PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis bagi keputusan peperiksaan akhir. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) UPM/PU/S/P013 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah UPM/PU/S/AK04/02 Arahan Kerja Peperiksaan Semula UPM/PU/S/AK04/03 UPM/PU/S/AK04/04 PU/S/M01 Arahan Kerja Semakan Gred Kursus Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar yang dilantik oleh JKPSU Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 2/11 Siswazah PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR Ya Mula Masukkan Keputusan Semester 7.1 Kategorikan Prestasi Pelajar Status Baik? Tidak 7.4 7.5 Gagal dan Diberhentikan? Ya Proses Semakan ke atas Pemberhentian Lulus Semakan? 7.8 7.2 7.3 Tidak 7.6 Tindakan Pembetulan 7.7 Ya Teruskan Pengajian 7.9 Tidak Tamat 7.10
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Masukkan Keputusan Semester 7.2.1 Masukkan markah peperiksaan semester ke dalam i-gims dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred F jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir. 7.2.2 Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) dengan menyatakan sebab kelewatan. 7.2.3 Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi. Nota: Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i- GIMS mulai minggu keempat selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Tanggungjawab Pensyarah/ Penyelaras Kursus Rujuk: Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperolehi.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 5/11 Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 7.3.1 Kategorikan prestasi semester sama ada Baik, Percubaan, Gagal dan Diberhentikan. 7.3.2 Hantar senarai nama pelajar mengikut status pengajian kepada pihak selepas cetakan dibuat. 7.3.3 Majukan keputusan kepada Penasihat. 7.4 Status Baik? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.5 Gagal dan Diberhentikan? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6. 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7. PT SPS PT PTJ Nota: Pelajar diberhentikan daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut: a) PNGK kurang dari 2.500. b) PNGK kurang dari 3.000 selepas status
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 6/11 Percubaan. 7.6 Proses Semakan ke atas Pemberhentian 7.6.1 Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, bawa permohonan semakan untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk pengesahan. Rujuk: Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.6.2 Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon/faks/emel. 7.6.3 Kemaskini profil pelajar dalam i-gims bagi permohonan yang berjaya. 7.7 Tindakan Pembetulan 7.7.1 Pastikan kategori status pelajar adalah Probation iaitu 2.500 PNGK < 3.000. 7.7.2 Nasihatkan pelajar untuk menduduki peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred. Penasihat Penasihat 7.7.3 Maklumkan tarikh peperiksaan semula dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya. Penyelaras Kursus/ Pensyarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 7/11 7.7.4 Majukan gred peperiksaan semula ke SPS melalui Penyelaras Fakulti. 7.7.5 Masukkan markah/gred baharu pelajar dan cetak semula keputusan semester (jika berkaitan). 7.7.6 Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK. Rujuk: 7.8 Lulus Semakan? Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) 7.8.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.8.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. 7.9 Teruskan Pengajian Penyelaras Kursus/ Pensyarah /PTM SPS Penasihat/Penyelia 7.9.1 Maklumkan pelajar untuk mendaftar mengikut peraturan yang ada. 7.10 Tamat
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 8/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika Gred peperiksaan semula [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika Gred peperiksaan semula [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Bilik Fail Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 9/11 3. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk membuka semula i-gims. Surat kelulusan TNCAA bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat. Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk membuka semula i-gims [jika Salinan surat kepada TNCAA bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan]. Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod Bilik Fail Dekan SPS Dekan Pengarah 5. UPM/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod Dekan SPS Rekod Pos/Rekod pengambilan secara serahan di kaunter kepada pelajar. Salinan surat beserta senarai pelajar mengikut status
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 10/11 pengajian yang dihantar ke. 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian. 7. UPM/600-4/2/5 Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian. Salinan surat keputusan permohonan. Rekod Pos. 8. UPM/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Bilik Fail Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod Dekan Pengarah Dekan SPS Dekan SPS 9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Bilik Fail Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 11/11 Surat panggilan Mesyuarat [jika Kertas Mesyuarat JKSS [jika Petikan Minit Mesyuarat Senat [jika 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 PU:S- 28/2011 PU:S- 20/2012 Kelulusan Mesyuarat Disedia Dilulus/ Tarikh dan Diluluskan Kuatkuasa Disemak Semula Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012