PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis bagi keputusan peperiksaan akhir. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) UPM/PU/S/P013 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah UPM/PU/S/AK04/02 Arahan Kerja Peperiksaan Semula UPM/PU/S/AK04/03 UPM/PU/S/AK04/04 PU/S/M01 Arahan Kerja Semakan Gred Kursus Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar yang dilantik oleh JKPSU Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 2/11 Siswazah PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program tanpa tesis juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Masukkan Keputusan Semester 7.2 Kategorikan Prestasi Pelajar 7.3 7.4 Status Baik? Tidak Gagal dan Diberhentikan? 7.5 Tidak Tindakan Pembetulan 7.7 Ya Ya Proses Semakan ke atas Pemberhentian 7.6 Lulus Semakan? 7.8 Ya Teruskan Pengajian 7.9 Tidak Tamat 7.10
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Masukkan Keputusan Semester 7.2.1 Masukkan markah peperiksaan semester ke dalam i-gims dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred F jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir. 7.2.2 Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. 7.2.3 Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi. Nota: Pensyarah/ Penyelaras Kursus Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i-gims mulai minggu keempat selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperolehi.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 5/11 Rujuk: Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 7.3.1 Kategorikan prestasi semester sama ada Baik, Percubaan, Gagal dan Diberhentikan. 7.3.2 Hantar senarai nama pelajar mengikut status pengajian kepada pihak selepas cetakan dibuat. 7.3.3 Majukan keputusan kepada Penasihat. PT SPS PT PTJ 7.4 Status Baik? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.5 Gagal dan Diberhentikan? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6. 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7. Nota: Pelajar diberhentikan daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut: a) PNGK kurang dari 2.500. b) PNGK kurang dari 3.000 selepas status
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 6/11 Percubaan. 7.6 Proses Semakan ke atas Pemberhentian 7.6.1 Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, bawa permohonan semakan untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk pengesahan. Rujuk: Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.6.2 Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon/faks/emel. 7.6.3 Kemaskini profil pelajar dalam i-gims bagi permohonan yang berjaya. 7.7 Tindakan Pembetulan 7.7.1 Pastikan kategori status pelajar adalah Probation iaitu 2.500 PNGK < 3.000. 7.7.2 Nasihatkan pelajar untuk menduduki peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred. 7.7.3 Maklumkan tarikh peperiksaan semula dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya. Penasihat Penasihat Penyelaras Kursus/ Pensyarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 7/11 7.7.4 Majukan gred peperiksaan semula ke SPS melalui Penyelaras Fakulti. 7.7.5 Masukkan markah/gred baharu pelajar ke dalam profil pelajar (dalam igims). 7.7.6 Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK. Penyelaras Kursus/ Pensyarah /PTM SPS Penasihat/Penyelia Rujuk: 7.8 Lulus Semakan? Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) 7.8.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.8.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. 7.9 Teruskan Pengajian 7.9.1 Maklumkan pelajar untuk mendaftar mengikut peraturan yang ada. 7.10 Tamat
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 8/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Gred peperiksaan semula [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Pelajar, SPS Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Gred peperiksaan semula [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Bilik Fail Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 9/11 3. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula. Unit Rekod dan Program Akademik Dekan SPS 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan]. Bilik Fail Dekan Pengarah 5. UPM/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Rekod Pos/Rekod pengambilan secara serahan di kaunter kepada pelajar. Salinan surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian yang dihantar ke. Unit Rekod dan Program Akademik Dekan SPS
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 10/11 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian. Bilik Fail Dekan Pengarah 7. UPM/600-4/2/5 Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian. Salinan surat keputusan permohonan. Rekod Pos. 8. UPM/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Unit Rekod dan Program Akademik Unit Rekod dan Program Akademik Dekan SPS Dekan SPS 9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat [jika Kertas Mesyuarat JKSS [jika Bilik Fail Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 11/11 Petikan Minit Mesyuarat Senat [jika 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU:S- 28/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 PU:S- 20/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 PU:S- 11/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 17/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215 TNC (A&A) WP 30/05/2014