BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Sekolah Tinjauan lembaga pendidikan yang akan dijelaskan adalah mengenai sejarah, struktur organisasi dan fungsi pada Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara yang terus membimbing murid- murid yang berprestasi dan berakhlak baik. 3.1.1. Sejarah Sekolah Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara didirikan pada tahun 1984 oleh Yayasan kebon baru dengan surat ijin operasional No. 3441/1 851.58. Didirikan diatas tanah seluas 1.650 m.2. Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara terakreditasi B. Sekolah ini dialamatkan di Jl. Kebon baru Gg. IV blok X No.25 Kec. Cilincing Jakarta Utara Telp (021) 4407177. Drs. Musonef adalah kepala sekolah sejak tahun 1999 hingga sekarang. Adapun Visi-Misi yang ada pada Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara sebagai berikut: 1. Visi Mewujudkan siswa guru dan karyawan SMP Sari Putra Jakarta Utara dalam penguasaan IPTEK yang berlandaskan IMTAQ, berbudi pekerti luhur dan berwawasan lingkungan. 2. Misi a. Meningkatkan wawasan pengetahuan keagamaan yang didasari keimanan dan ketaqwaaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa. 39
40 b. Melaksanakan pembelajaran secara insentif, terjadwal, efektif dan efisien bagi guru dan siswa. c. Melengkapi dan memberdayakan media pembelajaran secara maksimal untuk meningkatkan prestasi akademis. d. Menjalin kerja sama antara sekolah orang tua siswa, komite sekolah dan pihak lain yang tidak mengikat. e. Melengkapi sarana olah raga dan seni untuk meningkatkan prestasi bidang olah raga dan seni. f. Meningkatkan kegiatan pengembangan diri secara rutin. 3.1.2. Tujuan Tujuan tersebut secara bertahap akan dimonitoring, dievaluasi, dan dikendalikan setiap kurun waktu 1 (satu) tahun sebagai berikut: 1. Tercapainya tingkat kelulusan 100% dengan rata-rata nilai 7,0. 2. Meningkatnya presentase lulusan yang diterima di sekolah negeri SMA/SMK/MA) sekurang-kurangnya 75% dari lulusan. 3. Menjuarai berbagai kompetisi OSN, O2SN, FL2N. 4. Terlaksananya program tadarus AL-Quran oleh siswa yang beragama islam pendalaman Kitab Suci bagi siswa non muslim. 5. Terlaksananya program berbagai kegiatan keagamaan seperti: Bimbingan baca tulis Al-Quran, Pesantren Ramadhan, retreat dan peringatan hari besar keagamaan sesuai agamanya.
41 6. Terlaksananya program 7 K (Keamanan Ketertiban Keindahan Kebersihan Kenyamanan Kerindangan Kekeluargaan) sehingga sekolah menjadi kondusif. 7. Terlaksananya program 5 S (Salam, Salim, Senyum, Sapa, dan Santun). 8. Terlaksananya pelayanan yang optimal pada semua pihak yang memerlukan berdasarkan SAS (Sistem Administrasi Sekolah). 9. Terjadinya media pembelajaran standar yang diperlukan. 10. Terjalinnya kerja sama antar warga/keluarga besar sekolah dan lingkungan sekitar. 3.1.3. Struktur Organisasi dan Fungsi A. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan persyaratan utama yang mutlak dimiliki oleh suatu lembaga/instansi maupuan organisani, karena struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dibutukan agar segala wewenang dan tanggung jawab pribadi yang terlibat didalamnya dapat bertanggung jawab. Struktur organisasi merupakan fungsi dan kegiatan setiap personil yang terkait didalamnya serta menggambarkan hubungan antar personil. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pribadi mendapat ruang lingkup pekerjaan yang jelas, sehingga terjalin kerjasama yang baik antara atasan dengan bawahannya atau dengan sesama rekan sekerja dalam pencapaian tujuan yayasan yang diharapkan. Adapun bentuk struktur organisasi dari struktur organisasi SMP Sari Putra Jakarta Utara sebagai berikut:
42 Kepala Sekolah (Drs. Musonef) Waka Sekolah (Siti Nuryani, S.Pd) Komite Sekolah (H. Sujaelani, M.Pd) Tata Usaha (A. Sukarsih) Pembina Kesiswaan (Musadi Tryanto) Pengelola Perpustakaan (Dharmawan, S.Ag) BP/BK (Firda Johana) Pengelola Labotarium (Risma P.S.Pd) Guru Siswa Sumber: Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara Gambar III.1. Struktur Organisasi SMP Sari Putra B. Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Kepala Sekolah Tugas dan wewenang: a. Menyusun dan melaksanakan program kerja semester maupun tahunan. b. Membagi dan menyusun uraian tugas pokok struktural dan fungsional. c. Memimpin dan mengkoordinasi segala kegiatan personil yang ada di lingkungan tanggung jawabnya. d. Melaksanakan bimbingan kepada personil yang ada di lingkungan.
