ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA GURU DAN KARYAWAN PADA SMK BOPKRI I YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Kawitna Utami 08.12.2861 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM STUDENT TEACHER AND EMPLOYEES DATA IN SMK BOPKRI 1 YOGYAKARTA Kawitna Utami Department of Information Systems Amikom Collage Yogyakarta ABSTRACT In the current era, development and rapid cycle technology can assist in provision and data search. In practice, education needs of information in a data processing system capable of providing rapid and accurate information for users. SMK BOPKI 1 is a school that has a few majors, such as multimedia, accounting, etc.. In these schools are still using manual recording methods to perform all activities, and therefore required a system with computerized. Still too frequent errors in writing data of students, teachers, or employees, as well as reportst, besides that amount of time needed for searching data takes a very long time because they still use manually system. Thus information system required making one application that information system student teacher and employee data. Based on data to be processed into information system software is created using Microsoft SQL Server 2000 database and Microsoft Visual Basic as a tool. Keyword : computerized, information system
1. Pendahuluan Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi berkembang sangat pesat. Informasi pun menjadi hal penting dalam mendukung kinerja suatu manajemen organisasi atau lembaga lainnya dalam mengambil keputusan. Untuk menunjang itu semua, komputer sekarang ini sudah menjadi alat bantu yang bisa dibilang vital, karena selain menjamin keakuratan data komputer juga dapat menghemat waktu, biaya serta dapat diakses dengan cepat dan mudah sehingga bagi kepala sekolah, guru, karyawan serta siswa itu sendiri dapat segera memperoleh informasi yang dibutuhkan. Sistem pengolahan data siswa, guru dan karyawan merupakan salah satu fungsi kegiatan administrasi dalam memberikan pelayanan untuk memenuhi setiap tuntutan informasi baik dari pihak pengelola maupun pihak luar. Sistem pengolahan data siswa, guru dan karyawan yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan tepat. Namun sistem pengolahan data siswa, guru dan karyawan yang masih bersifat manual yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan berjalan dengan lambat, dimana sistem manual masih mengandalkan pada pelaksanaan pencatatan yang lebih mengutamakan ketelitian dan pengamatan dengan tepat. Atau dapat diartikan pula sistem manual lebih mengedepankan suatu subjek manusia sebagai tumpuan dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan berakibat buruk, menimbulkan ketidak efektifan dalam pelaksanaan kerja. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan (Kusrini dan Koniyo, 2007, h.9).
2.2 Perangkat Perancangan Sistem 2.2.1 Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutanurutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. 2.2.2 Data Flow Diagram Diagram arus data (Data Flow Diagram) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. 2.2.3 Entity Relationship Diagram Entitas Relationship Diagram (ERD), adalah mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasikan jenis dan hubungannya (Leod 1995, h:385). 2.3 Konsep Basis Data Menurut James Martin (Kusrini dan Koniyo, 2007, h. 140), Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama- sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan caracara tertentu sehingga mudah untuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat dugunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akanmenggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.perangkat Lunak yang Digunakan
2.4 Perangkat Lunak yang Digunakan Aplikasi ini akan dibangun menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. 3. Analisis dan Perancangan Analisis merupakan cara untuk mengetahui kelemahan sistem lama sehingga penulis bisa mengambil langkah lebih lanjut guna membangun sistem baru yang dapat memenuhi kelemahan tersebut, untuk menentukan kebutuhan sistem baru dan menguji kelayakan dari sistem baru. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisis kelemahan sistem lama adalah metode PIECES, yaitu menganalisis dari segi kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem digunakan untuk menguraikan kebutuhan-kebutuhan dalam membangun sistem baru. Untuk mendukung aplikasi ini, user harus memiliki satu unit komputer dengan spesifikasi minimal Motherboard S478, Processor Pentium IV, RAM 1 GB, HD 80Gb SATA, VGA integreted 256Mb, CD-ROM 22x, Moniotor LCD, Mouse+Keyboard PS2, Case SIMBADDA SIM X 380W, Printer HP. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem di lakukan dengan menganalisa pada kelayakan teknologi, hukum, operasional dan kelayakan ekonomi. 4. Perancangan Sistem Tujuan dari rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem yang baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi serta
rekayasa yang lengkap pada programmer dan ahli teknis lain yang akan mengimplementasikan sistem. 4.1 Rancangan Dasar 5. Kesimpulan Secara garis besar dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 5.1 Sistem ini dapat menangani proses pencarian data siswa, guru, maupun karyawan sehingga lebih membantu bagian TU dalam menangani proses dan pengolahan data sehingga tidak akan terjadi pemborosan waktu, tenaga, dan biaya untuk mencari data. 5.2 Data yang berhubungan dengan penentuan beasiswa tersimpan secara terkomputerisasi pada database yang dapat melakukan penyimpanan, pengubahan, penghapusan dan pencarian data serta pembuatan laporan. 5.3 Penggunaan sistem ini mempermudah proses penentuan beasiswa, mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan pencetakan laporan. 5.4 Sistem ini memberikan informasi bahwa siswa mana saja yang dapat menerima beasiswa dengan melakukan pembatasan berdasarkan nilai siswa dan penghasilan orang tua secara komputerisasi.
5.5 Sistem ini dapat menghasilkan nilai tiap siswa dengan semua mata pelajaran setiap semesternya, sehingga apabila dibutuhkan dapat digunakan sebagai pengganti raport siswa. 5.6 Sistem ini juga di integrasi dengan presensi guru dan karyawan setiap harinya dengan informasi detail. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi; untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI. Kusrini dan Koniyo, A. 2007. Tuntunan Praktis; Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: ANDI.