PELAJAR Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), dan program tanpa tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme, Dual Degree, Master Perubatan dan program tanpa ijazah (non-graduating programme). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) PU/S/M01 - Syarat-syarat Kemasukan semasa i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah
PELAJAR Halaman: 2/13 PhD : Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Dekan SPS, Penyelaras, PTK dan PT Unit Pengambilan bertanggungjawab memastikan prosedur pengambilan pelajar siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengambilan pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR Halaman: 3/13 6.0 CARTA ALIR Mula Daftar Akaun Pemohon Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Bayaran Sah? Tidak Ya 7.6 Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan Maklumkan Pemohon Permohonan 7.7 Tidak Tentang Status Lengkap? 7.8 Incomplete Ya Ya Ya Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan Saringan Ke SPS 7.10 7.12 Beri Peringatan kepada Fakulti/ Institut Tidak Terima Laporan Lengkap? 7.11 Ya Mesyuarat JKKPPS 7.13 7.11 7.15 Pertimbangan Semula? Tidak Lulus? 7.14 Terima maklum balas daripada pemohon? Ya Tidak Kemaskini Keputusan Permohonan 7.16 Cetak dan Hantar Surat Tawaran 7.17 Mesyuarat JKPSU 7.18 Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya 7.19 Tidak Daftarkan Pelajar Baharu 7.20 7.21 Tamat
PELAJAR Halaman: 4/13 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Daftar Akaun Pemohon 7.2.1 Daftar akaun pemohon melalui sistem i-gims Pemohon 7.3 Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan Pemohon 7.3.1 Lengkapkan borang permohonan dan muat naik semua dokumen sokongan ke dalam sistem permohonan. Pemohon Nota: Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses dan kekal dengan status NEW APPLICATION atau INCOMPLETE. 7.4 Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses 7.4.1 Semak dan sahkan bayaran yuran proses permohonan kemasukan melalui i-gims. PTK 7.5 Bayaran sah? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6. 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10.
PELAJAR Halaman: 5/13 7.6 Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan 7.6.1 Semak dokumen permohonan dan sahkan semua dokumen sokongan yang dimuatnaik. 7.6.2 Kemas kini status permohonan dalam i-gims. Nota: Permohonan yang lengkap dengan dokumen sokongan sahaja akan diberikan status COMPLETED dan akan dihantar ke secara automatik melalui i-gims. Permohonan yang tidak lengkap akan diberikan status INCOMPLETED dan akan kekal dengan status tersebut sehingga pemohon mengemas kini permohonan. 7.7 Permohonan Lengkap? 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10. 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.8. 7.8 Maklumkan Pemohon Tentang Status Incomplete 7.8.1 Maklumkan pemohon tentang status Incompleted permohonan melalui e-mel secara automatik. Nota: Pemohon hendaklah memuat naik semua dokumen yang tidak lengkap ke dalam i-gims untuk diproses. 7.9 Terima Maklum Balas daripada Pemohon?
PELAJAR Halaman: 6/13 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4 atau 7.6. 7.9.2 Jika tiada maklum balas dalam tempoh satu (1) tahun, proses tamat (Langkah 7.24). 7.10 Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan ke SPS 7.10.1 Buat saringan permohonan dan masukkan keputusan ke dalam i-gims (sama ada Supported/Not Supported/KIV). 7.10.2 Sedia dan majukan laporan keputusan saringan permohonan ke SPS dalam tempoh 30 hari. Penyelaras 7.11 Terima Laporan Lengkap? 7.11.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.14. 7.11.1 ika Tidak, ikut Langkah 7.13. 7.12 Beri Peringatan kepada 7.12.1 Beri peringatan kepada yang belum mengemukakan maklum balas selepas tempoh memproses yang diberi tamat (rujuk Langkah 7.10.2). 7.13 Mesyuarat JKKPPS 7.13.1 Sediakan kertas cadangan Pengambilan Pelajar untuk pertimbangan dan kelulusan JKKPPS. 7.14 Lulus? 7.14.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.16. 7.14.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.15.