43 e. Melaksanakan supervisi kegiatan edukatif dan administratif dewan guru dan pegawai tata usaha baik ekstra maupun intra kurikuler. f. Melaksanakan kegiatan-kegiatan lintas sektoral. g. Melaksanakan laporan bulanan, semester, dan tahunan kepada pihakpihak yang terkait/berkompeten. h. Menyusun dan melaksanakan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan. i. Merencanakan pengembangan sekolah. j. Melakukan monitoring dan evaluasi. k. Menyiapkan dan menindaklanjuti hasil akreditasi. l. Membuat laporan akuntabilitas sekolah. m. Menyusun dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban semua kegiatan pendidikan kepada pihak yayasan. 2. Wakil Kepala Sekolah Tugas dan wewenang: a. Membantu kepala sekolah dalam tugas- tugasnya. b. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan. c. program Pengorganisasian. d. Pengarahan. e. Ketenagaan. f. Pengkoordinasian. g. Pengawasan. h. Penilaian. i. Identifikasi dan pengumpulan data.
44 j. Penyusunan laporan. Tugas Di Bidang Kurikulum: a. Rapat pembagian tugas guru dan pegawai b. Menyusun jadwal pelajaran c. Monitoring kegiatan belajar mengajar d. Pelaksanaan ulangan harian. e. Pelaksanaan Ulangan Semester / blok. f. Penulisan Lapor Pendidikan (RAPORT). g. Pelaksanaan US/UN. h. Pembuatan target daya serap dan target kurikulum dalam bentuk grafik. i. Pengisian Leger. j. Bimbingan Belajar. 3. Komite Sekolah Tugas dan wewenang: a. Mendorong perhatian dan komitmen masyarakat terhadap penyelenggaraan pendidikan yang bermutu. b. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan / organisasi / dunia usaha) dan pemerintah berkenaan dengan penyelenggaraan pendidikan yang bermutu. c. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan berbagai kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat.
45 d. Memberikan masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada satuan pendidikan mengenai: kebijakan, program pendidikan, rencana anggaran pendidikan dan belanja madrasah. e. Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan guna mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan. f. Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan pendidikan di satuan pendidikan. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan, program, penyelenggaraan, dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan. 4. Tata Usaha Tugas dan wewenang: a. Menyusun program kerja pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan dan perawatan serta pengembangan sarana/prasarana secara bulanan maupun tahunan. b. Mengkoordinasikan penyusunan kebutuhan sarana/prasarana. c. Mengkoordinasikan pelaksanaan inventarisasi sarana/prasarana. d. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan bahan praktik siswa serta perlengkapan sekolah. e. Mengkordinasikan pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan penghapusan sarana. f. Mengkoordinasikan pengawasan penggunaan saran/prasarana sekolah. g. Mengkoordinir penggunaan ruang labor IPA dan Komputer. h. Membuat laporan berkala dan insidentil.
46 5. Pembina Kesiswaan Tugas dan wewenang: a. Menyusun program pembinaan kesiswaan (OSIS), meliputi: Kepramukaan, PMR, KIR, UKS, PKS, Paskibraka, pesantren kilat. b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan kesiswaan/osis dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS. c. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi. d. Menyusun jadwal dan pembinaan serta secara berkala dan incidental. e. Membina dan melaksanakan koordinasi 9 K. f. Melaksanakan pemilihan calon siswa berprestasi dan penerima beasiswa. g. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah. h. Mengatur mutasi siswa. i. Menyusun dan membuat kepanitiaan Penerimaan Siswa Baru dan pelaksanaan MOS. j. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan akhir tahun sekolah. k. Menyelenggarakan cerdas cermat dan olah raga prestasi. l. Membuat laporan kegiatan kesiswaan secara berkala. 6. Pengelola Pepustakaan Wewenang dan Tugas: a. Perencanaan pengadaan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika. b. Pengurusan pelayanan perpustakaan.
