Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengelakkan ketakakuran yang mungkin timbul. Prosedur ini merangkumi semua tindakan pencegahan ke atas ketakakuran yang mungkin timbul dalam Sistem Pengurusan Kualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Laporan Pencapaian Objektif Kualiti UPM Laporan Pencapaian Objektif Kualiti peringkat fungsian - dan aras - Laporan Maklumbalas Pelanggan - Laporan Audit Dalaman Berkaitan Berkaitan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BDR JAD Minit Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Induk : Bilik Dokumen dan Rekod : Juruaudit Dalaman PYB PKPU PKD : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pencegahan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). : Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti : Pegawai Kawalan Dokumen
Halaman: 2/8 TPKP TPKD PP : Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP : Timbalan Wakil Pengurusan Urus Setia Induk : Pegawai yang menguruskan/merekodkan semua hal-hal berkaitan maklumbalas pelanggan, tindakan pembetulan, pencegahan, dan peluang penambahbaikan di peringkat Induk. Urus Setia PTJ : Pegawai yang menguruskan/merekodkan semua hal-hal berkaitan maklumbalas pelanggan, tindakan pembetulan, pencegahan, dan peluang penambahbaikan di peringkat PTJ. PTJ : Pusat Tanggungjawab. WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB WP, TWP, Ketua PTJ, peneraju proses, penyelia dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Tidak Mula 7.1 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pencegahan Rekodkan Laporan Kenalpasti PYB dan Serah Borang UntukTindakan Tentukan Punca Penyebab Ketidakpatuhan Berpotensi Laksanakan Tindakan Pencegahan Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan Tindakan Pencegahan Berkesan? Ya Tambahbaik Proses/Prosedur (jika berkenaan) 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 Serah Dan Kemaskini Laporan 7.10 Laporan 7.11 Tamat 7.12
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pencegahan 7.2.1 Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan Pencegahan (PGR/BR06/LTC) melalui sumber-sumber berikut: 7.3 Rekodkan Laporan a) Laporan maklumbalas pelanggan; b) Laporan Audit dalaman; c) Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan; d) Tren/pola yang dikenalpasti semasa analisis data; e) Audit luaran (contoh: SIRIM); dan f) Semakan atau pemantauan proses produk/perkhidmatan. 7.3.1 Rekodkan maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan dalam Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC) Tanggungjawab Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ PKPU/TPKP Peneraju Proses/TWP Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ 7.4 Kenalpasti PYB dan Serah Borang untuk Tindakan 7.4.1 Kenalpasti PYB yang bertanggungjawab ke atas laporan tindakan pencegahan yang diterima. 7.4.2 Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya. Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ
Halaman: 5/8 7.5 Tentukan Punca Penyebab Ketakakuran Yang Berpotensi 7.5.1 Tentukan punca penyebab ketakakuran yang mungkin timbul menerusi teknik yang bersesuaian, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan. 7.6 Laksanakan Tindakan Pencegahan 7.6.1 Buat penilaian dan tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berlaku. 7.6.2 Laksanakan cadangan tindakan pencegahan dalam tempoh yang telah ditentukan. 7.7 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan 7.7.1 Buat susulan terhadap pelaksanaan tindakan pencegahan untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. 7.8 Tindakan Pencegahan Berkesan? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.8.2 Jika tidak, ulang langkah 7.5 7.9 Tambahbaik proses/prosedur (jika berkenaan) 7.9.1 Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan). PYB PYB PYB Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD Peneraju Proses/ PKD/TPKD PP 7.9.2 Beri latihan/taklimat yang bersesuaian terhadap proses yang telah ditambahbaik. Peneraju Proses / PKD/TPKD PP
Halaman: 6/8 7.10 Serah dan Kemaskini Laporan 7.10.1 Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ. 7.10.2 Kemaskini laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC). 7.11 Laporan 7.12 Tamat 7.11.1 Laporkan status tindakan pencegahan dan semak keberkesanan pelaksanaan tindakan pada manamana mesyuarat berkenaan. 7.11.2 Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dengan merujuk kepada Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ TWP WP
Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100/4/6 Tindakan Pencegahan (Induk) Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan keseluruhan Minit Mesyuarat berkaitan Laporan status tindakan pencegahan Surat-surat berkaitan Borang Tindakan Pencegahan yang telah disahkan keberkesanannya bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya 2. UPM/(kod PTJ)/100/4/6 Tindakan Pencegahan (nama PTJ) Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan PTJ Minit Mesyuarat berkaitan Laporan status tindakan pencegahan Surat-surat berkaitan Borang Tindakan Pencegahan yang telah disahkan keberkesanannya Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Urus Setia Induk KBJK BDR 3 Tahun Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan Kuasa Melupus Pendaftar Ketua PTJ
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan 02 01 PGR: 2/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 02 02 PGR: 1/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa KBBMPK WP 03/01/2011 KBJK UPM KBJK UPM WP 23/05/2011 WP 30/01/2012