ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMK N 1 WANAREJA CILACAP Naskah Publikasi diajukan oleh Dewi Mutiara Indria Susanty 09.22.1039 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM ON SMK N 1 WANAREJA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMK N 1 WANAREJA Dewi Mutiara Indria Susanty Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMK N 1 Wanareja is one national standard that required schools to evolve and improve the quality of education and professionalism of service to students. Data management in large amounts, as well as the changes are routine and repetitive, often cause difficulties in the provision of information, especially since the administration of data processing activities of students at SMK N 1 Wanareja for this is still using a processing system that does not relate to each other between the data of one with other systems and file processing. The processing, storage and retrieval of student data that has not been practical cause of ineffectiveness in terms of time, effort and cost. Therefore, the need for an academic information system is absolute. Technology information generated by a computerized system with good will support the work of human resources management tasks. Information system is a unitary elements which interact with each other in a systematic and regular basis to create and shape the flow of information that will support decision-making and exercise control over all forms of activity. Information system development is not simply to automate the old procedure, but also organize and renew even create a new data flow more efficiently, establish a new data processing procedures are more precise, systematic, and simple, the model determines the presentation informative and standards, as well as provide effective information distribution. Keywords: Information Systems, Academic, Client Server, Analysis And Design.
1. Pendahuluan Aktivitas yang baik pada suatu perusahaan atau organisasi sangat ditentukan oleh informasi yang tersedia. Hal ini dikarenakan untuk mengambil keputusan yang tepat dibutuhkan data yang akurat, mudah dimengerti dan cepat. Di sinilah peranan program aplikasi database, penyedia data terkomputerisasi yang harus mampu memberikan informasi dalam waktu singkat dan mudah dibaca. SMK N I Wanareja merupakan salah satu organisasi yang menghadapi kendala dalam pengolahan dan penyediaan informasi dalam bidang akademik, terutama pengolahan nilai siswa. Pengelolaan data dalam jumlah banyak, serta adanya perubahan yang bersifat rutin dan berulang-ulang, sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi, terlebih karena kegiatan pengolahan data administrasi siswa pada SMK N I Wanareja selama ini belum menggunakan sistem yang dapat mengelola database dengan baik. Proses pengolahan, penyimpanan dan pengambilan data siswa yang belum praktis menimbulkan ketidakefektifan dalam segi waktu, tenaga dan biaya. Oleh karena itu, kebutuhan akan adanya suatu sistem informasi akademik sangatlah mutlak. Teknologi informasi yang dihasilkan dengan sistem yang terkomputerisasi dengan baik akan mendukung kerja sumber daya manusia dalam tugas manajemen. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Definisi sebuah sistem dapat dibedakan melalui dua pendekatan, yaitu: pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen-komponen/elemen-elemennya. Melalui pendekatan prosedurnya sistem didefinisikan sebagai berikut ini. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Sedangkan definisi sistem melalui pendekatan komponen/elemennya adalah sebagai berikut. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling bereaksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan sebuah fakta dari suatu kejadian. Sedangkan kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berarti banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut, data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah melaui model menjadi informasi, penerima kemudian 2
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditanggap sebagai input diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus dan menurut John Brouch siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) 1. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block) 7. 3. Analisis Analisis sistem merupakan sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian bagian komponen dengan mempelajari seberapa baik komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tahapan ini sangat penting, karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahap ini akan mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu benar fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. ( Fatta, 2007 ) Analis mempunyai tugas mendefinisikan masalah sistem, melakukan dan menganalisa kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna. Dengan mempelajari masalah ini, maka analis bekerjasama dengan pengguna untuk mendapatkan permasalahan secara kasar. Langkah langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan batasan dan sasaran. 2. Mendefinisikan masalah yang dihadapi pengguna. 3. Mendefinisikan masalah dan titik keputusan. 4. Mengidentifikasi pengguna akhir. 5. Memilih prioritas penanganan masalah. 6. Membuat laporan hasil pendefinisian masalah. Untuk mengidentifikasi masalah dapat dilakukan dengan mengkaji terlebih dahulu subjek subjek permasalahan yang telah diuraikan oleh manajemen atau yang
telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Untuk kasus yang terjadi pada sistem akademik SMK N 1 Wanareja adalah: 1. Penggunaan komputer yang belum optimal untuk transaksi akademik. 2. Tidak adanya integrasi dalam pencatatan data seperti data nilai karena data tidak tersimpan dalam satu komputer atau satu server. 3. Pencarian nilai siswa di tiap semester membutuhkan waktu yang lama karena masih menggunakan Microsoft Excel. 4. Implementasi dan Pembahasan Implementasi sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi akademik diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 sebagai interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 4.1 Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. Untuk mengetahui apakah program tersebut bebas dari kesalahan maka harus melalui tahapan testing. Terdapat beberapa kesalahan dari program yaitu : 1. Syntax Error Syntax Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. 2. Runtime Error Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini. 3. Logic Error Kesalahan logika adalah kesalahan data logika program yang dibuat. Kesalahan ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan akan tetap didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Contoh : Kesalahan penulisan rumus matematika, cara mencari kesalahan ini dapat dilakukan dengan tes data yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu, dan membandingkan hasil pengolahan data
hasil yang sudah diketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti mengalami kesalahan logika. 4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen - komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada SMK N 1 Wanareja dan berdasarkan data-data, masalah yang dihadapi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem lama kurang akurat, tidak tepat waktu dan tidak relevan dalam menyajikan informasi. Sedangkan sistem baru lebih efektif, akurat, tepat waktu dan relevan dalam menyajikan informasi ketika dibutuhkan. Penggunaan sistem baru pada SMK N 1 Wanareja dapat membantu : 1. Mengurangi tingkat kesalahan pada proses pemasukan data. 2. Penerapan sistem baru secara terkomputerisasi pada SMK N 1 Wanareja, maka proses pengolahan data menjadi lebih baik, efektif dan efisien. 3. Sistem baru dapat mempermudah dalam hal proses penginputan, pengolahan dan pencarian data. 4. Sistem baru lebih baik karena saling berelasi antara data yang satu dengan yang lainnya, sehingga dapat menyajikan informasi dengan cepat, tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga membantu pihak sekolah dalam proses pengambilan keputusan. 5. Dengan sistem baru, data-data dapat tersimpan dan tertata rapih sehingga ketika dibutuhkan dengan cepat sistem akan menyajikannya sesuai kebutuhan.
5.2 Saran Selain kesimpulan di atas, adapun saran yang penulis sampaikan diantaranya : 1. Sistem baru layak untuk diterapkan dan dimanfaatkan pada SMK N 1 Wanareja secara maksimal sebagai media penginputan, penyimpanan serta pencarian data yang dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan bagi sekolah saat dibutuhkan. 2. Agar dapat mengikuti tuntutan kebutuhan serta perkembangan teknologi informasi, maka sudah saatnya menerapkan sistem baru yang lebih cepat dan efisien baik dalam penginputan data, pengolahan maupun dalam penyajian informasi yang lebih cepat dan efisien. 3. Penerapan sistem baru sangat membutuhkan personil yang mempunyai kemampuan dalam mengoperasikan sistem yang baru, sehingga perlu dilakukan pelatihan dan pendidikan dalam meningkatkan produktivitas sumber daya agar dapat mengurangi kesalahan dalam penginputan, pengeditan dan penyimpanan data. 4. Menyadari bahwa sistem yang dibangun belum bisa memenuhi semua kebutuhan SMK N 1 Wanareja, maka hendaknya sekolah bisa mengembangkannya. 5. Sistem yang telah dibuat dapat diterapkan pada SMK N 1 WANAREJA dan diharapkan dapat memberikan manfaat semaksimal mungkin. Semoga sistem yang baru dapat membantu mengatasi masalah yang dihadapi dalam proses pengolahan data akademik pada SMK N 1 Wanareja dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Data yang ada pada sistem lama hendaknya masih disimpan sebagai arsip dan dijadikan data atau informasi yang dipakai untuk dikonversikan ke sistem yang baru.
DAFTAR PUSTAKA Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Cetakan Pertama. Graha Ilmu. Yogyakarta. Budiharto, Widodo. 2002. Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Divisi Litbang MADCOMS. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. CV Andi Offset. Yogyakarta. Jogiyanto HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. CV Andi Offset. Yogyakarta. Raymond McLeod, Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhallindo. Jakarta. http://elearning.amikom.ac.id http://doskid.wordpress.com