47 c. Perencanaan pengembangan perpustakaan. d. Pemeliharaan dan pebaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika. e. Menginventarisir dan mengadministrasi buku / bahan pustaka atau media elektronika. f. Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat. g. Penyimpanan buku-buku perpustakaan/media elektronika. h. Menyusun tata tertib perpustakaan. i. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala. 7. BP/BK Wewenang dan Tugas: a. Pengembangan kehidupan sosial, yaitu bidang pelayanan yang membantu peserta didik dalam memahami dan menilai serta mengembangkan kemampuan hubungan sosial dan industrial yang harmonis, dinamis, berkeadilan dan bermartabat. b. Pengembangan kemampuan belajar, yaitu bidang pelayanan yang membantu peserta didik mengembangkan kemampuan belajar untuk mengikuti pendidikan sekolah/madrasah secara mandiri. c. Pengembangan karir, yaitu bidang pelayanan yang membantu peserta didik dalam memahami dan menilai informasi, serta memilih dan mengambil keputusan karir. d. Pengembangan kehidupan pribadi, yaitu bidang pelayanan yang membantu peserta didik dalam memahami, menilai bakat dan minat.
48 8. Pengelola Labotarium Wewenang dan Tugas: a. Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium. b. Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium. c. Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium. d. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium. e. Inventarisasi dan pengadministrasian peminjam alat-alat laboratorium. f. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium. 9. Guru Wewenang dan Tugas: a. Melaksanakan kegiatan proses pembelajaran (Menetapkan Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM), Analisis Standar Ketuntasan Belajar Minimal, Program Semester, Perencanaan proses pembelajaran: Silabus, RPP, Pengawasan proses pembelajaran, Buku Catatan Siswa. b. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan tengah semester, ulangan umum akhir semester, dan ujian akhir sekolah. c. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian. d. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan. e. Menyusun laporan DKN (Daftar Kumpulan Nilai) peserta didik serta mengisi buku rapor siswa setiap akhir semester. f. Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan), kepada guru lain dalam proses pembelajaran. g. Melaksanakan Pengawasan proses pembelajaran.
49 h. Penyusunan dan pelaksanaan program bimbingan dan konseling. i. Membuat alat pelajaran/alat peraga. j. Mengadakan kerjasama dengan paguyuban kelas secara aktif. k. Menumbuhkembangkan sikap menghargai karya seni. l. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum Melaksanakan tugas tertentu di sekolah. 10. Siswa Wewenang dan Tugas: a. Mengikuti pelajaran dengan baik. b. Mengikuti peraturan yang ada pada sekolah. c. Meningkatkan pengetahuan yang diberikan oleh guru. d. Menjaga ahlak dan tatakrama dalam bersosialisasi. e. Menghormati guru dan warga sekolah. f. Menjaga kebersihan diri maupun sekolah. 3.2. Prosedur Sistem Berjalan Berikut ini adalah prosedur sistem berjalan pada Smp Sari Putra Jakarta Utara: 1. Proses Pembuatan Daftar Absensi Walikelas menerima daftar siswa dari bagian Tata Usaha dan daftar siswa yang sudah dikonfirmasi dari Wakil Kepala Sekolah. Berdasarkan daftar siswa tersebut Walikelas membuat daftar absensi dan diarsipkan ke dalam arsip data absensi. Lalu Walikelas mengarsipkan data siswa berdasarkan daftar siswa dan daftar siswa konfirmasi.
50 2. Proses Absensi Siswa Walikelas memberikan data absensi kepada siswa untuk diisi. Siswa mengkonfirmasi absensi dan menyerahkan kembali kepada Walikelas. Data absensi konfirmasi rangkap satu (1) diserahkan kepada Guru Piket sedangkan data absensi konfirmasi rangkap dua (2) diarsipkan ke dalam arsip data absen konfirmasi. 3. Proses Rekap Absensi Siswa Berdasarkan data absensi konfirmasi, Walikelas membuat rekap absensi siswa kemudian disimpan dalam rekap absensi siswa. 4. Proses Laporan Absensi Siswa Berdasarkan arsip data absensi konfirmasi dan arsip rekap absensi siswa Walikelas menyerahkan laporan rekap absensi siswa dan data absensi konfirmasi.
