen sokongan yang diperlukan adalah seperti berikut :- Salinan KEW.PA-2 ; Maklumat pembaikan/penyelenggaraan ; Laporan teknikal / condition appraisal ; Anggaran kos pembaikan terperinci - jika boleh dibaiki ; Surat pengesahan tidak boleh dibaiki lagi atau tiada alat ganti daripada pembuat (manufacturer) jika perlu ; Surat kenyataan aset tidak sesuai digunakan lagi oleh pengguna jika perlu ; Gambar foto ; dan Surat daripada pihak penguasa seperti Jabatan Elektrik dan Gas, Jabatan Kerja Raya, Jabatan Alam Sekitar dan sebagainya jika perlu. 7.3 Jurutera/Penolong Jurutera Operasi Hospital/JKN akan menyemak BER1 bagi memastikan ianya lengkap dan ditandatangani oleh berwajib sebelum melaksanakan pemeriksaan teknikal. 7.4 Setelah berpuashati, Jurutera/Penolong Jurutera Operasi Hospital/JKN akan melakukan pemeriksaan teknikal, menyediakan dan menandatangani BER2. Bagi pemeriksaan teknikal yang dilaksanakan oleh Jurutera/Penolong Jurutera Operasi Hospital/JKN yang kepakarannya berlainan dengan aset yang hendaklah

dilupuskan, BER2 perlu ditandatangani semula oleh Jurutera/Penolong Jurutera Operasi Hospital/JKN yang bersesuaian kepakarannya. Borang BER1, BER2 dan dokumen sokongan perlu disimpan oleh Jurutera Operasi Hospital/JKN untuk rujukan. 7.5 Bagi aset bernilai RM 5,000 ke bawah dan sudah melebihi jangka hayat, proses akan berhenti sehingga pemeriksaan teknikal BER 2. Jurutera/ Penolong Jurutera perlu mengemukakan BER 2 kepada Pegawai Aset sebaga dokumen sokongan teknikal untuk proses pelupusan. Proses seterusnya dilaksanakan oleh pegawai aset masing-masing berpandukan keperluan yang digariskan dalam 1PP. 7.6 Bagi aset yang bernilai RM 5,000 ke atas, proses akan diteruskan ke peringkat pengeluaran Sijil PEP KEW-PA.16. Sijil PEP KEW.PA-16 akan ditandatangani oleh Pegawai Berkelayakan mengikut disiplin berkenaan selepas semua dokumen lengkap dan dipersetujui. Sijil PEP KEW.PA-16 berkenaan akan dikemukakan kepada Pengarah Hospital Kontrak bagi tujuan proses pelupusan. Sesalinan sijil akan diberikan kepada syarikat konsesi untuk tujuan pengemaskinian status aset dalam sistem CMIS. 7.7 Jika Hospital Kontrak/ JKN yang tidak mempunyai Pegawai Berkelayakan untuk proses pengeluaran Sijil PEP KEW.PA-16, permohonan yang telah lengkap boleh dimajukan kepada Seksyen Operasi Hospital, Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan untuk tindakan selanjutnya. 7.7 Seksyen Operasi Hospital, Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan juga akan menyimpan sesalinan Sijil PEP KEW.PA-16 yang telah dikeluarkan bagi tujuan rekod.

7.8 Sesalinan surat edaran berserta senarai aset-aset yang telah diperakukan untuk pelupusan perlu dimajukan kepada Seksyen Operasi Hospital BPKj, Bahagian Perolehan dan Penswastaan (BPP), Bahagian Perkembangan Perubatan, Bahagian Kewangan dan Syarikat Konsesi untuk pengemaskinian data di dalam CMIS. 7.8 Bagi permohonan Sijil PEP KEW.PA-16 yang bermasalah akan dibawa kepada Jawatankuasa Kecil Teknikal (FEMS/BEMS) jika perlu untuk dibincangkan dan dipertimbangkan permohonan tersebut. 7.9 Syarikat konsesi hendaklah membaiki dan menyelenggara aset-aset yang tidak diluluskan Sijil PEP KEW.PA-16 dan boleh dimasukkan ke dalam Exemption List dengan kelulusan Pengarah Hospital Kontrak. 7.10 Pernyataan di bawah adalah merupakan status aset yang dicatatkan di dalam Sijil PEP KEW.PA-16 : a) Alat ini boleh digunakan dalam tempoh 1 tahun daripada sijil PEP KEW.PA-16 dikeluarkan Sekiranya tempoh Sijil PEP KEW.PA-16 telah tamat dan proses pelupusan belum bermula, Hospital Kontrak hendaklah mendapatkan Sijil PEP KEW.PA-16 yang baharu dengan mengemukakan surat/memo kepada Syarikat Konsesi di Hospital Kontrak bagi pengeluaran semula sijil. Syarikat Konsesi akan memperbaharui sijil melalui BER1 dan Pegawai Berkelayakan perlu mengesahkan semula sijil baharu tersebut.

Hospital Kontrak adalah bertanggungjawab ke atas risiko-risiko berkaitan seperti risiko keselamatan, kehilangan, kebolehupayaan dengan penggunaan aset tersebut. Aset berkenaan akan disenaraikan di bawah Exemption List yang mengecualikannya daripada beberapa indikator tertentu di bawah Deduction Formula dan syarikat konsesi hendaklah terus menyelenggara aset tersebut sehingga dilupuskan. b) Aset tidak selamat dan tidak boleh digunakan lagi Aset tersebut sudah tidak boleh berfungsi dan tidak selamat digunakan. Penggunaan aset tersebut hendaklah dihentikan serta merta apabila Sijil PEP KEW.PA-16 dikeluarkan dan segera dilupuskan 7.11 Sijil PEP KEW.PA-16 bagi aset yang dipindahkan ke hospital/ klinik/ PTJ lain adalah tidak diperlukan. 7.12 Proses VO boleh terus dilaksanakan berpandukan Garispanduan Management of Variation in Contract Hospitals yang terkini tanpa perlu menunggu Sijil PEP KEW.PA-16.

CARTA ALIR PROSEDUR PENGELUARAN SIJIL PEP KEW.PA-16 MULA Pengarah Hospital/Syarikat Konsesi kenalpasti alat yang perlu dilupuskan Penyediaan BER1 oleh Syarikat Konsesi Tidak Dokumen Sokongan mencukupi? Ya Pemeriksaan Teknikal dan Penyediaan BER2 oleh Jurutera/Penolong Jurutera Penyelenggaraan diteruskan Syarikat Konsesi Tidak Permohonan diluluskan? BER 1 dan BER 2 diserahkan kepada hospital untuk proses pelupusan selanjutnya alat-alat kurang RM5000 Tidak Alat > RM5000 Ya Sijil PEP Kew.PA-16 TAMAT