PELAJAR Halaman: 7/13 7.15 Pertimbangan Semula? 7.15.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10. 7.15.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.16. 17.16 Kemaskini Keputusan Permohonan 7.16.1 Kemaskini keputusan permohonan di dalam i- GIMS sama ada Approved/Approved Provisional/KIV. Nota: i-gims akan menghantar makluman keputusan permohonan secara automatik ke e-mel pemohon. Calon juga boleh mencetak surat tawaran melalui portal permohonan masing-masing. 7.17 Cetak dan Hantar Surat Tawaran 7.17.1 Cetak dan hantar surat tawaran melalui e-mel atau pos ke alamat calon berdasarkan permintaan. 7.18 Mesyuarat JKPSU 7.18.1 Sediakan kertas mesyuarat tentang keputusan permohonan yang telah diputuskan oleh JKKPPS untuk makluman dan pengesahan mesyuarat JKPSU. 7.19 Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya
PELAJAR 7.19.1 Uruskan maklum balas pemohon yang berjaya seperti berikut: Halaman: 8/13 a) Maklumkan kelulusan permohonan penangguhan kepada calon yang memohon penangguhan melalui e-mel. b) E-melkan senarai calon yang ditawarkan mengikut status kepada Timbalan Dekan Siswazah dan Timbalan Pengarah Institut pada minggu kelapan selepas semester bermula. Nota: Calon tidak dibenarkan menangguh melebihi dua (2) semester kecuali dengan persetujuan Dekan SPS. Calon boleh memohon penangguhan kemasukan secara on-line dua (2) minggu sebelum minggu pendaftaran bermula. 7.20 Daftarkan Pelajar Baharu 7.20.1 Jalankan urusan pendaftaran pelajar baharu seperti berikut: a) Semak dan sahkan visa calon pelajar antarabangsa. b) Semak dan sahkan laporan pemeriksaan kesihatan. c) Semak kesahihan dokumen kelayakan akademik calon dan dokumen sokongan yang sepatutnya. d) Pastikan calon membayar yuran mengikut kadar yang ditetapkan. e) Jana nombor matrik pelajar bagi calon yang berjaya mendaftar. BA PKU PTK
PELAJAR f) Nasihatkan pelajar untuk merujuk masing-masing bagi urusan pendaftaran kursus. Halaman: 9/13 Nota: Gunakan Registration Checklist (PU/S/BR02/GS-04d) semasa proses pendaftaran pelajar baharu. Calon pelajar PhD dan Master Dengan Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-7 selepas semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah. Calon pelajar Master Tanpa Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-2 selepas minggu semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah. 7.21 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Pelajar, SPS a) Rekod kualiti yang berikut boleh dirujuk di dalam i-gims: Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS- 01). Salinan Surat Tawaran Kemasukan. Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan [jika berkaitan]. Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS
PELAJAR Halaman: 10/13 b) Rekod kualiti yang berikut boleh dirujuk di dalam fail pelajar: Registration Checklist (PU/S/BR02/GS-04d). Borang Pengesahan Laporan Kesihatan (Certification of Medical Examination Report) PU/S/BR02/GS-04f (PK-2). 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Rekod kualiti yang berikut boleh dirujuk di dalam i-gims: Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) Salinan Surat Tawaran Kemasukan. 3. UPM/600-2/2/1 Surat Menyurat Urusan Pengambilan Dengan Fakulti/ Institut Rekod penghantaran dokumen permohonan ke (jika ada). Rekod peringatan kepada. Dokumen lain yang berkaitan. PTJ PTJ Bilik Fail Pelajar, PTJ Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Unit Pengambilan 1 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Dekan SPS 4. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/1 Surat Menyurat Urusan Pengambilan Pelajar Salinan surat-menyurat urusan memajukan permohonan ke. Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 5. UPM/600-9/24 Unit Dekan SPS
Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS) PELAJAR Halaman: 11/13 Pengambilan 3 Tahun Semua rekod kulaiti berikut boleh dirujuk di dalam Group Box: Takwim Mesyuarat JKKPPS Tahunan. Laporan saringan permohonan yang dimajukan ke Mesyuarat JKKPPS. Minit Mesyuarat JKKPPS. 6. UPM/(Kod PTJ)/600-9/24 Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS) Semua rekod kulaiti berikut boleh dirujuk di dalam Group Box: Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Takwim Mesyuarat JKKPPS Tahunan. Laporan saringan permohonan yang dimajukan ke Mesyuarat JKKPPS. 7. UPM/600-2/2/7 Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baharu Pengambilan Pelajar (Semester) Senarai calon yang ditawarkan mengikut status pada minggu kelapan selepas semester bermula. Unit Pengambilan 3 Tahun Dekan SPS 8. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/7 Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baharu Pengambilan Pelajar (Semester) Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
PELAJAR Halaman: 12/13 Senarai calon yang ditawarkan mengikut status yang dimajukan oleh pihak SPS pada minggu kelapan selepas semester bermula. 9. UPM/600-10/2/3 Petikan Minit JKPSU untuk Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah Kertas laporan mesyuarat JKPSU mengikut (rujuk Group Box). Unit Pengambilan Kekal Dekan SPS 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan 02 01 02/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 25/2011 02 03 PU:S- 8/2012 02 04 PU:S- 05/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-174 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012 TNC (A&A) WP 30/04/2013
PELAJAR Halaman: 13/13 No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat kali ke-198 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 05 PU:S- 01/2014 02 06 PU:S- 28/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-221 TNC (A&A) WP 30/05/2014 TNC (A&A) WP 12/12/2014