Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan berkala peralatan dan pangkalan data. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti mengenalpasti samada perlu untuk penyelenggaraan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan berkala yang melibatkan peralatan dan juga pangkalan data. 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Penyelenggaraan Berkala dilaksanakan dan semua Staf IT PTJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/IDEC/GP01/Penyelenggaraan Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala UPM/SOK/KEW-AST/P012 OPR/IDEC/SU01/Aset Prosedur Pengurusan Aset Senarai Utama Aset UPM
Halaman: 2/7 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Penyelenggaraan Kategori Penyelenggaraan berkala : Teknologi Maklumat dan Komunikasi : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Dekan,, Ketua Bahagian, Pengetua : Merangkumi penyelenggaraan berkala iaitu peralatan dan pengkalan data. : peralatan. Penyelia : Penyelia kepada Staf IT. PTJ : Pusat Tanggungjawab. Staf IT : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera elektrik/penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/ Juruteknik elektrik/ staf lain yang dilantik untuk mengurus. TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses UPM : Universiti Putra Malaysia Urusetia SPK : Pegawai yang dilantik untuk mentadbir Sistem Pengurusan Kualiti Penyelenggaraan Dalaman : Penyelenggaraan berkala yang dilakukan oleh Staf IT di UPM Penyelenggaraan Luaran : Penyelenggaraan berkala yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UPM PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab Peralatan Rangkaian : Komputer, laptop, server, lcd projector dan peralatan
Halaman: 3/7 Tanggung jawab 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Pemohon 6.1 6.1 Mula Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.2 Kenal pasti Penyelenggaraan 6.3 Sediakan Log Kekerapan penyelenggaraan 6.4 Selenggara Dalaman Ya 6.7 Laksana Selenggaraan Tidak 6.5 Ada Kontrak Perjanjian Ya Tidak 6.6 Dapatkan Khidmat Selenggaraan 6.2 Kenalpasti Penyelenggaraan Kenal pasti penyelenggaraan pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan (OPR/IDEC/GP01/Penyelenggaraan) di dalam Perkara 4.0 : Kenal pasti Penyelenggaraan 6.3 Sediakan Log Kekerapan Penyelenggaraan Berkala Sediakan Log Kekerapan Penyelenggaraan Berkala (rujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (OPR/ IDEC /GP01/Penyelenggaraan) di dalam Perkara 6.0 : Penyediaan Log Kekerapan Penyelenggaraan Berkala ) dengan menggunakan: a) Log Penyelenggaraan Berkala Harian (OPR/ IDEC /BL02/ Penyelenggaraan Harian) untuk penyelenggaraan harian atau mingguan;atau b) Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan (OPR/ IDEC /BL03/Penyelenggaraan Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan 6.4 Selenggara Dalaman Berkala? Jika YA, ikut langkah 6.7.1 Jika TIDAK, ikut langkah 6.5 6.5 Ada Kontrak Perjanjian? Jika YA, ikut langkah 6.7.2 Jika TIDAK, ikut langkah 6.6 6.6 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW- AST/P012). Ikut langkah 6.7 6.7 Laksana Selenggaraan 6.7.1 Untuk penyelenggaraan Berkala dalaman : Laksana penyelenggaraan Berkala (rujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (OPR/ IDEC /GP01/Penyelenggaraan) di bawah Perkara 8.0 : Penyelenggaraan Secara Berkala Dalaman). Tidak 6.8 Penyelenggaraan Memuaskan? 6.7.2 Untuk penyelenggaraan Berkala luaran: Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis Panduan Penyelenggaraan (OPR/ IDEC /GP01/Penyelenggaraan) di bawah Perkara7.0: Pelaksanaan Penyelenggaraan Berkala Secara Luaran). 6.8 Penyelenggaraan memuaskan Jika YA, ikut langkah 6.9 Jika Tidak, a) Bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 6.7.1 b) Bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 6.7.2 Ya A
Halaman: 4/7 Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.9 Analisa dan Lapor 6.9 Analisa & Lapor 6.9.1 Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun dengan merujuk Laporan Penyelenggaraan (OPR/ IDEC /LP02/Penyelenggaraan). 6.9.2 Sediakan Laporan Analisis Penyelenggaraan (OPR/ IDEC /LP01/AnalisisPenyelenggaraan) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada dan selewatlewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 6.9.3 Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan (OPR/ IDEC /LP04/Keberkesanan Penyelenggaraan) di Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. 6.10 Tamat 6.1 0 Tamat
Halaman: 5/7 7.0 REKOD Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 (LUARAN) Penyelenggaraan Berkala Luaran Butiran Aset Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKK Universiti (jika Laporan Penyelenggaraan (OPR /IDEC/LP02/ Penyelenggaraan) Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Penyelenggaraan Komputer) atau lainlain senarai semak (service sheet) (jika Log Penyelenggaraan Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/Penyelenggaraan Harian) (jika Log Penyelenggaraan BerkalaTahunan (OPR / IDEC /BL03/Penyelenggaraan Tahunan) (jika Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OPR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 (DALAMAN) Penyelenggaraan Dalaman Berkala Butiran Aset Laporan Penyelenggaraan (OPR / IDEC /LP02/ Penyelenggaraan) Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Penyelenggaraan Komputer) atau lainlain senarai semak (service sheet) (jika Log Penyelenggaraan Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/Penyelenggaraan Harian) (jika Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan (OPR / IDEC
Halaman: 6/7 /BL03/Penyelenggaraan Tahunan) (jika 3. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Laporan Analisis Penyelenggaraan Berkala Salinan Laporan Analisis Penyelenggaraan Berkala (OPR/ IDEC /LP01/Analisis Penyelenggaraan) 4. UPM/300-2/4/2 Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan Berkala (OPR/ IDEC /LP04/ Keberkesanan Penyelenggaraan) Laporan Analisis Penyelenggaraan Berkala (OPR/ IDEC /LP01/Analisis 5. UPM/(KOD PTJ)/300-2/3/2 Senarai Utama Aset Senarai Utama Aset (OPR/ IDEC /SU01/Aset ) Urus Setia SPK TWP PP Bilik Jaminan Kualiti di 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 1/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 WP 04/04/2011 02 02 SOK:- 51/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 WP 22/08/2011
Halaman: 7/7 02 03 SOK/1/2 012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 WP 14/08/2012 02 04 02 05 SOK () 3/2014 OPR (IDEC)- 03/2015 Mesyuarat Pengurusan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi ke-66 [5/2014], Minit 66.09(b) Mesyuarat Pengurusan ke-78 (10/2015), 26 November 2015 WP 18/07/2014 WP 18/12/2015