51 3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan A. Diagram Alir Data Konteks BAGIAN TATA USAHA WAKIL KEPALA SEKOLAH 1.0 DA DS Sistem Informasi Data Absensi Siswa Pada SMP Sari Putra Jakarta Utara DSK SISWA DAK RAS DAK DAK(1) GURU PIKET Keterangan: DS : Daftar Siswa DSK DA : Daftar Siswa Konfirmasi : Data Absensi KEPALA SEKOLAH DAK (1) : Data Absensi Konfirmasi Rangkap Satu Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan DAK RAS : Data Absensi Konfirmasi : Rekap Absensi Siswa
52 B. Diagram Alir Data Nol 1.0 BAGIAN TATA USAHA DS PEMBUATAN DAFTAR ABSENSI DSK WAKIL KEPALA SEKOLAH D1 Arsip Data Siswa DS,DSK DA DA D2 Arsip Data Absensi 2.0 SISWA DA DAK ABSENSI SISWA DAK (1) GURU PIKET DAK(2) D3 Arsip Data Absen Konfirmasi Arsip Rekap D4Absensi siswa RAS 4.0 REKAP ABSENSI SISWA DAK(2) DAK(2) 5.0 RAS LAPORAN ABSENSI SISWA RAS,DAK(2) KEPALA SEKOLAH Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan Keterangan: DS : Daftar Siswa DSK : Daftar Siswa Konfirmasi DA : Data Absensi DAK(1) : Data Absensi Konfirmasi Rangkap Satu DAK(2) : Data Absensi Konfirmasi Rangkap Dua DAK RAS : Data Absensi Konfirmasi : Rekap Absensi Siswa
53 3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem informasi absensi sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara. 1. Nama Dokumen : Daftar Siswa Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi : Sebagai catatan biodata siswa : Bagian Tata Usaha : Walikelas : Saat yang bersangkutan terdaftar sebagai siswa atau siswi di Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara Jumlah Media : 1 Lembar : Kertas Bentuk : lampiran A.1 2. Nama Dokumen : Daftar Siswa Konfirmasi Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Media : Sebagai catatan biodata siswa : Bagian Kurikulum : Walikelas : Saat daftar siswa sudah ditandatangani kepala sekolah : 1 Lembar : Kertas Bentuk : lampiran A.2
54 3. Nama Dokumen : Data Absensi Konfirmasi Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Media : Sebagai daftar hadir siswa yang sudah diisi : Siswa : Walikelas : Setiap data absensi yang sudah diisi : 1 Lembar : Kertas Bentuk : Lampiran A.3 3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen atau data yang di buat berdasarkan data keluaran. Dokumen tersebut yaitu: 1. Nama dokumen : Data Absensi Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai data absensi siswa yang akan diisi : Walikelas : Siswa : kertas : 1 Lembar : setiap data absensi yang belum terisi Bentuk : lampiran B.1 2. Nama dokumen : Data Absensi Konfirmasi Fungsi Sumber Tujuan : Sebagai data absensi siswa yang akan ditandatangani : Walikelas : Kepala Sekolah
55 Media Jumlah Frekuensi : kertas : 1 Lembar : setiap data absensi siswa yang sudah ditandatangani Bentuk : lampiran B.2 3. Nama dokumen : Rekap Absensi Siswa Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai laporan rekap absen selama satu bulan : Walikelas : Kepala Sekolah : kertas : 1 Lembar : setiap akhir bulan Bentuk : lampiran B.3 3.5. Permasalahan Pokok Dari sistem informasi absensi siswa yang sudah berjalan pada Sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara, penulis menemukan berbagai permasalahan yang menghambat perkembangan belajar siswa dan siswi disekolah tersebut di antaranya yaitu: 1. Kurangnya efisien dan efektifitas sistem yang masih menggunakan manual dalam proses absensi siswa. 2. Data yang semakin banyak dan tidak dapat terkendali, sehingga sering terjadi kesalahan dan banyak data yang hilang akhibat dari menumpuknya data di sekolah tersebut.
56 3.6. Pemecahan Masalah Dari masalah yang penulis uraikan di atas, penulis mencoba memberikan solusi dengan dibuatnya sistem informasi data absensi siswa berbasis website yang diharapkan akan mampu mengatasi masalah-masalah yang sudah ada, banyak kelebihan dari sistem informasi data absensi siswa berbasis website dengan berlandaskan atas perkembangan teknologi. Diharapkan website absensi ini mampu menunjang kebutuhan sekolah dan memenuhi kebutuhan warga sekolah SMP Sari Putra Jakarta Utara.